個人所得稅全員管理系統(tǒng)新增功能

個人所得稅全員管理系統(tǒng)2006版客戶端軟件新增功能2.1增加了網(wǎng)絡(luò)在線自動升級功能實(shí)現(xiàn)了個稅客戶端軟件自動在線升級。以后省局發(fā)布新版本，系統(tǒng)可以自動監(jiān)測并完成軟件升級。每次運(yùn)行“個人所得稅全員管理系統(tǒng)客戶端軟件”，軟件將自動進(jìn)行在線升級判斷，如下圖所示：如果不能與升級服務(wù)器正常連接，系統(tǒng)將出現(xiàn)如下提示：系統(tǒng)不能判斷是否有最新版軟件，不能進(jìn)行在線升級。此時(shí)，系統(tǒng)仍可繼續(xù)運(yùn)行，運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)在于：如果存在新版軟件，而且該版本軟件存在對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)或計(jì)算方法的修改，可能會造成數(shù)據(jù)處理不一致。如果升級服務(wù)器上無新的升級版本，或者升級版本只限于完善操作，暫時(shí)不升級對系統(tǒng)也沒什么影響的，可以稍后再升級。正常連接時(shí)，如果系統(tǒng)未監(jiān)測到有新版本，將會自動運(yùn)行原有軟件。如果系統(tǒng)監(jiān)測到有新版本，會出現(xiàn)“選擇升級站點(diǎn)”窗口，如下圖所示：第一次系統(tǒng)默認(rèn)為本企業(yè)所在稅務(wù)機(jī)關(guān)下載站點(diǎn)，如果沒有的，默認(rèn)為“浙江省地方稅務(wù)局”，用戶可以自行選擇其它站點(diǎn)，以后系統(tǒng)下載站點(diǎn)默認(rèn)為上一次選擇的下載站點(diǎn)。點(diǎn)擊[確定]按鈕后，系統(tǒng)開始在線下載升級，如下圖所示： 系統(tǒng)升級完成后，系統(tǒng)將自動運(yùn)行新版軟件。2.2增加了一個財(cái)務(wù)人員申報(bào)多個企業(yè)個稅信息的功能一個財(cái)務(wù)人員可以通過登錄窗口選擇需申報(bào)的企業(yè)，也可進(jìn)行新增或?qū)肫髽I(yè)，登錄時(shí)如圖所示：輸入登錄名、密碼，并選擇相應(yīng)的單位即可。如果需增加一個單位，選擇“新增或?qū)雴挝弧?，出現(xiàn)如圖所示窗口：選擇“新添加一個單位”，系統(tǒng)進(jìn)入新單位的初始化向?qū)Вㄔ斠?.3）。選擇“從老版本中遷移”，系統(tǒng)進(jìn)入數(shù)據(jù)遷移窗口，輸入老版本安裝路徑，如圖所示：點(diǎn)擊[確定]按鈕，系統(tǒng)會自動將老版本遷移到本系統(tǒng)目錄下（新的數(shù)據(jù)存放目錄為“DB_企業(yè)編碼”），系統(tǒng)會提示重新登錄。重新登錄后，單位下拉列表中會增加新的單位。如果新單位的數(shù)據(jù)庫版本較低，系統(tǒng)會提示進(jìn)行升級，升級后請重新運(yùn)行本系統(tǒng)。2.3增加了新單位的初始化向?qū)У谝淮芜M(jìn)入系統(tǒng)、增加了新單位后初始設(shè)置、以admin用戶登錄時(shí)，系統(tǒng)都將彈出初始化向?qū)В磳⒃械南到y(tǒng)設(shè)置都通過初始化向?qū)聿僮?。窗口如下圖所示：所有初始化設(shè)置都按向?qū)荆ㄟ^[下一步]、[上一步]來進(jìn)行各項(xiàng)操作，點(diǎn)擊右上角的幫助按鈕可查看本次2006版5.00的升級說明。1．第一步先進(jìn)行“通訊設(shè)置”。選擇上網(wǎng)的類型，不清楚上網(wǎng)類型的選擇“其它用戶”。2．第二步進(jìn)行“單位信息設(shè)置”。進(jìn)行單位信息設(shè)置時(shí)必須連接上因特網(wǎng)，輸入網(wǎng)稅系統(tǒng)用戶名和密碼后，點(diǎn)擊[自動獲取單位的下列信息]按鈕，系統(tǒng)將與網(wǎng)稅系統(tǒng)服務(wù)器連接，并自動獲取單位信息。其中企業(yè)編碼、主管稅務(wù)局、單位名稱三項(xiàng)內(nèi)容不允許進(jìn)行修改，其它內(nèi)容可自行修改。3．第三步進(jìn)行“職工參保情況設(shè)置”。按提示進(jìn)行設(shè)置。4．第四步進(jìn)行“操作員設(shè)置”。點(diǎn)擊[新建]增加新的操作員（用admin用戶只能進(jìn)行初始化設(shè)置，不能進(jìn)行數(shù)據(jù)操作），選擇某一操作員，點(diǎn)擊[刪除]則刪除該操作員。5．第五步進(jìn)行“工資表項(xiàng)目設(shè)置”。該設(shè)置只針對于通過本系統(tǒng)進(jìn)行日常工資管理的企業(yè)，不使用的直接點(diǎn)[下一步]即可。如需要，按提示操作。6．第六步進(jìn)行“員工信息錄入”。員工信息錄入方式包括手工導(dǎo)入和從文件導(dǎo)入兩種方式，選“手工錄入”，按原有的“員工信息管理”功能操作。選“從文件導(dǎo)入”，按原有的“員工信息導(dǎo)入”功能操作。從文件導(dǎo)入的操作方式詳見2.6。7．第七步進(jìn)行“個人股東信息”登記。個人股東信息登記按原有的“股東信息管理”功能操作。如無個人股東，必須在“無個人股東”前打勾。進(jìn)行了前七步操作后，系統(tǒng)初始化工作完成。以后如果需要進(jìn)行設(shè)置變更，需重新以admin用戶進(jìn)入。2.4增加了數(shù)據(jù)錄入向?qū)У谝淮我圆僮鲉T的登錄名進(jìn)入系統(tǒng)，系統(tǒng)會彈出數(shù)據(jù)錄入向?qū)Т翱?，如下圖所示：用戶可以選擇使用數(shù)據(jù)錄入向?qū)?，還是選擇原有的菜單式操作。選擇向?qū)讲僮鞯?，先選擇本次數(shù)據(jù)錄入的項(xiàng)目。項(xiàng)目分成基本信息部分、非正常工資部分和申報(bào)部分三類，其中藍(lán)色的項(xiàng)目為必錄項(xiàng)，深藍(lán)色的為通過本系統(tǒng)進(jìn)行人員、工資管理的企業(yè)需要錄入的項(xiàng)目，黑色的項(xiàng)目為根據(jù)本月實(shí)際情況可選項(xiàng)。點(diǎn)擊[下一步]，系統(tǒng)根據(jù)所選的項(xiàng)目依次顯示不同的窗口。下面以“錄入正常工資明細(xì)”向?qū)Т翱跒槔榻B向?qū)У氖褂梅椒?，如下圖所示的：每個向?qū)Х殖扇糠?，窗口頂部是向?qū)У捻?xiàng)目名，中間部分是該項(xiàng)目操作的具體內(nèi)容，底部是向?qū)У奶崾竞蚚上一步]、[下一步]按鈕。注意：每個項(xiàng)目具體的按鈕如[保存]、[生成上報(bào)數(shù)據(jù)]等在中間部分的頂部，點(diǎn)擊[上一步]、[下一步]前需點(diǎn)擊各自項(xiàng)目的按鈕，以完成數(shù)據(jù)操作，點(diǎn)擊[上一步]、[下一步]時(shí)不會自動進(jìn)行數(shù)據(jù)保存、數(shù)據(jù)產(chǎn)生、數(shù)據(jù)發(fā)送等操作。錄入時(shí)可以鼠標(biāo)雙擊“數(shù)據(jù)錄入向?qū)А贝翱诘臉?biāo)題欄，使數(shù)據(jù)錄入向?qū)Т翱谧畲蠡?，以方便?shù)據(jù)錄入，鼠標(biāo)再次雙擊“數(shù)據(jù)錄入向?qū)А贝翱诘臉?biāo)題欄，可使最大化的窗口恢復(fù)到原來大小。各項(xiàng)目具體內(nèi)容的操作同原有對應(yīng)功能。按數(shù)據(jù)錄入向?qū)У奶崾?，很容易就能完成所有個稅全員管理的數(shù)據(jù)錄入和報(bào)送。同時(shí)，系統(tǒng)提供向?qū)в洃浌δ?，如果向?qū)Р僮鲿r(shí)中途退出，下次進(jìn)入系統(tǒng)會自動顯示上一次操作的向?qū)Ы缑?。在?shù)據(jù)錄入過程中，如果將向?qū)Т翱陉P(guān)閉，可以點(diǎn)擊窗口右下角的“向?qū)Ъせ睢眻D標(biāo)重新激活數(shù)據(jù)錄入向?qū)А！跋驅(qū)Ъせ睢眻D標(biāo)如下圖所示：2.5增加了支付股票期權(quán)所得明細(xì)表支付個人收入管理的非正常工資項(xiàng)目中增加了支付股票期權(quán)所得明細(xì)表，如下圖所示：支付股票期權(quán)所得明細(xì)表填報(bào)范圍：上市公司按照規(guī)定的程序規(guī)定本公司及其控股企業(yè)員工在未來時(shí)間內(nèi)以某一特定價(jià)格購買本公司一定數(shù)量的股票，員工行權(quán)時(shí)，其從企業(yè)取得股票的實(shí)際購買價(jià)低于購買日公平市場價(jià)（指該股票當(dāng)日的收盤價(jià)）的差額，或因特殊情況，員工在行權(quán)日之前將股票期權(quán)轉(zhuǎn)讓的，取得的股票期權(quán)轉(zhuǎn)讓凈收入，由扣繳義務(wù)人（實(shí)施股票期權(quán)計(jì)劃的境內(nèi)企業(yè)）填報(bào)此表。稅款計(jì)算公式為：應(yīng)納稅所得額=（購買日公平市場價(jià)－施權(quán)價(jià)）×股票數(shù)量或應(yīng)納稅所得額=期權(quán)轉(zhuǎn)讓凈收入應(yīng)納稅額=（應(yīng)納稅所得額÷分?jǐn)傇路輸?shù)×適用稅率－速算扣除數(shù)）×分?jǐn)傇路輸?shù)注意事項(xiàng)：“購買日公平市場價(jià)和施權(quán)價(jià)”在員工行權(quán)的情況下填報(bào)，此情況下，“期權(quán)轉(zhuǎn)讓凈收入”不填，“期權(quán)轉(zhuǎn)讓凈收入”在員工在行權(quán)日之前將股票期權(quán)轉(zhuǎn)讓的情況下填報(bào)，在此情況下，“購買日公平市場價(jià)和施權(quán)價(jià)”不填。分?jǐn)傇路輸?shù)是指員工取得期權(quán)所得的境內(nèi)工作期間月份數(shù)，長于12個月的，按12個月計(jì)算。2.6修改了從文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)的操作方式和數(shù)據(jù)格式要求從文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)的關(guān)鍵是建立個稅客戶端軟件數(shù)據(jù)格式與需導(dǎo)入文件的數(shù)據(jù)格式之間的對應(yīng)關(guān)系，系統(tǒng)對建立對應(yīng)關(guān)系的方式進(jìn)行了修改完善，使用戶能方便地進(jìn)行操作，現(xiàn)以人員信息導(dǎo)入為例，介紹系統(tǒng)的操作。選擇從外部文件導(dǎo)入功能后，系統(tǒng)出現(xiàn)如圖所示窗口：選擇或輸入需導(dǎo)入的文件（如該文件已打開，請先關(guān)閉），按“使用說明”進(jìn)行操作，完成后點(diǎn)擊下一步出現(xiàn)如圖所示窗口：窗口左邊為個稅客戶端軟件中的員工表項(xiàng)目，右邊為導(dǎo)入文件的內(nèi)容，第一次導(dǎo)入該格式文件時(shí)需設(shè)置雙方的對應(yīng)關(guān)系，具體方法為：判斷左邊項(xiàng)目表與右邊數(shù)據(jù)列表中的對應(yīng)關(guān)系，例如，從圖示可以看出右邊數(shù)據(jù)列表第一項(xiàng)應(yīng)該是工號、第二項(xiàng)是姓名、第三項(xiàng)是證照類型、第四項(xiàng)是證照號碼等。鼠標(biāo)選擇左邊項(xiàng)目表的某一項(xiàng)內(nèi)容，如圖示的“證照號碼”項(xiàng)目，右邊列表的第4項(xiàng)應(yīng)該是“證照號碼”的內(nèi)容，則鼠標(biāo)選中左邊的“證照號碼”項(xiàng)目，拖至右邊列表第4項(xiàng)的位置后釋放鼠標(biāo)，右邊列表第4項(xiàng)紅字（該紅字為說明操作方法而在圖示中增加的，實(shí)際窗口中無該紅字）位置會顯示“證照號碼”，依次建立各項(xiàng)目的左右對應(yīng)關(guān)系。如果想取消某一項(xiàng)目的對應(yīng)關(guān)系，只要雙擊右邊列表的某一項(xiàng)即可。對應(yīng)關(guān)系建立后，下次進(jìn)入，系統(tǒng)會自動取出已建立的對應(yīng)關(guān)系，不需重新建立。外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入的格式兼容性增加，操作更方便。原性別要求對應(yīng)的TRUE-男、FALSE-女，可用1-男、0-女代替，其它需要輸入TRUE、FALSE的都可用1、0代替。日期型字段格式的兼容性也增強(qiáng)，20060801、2006-08-01、2008.08.01、2008/08/01這四種格式系統(tǒng)均可轉(zhuǎn)化。員工信息導(dǎo)入時(shí)，“證照類型”不建對應(yīng)關(guān)系時(shí)系統(tǒng)默認(rèn)為“10身份證”；“國籍”不建對應(yīng)關(guān)系時(shí)系統(tǒng)默認(rèn)為“156中國”；“出生日期”不建對應(yīng)關(guān)系時(shí)系統(tǒng)默認(rèn)從“證照號碼”中轉(zhuǎn)換自動生成，證照類型不是身份證的，可導(dǎo)入后修改。對于一些外部數(shù)據(jù)文件沒有的項(xiàng)目，可在數(shù)據(jù)導(dǎo)入后通過[修改整列]按鈕對一列數(shù)據(jù)進(jìn)行整體修改，其中的“工號”項(xiàng)目可輸入起始值后自動遞增。同時(shí)，右健點(diǎn)擊某列窗口右側(cè)會顯示該列的填寫說明，如下圖所示：2.7對數(shù)據(jù)導(dǎo)入和處理進(jìn)行優(yōu)化軟件對從外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等功能進(jìn)行優(yōu)化，使大批量數(shù)據(jù)處理的速度加快，同時(shí)增加了進(jìn)度提示，使用戶界面更加友好。2.8數(shù)據(jù)交換增加“生成網(wǎng)稅上報(bào)數(shù)據(jù)”功能具體操作詳見3“網(wǎng)稅系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)個稅2006版明細(xì)數(shù)據(jù)頁面導(dǎo)入”。2.9數(shù)據(jù)交換刪除“生成磁盤上報(bào)數(shù)據(jù)”功能本系統(tǒng)應(yīng)用中刪除了“生成磁盤上報(bào)數(shù)據(jù)”功能，原通過該功能上報(bào)數(shù)據(jù)的可通過“生成網(wǎng)稅上報(bào)數(shù)據(jù)”，由網(wǎng)稅系統(tǒng)上報(bào)數(shù)據(jù)。網(wǎng)稅系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)個稅2006版明細(xì)數(shù)據(jù)頁面導(dǎo)入網(wǎng)稅系統(tǒng)中增加了個人所得稅全員管理的員工信息、個人股東信息和扣繳明細(xì)信息的頁面導(dǎo)入功能。納稅人可以不使用個稅客戶端軟件，而只是根據(jù)網(wǎng)頁上提供的數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式（包括文本格式和EXCEL格式）自行錄入數(shù)據(jù)，或從原有的人員工資管理軟件中按格式轉(zhuǎn)換相關(guān)數(shù)據(jù)至網(wǎng)頁上提供的數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式，并直接在網(wǎng)稅系統(tǒng)頁面上導(dǎo)入保存。網(wǎng)稅系統(tǒng)會對導(dǎo)入的數(shù)據(jù)進(jìn)行一些校驗(yàn)，如果數(shù)據(jù)校驗(yàn)通過，系統(tǒng)將直接保存數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)校驗(yàn)不通過，系統(tǒng)會提示校驗(yàn)不通過的數(shù)據(jù)行和原因（可按鼠標(biāo)右鍵打印該信息），此時(shí)，系統(tǒng)不會對數(shù)據(jù)進(jìn)行保存。納稅人必須根據(jù)提示對數(shù)據(jù)修改后重新導(dǎo)入，只有數(shù)據(jù)所有校驗(yàn)通過，才能進(jìn)行數(shù)據(jù)保存。納稅人也可能通過個稅客戶端軟件生成網(wǎng)稅上報(bào)文件，然后通過網(wǎng)稅系統(tǒng)導(dǎo)入，如下圖所示：注意：申報(bào)方式選擇“生成網(wǎng)稅上報(bào)文件”后，客戶端軟件將不能通過“直接發(fā)送申報(bào)數(shù)據(jù)”來上報(bào)該月數(shù)據(jù)?！吧删W(wǎng)稅上報(bào)文件”的操作向?qū)缦聢D所示：選擇上報(bào)批次號，點(diǎn)擊[生成網(wǎng)稅上報(bào)數(shù)據(jù)]，指定文件生成的目錄即可。通過此方式生成的文件完全符合網(wǎng)稅系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式，可直接通過網(wǎng)稅系統(tǒng)導(dǎo)入。明細(xì)數(shù)據(jù)處理流程改變?yōu)橹苯颖４娴绞锌h數(shù)據(jù)庫納稅人通過個稅客戶端軟件上傳或通過網(wǎng)稅明細(xì)數(shù)據(jù)時(shí)，數(shù)據(jù)直接保存到市縣數(shù)據(jù)庫，而不是先保存在省局，再下發(fā)給各地。即前臺提示數(shù)據(jù)保存成功，市縣數(shù)據(jù)庫就能看到明細(xì)數(shù)據(jù)。

集成的會計(jì)系統(tǒng)財(cái)務(wù)四大基礎(chǔ)模塊ERP系統(tǒng)是分模塊的，在財(cái)務(wù)會計(jì)領(lǐng)域，一般總會有如下的4大模塊：總帳，應(yīng)收帳款，應(yīng)付帳款和固定資產(chǎn)。如圖1-1所示，這四個模塊本身是相互集成的（圖中以連接模塊的線條代表模塊間的集成），比如當(dāng)用戶對應(yīng)收，應(yīng)付和資產(chǎn)三個明細(xì)分類帳進(jìn)行操作時(shí)，系統(tǒng)會自動更新總分類帳中的數(shù)據(jù)。圖1-1財(cái)務(wù)四大基礎(chǔ)模塊這四大基礎(chǔ)模塊可以構(gòu)成一個獨(dú)立的會計(jì)軟件–它具有和其他會計(jì)軟件一樣的特征：帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的。所謂業(yè)務(wù)處理是指企業(yè)日常運(yùn)作的具體業(yè)務(wù)，比如根據(jù)銷售定單和定單履行情況開出銷售發(fā)票；根據(jù)采購定單和收貨情況校驗(yàn)收到的發(fā)票；以及所有的庫存收發(fā)業(yè)務(wù)等等。而所謂帳務(wù)處理是指財(cái)務(wù)人員根據(jù)原始憑證（包括外部的，如發(fā)票，和內(nèi)部的，如入庫單）編制會計(jì)分錄，在系統(tǒng)中記錄下來。對于一般會計(jì)軟件而言帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的，它們之間是通過單據(jù)在企業(yè)內(nèi)部其他部門和財(cái)務(wù)部門間的傳遞和核對完成的，同時(shí)財(cái)務(wù)人員需要利用專業(yè)知識分析業(yè)務(wù)和編制分錄。同時(shí)除了最基礎(chǔ)的借貸，科目和金額以外，財(cái)務(wù)人員可能還需要手工錄入一些附加信息，以利于日后做一些簡單的匯總分析，這些附加信息是以憑證輸入時(shí)的附加字段體現(xiàn)的。圖1-1右下角紅色的粗箭頭代表了這種分開處理的過程。雖然大方向上是一致的，但是不同的軟件之間在功能上還是會有很大的差別的，圖1-1中列舉了一些這四大基礎(chǔ)模塊的功能。模塊外部的紅色箭頭是需要手工輸入的功能，模塊內(nèi)部的則是系統(tǒng)可以自動完成的功能。事實(shí)上有些功能已經(jīng)體現(xiàn)了ERP業(yè)務(wù)處理和帳務(wù)處理統(tǒng)一的特征，比如圖1-1中的紅圈所示的自動付款功能。集成下的財(cái)務(wù)會計(jì)如果ERP的財(cái)務(wù)會計(jì)模塊僅僅是一般會計(jì)軟件的功能延伸和加強(qiáng)，那它不會在最近的10年間對全球企業(yè)的財(cái)務(wù)實(shí)踐帶來如此巨大的變革。而ERP本身的集成性，決定了它的財(cái)務(wù)會計(jì)模塊完全融入到了企業(yè)整體的流程中，圖1-2描述了在集成環(huán)境下的財(cái)務(wù)會計(jì)模塊。圖1-2財(cái)務(wù)會計(jì)和物流的集成在物流領(lǐng)域有四個基本的模塊：銷售，生產(chǎn)，采購和庫存管理，企業(yè)物流管理的流程和功能不是本書所要討論的內(nèi)容，圖1-2中我們大致例舉了一些物流模塊的基本功能（在圖中各模塊內(nèi)部）。在下面我們要著重介紹的是物流模塊和財(cái)務(wù)會計(jì)的集成關(guān)系，本章主要介紹以下7個集成點(diǎn)：銷售開票，銷售發(fā)貨，采購收貨，發(fā)票校驗(yàn)，其他收發(fā)貨，盤點(diǎn)和估價(jià)。銷售開票銷售開票的過程其實(shí)是在ERP系統(tǒng)中生成一帳開票憑證（BillingDocuments）。發(fā)票，形式發(fā)票，紅字發(fā)票和貸項(xiàng)憑證都是不同類型的開票憑證。我們通常提到的發(fā)票（如增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）是根據(jù)系統(tǒng)中的開票憑證在金稅系統(tǒng)中套打出來（或直接套打出來）的實(shí)物憑證。在下文中如果不特別指明實(shí)物發(fā)票，那“發(fā)票”都是指系統(tǒng)中保存的開票憑證。ERP系統(tǒng)是集成的，而銷售開票又是銷售流程的最后一個環(huán)節(jié)。因此發(fā)票在系統(tǒng)中不是孤立的，它一般是參照先行的其他憑證（如銷售定單或發(fā)貨單）建立的，系統(tǒng)會根據(jù)一定的規(guī)則自動的復(fù)制這些先行憑證的信息，從而使得開票的過程盡可能的簡單，也防止了錯誤的產(chǎn)生。發(fā)票的結(jié)構(gòu)發(fā)票由一個發(fā)票抬頭和多條行項(xiàng)目構(gòu)成。在發(fā)票抬頭系統(tǒng)保存了關(guān)于整張發(fā)票的信息，比如付款方（客戶），開票日期，整張發(fā)票的凈金額，幣種，付款條款，國際貿(mào)易條件，售達(dá)方（有時(shí)候付款方和售達(dá)方是不同的），價(jià)格條款（比如針對整張發(fā)票的折扣）。行項(xiàng)目中保存了僅對該行有用的信息，比如商品，數(shù)量，該行凈金額，重量和體積，參照憑證的編號（比如，該發(fā)票針對的發(fā)貨單號），價(jià)格條款（比如貨款，運(yùn)費(fèi)，折扣，增值稅等等）。可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的發(fā)票所保存的信息大大超過了實(shí)物發(fā)票所需要的，在套打?qū)嵨锇l(fā)票時(shí)，系統(tǒng)會根據(jù)各國家和企業(yè)的規(guī)定選取相關(guān)的信息，按規(guī)定的格式打印出來。開票方式從參照憑證（定單或發(fā)貨單）生成發(fā)票，系統(tǒng)提供了如下一些可能的方法：只要某些數(shù)據(jù)吻合，你可以合并多張不同的憑證（銷售定單和/或發(fā)貨單）的全部或一部分，開出一張發(fā)票。前提條件是：首先，需要從這些參考憑證中復(fù)制的發(fā)票抬頭數(shù)據(jù)在這些憑證中都是一致的。其次，拆分開票的條件不成立。比如在處理到期的開票清單時(shí)，系統(tǒng)會合并那些具有相同的客戶編號，銷售組織和開票類型的參照憑證，如果上述的前提條件都滿足，系統(tǒng)將開出一張發(fā)票。如果你希望在某些情況下發(fā)票是分開的，比如希望同一張交貨單上的很多商品按不同的商品組分開開票，那么可以通過定義拆分開票規(guī)則來實(shí)現(xiàn)。當(dāng)然你也可以針對每張銷售憑證開一張發(fā)票，比如每張發(fā)貨單一張發(fā)票。在具體執(zhí)行開票時(shí)，系統(tǒng)提供了如下方法：定單或發(fā)貨單個別開票。我們可以針對整張定單，個別行項(xiàng)目或行項(xiàng)目的部分?jǐn)?shù)量進(jìn)行個別開票。手工處理到期開票清單。我們可以使用到期開票清單來處理開票，在這種情況下財(cái)務(wù)人員不需要針對某張銷售定單或發(fā)貨單單獨(dú)開票。我們只需要輸入選擇條件，系統(tǒng)會自動挑選那些符合條件的定單或發(fā)貨單，生成到期開票清單。經(jīng)過手工編輯和模擬后就可以實(shí)際開票了。后臺自動處理到期開票清單。為了減少處理時(shí)間和人力，可以將到期開票清單的處理安排在系統(tǒng)后臺完成，比如每天下午4點(diǎn)由系統(tǒng)自動生成。財(cái)務(wù)會計(jì)過帳當(dāng)開票這一業(yè)務(wù)處理在系統(tǒng)中完成后，通過ERP系統(tǒng)的集成功能，在財(cái)務(wù)會計(jì)模塊會自動生成相應(yīng)的會計(jì)分錄。圖1-2中“開票”標(biāo)簽所指的箭頭就代表了這種自動過帳。但是為了增強(qiáng)靈活性，也可以對于某些類型的開票憑證自動凍結(jié)過帳，這樣在流程設(shè)計(jì)時(shí)在正式過帳前可以加入控制點(diǎn)。而當(dāng)控制完成后，過帳也僅僅是一個按鈕的工作了。對于會計(jì)科目，系統(tǒng)是綜合4個數(shù)據(jù)自動判斷的，它們分別是銷售組織，客戶組，商品組和價(jià)格條款。這樣系統(tǒng)可以自動將貨款和增值稅分別計(jì)入“產(chǎn)品銷售收入”和“應(yīng)交稅金-增值稅-銷項(xiàng)”科目中。同樣的，如果價(jià)格條款中還有運(yùn)費(fèi)和折扣，可以分別計(jì)入“產(chǎn)品銷售收入”的二級科目中。此外這種科目確定的機(jī)制也使得我們可以根據(jù)銷售組織，客戶組和商品組設(shè)置二級或三級科目。不過需要指出的是雖然系統(tǒng)提供了這些靈活性，但是在實(shí)際實(shí)施中我們未必需要這樣做，特別是當(dāng)我們同時(shí)實(shí)施了盈利分析模塊時(shí)，此類分析將沒有必要通過科目來完成。盈利分析將在第4章中具體介紹。對于金額的確定，系統(tǒng)是根據(jù)發(fā)票中各價(jià)格條款的金額來決定的。定價(jià)功能是ERP銷售模塊的一個非常有力也非常有趣的功能。本書不做詳細(xì)的介紹。有一點(diǎn)需指出的是我們在實(shí)施時(shí)，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和管理要求，決定開票時(shí)是直接從銷售定單復(fù)制價(jià)格呢，還是允許修改或重定價(jià)（這種配置是基于發(fā)票類別的）。對于定價(jià)功能和科目自動確定功能的一個應(yīng)用是消費(fèi)稅的計(jì)算和過帳，我們可以在銷售定價(jià)模板中增加一增一減兩個價(jià)格條款，它們的計(jì)算規(guī)則是貨款的百分比，兩者分別指向“產(chǎn)品銷售稅金和附加-消費(fèi)稅”和“應(yīng)交稅金-消費(fèi)稅”科目，同時(shí)消費(fèi)稅率維護(hù)在和商品相關(guān)的定價(jià)表中。因?yàn)橄M(fèi)稅是價(jià)內(nèi)稅，所以我們的實(shí)物發(fā)票中并不體現(xiàn)，但是財(cái)務(wù)會計(jì)上卻即時(shí)地記帳了。這個問題的另一個解決方法是月末定期地運(yùn)行報(bào)表計(jì)算消費(fèi)稅額，并自動批輸入過帳。兩者都是可行的，也都可以自動生成納稅申報(bào)表，前者的好處是記錄的實(shí)時(shí)性，從而有利于盈利分析。折扣和折讓如果銷售已經(jīng)完成，但是客戶對于產(chǎn)品的質(zhì)量或者別的方面存在異議，雙方協(xié)商以折扣和折讓的方式處理。在系統(tǒng)中可以有如下3種處理方案：第一：用貸項(xiàng)憑證的形式來處理折扣和折讓。貸項(xiàng)憑證在系統(tǒng)中和發(fā)票一樣，是一種不同類型的開票憑證。貸項(xiàng)憑證可以參照發(fā)票或者貸項(xiàng)憑證申請來創(chuàng)建，而且既可以針對整張發(fā)票也可以針對部分行項(xiàng)目，還可以針對行項(xiàng)目中的部分?jǐn)?shù)量。使用貸項(xiàng)憑證申請，我們可以走正規(guī)的客戶投訴和扣款流程，保證完善的內(nèi)部控制。如果我們不準(zhǔn)備對實(shí)物發(fā)票，特別是增值稅發(fā)票做任何處理，那么通過配置，可以讓系統(tǒng)自動生成如下會計(jì)分錄：借：產(chǎn)品銷售折扣和折讓貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)。對于這種處理方法需要注意如下兩點(diǎn)：第一，貸項(xiàng)憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始憑證，因此在我國是不能減少增值稅銷項(xiàng)額的，因此折扣應(yīng)該給不含稅價(jià)，否則折扣中的增值稅部分就只能由銷售方作為費(fèi)用多承擔(dān)了。但是在實(shí)際業(yè)務(wù)中這往往會使雙方的業(yè)務(wù)人員夾纏不清，無法理解。第二，正由于貸項(xiàng)憑證沒有發(fā)票做原始憑證，在我國的實(shí)施中可能會引起企業(yè)所得稅上的麻煩。但這種方案的優(yōu)點(diǎn)是明顯的：它不涉及對原增值稅發(fā)票的處理，而眾所周知，這類處理在我國是非常難的。第二：用取消發(fā)票并重開來解決折扣和折讓的問題。取消發(fā)票在系統(tǒng)中會生成反方向的紅字發(fā)票和沖銷會計(jì)分錄，業(yè)務(wù)人員取消原發(fā)票后重新開票，并更改價(jià)格條款。從實(shí)物發(fā)票的角度，會有如下兩種情況：1如果對方能夠返還兩聯(lián)增值稅發(fā)票,我們可以開出紅字發(fā)票，其中記帳聯(lián)作為減少銷項(xiàng)稅的原始憑證。其他三聯(lián)和返還的原發(fā)票的兩聯(lián)應(yīng)妥善保管。2如果對方不能返還兩聯(lián)中的任何一聯(lián)，必須做如下操作：客戶應(yīng)從當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門取得退貨或折扣證明單并交給銷售方。銷售方開出紅字發(fā)票，其中兩聯(lián)作為其減少銷項(xiàng)稅的原始憑證，另兩聯(lián)交給客戶。第三仍然用貸項(xiàng)憑證的功能，只是通過配置，讓系統(tǒng)自動生成如下會計(jì)分錄：借：產(chǎn)品銷售收入借：應(yīng)交稅金-增值稅-銷項(xiàng)貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)，金額為折扣金額。同時(shí)開具實(shí)物紅字發(fā)票，金額為原發(fā)票金額。再根據(jù)折扣后金額重開實(shí)物發(fā)票。將紅字發(fā)票和重開發(fā)票同時(shí)作為貸項(xiàng)憑證的原始憑證。需要注意的是ERP中在很多情況下使用貸項(xiàng)憑證，貸項(xiàng)憑證是直接以后續(xù)的調(diào)整金額記帳的。但是我國增值稅管理要求對于增值稅發(fā)票變更的處理，一般都是先用紅字發(fā)票沖銷，隨后在對變更后的金額開具發(fā)票。所以在實(shí)施中要么仍然使用貸項(xiàng)憑證的方法，只是實(shí)物紅字發(fā)票和重開發(fā)票兩者一起作為貸項(xiàng)憑證的原始憑證，如本節(jié)中的第三種方案和下一節(jié)中的第二種方案。要么在ERP流程中也使用這種先沖銷，再重開的方式，如本節(jié)中的第二種方案和下一節(jié)中的第三種方案。不過這兩種方案都避免不了紅字發(fā)票難開的問題，這已經(jīng)不是ERP系統(tǒng)的問題，在實(shí)務(wù)中企業(yè)也會考慮其他的避免方法，比如本節(jié)第一種方案和下一節(jié)中第一種方案，以避免開紅字發(fā)票。退貨對于客戶投訴的另一種解決方法是退貨。在系統(tǒng)中有3種處理方案：第一：標(biāo)準(zhǔn)的退貨流程。首先是建立退貨憑證，退貨憑證可以是針對銷售定單或針對發(fā)票。當(dāng)貨物實(shí)際退回時(shí)，倉庫參照退貨憑證做入庫處理，系統(tǒng)自動生成會計(jì)分錄借：存貨貸：產(chǎn)品銷售成本。如果需要補(bǔ)貨，那么做補(bǔ)貨的發(fā)貨處理，系統(tǒng)自動生成會計(jì)分錄借：產(chǎn)品銷售成本貸：存貨。這種情況不影響開票和實(shí)物發(fā)票。第二：如果客戶不要補(bǔ)貨，而要退回貨款，那系統(tǒng)將針對退貨開出貸項(xiàng)憑證，并自動生成如下分錄：借：產(chǎn)品銷售收入借：應(yīng)交稅金-增值稅-銷項(xiàng)貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)，金額為退回部分的售價(jià)。同時(shí)財(cái)務(wù)人員開具紅字發(fā)票，金額為原發(fā)票金額。再根據(jù)退貨后余額重開發(fā)票。將紅字發(fā)票和重開發(fā)票同時(shí)作為貸項(xiàng)憑證的原始憑證。第三：對于不要求補(bǔ)貨的退貨，我們也可以不建立退貨憑證，而直接取消原發(fā)票（對應(yīng)紅字發(fā)票），退貨入庫后，再重新開出發(fā)票（對應(yīng)重開的增值稅發(fā)票）。返利返利是指根據(jù)客戶或者經(jīng)銷商在一定期間里的購買量，而定期返還給他們的款項(xiàng)。在銷售模塊，我們需要維護(hù)返利協(xié)議。在返利協(xié)議中，必須指明：<1>誰可以得到返利。<2>返利的標(biāo)準(zhǔn)。<3>協(xié)議的有效期。<4>是否需要在會計(jì)上記提返利。同時(shí)銷售部門需要維護(hù)各種產(chǎn)品或產(chǎn)品組的返利比例。返利比例可以是直線的，也可以是坎級的：對于越大的購買量，返利比例也越高。銷售模塊會跟蹤所有和返利相關(guān)的開票憑證。根據(jù)返利協(xié)議計(jì)算返利的金額。在協(xié)議有效期內(nèi)可以先定期結(jié)算部分返利，在最終結(jié)算時(shí)，系統(tǒng)會自動扣減累積的部分結(jié)算的返利。從財(cái)務(wù)會計(jì)的角度看，返利會有如下影響：<1>根據(jù)預(yù)提比例，系統(tǒng)可以自動預(yù)提返利費(fèi)用。分錄如下：借：產(chǎn)品銷售收入或銷售費(fèi)用貸：預(yù)提費(fèi)用<2>當(dāng)返利協(xié)議結(jié)算時(shí)，系統(tǒng)會自動生成貸項(xiàng)憑證申請（Creditmemorequests），申請批準(zhǔn)后，系統(tǒng)會自動生成分錄如下：借：產(chǎn)品銷售收入或銷售費(fèi)用貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)。該筆貸方的金額或者直接和該客戶原先帳戶中的未清發(fā)票對清，或者在發(fā)生貸方余額時(shí)，納入付款流程。同時(shí)自動沖銷先前的預(yù)提憑證。由于返利和貸項(xiàng)憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始憑證（以雙方的返利協(xié)議結(jié)算報(bào)告作為原始憑證），在我國的實(shí)施中可能會面臨一些麻煩，因此企業(yè)有時(shí)候會用票面返利的形式處理，所謂票面返利是指返利不記錄在表內(nèi)科目里，而是在表外另行記錄。返利的金額被用于扣減今后銷售定單的價(jià)格而不是直接對清發(fā)票或者付款。但是這樣的處理往往在系統(tǒng)配置上較為麻煩，對于今后的分析也不夠清晰。收入的確認(rèn)從上文的介紹，我們會發(fā)現(xiàn)一個問題：ERP標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置是在開票時(shí)確認(rèn)銷售收入，而在交貨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。系統(tǒng)本身是不保證收入和成本配比的，這主要是因?yàn)閮烧吒饔兄С值脑紤{證（發(fā)票和出庫單）。對于這個問題我們認(rèn)為：除非是行業(yè)特殊性造成的原因，收入和成本的配比，主要應(yīng)當(dāng)從流程的角度通過控制開票和交貨的時(shí)機(jī)來解決，比較理想的狀態(tài)是開票直接指向交貨，交貨后即時(shí)開票或者定期（每天或至少月底）開票。我國的增值稅法也要求企業(yè)在銷售交貨之后應(yīng)當(dāng)及時(shí)開具增值稅專用發(fā)票。但是，在有些情況下企業(yè)由于種種原因無法實(shí)現(xiàn)這種流程上的匹配，就需要一些別的功能和手段來實(shí)現(xiàn)這種匹配：<1>在期末執(zhí)行收入確認(rèn)程序調(diào)整收入。當(dāng)使用這種方法時(shí)，開票時(shí)，系統(tǒng)不直接確認(rèn)銷售收入，而是計(jì)入“遞延收入”科目：借：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)貸：遞延收入貸：應(yīng)交稅金-增值稅-銷項(xiàng)（如果是服務(wù)業(yè)，則沒有稅金行）。當(dāng)期末執(zhí)行收入確認(rèn)程序時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則確定當(dāng)期應(yīng)確認(rèn)的收入，做分錄如下：借：遞延收入貸：主營業(yè)務(wù)收入。具體的規(guī)則可以是根據(jù)實(shí)際交貨或確認(rèn)的服務(wù)，也可以是根據(jù)期間分配收入（如長期合同的收入）。<2>類似的處理是在交貨時(shí)不結(jié)轉(zhuǎn)成本，而是先計(jì)入“遞延成本”，當(dāng)實(shí)際開票時(shí)將“遞延成本”確認(rèn)為“產(chǎn)品銷售成本”。<3>對于大型項(xiàng)目來說，收入和成本是通過項(xiàng)目定期的結(jié)果分析計(jì)算出來的，而不是開票以及成本的原始憑證決定的，兩者之間的差額通過調(diào)整“預(yù)提”和“存貨”等科目實(shí)現(xiàn)。關(guān)于項(xiàng)目管理和結(jié)果分析我們將在第10章中介紹。其他還有一些方法，比如走寄售流程，或者建立客戶虛擬庫，但是這些方法一方面會增加操作的步驟和復(fù)雜程度，另一方面也曲解了業(yè)務(wù)本身，變成了為了會計(jì)處理而改變業(yè)務(wù)流程，有點(diǎn)得不償失。最后，仍然想重申的是：除非真正源自行業(yè)的特殊性，否則應(yīng)盡量考慮從流程的角度解決這個問題。畢竟實(shí)施ERP的目的之一是簡潔流暢清晰的企業(yè)運(yùn)作，舍棄一些模糊混亂帶來的“好處”是值得的。銷售發(fā)貨銷售定單的交貨是銷售定單執(zhí)行的一個環(huán)節(jié)，通常會先于開票環(huán)節(jié)。在ERP中交貨是一個多步驟的過程，包括交貨單（交貨申請），揀配，包裝，裝載，裝運(yùn)和發(fā)貨過帳等步驟。其中大多數(shù)步驟屬于物流管理的范疇，好的ERP軟件提供了整個交貨過程的全程監(jiān)控，包括交貨期管理，自動確定裝運(yùn)點(diǎn)等等功能。從財(cái)務(wù)會計(jì)的角度集成出現(xiàn)在發(fā)貨過帳這個步驟，此時(shí)系統(tǒng)通過庫存管理模塊的自動記帳功能，生成了會計(jì)分錄，更新了總帳。一般我們配置自動記帳功能時(shí)，讓系統(tǒng)生成如下分錄：借：產(chǎn)品銷售成本貸：存貨。存貨的計(jì)價(jià)既可以是標(biāo)準(zhǔn)成本，也可以是移動平均價(jià)或個別認(rèn)定的批次成本。但是對于制造型企業(yè)來說，由于實(shí)際成本必須在月末才能得到，而發(fā)貨是實(shí)時(shí)的，所以此時(shí)一般應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)成本，到月末再根據(jù)實(shí)際成本重估庫存和產(chǎn)品銷售成本。圖1-2中“銷售發(fā)貨”標(biāo)簽指向的箭頭就代表了這種集成。同時(shí)可以發(fā)現(xiàn)銷售發(fā)貨本身是銷售模塊和庫存管理模塊的一個集成點(diǎn)，它是由倉儲部門完成的，實(shí)現(xiàn)的又是銷售業(yè)務(wù)的一個步驟。采購收貨采購定單的收貨是采購定單執(zhí)行的一個環(huán)節(jié)，通常會先于發(fā)票校驗(yàn)。和銷售發(fā)貨類似，采購收貨本身是采購和儲運(yùn)部門的共同職責(zé)，同時(shí)系統(tǒng)通過自動記帳功能，生成會計(jì)憑證。一般手工或簡單會計(jì)軟件的記帳，要求收貨要等到收到發(fā)票以后再入帳，如果月末發(fā)票未到就暫估入帳。這樣做是為了方便會計(jì)工作，但是一方面這樣容易造成庫存帳實(shí)不符，另一方面雖然平時(shí)的工作簡化了，但是卻增加了期末的核對工作。ERP系統(tǒng)是一個實(shí)時(shí)的系統(tǒng)，同時(shí)又講究帳實(shí)相符和集成。因此它采取了收貨和發(fā)票校驗(yàn)兩個業(yè)務(wù)都記帳，兩者通過“商品采購”（或稱為“貨或發(fā)票未到”）科目對清，同時(shí)還能完成三單匹配（指采購定單，收貨和發(fā)票校驗(yàn)）的內(nèi)部控制機(jī)制。關(guān)于采購收貨的系統(tǒng)自動帳務(wù)處理我們在下一小節(jié)發(fā)票校驗(yàn)中一起介紹。發(fā)票校驗(yàn)發(fā)票校驗(yàn)功能充分顯示了ERP系統(tǒng)的高度集成性，圖1-2中是以“發(fā)票校驗(yàn)”標(biāo)簽指向的箭頭表示的。該功能從采購模塊的采購定單和收貨中獲取信息。當(dāng)發(fā)票校驗(yàn)完畢并過帳時(shí)，數(shù)據(jù)被自動傳入財(cái)務(wù)會計(jì)模塊。在發(fā)票校驗(yàn)時(shí)很重要的一點(diǎn)是參照采購定單和收貨單，這樣系統(tǒng)可以自動檢查發(fā)票的內(nèi)容，單價(jià)并計(jì)算準(zhǔn)確性。當(dāng)發(fā)票過帳時(shí)，系統(tǒng)會在供應(yīng)商的帳戶上創(chuàng)建一條未清項(xiàng)，它會在財(cái)務(wù)會計(jì)的付款業(yè)務(wù)中被結(jié)清。在配置系統(tǒng)時(shí)我們還可以規(guī)定每個系統(tǒng)操作者能夠處理的最大發(fā)票金額。輸入發(fā)票輸入發(fā)票時(shí)可以有三種選擇：<1>參照采購定單。此時(shí)我們只需要輸入采購定單號。系統(tǒng)會自動建議發(fā)票的數(shù)量，金額，稅率和付款條款（指到期日和現(xiàn)金折扣比率）。因?yàn)閷?shí)際收到的發(fā)票可能和這些缺省值有差異，所以缺省值是可以更改的。當(dāng)我們輸入發(fā)票時(shí)系統(tǒng)會通知我們這些差異。我們可以設(shè)置對于單條發(fā)票行的差異的容差。如果差異小于容差，它們將被系統(tǒng)接受。如果它們大于容差，我們將收到系統(tǒng)的警告信息，通知我們檢查該發(fā)票，但是仍然可以過帳。如果容差的上限被超出了，這張發(fā)票仍可過帳，但是對它的付款將被凍結(jié)。只有當(dāng)財(cái)務(wù)會計(jì)通過另外一個操作釋放這張發(fā)票后，這張被凍結(jié)的發(fā)票才可以被付款。當(dāng)我們過帳發(fā)票時(shí)，系統(tǒng)將自動生成會計(jì)憑證。<2>參照采購收貨單。此時(shí)應(yīng)付帳款會計(jì)輸入收貨單號，系統(tǒng)查找并建議相應(yīng)的數(shù)據(jù)。每筆收貨單都將被這樣結(jié)算。當(dāng)然我們也可以輸入采購定單號，系統(tǒng)會幫助查找此采購定單相關(guān)的收貨單。<3>不做參照。最后也可以不參照任何憑證輸入發(fā)票，這時(shí)可以手工輸入發(fā)票項(xiàng)，分別計(jì)入總帳，存貨或固定資產(chǎn)。財(cái)務(wù)會計(jì)過帳采購收貨和發(fā)票校驗(yàn)完成后都會在系統(tǒng)中自動生成會計(jì)憑證，科目可以在系統(tǒng)配置時(shí)預(yù)先設(shè)定。自動記帳的科目和金額的處理受到存貨計(jì)價(jià)方法和收貨與收發(fā)票的先后次序等因素影響。具體規(guī)則如下：ERP系統(tǒng)有兩種典型的存貨計(jì)價(jià)方法：標(biāo)準(zhǔn)成本和移動平均價(jià)。如果發(fā)票晚于收貨，根據(jù)存貨計(jì)價(jià)方法的不同自動記帳的科目和金額會有所不同：如果是標(biāo)準(zhǔn)成本法，價(jià)差將計(jì)入“發(fā)票價(jià)差”科目。價(jià)差包括收貨時(shí)標(biāo)準(zhǔn)成本和采購定單價(jià)格的差異，也包括發(fā)票校驗(yàn)時(shí)采購定單價(jià)格和發(fā)票價(jià)格的差異。如果是移動平均價(jià)，收貨時(shí)直接按采購定單價(jià)格計(jì)入存貨價(jià)值。收發(fā)票時(shí)的價(jià)差，如果庫存充足則直接更新庫存價(jià)值，如果庫存低于發(fā)票數(shù)量，則按比例一部分更新“庫存”價(jià)值，一部分計(jì)入“發(fā)票價(jià)差”科目。如果發(fā)票早于收貨，那么收發(fā)票時(shí)按發(fā)票金額計(jì)入“商品采購”科目，如果采用標(biāo)準(zhǔn)成本法，收貨時(shí)價(jià)差計(jì)入“發(fā)票價(jià)差”科目。如果采用移動平均價(jià)，收貨時(shí)按發(fā)票金額更新“庫存”價(jià)值。這些規(guī)則聽起來有點(diǎn)復(fù)雜，但主要是因?yàn)楦鞣N情況的排列組合比較多，所以只要看看下面的具體例子就很好理解了。例一標(biāo)準(zhǔn)成本法/先收貨標(biāo)準(zhǔn)成本:1.2元/件 庫存數(shù)量:100件采購定單:1.3元/件 數(shù)量:100件收貨 : 數(shù)量:100件發(fā)票: 1.24元/件 數(shù)量:100件這種情況下，系統(tǒng)自動記帳如表1-1。表1-1“標(biāo)準(zhǔn)成本法/先收貨”的自動記帳科目收貨發(fā)票校驗(yàn)存貨120+發(fā)票價(jià)差10+6-商品采購130-130+應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)124-此時(shí)，該物料數(shù)量，金額和成本的變化如表1-2: 表1-2物料數(shù)量，金額和成本變化數(shù)量金額標(biāo)準(zhǔn)成本開始時(shí)100件120元1.2元/件收貨后200件240元1.2元/件收發(fā)票后200件240元1.2元/件例二移動平均法/先收貨/庫存充足初始移動平均價(jià): 1.2元/件 庫存數(shù)量:100件采購定單: 1.3元/件 數(shù)量:100件收貨 : 數(shù)量:100件發(fā)票: 1.24元/件 數(shù)量:100件這種情況下，系統(tǒng)自動記帳如表1-3。表1-3“移動平均法/先收貨/庫存充足”的自動記帳科目收貨發(fā)票校驗(yàn)存貨130+6-商品采購130-130+應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)124-此時(shí)，該物料數(shù)量，金額和成本的變化如表1-4: 表1-4物料數(shù)量，金額和成本變化數(shù)量金額移動平均價(jià)開始時(shí)100件120元1.20元/件收貨后200件250元1.25元/件收發(fā)票后200件244元1.22元/件例三移動平均法/先收貨/庫存不足初始移動平均價(jià)： 1.2元/件 庫存數(shù)量:100件采購定單: 1.3元/件 數(shù)量:100件收貨 : 數(shù)量:100件領(lǐng)用: 數(shù)量:120件發(fā)票: 1.4元/件 數(shù)量:100件這種情況下，系統(tǒng)自動記帳如表1-5。表1-5“移動平均法/先收貨/庫存不足”的自動記帳科目收貨發(fā)票校驗(yàn)存貨130+8+發(fā)票價(jià)差2+商品采購130-130+應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)140-此時(shí)，該物料數(shù)量，金額和成本的變化如表1-6: 表1-6物料數(shù)量，金額和成本變化數(shù)量金額移動平均價(jià)開始時(shí)100件120元1.20元/件收貨后200件250元1.25元/件領(lǐng)用后80件100元1.25元/件收發(fā)票后80件108元1.35元/件例四移動平均法/先收發(fā)票初始移動平均價(jià): 1.2元/件 庫存數(shù)量:100件采購定單: 1.3元/件 數(shù)量:100件發(fā)票: 1.24元/件 數(shù)量:100件收貨 : 數(shù)量:100件這種情況下，系統(tǒng)自動記帳如表1-7。表1-7“移動平均法/先收發(fā)票”的自動記帳科目發(fā)票校驗(yàn)收貨存貨124+商品采購124+124-應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)124-此時(shí)，該物料數(shù)量，金額和成本的變化如表1-8: 表1-8物料數(shù)量，金額和成本變化數(shù)量金額移動平均價(jià)開始時(shí)100件120元1.20元/件收發(fā)票后100件120元1.20元/件收貨后200件244元1.22元/件增值稅上文的例子為清晰起見，都沒有考慮增值稅。實(shí)際在輸入發(fā)票時(shí)，如果是增值稅專用發(fā)票，我們也輸入稅碼（包含了稅率的一個參數(shù)）和稅額。系統(tǒng)會自動檢查含稅價(jià)，稅率和稅額是否正確。如果存在差異，系統(tǒng)會提示一個警告信息，但是我們?nèi)匀豢梢詫⑵溥^帳。如果是不含稅的發(fā)票（比如運(yùn)輸發(fā)票和農(nóng)產(chǎn)品收購），系統(tǒng)可以自動計(jì)算稅額。如果發(fā)票的每行稅碼不同，系統(tǒng)會分行處理。當(dāng)發(fā)票過帳時(shí)，增值稅會自動計(jì)入“應(yīng)交稅金-增值稅-進(jìn)項(xiàng)”科目中。收貨成本計(jì)劃內(nèi)的收貨成本包括以下類型：運(yùn)費(fèi)，關(guān)稅，保險(xiǎn)費(fèi)，包裝費(fèi)等等。對于每種類型，我們可以決定成本是固定的，基于數(shù)量的還是收貨貨款的一定百分比。計(jì)劃內(nèi)的收貨成本可以在采購定單的每一行項(xiàng)中輸入。當(dāng)收貨時(shí)這些成本被計(jì)入庫存，對方科目是一個特殊的清帳科目（比如：“商品采購-運(yùn)費(fèi)”）。當(dāng)采用移動平均價(jià)時(shí)分錄如下：借：存貨貸：商品采購-貨款貸：商品采購-運(yùn)費(fèi)。在發(fā)票校驗(yàn)時(shí)，我們可以列出某張采購定單，收貨單或供應(yīng)商的所有收貨成本，從中選擇出正確的收貨成本的發(fā)票。系統(tǒng)生成分錄如下：借：商品采購-運(yùn)費(fèi)貸：應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)。計(jì)劃內(nèi)收貨成本也會在采購定單歷史報(bào)表中即時(shí)顯示。計(jì)劃外的收貨成本也可以用發(fā)票校驗(yàn)輸入。系統(tǒng)自動將它們根據(jù)各行項(xiàng)目的金額分配下去。如果需要，我們也可以手工分配這些成本。計(jì)劃外的收貨成本直接計(jì)入庫存，分錄如下：借：存貨貸：應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)。其他收發(fā)貨實(shí)際上上文提到的銷售發(fā)貨和采購收貨只是庫存移動的兩種移動類型。庫存移動是指引起庫存變化的業(yè)務(wù)。主要包括：收貨。指從供應(yīng)商或生產(chǎn)定單接收庫存并過帳。收貨導(dǎo)致倉庫存貨的增加。發(fā)貨。指存貨的領(lǐng)用，消耗或交運(yùn)至客戶并過帳。發(fā)貨導(dǎo)致倉庫存貨的減少。移庫。指存貨從一個庫存地點(diǎn)轉(zhuǎn)移到另一個庫存地點(diǎn)。移庫既可以是在同一個工廠，也可以是跨工廠的（工廠是ERP中決定存貨估價(jià)，MRP等的重要組織結(jié)構(gòu)）。轉(zhuǎn)換。是一類特殊的存貨變化的總稱。它和存貨是否發(fā)生物理上的移動無關(guān)。比如：將存貨從一種物料代碼轉(zhuǎn)換成另一種；將存貨從質(zhì)檢貨狀態(tài)釋放；將存貨從寄售商品轉(zhuǎn)換成自有庫存。系統(tǒng)使用“移動類型”來分類管理庫存移動的各種不同的種類。在ERP系統(tǒng)中使用物料憑證來管理和記錄所有的庫存移動，物料憑證中包含了移動類型，工廠，庫存地點(diǎn)，物料編碼，數(shù)量，批次等等信息。系統(tǒng)通過物料憑證來追蹤和證明庫存移動，同時(shí)物料憑證打印出來就是我們通常所說的出入庫單。同時(shí)物料憑證的輸入也不是孤立的，系統(tǒng)通常會根據(jù)情況自動建議收發(fā)貨的數(shù)量，地點(diǎn)等等，比如根據(jù)采購定單收貨，根據(jù)生產(chǎn)定單領(lǐng)用原材料?？梢哉f庫存管理是ERP物流的中心環(huán)節(jié)之一，它連接了采購，生產(chǎn)和銷售等各個環(huán)節(jié)。ERP的庫存管理講究的是實(shí)時(shí)地記錄和反映現(xiàn)有的庫存情況：收發(fā)貨及時(shí)記錄進(jìn)系統(tǒng)，系統(tǒng)自動更新庫存的當(dāng)前狀況，既可以以各種報(bào)表的形式提供給庫存管理者即時(shí)的信息，又通過集成直接參與其他的功能中，如MRP，銷售的可用性檢查等等。從財(cái)務(wù)會計(jì)的角度來看，庫存移動既反映了庫存數(shù)量的變換，同時(shí)還代表了價(jià)值的轉(zhuǎn)移。因此大部分的庫存移動需要在財(cái)務(wù)會計(jì)上進(jìn)行反映。上文中我們已經(jīng)介紹過銷售發(fā)貨和采購收貨，倉管人員只負(fù)責(zé)存貨數(shù)量的記錄，而不需關(guān)心其價(jià)值。系統(tǒng)根據(jù)一定的規(guī)則來決定存貨的價(jià)值，同時(shí)根據(jù)自動科目確定自動生成財(cái)務(wù)會計(jì)憑證（參見上文采購收貨的財(cái)務(wù)會計(jì)過帳）。會計(jì)憑證和物料憑證在系統(tǒng)中是相互勾稽的，而且能直接從任何一張中進(jìn)入另一張的顯示。庫存移動的自動科目確定是一個智能化較高的功能，系統(tǒng)配置也較復(fù)雜，但是簡單地說，系統(tǒng)是根據(jù)<1>移動類型<2>各行的性質(zhì)（如是庫存行還是對方行）<3>物料主數(shù)據(jù)<4>工廠等信息決定會計(jì)分錄中每一行的科目。這里我們再介紹兩種重要的移動類型：<1>原材料生產(chǎn)領(lǐng)用，系統(tǒng)自動記帳如下：借：生產(chǎn)成本-原材料貸：原材料。原材料的估價(jià)方式可以是標(biāo)準(zhǔn)成本或移動平均價(jià)。<2>產(chǎn)成品入庫，系統(tǒng)自動記帳如下：借：產(chǎn)成品貸：生產(chǎn)成本-生產(chǎn)產(chǎn)出。產(chǎn)成品的估價(jià)方式一般采用標(biāo)準(zhǔn)成本法。盤點(diǎn)庫存的盤點(diǎn)是企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)掌控或參與的一項(xiàng)重要工作。在ERP中提供了如下幾種盤點(diǎn)方法：定期盤點(diǎn)定期盤點(diǎn)是指在資產(chǎn)負(fù)債表日將公司所有的存貨都進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)。在進(jìn)行這種盤點(diǎn)時(shí)，每個物料都必須被點(diǎn)到。因此在盤點(diǎn)時(shí)，整個倉庫必須凍結(jié)物料的移動。持續(xù)盤點(diǎn)持續(xù)盤點(diǎn)是在整個財(cái)政年度里，存貨持續(xù)不斷地進(jìn)行盤點(diǎn)。對于這種盤點(diǎn)重要的是對于每一類庫存來說，必須保證一年中至少被盤到一次。循環(huán)盤點(diǎn)循環(huán)盤點(diǎn)是指在一個財(cái)政年度中按一定的時(shí)間間隔進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)的方法。這些時(shí)間間隔（或循環(huán)）是由物料主記錄中的循環(huán)盤點(diǎn)指標(biāo)決定的，我們可以在后臺更改每個指標(biāo)的盤點(diǎn)間隔。循環(huán)盤點(diǎn)可以使流動性大的存貨比流動性小的更經(jīng)常地接受盤點(diǎn)。除了人為決定每種存貨的循環(huán)盤點(diǎn)指標(biāo)外，我們還可以使用系統(tǒng)的ABC循環(huán)盤點(diǎn)分析功能。該功能可以根據(jù)存貨的消耗或需求將存貨歸為ABC等各類。該功能可以自動更新物料主數(shù)據(jù)中的循環(huán)盤點(diǎn)指標(biāo)。抽樣盤點(diǎn)抽樣盤點(diǎn)是指在資產(chǎn)負(fù)債日，系統(tǒng)按統(tǒng)計(jì)計(jì)算隨機(jī)地選取一部分的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)的方法。如果抽樣盤點(diǎn)的結(jié)果和帳面庫存的差異足夠小，就認(rèn)