江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊

江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊2024/3/11江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊1、什么是民營企業(yè)檔案？

民營企業(yè)檔案，是民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理等各項(xiàng)活動中直接形成的，對企業(yè)發(fā)展和國家、社會具有查考和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。民營企業(yè)檔案反映了民營企業(yè)成長與發(fā)展的歷程，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，也是企業(yè)文化的積淀。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊2、民營企業(yè)為什么要建立健全檔案工作？民營企業(yè)檔案是記錄和反映民營企業(yè)各項(xiàng)活動和歷史面貌的第一手材料，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部份，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和科研等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。良好的檔案管理的作用：有助于民營企業(yè)增加技術(shù)和知識儲備，促進(jìn)企業(yè)保護(hù)好知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障；有助于民營企業(yè)在國際國內(nèi)市場競爭中增強(qiáng)抵御風(fēng)險的能力，并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益；有助于民營企業(yè)構(gòu)筑企業(yè)信用體系，提高企業(yè)誠信度，樹立企業(yè)形象；有助于民營企業(yè)加強(qiáng)自身文化建設(shè)，利用豐富生動的檔案素材，展示企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展的歷程，培養(yǎng)員工的認(rèn)同感和歸屬感，創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營理念，提升企業(yè)的文化品位。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊3、民營企業(yè)建檔有哪些基本要求？

民營企業(yè)建檔的基本要求要做到四個“有”，即：有人管理檔案；有檔案管理制度；有保存檔案的場地、裝具；有各種門類和載體的檔案材料并開展了檔案的歸檔和管理工作。

[詳見江蘇省民營企業(yè)檔案工作要則（A類）]江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊4、民營企業(yè)規(guī)范化建檔有哪些要求？在組織管理上，建立了與單位實(shí)際相適應(yīng)的檔案管理體制和檔案工作機(jī)構(gòu)，配置了專兼職檔案人員，制定并落實(shí)了文件材料整理歸檔等一系列檔案工作制度。在檔案保管條件上，配置專用的檔案庫房并符合庫房管理的“八防”要求，配置符合要求的檔案裝具及設(shè)備設(shè)施，以長久地保障檔案安全完整。在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)上，能夠按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開展文件材料歸檔及檔案整理、保管、鑒定、統(tǒng)計工作。在開發(fā)利用工作上，編有一系列檔案檢索工具，編有各種層次的檔案編研材料并產(chǎn)生了較顯著的經(jīng)濟(jì)和社會效益。[詳見江蘇省民營企業(yè)檔案工作要則（B類）]江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊5、現(xiàn)代化檔案管理有哪些要求？在規(guī)范化建檔，達(dá)到B類要求的基礎(chǔ)上，達(dá)到以下五個方面要求：檔案管理體制健全，建立了企業(yè)檔案館，實(shí)施檔案、信息、圖書、資料等信息資源一體化管理模式；檔案資源儲備豐富，建立了經(jīng)營管理檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、音像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案以及信用檔案、反傾銷檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、企業(yè)產(chǎn)權(quán)檔案、客戶市場檔案、企業(yè)文化檔案、職工檔案等企業(yè)核心檔案類型；檔案保護(hù)保管設(shè)施先進(jìn)，建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房，設(shè)有溫濕度自動調(diào)節(jié)設(shè)備、自動化防盜防火報警、監(jiān)控滅火設(shè)備；檔案信息化進(jìn)入企業(yè)信息化一盤棋，建立企業(yè)檔案信息化綜合管理平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公系統(tǒng)及ERP等系統(tǒng)應(yīng)歸檔電子文件的在線歸檔和脫機(jī)歸檔保存；檔案的價值充分體現(xiàn)，設(shè)有內(nèi)容豐富、形式多樣的陳列室，用檔案展示企業(yè)發(fā)展歷程、經(jīng)營特色、文化與形象，檔案在企業(yè)管理、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造、設(shè)施設(shè)備維護(hù)、市場營銷、反不正當(dāng)競爭、反傾銷、維權(quán)應(yīng)訴中發(fā)揮顯著作用。

[詳見江蘇省民營企業(yè)檔案工作要則（C類）]江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊6、民營企業(yè)檔案主要有哪些門類？

民營企業(yè)檔案一般包括黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計類、職工檔案類、特殊載體類等11個基本大類檔案。另外，企業(yè)還可以根據(jù)需要建立客戶市場類檔案、企業(yè)信用檔案、企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案、企業(yè)文化類檔案等檔案門類。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊7、民營企業(yè)文書檔案收集哪些材料？2-1

文書檔案是指民營企業(yè)在黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)管理等工作活動中形成的檔案。主要有：（1）反映企業(yè)歷史變遷和發(fā)展過程的文件材料，包括企業(yè)發(fā)展史、大事記、年鑒、會議記錄、企業(yè)發(fā)展變遷記錄，民營企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體設(shè)立和變更的請示、批復(fù)、章程、工商登記證、年檢記錄、稅務(wù)登記證、企業(yè)年度計劃總結(jié)等文件材料；調(diào)研報告、經(jīng)驗(yàn)介紹、會議材料等；（2）企業(yè)在黨委（黨支部）、工青婦團(tuán)組織活動中及企業(yè)資證管理、日常行政工作、事務(wù)性工作中形成的文件材料，包括黨委（支部）年度工作計劃、總結(jié)、表彰先進(jìn)、統(tǒng)計年報、上級黨組織、工青婦團(tuán)組織下發(fā)企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的指導(dǎo)性文件、、人事任免、職工名冊，組織企業(yè)文化活動、展示企業(yè)文化的文件材料等。企業(yè)在人力資源管理、教育培訓(xùn)方面形成的文件材料，包括勞動調(diào)配、定員、職稱、調(diào)資、定級晉職、干部職工教育、技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等材料；報道性材料，如新聞媒體報道企業(yè)的信息報道（如熱點(diǎn)新聞、人物素描、大事追記、重點(diǎn)事情跟蹤報道等）；信訪處理材料，如人民代表、政協(xié)委員議案、提案處理材料等；江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊民營企業(yè)文書檔案收集哪些材料？2-2（3）企業(yè)在經(jīng)營活動方面形成的文件材料，包括資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理、計劃管理、產(chǎn)品銷售、物資管理、生產(chǎn)供應(yīng)、財務(wù)管理、市場信息管理、客戶信息管理、知識產(chǎn)權(quán)維護(hù)及有關(guān)信用工作中形成的文件材料，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中和往來單位簽訂的各類合同、協(xié)議等方面文件材料。（4）企業(yè)在生產(chǎn)技術(shù)管理方面所產(chǎn)生的文件材料。包括：生產(chǎn)管理、質(zhì)量檢查報告、標(biāo)準(zhǔn)管理、衛(wèi)生達(dá)標(biāo)、環(huán)境保護(hù)等文件材料；江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊8、民營企業(yè)科技檔案收集哪些材料？3-1科技檔案是指企業(yè)在從事生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備管理等活動中形成的有保存價值的科技文件材料?？萍紮n案具有成套性的特點(diǎn)，是民營企業(yè)檔案收集工作的重要方面。包括企業(yè)在產(chǎn)品開發(fā)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備管理等方面所產(chǎn)生的文件材料。（1）產(chǎn)品設(shè)計方案、制造工藝、商品特色、產(chǎn)品照片、有典型代表意義的實(shí)物、產(chǎn)品說明書及底圖等，產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目的建議書、計劃任務(wù)書、可行性研究方案、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、專利技術(shù)改造和革新文件、發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和著作等；（2）科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的課題申請報告及相關(guān)論證文件、計劃任務(wù)書、實(shí)驗(yàn)工藝設(shè)計文件、實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)報告、成果報告或科學(xué)論文、鑒定驗(yàn)收文件等；江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊民營企業(yè)科技檔案收集哪些材料？3-2（3）基本建設(shè)中形成的項(xiàng)目申請報告及批準(zhǔn)文件、可行性研究報告、計劃任務(wù)書、選址報告、資源調(diào)查報告，方案設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計等各種設(shè)計文件，各類計算書、征地文件、工程承包合同、開工報告和許可文件、各種施工記錄及施工技術(shù)階段總結(jié)、更改設(shè)計通知單、工程質(zhì)量事故處理記錄及報告、竣工圖、各種設(shè)備試運(yùn)行記錄和報告、工程決算、交工驗(yàn)收文件，工程照片、影片、錄音、錄像等音像材料；江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊民營企業(yè)科技檔案收集哪些材料？3-3（4）設(shè)備管理中形成的設(shè)備購置申請書（建議書）、技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證結(jié)論材料、開箱驗(yàn)收記錄材料，裝箱單、各種說明書、證明書、標(biāo)準(zhǔn)圖冊等各種隨機(jī)文件材料，設(shè)備安裝書、設(shè)備安裝工藝規(guī)程等設(shè)備安裝前的設(shè)計文件材料，設(shè)備精度檢驗(yàn)記錄、試車記錄、設(shè)備性能檢查與試運(yùn)行情況記錄、設(shè)備安裝基礎(chǔ)竣工圖、設(shè)備移交使用記錄和驗(yàn)收單等設(shè)備檢測記錄材料，設(shè)備歷次校驗(yàn)合格材料，各種操作、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程及有關(guān)設(shè)備管理制度、各種臺帳圖表和設(shè)備管理計劃、單臺設(shè)備動態(tài)管理（主要指設(shè)備履歷表）材料等設(shè)備管理階段文件材料，設(shè)備維護(hù)修理過程中形成的設(shè)備事故報告、修理報告及圖樣和修理驗(yàn)收單等材料，設(shè)備封存或啟封報告單、設(shè)備調(diào)撥、安裝及驗(yàn)收、移交使用報告、記錄和清單等設(shè)備封存調(diào)遷階段文件材料，設(shè)備改造申請報告、驗(yàn)收單和設(shè)備技術(shù)革新成果等設(shè)備更新改造材料，設(shè)備報廢申請書和設(shè)備報廢鑒定書等設(shè)備報廢管理材料。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊9、民營企業(yè)會計檔案收集哪些材料？會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計核算專業(yè)材料，是紀(jì)錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。民營企業(yè)會計檔案收集范圍主要有：（1）會計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；（2）會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬（銀行日期賬、現(xiàn)金日記賬）、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬（公積金、養(yǎng)老金明細(xì)賬）；（3）財務(wù)報告：月報、季報、年報（包括附表及文字說明）、其他財務(wù)報表；（4）其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案的移交清冊、保管清冊和銷毀清冊（此項(xiàng)也可放在全宗卷內(nèi)）。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊10、民營企業(yè)音像檔案收集哪些材料？

音像檔案是指在各項(xiàng)工作活動中直接形成的有保存價值的錄音帶、錄像帶為信息載體的文件。音像材料應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一樣及時收集。記錄反映企業(yè)主要經(jīng)營管理活動和重要工作成果的錄音帶、錄像帶皆屬收集范圍。（1）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與企業(yè)有關(guān)的重大活動的錄音帶、錄像帶。（2）企業(yè)組織或參加的重要外事活動的錄音帶、錄像帶。（3）記錄企業(yè)重大事件、重大事故及其他異常情況和現(xiàn)象的錄音帶、錄像帶。（4）項(xiàng)目基本建設(shè)過程中錄制的錄音帶、錄像帶。（5）其他有保存價值的錄音帶、錄像帶。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊11、民營企業(yè)實(shí)物檔案收集哪些材料？實(shí)物檔案是民營企業(yè)在各項(xiàng)工作活動中形成的有保存價值的、以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品材料，其收集范圍如下：（1）企業(yè)獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等。（2）上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。（3）企業(yè)對外交往中獲贈的重要紀(jì)念品。（4）企業(yè)組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品。（5）機(jī)構(gòu)成立以來使用過的牌、匾。（6）企業(yè)第一批生產(chǎn)的、獲獎的及重要的產(chǎn)品樣品，使用過的有行業(yè)特征代表意義的稀有設(shè)備。（7）企業(yè)印章、各種證件等其它有保存價值的實(shí)物。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊12、民營企業(yè)照片檔案收集哪些材料？

照片檔案是指在各項(xiàng)工作活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀(jì)錄。記錄反映企業(yè)主要經(jīng)營管理活動和重要工作成果的照片皆屬收集范圍（不包括數(shù)碼照片）。（1）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和外界著名人物參加與企業(yè)有關(guān)的重大活動的照片。（2）企業(yè)典型人物工作活動的照片。（3）企業(yè)組織或參加的重要外事活動的照片。（4）記錄企業(yè)重大事件、重大事故及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。（5）項(xiàng)目基本建設(shè)過程中拍攝的工程照片。（6）其他有保存價值的照片。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊13、民營企業(yè)電子檔案收集哪些材料？電子檔案是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。而電子文件則是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理中產(chǎn)生的以下幾方面的電子文件屬收集范圍：（1）企業(yè)用電子計算機(jī)起草、打印的公文和用電子計算機(jī)編制的各類報表的備份盤等；（2）電子計算機(jī)等技術(shù)含量較高的設(shè)備的隨機(jī)電子文件，如存儲設(shè)備驅(qū)動程序、使用說明書等的磁盤、光盤；（3）企業(yè)開發(fā)或購買的電子計算機(jī)各種軟件等電子文件；（4）企業(yè)OA系統(tǒng)中心電子文件和本單位收發(fā)的E-mail；（5）企業(yè)ERP、CAD和CAM以及其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件。（6）電子設(shè)備采集的圖像、音頻、視頻等形成的電子文件。

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14、客戶資信檔案應(yīng)收集哪些文件材料？2-1

客戶資信檔案指的是在客戶資信管理過程中形成的有參考價值的原始記錄。建立客戶資信檔案，了解客戶，有利于增進(jìn)和改善客戶關(guān)系，提高客戶滿意度，可以掌握客戶信用狀況，避免企業(yè)壞帳，可以跟蹤客戶動態(tài)，避免人為因素丟失客戶?？蛻糍Y信檔案應(yīng)包括6個方面的內(nèi)容：（1）客戶基本情況：主要內(nèi)容包括注冊名稱、地址、企業(yè)類別或性質(zhì)、經(jīng)營范圍和期限、執(zhí)照的有效期限、發(fā)證機(jī)關(guān)、制造許可證、注冊資本、法人代表、生產(chǎn)管理認(rèn)證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等；（2）銷售人員信息記錄：是指企業(yè)銷售人員通過實(shí)地訪問和電話信函了解到的許多客戶內(nèi)部信息，包括該客戶對待各交易環(huán)節(jié)的習(xí)慣態(tài)度和做法，特別是對于償付貸款的一般做法，同時要記錄客戶的付款情況，并隨著每次交易進(jìn)行動態(tài)管理情況；（3）同行對客戶的資信評價；江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊客戶資信檔案應(yīng)收集哪些文件材料？2-2（4）公共管理資信記錄：主要通過司法部門、行政部門和媒體部門而得到的客戶資信方面的內(nèi)容。具體包括在法院、工商、稅務(wù)、公安、許可證發(fā)放主管部門等國家機(jī)關(guān)和報紙、電視、網(wǎng)絡(luò)等新聞媒體形成的資信記錄；（5）商業(yè)資信證明書和客戶開戶銀行資信證明書；（6）企業(yè)資信綜合調(diào)查報告：指委托企業(yè)資信調(diào)查中介機(jī)構(gòu)對客戶資信檔案的形成和積累始終處于一個動態(tài)的管理過程，只有雙方有經(jīng)濟(jì)上的交往，檔案就在不斷形成。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊15、民營企業(yè)信用檔案主要有哪些內(nèi)容？2-1

企業(yè)信用檔案主要指政府機(jī)關(guān)為企業(yè)建立的和企業(yè)自身在政治、經(jīng)濟(jì)、法律、道德等社會實(shí)踐活動中形成的有關(guān)信譽(yù)和行為規(guī)范等文件材料。主要內(nèi)容包括以下8個方面：（1）證明企業(yè)法人資格的各類登記注冊、驗(yàn)審、年檢、資質(zhì)等級、管理體系、標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)、資產(chǎn)、資金、資本運(yùn)營評估確認(rèn)、商標(biāo)注冊、評價確認(rèn)、檢驗(yàn)、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、專利申報與確認(rèn)、評優(yōu)等方面的文件及證件；（2）銀行、稅務(wù)、會計信用等級與商業(yè)信用等級的申報與確定的文件及證件；江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊民營企業(yè)信用檔案主要有哪些內(nèi)容？2-2（3）市場行為的各類合同、協(xié)議履約狀況的文件；（4）獲得各類榮譽(yù)證書；（5）企業(yè)內(nèi)部審計和社會審計結(jié)論性文件材料；（6）社會輿論、新聞媒體對企業(yè)評價報道的文章、照片和其他音像材料；（7）企業(yè)在產(chǎn)品設(shè)計、可行性研究、專家鑒定等方面的質(zhì)量監(jiān)督材料；（8）其他記錄和反映企業(yè)信用狀況的文件材料等。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊16、根據(jù)當(dāng)前反傾銷斗爭的需要，對民營企業(yè)檔案收集范圍和保管期限如何調(diào)整？

根據(jù)當(dāng)前反傾銷斗爭的需要，民營企業(yè)檔案收集材料涉及的內(nèi)容和范圍很廣，如企業(yè)狀況，包括所有制性質(zhì)、生產(chǎn)產(chǎn)品種類、型號、生產(chǎn)要素（含原材料消耗、人工消耗、電力消耗、包裝用品消耗、廢品處理等五個方面）、數(shù)量、成本，產(chǎn)品在原材料購買、銷售定價、利潤分配等方面的權(quán)限與政府的關(guān)系等材料，企業(yè)經(jīng)營者的個人檔案、企業(yè)信用檔案、企業(yè)商業(yè)秘密檔案。民營企業(yè)有必要根據(jù)新形勢的要求，重新科學(xué)制訂企業(yè)各種文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表，對于原來沒有收集或者不夠重視的材料如生產(chǎn)過程中形成的原始記錄等要納入歸檔范圍，加強(qiáng)收集。有關(guān)文件材料保管期限的確定，在遵守有關(guān)規(guī)定的前提下，可以根據(jù)企業(yè)產(chǎn)品生命力和市場銷售等情況適當(dāng)延長或縮短，這有利于維護(hù)企業(yè)利益，在反傾銷等工作中提供有力依據(jù)。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊

17、民營企業(yè)文件材料的積累工作

有幾種方式？文件的積累是一項(xiàng)將企業(yè)各項(xiàng)活動中產(chǎn)生的有保存價值的文件材料加以適當(dāng)集中的工作。民營企業(yè)文件材料積累主要有以下二種方式：（1）.職能部門積累，指由文件的形成或經(jīng)辦部門實(shí)行文件的積累工作，并有專人負(fù)責(zé)保管和登記(登記表式樣附后)。如：黨政管理部門文件由企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)積累；生產(chǎn)經(jīng)營文件由生產(chǎn)經(jīng)營部門積累；科技文件由科技部門積累等。（2）.檔案部門積累，指由檔案部門對民營企業(yè)文件實(shí)行統(tǒng)一積累與保管。要做好文件材料的積累工作，必須采取以下措施：文件積累工作納入相關(guān)職能部門工作的程序中；文件積累工作納入企業(yè)的計劃管理中；文件積累工作納入有關(guān)部門和人員的崗位責(zé)任制；為文件積累工作提供必要的物質(zhì)條件，以保證質(zhì)量。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊18、如何確定民營企業(yè)文件材料

歸檔的時間？2-1歸檔時間是指所形成的企業(yè)文件材料何時辦理歸檔交接手續(xù)的時間。歸檔時間是歸檔制度的重要內(nèi)容之一，企業(yè)應(yīng)根據(jù)文件材料形成特點(diǎn)確定歸檔時間：黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作中形成的文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。產(chǎn)品生產(chǎn)或開發(fā)、科研課題、基建工程項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊19、如何確定民營企業(yè)文件材料

歸檔的時間？2-2會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。電子文件邏輯歸檔實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的其它載體歸檔時間一致。更新、補(bǔ)充的文件材料；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；基本建設(shè)、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行管理中形成的更新材料；其他臨時活動中形成的文件材料等，應(yīng)做到隨時歸檔。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊20、文件材料歸檔手續(xù)如何辦理？文件材料歸檔前由檔案部門驗(yàn)收，文件材料在歸檔前遺失，文件形成部門或經(jīng)辦人應(yīng)盡力彌補(bǔ)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。歸檔部門或個人及檔案部門應(yīng)填寫移交檔案登記?。ㄒ姼戒洟幔唤与p方交點(diǎn)清楚，雙方簽字，以備查考。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊21、對歸檔文件材料的質(zhì)量有什么

要求?

主要有以下幾方面要求：（1）歸檔的文件材料必須齊全完整，照片（包括底片）、錄音帶、錄像帶等必須同其詳細(xì)的文字說明材料一起歸檔；（2）歸檔的文件材料必須是原件，歸檔的發(fā)文應(yīng)包括正式文件、發(fā)文稿紙、定稿（非計算機(jī)清稿），特別重要的文件應(yīng)同時保存歷次修改稿（非計算機(jī)清稿）；（3）歸檔的文件材料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，準(zhǔn)確地反映生產(chǎn)、基建、科研、技術(shù)、經(jīng)營管理各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程，符合自然形成規(guī)律；（4）歸檔文件材料的制成材料必須易于耐久保存，同時要保證圖像清晰、字跡工整、審查簽字手續(xù)完備，禁用鉛筆、圓珠筆、純籃墨水、紅墨水、復(fù)寫紙，歸檔文件禁用色帶打?。唬?）電子文件的歸檔應(yīng)遵守兩個原則：第一、電子文件和紙質(zhì)文件歸檔實(shí)行“雙套制”，即在電子文件歸檔時應(yīng)制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝件，同時存檔。第二、同時做好在線歸檔和脫機(jī)歸檔兩方面的工作，在線歸檔是指將經(jīng)過整理的電子文件，轉(zhuǎn)入由檔案部門管理控制的檔案數(shù)據(jù)庫，脫機(jī)歸檔是指從在線的硬盤上刻錄到光盤等載體上進(jìn)行歸檔。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊22、如何保證歸檔文件材料的齊全

完整?

應(yīng)從制度上明確責(zé)任人制度，對歸檔要求予以明確，并注意以下具體環(huán)節(jié)：（1）產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定，基建、技改項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，引進(jìn)設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動，必須有專（兼）職檔案員參加，文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收；（2）工作人員外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料，要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時送交本部門整理、歸檔，并經(jīng)檔案部門簽字確認(rèn)后方可履行相關(guān)報銷事宜；（3）員工人事檔案可由人事部門收集保管，但必須按檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理；（4）企業(yè)檔案室要加強(qiáng)對本單位文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊23、什么是科技檔案的預(yù)立卷？

如何進(jìn)行？

科技檔案預(yù)立卷工作是科技文件材料隨時收集積累最有效的形式，它是指科技項(xiàng)目責(zé)任者或業(yè)務(wù)部門立卷人員，隨時將科技活動實(shí)施前和實(shí)施中辦理完畢的文件材料按照所編的歸卷?xiàng)l款，歸入相應(yīng)的卷盒，預(yù)見性做好平時文件材料暫存管理的工作。要做好科技文件材料的預(yù)立卷工作，應(yīng)做到如下幾點(diǎn)：（1）正確選擇預(yù)立卷的地點(diǎn)。科技文件材料的預(yù)立卷地點(diǎn)的選擇，并不像文書材料那樣集中在文書處理部門或檔案室，而應(yīng)按科技材料積累方式和途徑設(shè)點(diǎn)，由各自的責(zé)任者（項(xiàng)目責(zé)任人、指定的專人、職能部門兼職檔案員）負(fù)責(zé)歸檔范圍內(nèi)科技文件材料的收集、積累、歸檔。如某一工程或科研項(xiàng)目在實(shí)施之前，就應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定專人或兼管人員對該項(xiàng)目的科技文件材料進(jìn)行收集、積累，做好平時立卷工作。待項(xiàng)目、課題告一段落或結(jié)束后，在單位檔案部門或檔案人員的指導(dǎo)下，調(diào)整立卷后歸檔。（2）設(shè)置預(yù)立卷盒（袋）。這是由進(jìn)行預(yù)立卷的部門和個人，按照案卷類目條目設(shè)置的。如果某科技項(xiàng)目的科技文件材料較多，可將該項(xiàng)目分為階段、問題或子項(xiàng)設(shè)多個立卷盒。（3）隨時歸檔。預(yù)立卷工作必須要手勤腿勤，及時收集文件材料，按照文件登記簿隨時積累歸檔；按科技、生產(chǎn)程序和有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)對照檢查，積累歸卷；按工程性質(zhì)、階段隨時收集，積累和歸卷。要保證平時立卷工作的質(zhì)量，一方面在文件辦理告一段落或辦畢后隨時歸檔；另一方面要建立文件借閱登記簿，登記清楚，歸還后要隨時歸卷。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊24、文書檔案如何整理與編目?

文書檔案整理，近年來我省推行文件級整理，即按件整理。按“件”整理要以計算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有:（1）對歸檔文件逐件裝訂固定。（2）對歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行問題----年度――保管期限分類。（3）對分類后的歸檔文件按辦結(jié)時間排列，其中對屬同一個事由形成的若干件文件材料相對集中。（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“歸檔章”（樣式見下圖1欄目的間距按標(biāo)準(zhǔn)），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。（5）編制歸檔文件目錄（樣式見下圖2欄目的間距按標(biāo)準(zhǔn)）。（6）將歸檔文件按連續(xù)件號順序裝盒，填寫脊背欄目（樣式見下圖3，欄目的間距按標(biāo)準(zhǔn)）。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊25、科技檔案如何整理與編目？3-1科技檔案整理，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律（即成套性），保持其內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（1）分類應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營活動的性質(zhì)或規(guī)模來確定，不能簡單的一律采用一種分類模式，或機(jī)械的搬用別的單位和專業(yè)的分類方法。在一個企業(yè)內(nèi)，應(yīng)有一個綜合的分類方案，分類標(biāo)準(zhǔn)要一致，力求簡明，不宜層次太多?？萍紮n案的分類方法最基本的有以下幾種：①按工程項(xiàng)目分類，主要適用于基建檔案。它是將一個工程項(xiàng)目的檔案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按產(chǎn)品類型分類，主要適用于產(chǎn)品檔案。它是在企業(yè)全部產(chǎn)品范圍內(nèi)，以各個獨(dú)立的產(chǎn)品檔案為基礎(chǔ)，按產(chǎn)品型號逐級分類，便于按照不同型號的產(chǎn)品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設(shè)備檔案的分類。③按科研課題分類，主要適合于科學(xué)技術(shù)研究檔案。它是以一個科研課題為基礎(chǔ)。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊科技檔案如何整理與編目？3-2（2）編目科技檔案目錄（樣式見下圖1），是以卷、冊為對象進(jìn)行登記編制的，實(shí)際上是案卷的名冊，其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統(tǒng)計、查找、利用?？萍紮n案的分類目錄，是嚴(yán)格按照科技檔案分類、排列次序，對案卷進(jìn)行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務(wù)的工具?？萍紮n案的編號叫檔號，檔號主要包括分類號（項(xiàng)目代號）、案卷號。如設(shè)備檔案中有檔案為S.10-12的案卷，其檔號含義為：S代表設(shè)備檔案，10代表該設(shè)備代號，12代表該設(shè)備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊科技檔案如何整理與編目？3-3（3）擬寫案卷題名案卷題名應(yīng)簡明揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。案卷題名的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目的名稱、代號，針對部分內(nèi)容，材料名稱等。如A大樓水電照明竣工圖，098課題鑒定驗(yàn)收大綱，C-163萬能鐘床變速裝置零件圖等。（4）裝訂案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無論采用哪種形式，科技文件材料都要折疊為統(tǒng)一的A4幅面，長期保存的案卷裝訂時要取掉金屬物。案卷不裝訂時科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄（式樣見下圖1，欄目的間距按標(biāo)準(zhǔn)）的編排次序排列有序，用檔號章（式樣見下圖2，）固定?？萍紮n案的整理質(zhì)量要符合國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊26、會計檔案如何整理與編目？會計部門將當(dāng)年度的會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報表及其他會計核算專業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、帳簿、財務(wù)報表等幾種主要形式進(jìn)行分類。通常采用種類――保管期限――年度分類方法，即把財務(wù)報表、帳簿、憑證、其它分開，再按年度時間先后排列。會計檔案經(jīng)過分類排列、裝訂和編號，使之位置固定下來，然后登記案卷目錄，這就是會計檔案的編目。編制會計檔案案卷目錄（樣式見下圖）工作，一般由會計部門負(fù)責(zé)完成。當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計部門保管一年。期滿后，應(yīng)當(dāng)由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。會計檔案的整理質(zhì)量要符合國家標(biāo)準(zhǔn)《會計檔案案卷格式》的要求。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊27、照片檔案如何整理與編目？

照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案可在全宗內(nèi)按保管期限--年度--問題進(jìn)行分類，然后給一張或一組照片編照片號，最后按序排列入冊。照片檔案分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。照片號是固定和和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限簡稱或代碼、冊號、張?zhí)柣蛉谔?、保管期限簡稱或代碼、張?zhí)柦M成。照片號格式：全宗號--保管期限--冊號--張?zhí)?，對于反映同一事件的一組照片可以編組聯(lián)號。底片在全宗內(nèi)編流水號，格式為全宗號－底片號，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號，同時在底片袋的右上方標(biāo)明底片號。一張照片應(yīng)有一個說明，一組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。文字說明的內(nèi)容包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等六要素。整理完后，編制照片檔案冊內(nèi)目錄（式樣如下圖）使位置固定下來。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊28、音像檔案如何整理與編目？音像文件材料應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一樣及時整理歸檔。錄音帶、錄像帶的整理以自然盒為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標(biāo)簽，注明主要內(nèi)容、形成時間、帶長（分鐘）、編號、型號和保管期限等內(nèi)容。整理完成后需編制音像檔案案卷目錄（式樣如下圖）。歸檔的音像文件應(yīng)由形成部門編制歸檔說明。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊29、檔案日常管理需要哪些設(shè)備？

（1）、檔案整理所需要的裝訂機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。（2）、庫房管理需要的密集架（檔案柜）、除塵器、消毒柜、空調(diào)、去濕機(jī)、加濕機(jī)、溫濕度測量設(shè)備、防火防盜監(jiān)控報警等設(shè)施設(shè)備。（3）、檔案修復(fù)、利用需要的照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、閱讀機(jī)等設(shè)備。（4）、現(xiàn)代化管理需要的計算機(jī)及其檔案軟件系統(tǒng)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備。（5）、根據(jù)需要配備CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)、縮微閱讀復(fù)印機(jī)、裱糊機(jī)。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊30、如何做好檔案保管工作？

企業(yè)應(yīng)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管。保管工作應(yīng)以預(yù)防為主，防治結(jié)合，確保檔案完整與安全。(1)檔案入庫前應(yīng)除塵、去污、消毒、去酸。(2)對一些不利于檔案保管的紙制材料和字跡，應(yīng)以復(fù)印或加膜等方式保護(hù)。對一些不利于檔案保護(hù)的包裝物應(yīng)去除。(3)檔案卷皮、卷盒應(yīng)采用無酸材料制成，并符合國家標(biāo)準(zhǔn)。(4)重要檔案應(yīng)考慮異地備份保存。(5)底圖應(yīng)平放或卷放在底圖柜中，不宜折疊。(6)磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應(yīng)存放在防磁柜中或遠(yuǎn)離磁場有安全的距離。(7)光盤、縮微膠片和底片應(yīng)存放于專用的裝具內(nèi)。(8)及時補(bǔ)救或修復(fù)受損的檔案。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊31、如何做好檔案庫房管理工作？(1)庫房管理要采取“八防”(防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防高溫、防塵、防蟲)等措施。(2)庫房應(yīng)保持衛(wèi)生清潔。堅持溫濕度登記,溫、濕度應(yīng)符合各類載體的保管要求。(3)定期檢查保管檔案的庫房門、窗及用電安全，檢查庫房溫濕度控制及防蟲害情況、庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，及時排查隱患。(4)每二年一次清理核對全部庫藏檔案數(shù)量,做到賬物相符。庫藏檔案發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。檢查檔案排列次序，檔案損壞情況等。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊32、檔案庫房怎樣達(dá)到“八防”要求？3-1

⑴檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離存有易燃易爆物品、空氣污染等不安全的場所，不適宜設(shè)置在地下樓層或頂層。檔案庫樓面負(fù)荷應(yīng)為5kN/m2。采用密集架時，不應(yīng)小于12kN/m2，或按實(shí)際需要確定。⑵檔案庫房應(yīng)有防盜措施，一般庫房要加設(shè)防盜門窗，有條件的單位應(yīng)配置電子監(jiān)控系統(tǒng)。⑶檔案庫房窗子要配掛防光窗簾，防止陽光直射庫內(nèi)；同時庫房照明裝置應(yīng)以使用白熾燈為宜，避免日光燈中紫外線對檔案紙張的破壞。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊檔案庫房怎樣達(dá)到“八防”要求？3-2⑷庫房應(yīng)配備去濕機(jī)及放置吸潮劑。⑸庫房可通過機(jī)械通風(fēng)、自然通風(fēng)等方法減緩庫內(nèi)溫度過高現(xiàn)象。通常應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備，以達(dá)到庫房理想的溫度。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊檔案庫房怎樣達(dá)到“八防”要求？3-3(6)檔案庫房周圍要滅絕火源跡象，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，要建立嚴(yán)密的防火制度并配備適合檔案保管的消防滅火系統(tǒng)或器材。(7)檔案柜架應(yīng)放置防蟲、霉藥品，以防霉菌、害蟲損壞檔案。為防止檔案發(fā)生鼠害，庫房應(yīng)定期檢查并投放滅鼠藥。(8)為防止灰塵對檔案的損害，庫房最好加雙層窗，同時利用吸塵器及時吸除檔案柜架上的灰塵。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊33、檔案庫房的溫、濕度有何要求？檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在14～24℃，庫房日變化幅度不超過±2℃；相對濕度應(yīng)控制在45～60%，庫房日變化幅度不超過±5%。保存母片的膠片庫溫度應(yīng)控制在13～15℃,相對濕度應(yīng)控制在35～45%。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊34、民營企業(yè)檔案保管期限如何確定？2-1

保管期限一般以企業(yè)管理的客觀利用需求為依據(jù)來確定，既要考慮文件的現(xiàn)實(shí)利用價值，更要兼顧長遠(yuǎn)的歷史利用價值。保管期限有永久、長期(15—50年，含50年)和短期(15年以下，含15年)或永久、定期（30年、10年等）。具體地說：（1）凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管；（2）凡是反映企業(yè)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料，列為長期(或30年)保管；（3）凡是在較短時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等有參考利用價值的文件材料，列為短期(或10年)保管。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊民營企業(yè)檔案保管期限如何確定？2-2產(chǎn)品屬企業(yè)自身開發(fā)的，其檔案保管期限一般定為永久，屬外來加工的一般為定期；基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的保管期限參見《基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定；設(shè)備檔案的保管期限可以根據(jù)該設(shè)備的使用年限設(shè)為定期；會計檔案的保管期限有永久、定期兩類，其中定期包括3年、5年、10年、15年、25年五類（具體參見1998年8月財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》）。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊35、如何進(jìn)行檔案的鑒定工作？

企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。(1)企業(yè)檔案鑒定小組應(yīng)對已滿保管期限的檔案進(jìn)行逐件鑒定。(2)保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，經(jīng)企業(yè)法人代表批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。(3)銷毀清冊永久保存。(4)檔案銷毀須到保密部門指定的地點(diǎn)，并由兩人以上監(jiān)銷。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊36、如何做好檔案的統(tǒng)計工作？

企業(yè)檔案部門應(yīng)對檔案管理、利用等有關(guān)情況進(jìn)行日常統(tǒng)計。(1)統(tǒng)計工作應(yīng)做到統(tǒng)計數(shù)字準(zhǔn)確無誤，統(tǒng)計工作按時進(jìn)行。(2)日常統(tǒng)計工作要有臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案藏量情況統(tǒng)計（統(tǒng)計臺帳表格格式見附錄⑩）；檔案檢查情況統(tǒng)計等。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊37、民營企業(yè)對國家和社會有保存

價值的檔案有哪些？2-1民營企業(yè)檔案歸民營企業(yè)所有，但其中對國家和社會有保存價值的檔案，民營企業(yè)要依法履行保護(hù)與保密義務(wù)。鼓勵民營企業(yè)向國家綜合檔案館捐贈、寄存對國家、社會有保存價值的檔案。民營企業(yè)對國家和社會有保存價值的檔案主要有：（1）對國家、社會產(chǎn)生重大影響，涉及國家榮譽(yù)、國家利益的有關(guān)發(fā)明創(chuàng)造的檔案材料；（2）擁有自主知識產(chǎn)權(quán)及填補(bǔ)國內(nèi)外空白的行業(yè)主導(dǎo)產(chǎn)品的檔案材料，以及在國內(nèi)屬于高新技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備和行業(yè)主導(dǎo)產(chǎn)品的檔案材料；江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊民營企業(yè)對國家和社會有保存價值的檔案有哪些？2-2（3）參與或承擔(dān)國家、省、市、縣（市、區(qū)）重大科研項(xiàng)目、重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目的檔案材料；（4）反映行業(yè)特點(diǎn)、地方特色，對研究本地區(qū)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要憑證或參考價值的檔案材料；（5）記錄黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來企業(yè)視察，省、市、縣（市、區(qū)）主要領(lǐng)導(dǎo)參加企業(yè)重要會議、重大活動或?qū)ζ髽I(yè)進(jìn)行調(diào)研形成的檔案材料；（6）涉及社會公共利益和國家安全的檔案材料；（7）其他對國家和社會具有保存價值的檔案材料。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊

38、民營企業(yè)檔案管理的模式有哪

幾種？民營企業(yè)檔案管理可采用集中式、網(wǎng)點(diǎn)式和寄存式等不同形式。（1）所謂集中式管理，是指將企業(yè)各類檔案實(shí)體集中統(tǒng)一管理；（2）所謂網(wǎng)點(diǎn)式管理，是指根據(jù)企業(yè)性質(zhì)和規(guī)模實(shí)行集團(tuán)（總公司、總廠）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、公司（分公司、分廠）單獨(dú)建檔，形成的目錄集中統(tǒng)一保管在綜合檔案室；（3）所謂寄存式管理是指民營企業(yè)將自身形成的檔案寄存到地方檔案館。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊39、檔案行政管理部門和綜合檔案

館可以為民營企業(yè)檔案工作提供哪

些服務(wù)？（1）提供免費(fèi)的檔案業(yè)務(wù)技術(shù)咨詢、現(xiàn)場指導(dǎo)；（2）組織檔案知識技能培訓(xùn)；（3）提供檔案法規(guī)、政策、規(guī)范性文件等業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的文本及檔案業(yè)務(wù)信息；（4）組織檔案業(yè)務(wù)交流；（5）檔案館為民企提供檔案寄存服務(wù)。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊40、民營企業(yè)檔案部門如何做好

檔案利用服務(wù)工作？2-1

民營企業(yè)檔案管理部門應(yīng)及時有效地提供檔案利用，并大力開發(fā)檔案信息資源為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。(1)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用必須按相關(guān)規(guī)定審批。(2)利用檔案應(yīng)按規(guī)定登記（見附錄⑾）。利用效果突出的應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記（見附錄12）。(3)可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子版本檔案；出具檔案證明。利用歸檔電子文件應(yīng)使用拷貝件。歸檔電子文件的封存載體不得外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，應(yīng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊民營企業(yè)檔案部門如何做好檔案利用服務(wù)工作？2-2(4)編制多種檢索工具滿足利用者需要。(5)檔案管理部門應(yīng)結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展需要，開發(fā)檔案信息資源為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。☆對檔案信息進(jìn)行綜合整理、分類匯總，形成專業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫專題匯編，如信用檔案數(shù)據(jù)庫、設(shè)備檢修有效期數(shù)據(jù)庫、產(chǎn)品設(shè)計更新信息數(shù)據(jù)庫、榮譽(yù)獎懲信息數(shù)據(jù)庫等專題文件匯編，為企業(yè)提供產(chǎn)品性能比較、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的形勢變化等方面的信息支撐?！顚n案信息進(jìn)行分析研究，形成有一定深度的編研成果，如大事記、年鑒、組織機(jī)構(gòu)沿革、歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。(6)舉辦檔案陳列或展覽，通過檔案展示企業(yè)業(yè)績和形象。(7)創(chuàng)辦企業(yè)檔案主頁或網(wǎng)站。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊

保密的目的是為了更好的利用。在開展檔案利用工作時，既要積極提供檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)，又要堅持保密原則。利用與保密，從根本上來說是一致的。民營企業(yè)要維護(hù)自身的合法利益，保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)，在注重發(fā)揮檔案效用的同時，必須重視檔案的保密工作，健全檔案的保管和查閱利用制度，并在實(shí)際工作中嚴(yán)格執(zhí)行。具體地說，查閱檔案應(yīng)在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行，一般不外借，確需外借的必須辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)，查閱有密級的或者需要控制的檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，對于一些雖不屬機(jī)密，但不宜公開的檔案，特別是在反傾銷應(yīng)訴等工作中不利于企業(yè)的商業(yè)秘密檔案也要加強(qiáng)安全管理。41、怎樣正確處理檔案利用與保密兩者之間的關(guān)系？江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊42、什么是一次加工檔案編研成果？一次加工檔案編研成果是指將生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)等工作和活動中形成的原始文件（一般是原始文件的重份文件）或者原始文件的復(fù)制件按專題匯集裝訂起來，形成的一種匯編材料。如《質(zhì)量管理文件匯編》、《應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法論文選編》、《技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)匯編》、《發(fā)文匯集》等都是一次加工檔案編研成果。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊43、什么是二次加工檔案編研成果？二次加工檔案編研成果是通過摘錄、縮編、剪輯檔案內(nèi)容，并按照一定的要求重新組織整理，形成的概要性、介紹性材料。二次加工檔案編研成果類型比較多，有檔案文摘、專題簡介、提要和索引等。常見的二次加工檔案編研成果如《食品生產(chǎn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)摘要》、《產(chǎn)品簡介》、《科研成果簡介》、《主要生產(chǎn)裝置設(shè)計概要》、《人員任免索引》等。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊44、什么是三次加工檔案編研成果？三次加工檔案編研成果是依據(jù)檔案，并參照有關(guān)的資料，在系統(tǒng)、深入分析研究的基礎(chǔ)上編寫形成的一種新的參考材料。三次加工檔案編研成果屬深層次檔案編研成果，目前常見的大多為工具書式的，主要有：《年鑒》、《企業(yè)志》等。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表有哪些？（1）產(chǎn)品品種、產(chǎn)量和質(zhì)量，原材料和能源消耗，勞動生產(chǎn)率、成本、利潤、流動資金等經(jīng)濟(jì)技術(shù)報表；（2）動力設(shè)備分類統(tǒng)計表；（3）建筑面積分類統(tǒng)計表；（4）職工總數(shù)、各類人員比例數(shù)、技術(shù)人員素質(zhì)和技術(shù)工人等級表、各類人員平均工資數(shù)、職工增減變化數(shù)；（5）勞動安全事故比較報表等。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊45、如何利用計算機(jī)管理檔案信息？根據(jù)各單位信息化整體水平，利用計算機(jī)管理檔案信息有以下幾個途徑：（1）未實(shí)施辦公自動化單位，可由檔案部門將保存的檔案資料建立機(jī)讀目錄，通過掃描實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化（存量數(shù)字化）；已建立局域網(wǎng)的單位，可在網(wǎng)上發(fā)布檔案機(jī)讀目錄及全文，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上利用和檔案信息共享。（2）已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公、經(jīng)營管理的單位，檔案部門利用計算機(jī)實(shí)現(xiàn)OA網(wǎng)中、企業(yè)ERP系統(tǒng)等形成的電子文件網(wǎng)上收集、整理、歸檔、利用一條龍管理（增量電子化），雙套制歸檔的非電子載體檔案一般不需提供利用，而直接通過查閱相關(guān)電子文件內(nèi)容即可。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊46、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)有

那些？紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊47、紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時，如何正確選擇掃描色彩模式？

掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊48、紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時，如何

正確選擇掃描分辨率？

掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。需要進(jìn)行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊49、電子文件有哪些特點(diǎn)？隨著企業(yè)信息化的不斷推進(jìn)，電子公文、電子郵件、電子數(shù)據(jù)庫、數(shù)碼音頻、視頻、圖像、圖形等電子文件在企業(yè)中開始普遍形成，由此而產(chǎn)生了大量具有檔案保存價值的電子文件。電子文件是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，電子文件是在計算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。電子文件與紙質(zhì)文件一樣，有保存價值的須歸檔，形成電子檔案，以長遠(yuǎn)保存民營企業(yè)的電子記憶。電子文件與紙質(zhì)文件比較，有很大區(qū)別，主要表現(xiàn)在：（1）電子文件對設(shè)備的依賴性。電子文件的形成和各種處理均是在計算機(jī)等設(shè)備的支持下完成的，離開計算機(jī)等設(shè)備，電子文件既看不見也摸不著；（2）電子文件的非直讀性；（3）電子文件的可轉(zhuǎn)換性，電子文件信息與載體可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化；（4）電子文件資源共享的方便快捷與信息的不安全性。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊50、電子文件如何整理？

電子文件的整理，是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門別類進(jìn)行整理，為歸檔做好準(zhǔn)備的工作。歸檔的電子文件由形成部門負(fù)責(zé)整理、編輯，并按要求寫入光盤，檔案部門予以協(xié)助、指導(dǎo)。（1）產(chǎn)品研制或工程設(shè)計過程形成的電子文件應(yīng)以產(chǎn)品型號、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單位按電子文件類別分別保管，其中由多個零部件組成的復(fù)雜產(chǎn)品，按總體、分系統(tǒng)、單項(xiàng)排列；建設(shè)項(xiàng)目按設(shè)計、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序排列。（2）文本文件按文件及目錄、軟件說明等屬類進(jìn)行文件的整理，光盤應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號、套別、名稱、主要內(nèi)容、密級、保管期限和軟硬平臺等。（3）數(shù)碼照片，可以通過光盤刻錄進(jìn)行保存、檢索。具體的，先建立一個照片類目文件夾，然后將所攝的具有保存價值的數(shù)碼照片按類目保存到計算機(jī)，并給每張照片附上文字說明，再刻錄成光盤。多個類目的照片可以刻錄在一張光盤上。檢索的方法可以通過打開計算機(jī)左下角的“開始－搜索－所有文件和文件夾”按鈕，輸入相關(guān)內(nèi)容，就能快速檢索到此照片。對數(shù)碼照片也可以安裝檔案管理軟件進(jìn)行整理、編目、檢索。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊51、電子文件如何歸檔？2-1

（1）電子文件的歸檔管理目前實(shí)行“雙套制”。即具有永久保存價值的文件或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等，歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。（2）電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。所謂背景信息和元數(shù)據(jù)分別指：背景信息，指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息；元數(shù)據(jù)，指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式，編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件等數(shù)據(jù)。（3）電子文件歸檔還應(yīng)注意收集以下有關(guān)文件：支持性文件，指能夠生成運(yùn)行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設(shè)備運(yùn)行所需的操作系統(tǒng)。數(shù)據(jù)文件，指各種數(shù)據(jù)材料。由于數(shù)據(jù)在不斷變化、更新，應(yīng)對原始數(shù)據(jù)隔一段時間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔。與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件，主要有產(chǎn)生電子文件所使用的設(shè)備的安裝與使用說明、操作手冊等；以及電子文件形成過程中產(chǎn)生的一些紙質(zhì)文件，如設(shè)計任務(wù)書、操作手冊、元代碼表等。江蘇省民營企業(yè)檔案實(shí)用知識技能培訓(xùn)手冊電子文件如何歸檔？2-2（4）、邏輯歸檔可實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。邏輯歸檔，指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。物理歸檔，指把電子文件下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。電子文件歸檔方式可以采取實(shí)時的邏輯歸檔和定期的物理歸檔。物理歸檔應(yīng)當(dāng)復(fù)制一式三套，一套用于封存保管，一套用于提供利用，一套用于異地保存。一個歸檔年度的電子文件應(yīng)集