研發(fā)部檔案資料管理規(guī)定

PAGEPAGE制度編號(hào)/版次:S-R&D-17/A制度編號(hào)/版次:S-R&D-17/A研發(fā)部檔案資料管理規(guī)定1、目的:為了更好的收集和保存研發(fā)中心各工作小組及個(gè)人工作內(nèi)容及業(yè)績(jī)的原始文件材料,使研發(fā)中心的成果更有效、有針對(duì)性的應(yīng)用到提高公司產(chǎn)品性能等提供有效服務(wù),建立完整的工作文件檔案,特制定技術(shù)檔案管理制度.2、適用對(duì)象:研發(fā)部所有在職人員。3、范圍:（檔案分項(xiàng)目檔案和非項(xiàng)目檔案）3.1研發(fā)部各組科研項(xiàng)目檔案:按《研發(fā)項(xiàng)目管理規(guī)定》建立資料包3.1.1項(xiàng)目任務(wù)書；3.1.2項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃表；3.1.3項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)內(nèi)容及具體實(shí)施方案；3.1.4項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告3.1.5項(xiàng)目階段工作評(píng)審會(huì)議紀(jì)要；3.1.6項(xiàng)目評(píng)審意見表；3.1.7項(xiàng)目獎(jiǎng)懲意見及獎(jiǎng)勵(lì)申請(qǐng)、具體金額分配3.1.8項(xiàng)目周期小于3個(gè)月的,項(xiàng)目完成后一起收集資料,超過3個(gè)月的每3個(gè)月收集一次資料。3.2研發(fā)部非項(xiàng)目檔案:3.2.1各類檢測(cè)試驗(yàn)規(guī)范與規(guī)程；3.2.2各類檢測(cè)技術(shù)、方法與標(biāo)準(zhǔn)；3.2.3儀器設(shè)備的使用說明書及鑒定、測(cè)試證書；3.2.4實(shí)驗(yàn)過程中的全部技術(shù)資料；3.2.4.1實(shí)驗(yàn)原始記錄和分析數(shù)據(jù)等；3.2.4.2實(shí)驗(yàn)（檢測(cè)）報(bào)告；3.2.4.3實(shí)驗(yàn)總結(jié)報(bào)告3.2.5各類專業(yè)書籍、雜志及報(bào)刊；3.2.6資料收集周期為:實(shí)驗(yàn)時(shí)間不超過3個(gè)月的,實(shí)驗(yàn)完后一起收集,超過3人月的,每3個(gè)月收集一次。其它則為每月遞交一次。4、檔案資料的保存期限:4.1檢測(cè)報(bào)告一般性保存2年；4.2一般技術(shù)資料（非檢測(cè)報(bào)告類參考資料）保存1~2年4.3原始資料與電子及影像資料保存2~5年5、檔案資料的歸檔與借閱管理:5.1歸檔材料必須齊全完整,不得私留重要資料而不歸檔,技術(shù)材料應(yīng)按程序文件或項(xiàng)目任務(wù)書要求提交,并裝訂成冊(cè)；5.2檔案資料書面歸檔應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格為A4紙；5.3其中技術(shù)檔案資料密級(jí)由部門主任審定,科研項(xiàng)目組成員必須遵守保密規(guī)定,不得泄密。5.4借閱是發(fā)揮檔案作用的基本形式之一,除密級(jí)資料外,其他書籍、雜志及報(bào)刊可以借閱。密級(jí)資料必須經(jīng)部門主任審核,簽字批準(zhǔn)至技術(shù)研發(fā)中心總經(jīng)理后方可借閱,并按保密制度辦理。5.5到期檔案由研發(fā)中心總監(jiān)審批后,由綜合科項(xiàng)目管理員負(fù)責(zé)整理封存。5.6經(jīng)同意借出之檔案,每次最長(zhǎng)時(shí)間為三天。如工作需要,到期后需繼續(xù)使用的,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期,必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者,由項(xiàng)目管理員負(fù)責(zé)催收,并要求其限期歸還。到期還未歸還,由項(xiàng)目管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格）報(bào)部門負(fù)責(zé)人審查,研發(fā)部主任批準(zhǔn)后,對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案,根據(jù)其時(shí)間的長(zhǎng)短,可按處罰金額的1/2至全額返還。5.7借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔,不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁(yè)數(shù),并檢查完整情況,做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者,及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰,由項(xiàng)目管理員報(bào)部門負(fù)責(zé)人審查,研發(fā)部主任批準(zhǔn)后,對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。6、綜合辦公室的任務(wù)和管理人員的職責(zé):6.1綜合檔案室的任務(wù):6.1.1集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案,維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全,并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。6.1.2協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。6.1.3承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔,提供技術(shù)資料平臺(tái)為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。6.2檔案管理人員的職責(zé):6.2.1認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策,保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。6.2.2科學(xué)地管理研發(fā)部技術(shù)檔案,承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。6.2.3遵守公司保密制度,做好安全工作。6.2.4嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。6.2.5保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案,要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。7、資料收集管理流程:資料整體、歸類和存檔實(shí)驗(yàn)/項(xiàng)目資料收集項(xiàng)目/檔案管理員登記實(shí)驗(yàn)/項(xiàng)目申請(qǐng)/審批資料整體、歸類和存檔實(shí)驗(yàn)/項(xiàng)目資料收集項(xiàng)目/檔案管理員登記實(shí)驗(yàn)/項(xiàng)目申請(qǐng)/審批流程圖:各申請(qǐng)人/各申請(qǐng)人/主任及以上綜合辦公室項(xiàng)目管理專員項(xiàng)目管理員責(zé)任人:綜合辦公室項(xiàng)目管理專員項(xiàng)目管理員8、研發(fā)中心人員在申請(qǐng)加薪和晉級(jí)時(shí),上