文書檔案管理制度

第頁共頁文書檔案管理制度一、總則為規(guī)范文書檔案管理工作，提高效率，保障文件的安全性和可追溯性，特制定本制度。二、定義1.文書檔案：指機(jī)關(guān)、單位在履行職責(zé)過程中產(chǎn)生的各類書面文件，包括公文、會(huì)議記錄、備忘錄等。2.檔案管理：指對(duì)文書檔案進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理工作，包括收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。三、管理機(jī)構(gòu)和責(zé)任1.檔案管理部門：各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或委派專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。2.檔案管理員：具體負(fù)責(zé)文書檔案的管理工作，包括文件的收集、整理、登記、保管等。四、檔案管理流程1.文件收集：各單位應(yīng)按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)產(chǎn)生的文件進(jìn)行及時(shí)收集，并進(jìn)行登記。2.文件整理：檔案管理員應(yīng)對(duì)收集到的文件進(jìn)行整理，包括分類、編號(hào)、目錄等。3.文件登記：檔案管理員應(yīng)對(duì)每一份文件進(jìn)行登記，記錄文件的編號(hào)、日期、標(biāo)題、歸屬部門等信息。4.文件保管：收集到的文件應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行保管，包括使用密封袋、文件柜、密集架等檔案保管工具。5.文件利用：檔案管理員應(yīng)根據(jù)需要，提供文件的查閱和復(fù)制服務(wù)，并確保文件的安全性和完整性。五、檔案管理規(guī)范1.文件整理規(guī)則：文件整理應(yīng)按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，包括按照文件的種類、用途、日期等進(jìn)行分類。2.文件編號(hào)規(guī)則：文件編號(hào)應(yīng)按照一定的編碼規(guī)則進(jìn)行，包括設(shè)定文件類別、順序號(hào)等信息。3.文件登記規(guī)則：文件登記應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的登記表格，記錄文件的關(guān)鍵信息，以便查詢和跟蹤。4.文件保管規(guī)則：文件保管應(yīng)按照一定的安全措施進(jìn)行，包括定期檢查檔案柜、備份檔案等。5.文件利用規(guī)則：文件利用應(yīng)遵循依法、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，不得隨意使用和外借檔案。六、檔案查詢與跟蹤1.查詢方式：檔案管理員應(yīng)提供各種查詢方式，包括電子檢索、紙質(zhì)目錄查詢等。2.查詢權(quán)限：檔案查詢應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)置權(quán)限，確保信息的安全性和保密性。3.跟蹤要求：對(duì)于需要跟蹤的文件，檔案管理員應(yīng)進(jìn)行特殊處理，并及時(shí)反饋查詢結(jié)果。七、檔案銷毀1.銷毀程序：檔案銷毀應(yīng)按照一定的程序進(jìn)行，包括審批、備案、公告等環(huán)節(jié)。2.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，包括燒毀、粉碎等。3.銷毀記錄：檔案管理員應(yīng)及時(shí)記錄銷毀的文件信息，包括日期、數(shù)量、種類等。八、檔案安全1.檔案保密：檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案不被泄露。2.檔案?jìng)浞荩簷n案管理員應(yīng)定期對(duì)重要文件進(jìn)行備份，以防止文件丟失或損壞。3.檔案防火：檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火設(shè)施，并定期進(jìn)行防火檢查。九、附則本制度由各單位自