某公司采購管理制度大全

第1章總則第1條目的為了規(guī)范采購申請審批過程，確保采購物資符合公司需求和相關規(guī)范，并為采購過程中各項申請和審批工作提供指引，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司采購申請審批的管理工作。第2章物資請購與審核第3條各部門應根據日常經營活動需要編制“采購申請單”，提出采購申請并交采購部。第4條“采購申請單”要說明請購物資的品名、數量、需求日期、預算金額等內容。第5條采購部應對各部門提交的“采購申請單”進行初步審核，審核過程中應主要分析采購需求是否和實際需求相符，并以企業(yè)采購審核管理程序和日常經營活動的需要為依據。第3章采購申請與審批第6條匯總采購需求1.采購部應及時匯總各部門的采購需求，并編制“采購需求匯總表”。2.“采購需求匯總表”編制完成后，應仔細核查是否存在缺漏。第7條庫存調查采購需求匯總完畢后，采購部應對現有庫存進行核查，了解現有庫存的實際情況。第8條編制采購申請1.采購計劃主管、采購專員應根據物資庫存數量、安全存量等，計算出實際需求數量，并編制采購作業(yè)計劃以及“采購申請表”。2.“采購申請表”應報采購總監(jiān)、總經理審批。3.一般替代品物資采購申請由所需采購物資部門的經理審批，重要物資或關鍵物資的替代品采購申請由總經理審批。若采購物資涉及相關技術方面的問題，應有相關技術人員參與審批工作。第9條采購預算制定及審批1.采購申請通過審批后，采購部需要及時制定采購預算，并報采購總監(jiān)、財務部、總經辦審批。2.采購預算通過審批后，采購部應據此編制采購計劃，并實施采購工作。第4章采購實施及過程事項審批第10條供應商開發(fā)1.采購預算通過審批后，采購部應及時尋找供應商。2.如果現有合作供應商中沒有能供應此種物資的，應及時開發(fā)供應商。第11條供應商選擇及審批1.采購部需從已有供應商和新開發(fā)的供應商中選擇合適的供貨商。2.選擇好供應商后，應及時報采購總監(jiān)進行審批。第12條采購替代品申請及審批1.如果所需物資已找到合適的供應商，則應及時安排采購工作，確保物資及時交付。2.如果所需物資因缺斷貨等其他原因暫時不能采購，就需要請購部門尋找合適的替代品。3.請購部門若同意使用替代品，則應向采購部重新提交采購申請。4.請購部門若堅持采購原物資，則應終止本次采購工作。第5章附則第13條本制度由采購部制定，經采購總監(jiān)審核后通過。第14條本制度自公布之日起施行。二、采購合同執(zhí)行管理制度第1章總則第1條目的為了確保采購合同的順利執(zhí)行，降低采購合同執(zhí)行過程中發(fā)生的違約事件提升采購工作的管理水平，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于采購合同的執(zhí)行控制工作。第3條管理職責1.采購部全面負責采購合同的執(zhí)行。2.法務部協助采購部進行索賠、糾紛的處理。第2章采購訂單編制管理第4條采購訂單編制程序1.采購合同簽訂后，采購部應根據本企業(yè)生產經營需求和各部門的申請編制采購訂單，經采購總監(jiān)審批后交送供應商。2.訂單發(fā)送到供應商處后，采購人員應與供應商代表進行溝通，確認其收到采購訂單。第5條采購訂單內容規(guī)范采購訂單應包括以下四項內容。1.采購物資的名稱、品種、型號、規(guī)格。2.訂貨總數量、分期交貨數和訂單號。3.包裝運輸說明、到貨地點、隨貨文件和驗收方法。4.訂單生效條件和糾紛處理辦法等。第3章訂單執(zhí)行跟蹤管理第6條執(zhí)行訂單跟蹤供應商確認采購訂單后，采購人員應進行跟蹤，實施訂單執(zhí)行過程中的管理監(jiān)控。第7條訂單跟蹤內容具體跟蹤事項主要包括以下四個方面。1.跟蹤供應商生產及備貨過程，發(fā)現問題及時反饋，出現變更時應立即解決并保證準時到貨。2.隨時關注生產需求變化，如生產急需則應立即與供應商協調，協助供應商完成緊急供貨；如生產活動出現延緩，經采購總監(jiān)批準延緩或取消訂單時，采購人員應與供應商進行溝通，確認其可承受的延緩時間或中止訂單操作，并協商相關賠償事宜。3.跟蹤庫存狀況，保證庫存水平。出現庫存過高或過低時，應及時與供應商聯系，制定相應采購方案，保證庫存控制在合理水平。4.跟蹤物資的備貨、裝運過程，確保供應商發(fā)貨物資的規(guī)格、數量、質量符合要求。第4章采購物資驗收管理第8條物資驗收步驟1.采購人員在接收貨物前應與供應商確認交貨與驗收時間，并保證相關事宜符合合同約定條款。2.交貨驗收的地點應依照采購合同制定地點為主，若預定地點因故無法進行校驗，采購人員應提前通知供應商并立即實施轉移辦理，確保在約定時間實施驗收。第9條物資驗收內容采購物資的驗收工作主要有以下三個方面的內容。1.驗收數量，查驗交貨數量是否與采購合同、訂單及運送憑單相符，采購人員應進行兩次數量清點，確保驗收工作準確無誤。2.檢驗質量，確認接收物資與訂購物資一致，并檢驗其質量是否符合采購合同約定的質量要求，3.檢驗單證，即對供應商的供貨清單與承運單位的貨運清單進行檢驗。第10條物資驗收結果處理采購人員應根據驗收結果對物資進行處理，具體處理辦法如下表所示。物資驗收結果處理說明表處理辦法適用條件具體說明入庫驗收合格的物資對物資進行“合格”標識，并交送倉儲部辦理入庫手續(xù)拒收驗收結果不符合合同條款規(guī)定的物資1、

通知供應商在限期內收回物資2、

若合同約定準許換貨，則應在供應商交妥合格品后再發(fā)還補齊物資短損通知供應商在限期內補齊短損物資索賠物資出現損壞向供應商或運輸單位索賠

第5章采購結算管理第11條通知結算采購部確認物資已驗收入庫后，應通知財務部按照采購合同約定的方式進行付款。第12條確認到賬情況財務部完成付款后，采購人員應及時與供應商進行溝通，確認款項到賬情況，執(zhí)行采購合同。第6章合同執(zhí)行變更第13條合同變更條件合同執(zhí)行中出現下列情況之一的，采購人員應及時向上級領導報告，并按照國家法律法規(guī)、本企業(yè)有關規(guī)定及合同約定與供應商代表協商變更或解除合同。1.由于不可抗力致使合同不能執(zhí)行的。2.對方在合同約定的期限內沒有執(zhí)行合同所規(guī)定的義務的。3.由于情況變更，致使本企業(yè)無法按約定執(zhí)行合同或雖能執(zhí)行但會導致重大損失的。4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形。第14條合同變更處理程序采購合同需要變更時，采購部相關人員應會同法律顧問與合同雙方協商解決。協商不成需進行仲裁或訴訟的，采購部相關人員協助法律顧問辦理有關事宜。第7章合同執(zhí)行紀律規(guī)范第15條合同法律約束采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力。采購合同執(zhí)行的相關人員必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務，遵守誠實信用原則，根據合同性質、目的和交易習慣履行通知、協助和保密等義務。第16條執(zhí)行記錄管理在采購合同執(zhí)行過程中，采購部應對合同的執(zhí)行情況以臺賬形式作詳細全面的書面記錄，并保留相關能夠證明合同執(zhí)行情況的原始憑證。第17條違紀行為采購合同執(zhí)行與管理的相關人員不得有下列行為，否則將視情節(jié)輕重給予相應處分。1.泄露合同內容或私自更改合同內容。2.丟失合同。3.參與合同工作時發(fā)生的嚴重的不負責任、不合規(guī)定的其他行為等。第18條合同執(zhí)行違紀處理1.合同執(zhí)行過程中，相關人員違反國家和本企業(yè)相關規(guī)定，造成經濟損失或其他損失的，本企業(yè)將視其性質和情節(jié)輕重，給予責任人行政和經濟處罰。2.違紀情節(jié)嚴重、觸犯刑法的，應及時移交司法部門處理，本企業(yè)保留對責任人的追索權。第8章附則第19條本制度由采購部制定，經總經辦審批后通過。第20條本制度自公布之日起實施。三、采購授權審批制度第1章

總則第1條

目的為明確審批人對采購與付款業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規(guī)定經辦人辦理采購與付款業(yè)務的職權范圍和工作要求，特制定本制度。第2條

采購業(yè)務中審批人應當在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。第3條

嚴禁未經授權的機構或人員辦理采購與付款業(yè)務。1．采購員應當在職權范圍內，按照審批人的批準辦理采購與付款業(yè)務。2．對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業(yè)務，采購員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。第4條

對于重要和技術性較強的采購業(yè)務，采購部應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現決策失誤而給公司造成嚴重損失。第2章

采購業(yè)務程序第5條

請購使用部門、倉儲部門及其他相關部門根據公司采購預算、實際經營需要等提出采購申請，經部門經理簽字后，及時向采購部門提出采購申請。第6條

審批采購部經理、財務總監(jiān)、總經理根據規(guī)定的職責權限和程序對采購申請進行審核審批。1．采購預算內采購金額在2萬元以內的，采購部經理審批；采購金額在2萬～5萬元的，采購部經理審核，報請財務總監(jiān)審批；采購金額在5萬元（含）以上的，由財務總監(jiān)審核，報請總經理審批。2．超預算或預算外采購項目均由財務總監(jiān)審核，總經理審批。3．對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應當要求請購人員調整采購內容或拒絕批準。第7條

采購1．采購部經理根據經過審批的請購內容，組織采購員進行采購。2．采購員進行市場調查，進行比質、比價，擬定供應商名單，經采購部經理審核并提出參考意見后，交總經理最終確定合格供應商名單。3．采購部根據合格供應商名單進行采購談判，采購員擬定采購合同后，交采購部經理審閱，報相關負責人審批后簽訂采購合同。（1）采購計劃范圍內金額在2萬元以下的采購合同，需由財務部審核后交采購部經理簽訂采購合同即可。（2）采購計劃范圍內金額在2萬～5萬元以內的采購合同，需交財務部審核，財務總監(jiān)審批后授權采購部經理簽訂采購合同。（3）采購計劃范圍內金額在5萬元以上的采購合同，經財務總監(jiān)審核、總經理審批后交授權采購部經理簽訂采購合同。（4）采購計劃外的所有采購合同，需由財務部核對后，交財務總監(jiān)審核，總經理審批后授權采購部經理簽訂采購合同。第8條

驗收質檢部門根據公司有關驗收規(guī)定對采購的物資進行驗收并入庫，對于在驗收中發(fā)現的問題應及時通知采購部，采購員根據驗收情況進行辦理。1．驗收過程中出現的采購商品或勞務數量不符合公司規(guī)定的情況，采購員需提出解決方案，報采購部經理審批。2．采購商品出現重大質量問題，由采購部經理組織召開問題解決會議，邀請質檢部、財務部、技術等相關人員參加；采購部負責編寫《問題解決方案》，經總經理審批后負責處理。第9條

付款1．財務部應付賬款會計對采購業(yè)務的各種原始憑證進行審核，具體審核采購的各種單據和憑證是否齊備，內容是否真實，手續(xù)是否齊全，計算是否正確。2．應付賬款在2萬元以內的，財務部經理審批；應付賬款在2萬～5萬元的，財務部經理審核，財務總監(jiān)審批；應付賬款在5萬元以上，財務總監(jiān)審核，總經理審批。3．預付款與定金在1萬元以內的，財務部經理審批即可；預付款與定金在1萬～3萬元以內的，報財務總監(jiān)審批；預付款與定金在3萬元以上的，由總經理審批。4．審核無誤后交財務部應收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯系供應商。第3章

采購賬務處理第10條

財務部在采購單據齊全的情況下，按照《會計核算規(guī)定》及時、準確地編制記賬憑證。第11條

將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及進口物資的報關單等支持性憑證附在記賬憑證的后面。如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。第12條

每月應根據記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付賬款”分類明細賬。第13條

對賬1．財務部門應于每月末與供應商進行貨款結算的核對。2．取得供應商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，公司與供應商的月末余額應保持一致。第4章

附則第14條

本制度由采購部會同公司其他有關部門解釋。第15條

本制度自

年

月

日起開始實施。第16條

相關文件表單1．《問題解決方案》。2．《會計核算規(guī)定》。四、采購信息保密制度第1章總則第1條目的為規(guī)范采購專員在采購活動中的行為，維護公司的商業(yè)利益，根據公司實際情況，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司采購相關信息的保密管理工作。第3條職責分工1.總經理辦公室負責公司信息保密的管理工作，制定采購信息保密信息，并處理執(zhí)行過程中出現的問題。2.人力資源部負責公司全體員工的保密教育和涉密員工的保密管理，以及相關方面的保密工作指導。3.采購部及相關部門人員執(zhí)行信息保密制度的相關規(guī)定。第2章采購信息密級分級第4條信息密級規(guī)定公司的采購信息，根據保密程度和重要程度的不同可以分為絕密信息、機密信息、秘密信息和內部公開信息四類。第5條絕密信息1.絕密信息是指極為重要的公司核心商業(yè)秘密，如被泄露會使公司利益遭到特別嚴重的損失，包括投標文件、評標文件、定標文件、合同協議信息、采購數據、公司技術標準等信息。2.絕密信息的閱讀范圍。只有得到涉密信息部門或項目主管書面許可方可根據工作需要進行內部加密傳遞，且傳遞范圍僅限于需求部門主管或項目的負責人，由部門主管或項目負責人根據業(yè)務需要進行分割、整理后傳達給本部門的員工。3.審批形式。許可須采用郵件回復、簽字審批等有文字記載的書面方式進行，未經批準不得向任何人泄露，未經批準擅自將此級別信息對外發(fā)布的，按泄密處理，責任人和部門主管負連帶責任。4.承擔責任。需求部門主管或項目負責人對接收到的資料信息的安全性和合理使用負責。因本人或本部門人員原因造成資料外泄的，由部門主管首先負管理責任，同時追究直接責任人的責任。第6條機密信息1.機密信息是指重要的公司秘密，如被泄露會使公司利益遭受嚴重損失，主要包括項目采購計劃、采購專項業(yè)務會議紀要、采購工作計劃與總結、公司采購月報、采購合同臺賬、招標文件、供應商信息等對公司經營有重大商業(yè)價值的信息。2.機密信息閱知范圍。各個部門因工作關系，經部門經理審批后可了解相關信息，但嚴禁復制拷貝，需要復制拷貝前須經總經理批準。此級別信息經審批后可以在具有相關業(yè)務聯系的經理層傳遞，不得發(fā)布給與業(yè)務無關的經理和普通員工，更不得對外泄露。第7條秘密信息1.秘密信息是指公司一般商業(yè)秘密，一旦泄露會使公司的利益遭受損失。主要包括日常的部門內部討論、論證結論、日常采購工作信息等。2.秘密信息閱知范圍。此級別信息由部門經理決定發(fā)布范圍，可以在具有相關業(yè)務聯系的員工間傳遞，但不得發(fā)布給與業(yè)務無關的員工，更不得對外泄露。第8條內部公開信息1.內部公開信息是指內部非保密信息，包括以公司名義發(fā)出的有關合約采購的制度要求、通知通報、人事任免、采購人員名錄、涉及采購內容的綜合會議紀要等信息。2.內部公開信息閱知范圍。此級別信息可以在公司范圍內發(fā)布傳遞，但不得對外公布。第3章采購信息分類保密規(guī)定第9條招標信息保密規(guī)定1.在招標、評標、定標的過程中，除各招標采購相關人員外，其他人無權查看有關標書等的任何信息，所有與招標采購工作相關的人員不得私自向非授權人員透露投標信息。2.在招標采購過程中，所有與招標采購工作相關的人員不得私自向非授權人透露有關招標采購的信息，更不得引導投標單位如何中標。3.在定標過程中，所有與招標采購工作相關的人員不得向他人透露意向定標供應商等的任何定標信息。第10條合同信息保密規(guī)定1.合同信息包括合同文本，特別是物資價格、運輸價格、技術標準要求，還包括物資所對應的型號、規(guī)格、數量等信息。2.合同價格信息除采購、成本人員及相關負責人外，其他人無權查看，如遇特殊情況需報總經理審批。第11條供應商信息保密規(guī)定1.供應商信息包括供應商公司信息、供應產品或提供的服務、聯系方式、合作情況等信息。2.凡有權查閱合格和試用供應商信息的人員，應嚴守信息，確保不向外傳播；非授權人如需查閱合格或試用供應商的信息，需報總經理審批。第4章采購信息保密措施第12條涉密員工管理措施1.采購專員在與公司建立勞動關系的同時，由公司人力資源部代表公司與其簽署保密合同，以此互相監(jiān)督，共同保障公司商業(yè)秘密的安全。2.采購專員在日常工作中，除需認真履行崗位職責，服從本部門主管的領導外，還要嚴格按相關保密要求做好公司秘密的保守和保護工作，并接受相關保密管理部門的工作指導和監(jiān)督、檢查。3.采購部應定期對與本部門管理職能相關的涉密人員進行保密檢查，原則上每年不少于兩次，對檢查中發(fā)現的問題應及時給予指導、指正，落實整改措施，并及時總結和推廣涉密員工在保密工作中好的做法和經驗。檢查結果應向涉密員工所在部門的主管反饋，納入該員工月度、年度的崗位和績效考核中，作為獎懲的依據之一。4.對新安排至采購崗位的涉密員工，人力資源部除進行常規(guī)的入職教育外，應會同采購部主管共同進行入職保密教育；涉密員工因工作需要進行崗位變更時，部門主管應監(jiān)督其對保密工作的移交，人力資源部應對其進行離崗保密教育。第13條來訪接待管理措施1.公司供應商的來訪接待，由采購部負責向總經理備案，并按統一的公司介紹資料和公司產品樣本向來訪者介紹。2.應定期完善、修改公司簡介及用于接待的音像資料，并報經公司保密管理部門審核批準后方可用于接待。未經許可，接待中不得涉及公司秘密事項內容。3.采購部接受接待任務后，應事先制訂接待計劃和參觀路線，報公司總經理或保密管理部門批準。未經總經理批準，不得擅