商務(wù)接待流程及標(biāo)準(zhǔn)

XXXX公司商務(wù)接待流程及標(biāo)準(zhǔn)目的接待也是生產(chǎn)力。為樹立公司良好形象，擴(kuò)大對外聯(lián)系和交流，做好政務(wù)接待，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、安排有序、規(guī)范接待、標(biāo)準(zhǔn)管理”的原則制定本標(biāo)準(zhǔn)。范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司日常工作中，為開展各類經(jīng)營業(yè)務(wù)需要而產(chǎn)生的接待，如參觀考察、來訪交流、業(yè)務(wù)洽談等。接待類別為了規(guī)范接待分類，按照以下分類標(biāo)準(zhǔn)確定接待的重要性。貴賓級別：具有一定影響力，對公司經(jīng)營發(fā)展有重大推進(jìn)作用的領(lǐng)導(dǎo)來訪接待；由董事長主導(dǎo)、公司分管領(lǐng)導(dǎo)、行政人事部配合，各相關(guān)部門協(xié)同完成。嘉賓級別：由公司分管領(lǐng)導(dǎo)主導(dǎo)完成，行政人事部協(xié)同資源。常規(guī)級別：對口單位主導(dǎo)接待，行政人事部配合協(xié)同資源。職責(zé)行政人事部為公司接待工作的管理執(zhí)行部門。負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要客戶的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障，做好后續(xù)重要信息的傳遞和存檔工作，同時(shí)做好媒體宣傳和文字報(bào)道。公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，應(yīng)第一時(shí)間填寫《接待日程安排表》（見附件），制定接待計(jì)劃并同步反饋至行政人事部。需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、相關(guān)部門協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前1天告知，接待發(fā)起部門應(yīng)協(xié)助擬定、完成接待計(jì)劃。計(jì)劃與準(zhǔn)備接待前期籌劃在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或需求部門的賓客來訪預(yù)約時(shí)，行政人事部應(yīng)根據(jù)來賓基本情況（來賓職務(wù)、來訪具體時(shí)間、人數(shù)、結(jié)束日期、目的和要求等信息）擬定接待計(jì)劃，發(fā)布《接待日程安排表》及接待標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)按計(jì)劃，根據(jù)實(shí)際情況確定會(huì)議時(shí)間及接待場所，并通知參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員。應(yīng)提前按接待標(biāo)準(zhǔn)，按需預(yù)定用餐酒店。酌情安排用餐標(biāo)準(zhǔn)（酒水、水果等）；按照是否需要住宿，提前預(yù)約酒店。接待事項(xiàng)可根據(jù)實(shí)際情況靈活調(diào)整。接待準(zhǔn)備確定接待行程表，確定來賓到達(dá)時(shí)間，是否需要接機(jī)，如有需要，安排接機(jī)車輛及人員；確定接待過程各時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并做好相應(yīng)的安排工作。確定接待人員名單、展廳講解人、攝影/攝像師（相機(jī)提前充電）、會(huì)議服務(wù)人員、會(huì)議記錄人員、課件講解人（準(zhǔn)備好相應(yīng)課件）。來賓來訪前1小時(shí)，技術(shù)人員調(diào)試好各設(shè)備和演示視頻。接待當(dāng)日，行政人事部安排好衛(wèi)生清理工作，尤其是接待會(huì)議室的衛(wèi)生。根據(jù)會(huì)議接待情況提前準(zhǔn)備橫幅、白板、白板筆、桌牌、水果、茶水（礦泉水）、白紙、筆、宣傳資料以及其他材料（匯報(bào)材料盡量膠裝），并按要求擺放整齊。根據(jù)會(huì)議需要最少提前半小時(shí)調(diào)試完所需設(shè)備，包括筆記本電腦、投影儀、激光筆。根據(jù)實(shí)際情況確定是否開空調(diào)，如有需要，應(yīng)提前30分鐘將空調(diào)打開，保持室內(nèi)溫度適宜。應(yīng)急預(yù)案。在特殊或者未預(yù)約情況下，如遇到突發(fā)接待或者事項(xiàng)，由信息對接人第一時(shí)間上報(bào)行政人事部，行政人事部收知信息后按接待級別統(tǒng)一協(xié)調(diào)資源配置，統(tǒng)一安排，各部門、人員需無條件配合。會(huì)后服務(wù)準(zhǔn)備禮品：確定是否需要準(zhǔn)備禮品給來訪嘉賓，在來賓離開前，按需將禮品送達(dá)。預(yù)支：接待過程中需要支出費(fèi)用的，各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可制定費(fèi)用預(yù)算，發(fā)起借款審批申請，審批通過后，到財(cái)務(wù)部預(yù)支借款。注意事項(xiàng)接待中涉及公司機(jī)要事務(wù)、秘密文件、重要會(huì)議等，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對不宜攝像的場合，應(yīng)向參觀人員提前說明或禮貌制止。接待總結(jié)與信息記錄接待人員應(yīng)及時(shí)記錄重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價(jià)值的信息交由部門領(lǐng)導(dǎo)。行政人事部應(yīng)統(tǒng)一建立接待臺(tái)賬，對于嘉賓級定期（節(jié)假日）以公司名義問候，形成緊密的關(guān)系網(wǎng)。各部門每月上報(bào)行政人事部接待匯總表，形成公司級別外部關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。行政人事部2020年5月1日附件：_______客戶接待日程安排表接待部門接待人員接待時(shí)間客戶姓名職務(wù)嘉賓單位來訪意向需出面領(lǐng)導(dǎo)行程表時(shí)間行程安排時(shí)間行程安排接待申請行政人事部安排明細(xì)項(xiàng)目要求住宿酒店標(biāo)準(zhǔn)¨五星¨四星¨三星¨普通酒店名稱房間標(biāo)準(zhǔn)大床間/標(biāo)間間/其他間房間號費(fèi)用¨公司¨自理費(fèi)用入住時(shí)間退房時(shí)間經(jīng)辦人用餐用餐時(shí)間酒店標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)酒水酒店名稱地址房間號預(yù)定姓名會(huì)議室準(zhǔn)備物料¨條幅¨桌牌¨資料¨筆記本電腦¨白板¨水果¨礦泉水¨其他總負(fù)責(zé)人講解人嘉賓人數(shù)人（名單及職位發(fā)送行政人事部）攝影/攝像師會(huì)議服務(wù)公司人數(shù)人（名單發(fā)送行政人事部）會(huì)議記錄課件講解交通是否接送¨不需要¨接¨送¨全程陪同駕駛?cè)塑囕v票務(wù)¨需要購買車/機(jī)票¨不需要負(fù)責(zé)人禮品¨需要¨不需要備注：負(fù)責(zé)人其他要求