如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議2024/3/11如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議內(nèi)容提要會(huì)議現(xiàn)狀分析;成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作;影響會(huì)議的個(gè)人因素;會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議第一單元會(huì)議現(xiàn)狀分析

會(huì)議所呈現(xiàn)的趨勢(shì)；無效率會(huì)議的驚人開銷。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議一、會(huì)議所呈現(xiàn)的趨勢(shì)

·

開會(huì)次數(shù)與時(shí)間增加；·跨部門之協(xié)調(diào)會(huì)議增加；·所有相關(guān)階層的專業(yè)人士參與。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議二、無效率會(huì)議的驚人開銷

一個(gè)好的會(huì)議設(shè)計(jì)與開會(huì)技巧，事實(shí)上，可以節(jié)省一半的開會(huì)時(shí)間，決策過程也會(huì)變得較有效率。也就是說，花在無效率會(huì)議上的每一分鐘，其實(shí)可以節(jié)省下來，多做一些真正攸關(guān)企業(yè)生產(chǎn)的事。而重新檢討改進(jìn)不當(dāng)?shù)臅?huì)議進(jìn)行方式，所節(jié)省下來的巨額開銷，也可以提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議第二單元

成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作之一

如何理清開會(huì)的目的與訴求；會(huì)議形式與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格；如何遴選與會(huì)者；會(huì)議規(guī)模；會(huì)議地點(diǎn)。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議如何理清開會(huì)的目的與訴求

開會(huì)的目的與訴求，應(yīng)盡可能以一句話清楚地陳述出來。清楚的程度至少要包括：為何開會(huì)、誰來開、及工作何時(shí)該完畢。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議會(huì)議形式與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格咨商式會(huì)議；決議提報(bào)式會(huì)議；責(zé)任完全交付式會(huì)議如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議開會(huì)形式與過程形式進(jìn)行方式會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者決策者咨商要建議，其余免談主管主管決議提交式?jīng)Q議提報(bào)主管復(fù)核與會(huì)者主管責(zé)任完全交付式員工自決，主管附議與會(huì)者與會(huì)者如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議決定與會(huì)者資格時(shí)所應(yīng)考慮的要項(xiàng)：

·跟討論題目有直接關(guān)聯(lián)的人

·可提供無法從他處取得的資訊

·發(fā)言具有代表性，能為其團(tuán)體負(fù)責(zé)如何遴選與會(huì)者如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

會(huì)議規(guī)模

會(huì)議規(guī)模直接影響到互動(dòng)的狀況。對(duì)于減少階層間的隔閡，強(qiáng)調(diào)上級(jí)與部屬溝通暢通的公司，控制會(huì)議規(guī)模（即與會(huì)人數(shù)）更顯得格外重要。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮的因素：★找一個(gè)肯定不會(huì)受到打擾的地方；★會(huì)前應(yīng)確定電話已被移出會(huì)議室；★注意使與會(huì)者有足夠舒適以集中精力開會(huì)，但不要讓他們舒服得想瞌睡；★關(guān)注音響效果。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作之二

會(huì)議時(shí)間座位安排傳達(dá)開會(huì)通知議程設(shè)計(jì)會(huì)議記錄會(huì)議規(guī)范的制定如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

會(huì)議時(shí)間

根據(jù)行為學(xué)家的研究，同樣目的的會(huì)議在不同時(shí)段召開，會(huì)有不同的結(jié)果，所以“因時(shí)制宜”來開會(huì)有其必要性。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議座位安排

與會(huì)者座位安排對(duì)會(huì)議的成功有很大的影響。預(yù)先考慮座位安排，如果必要，設(shè)一個(gè)座位安排方案，給會(huì)議創(chuàng)造一個(gè)良好的機(jī)會(huì)來達(dá)到目的。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間

面對(duì)面就座▲如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議主席坐在長(zhǎng)桌的項(xiàng)端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處

顯示等級(jí)▲如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議主席可坐在任何一個(gè)座位

自由討論▲如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議意見未定者可清楚地看到和聽到與會(huì)者全部觀點(diǎn)動(dòng)議的支持者坐在其他支持者的斜對(duì)面，可以直接看到其他支持者動(dòng)議的反對(duì)者、被支持者的座位隔開支持者在此位置有利于把情況傳給意見未定的出席者主席與大部分與會(huì)者尤其是意見未定者保持目光接觸反對(duì)者坐在主席旁邊以“平衡”會(huì)議桌意見未定者看著主席尋求引導(dǎo)反對(duì)者坐在主席對(duì)面，在討論中起很大作用支持者可以影響那些反對(duì)者分散對(duì)抗▲如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

傳達(dá)開會(huì)通知

開會(huì)通知應(yīng)包括請(qǐng)他與會(huì)的理由、該準(zhǔn)備哪些資料及會(huì)議召集人所期望的會(huì)議目標(biāo)。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

議程設(shè)計(jì)

好的議程設(shè)計(jì)有助于討論上軌道，避免討論離題，有系統(tǒng)地幫助與會(huì)者一步步達(dá)到目標(biāo)。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

會(huì)議記錄

與會(huì)者的重要發(fā)言及決議都應(yīng)正確地記錄下來，并在會(huì)后發(fā)給與會(huì)者。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

會(huì)議規(guī)范的制定

會(huì)議規(guī)范指的是大家達(dá)到共識(shí)的會(huì)議守則，每次開會(huì)就照此守則來進(jìn)行。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

第三單元

影響會(huì)議的個(gè)人因素常見的人格標(biāo)簽與刻板印象個(gè)性與影響力性別與影響力如何在會(huì)議發(fā)揮影響力如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

一、常見的人格標(biāo)簽

與刻板印象外貌與偏見；

年齡的刻板印象；

工作種類的刻板印象。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

二、個(gè)性與影響力內(nèi)向與外向性格；權(quán)威型人格；心機(jī)型人格。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

三、性別與影響力

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議四、如何在會(huì)議中

發(fā)揮影響力發(fā)言、常發(fā)言、控制發(fā)言長(zhǎng)度;發(fā)言流利有權(quán)威感;發(fā)言有系統(tǒng)。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議五、評(píng)估與會(huì)技巧如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議第四單元會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議一、主席的八大職責(zé)

?營造和諧氣氛；?確保議程進(jìn)行；?總結(jié)討論內(nèi)容；?引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言；?幫助與會(huì)者理清不假思索想法；?

尊重少數(shù)人的意見，避免會(huì)中意見一面倒的情況；?減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯與討論；?保持中立態(tài)度。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

二、主席的開場(chǎng)白約有1/3的與會(huì)者抱著“純與會(huì)”的心態(tài)出席而并不想在會(huì)中發(fā)揮影響力；約有1/3的與會(huì)者不知開會(huì)的目的及主題；約有1/3攸關(guān)決議質(zhì)量的與會(huì)者會(huì)缺席；約有1/3的與會(huì)者覺得很難在會(huì)中發(fā)揮影響力。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議三、關(guān)鍵性的三種領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度主席只是輔助決議達(dá)成，而非決定決議應(yīng)如何達(dá)成；多讓員工參與決策過程，有助于提高向心力；應(yīng)鼓勵(lì)而不是禁止異議。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

四、發(fā)言時(shí)間的分配

了解與會(huì)者互動(dòng)情況最簡(jiǎn)單的方法，就是觀察成員所能分配到的發(fā)言時(shí)間。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議理想中良好的6人

發(fā)言時(shí)間分配表

主席…25%

會(huì)議記錄員…………15%

成員甲………………15%

成員乙………………15%

成員丙………………15%

成員丁………………15%如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

五、如何掌握議事進(jìn)度

有聲互動(dòng)法；無聲互動(dòng)法。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

六、如何化解意見沖突

面對(duì)意見沖突時(shí)所應(yīng)持的態(tài)度：意見沖突是自然且正常的；避免對(duì)立；闡明開會(huì)期望；就事論事，莫就人論事；轉(zhuǎn)移話題或暫時(shí)休息；會(huì)前即預(yù)先排除沖突。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議七、提高議事質(zhì)量的重要方法指定一人“扮黑臉”如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議“扮黑臉”的秘訣

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

八、會(huì)議中如何達(dá)成決議四種傳統(tǒng)的決策方式；標(biāo)準(zhǔn)議則；如何達(dá)成無異議的結(jié)論。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議四種傳統(tǒng)的決策方式★權(quán)威式?jīng)Q議；★“少數(shù)服從多數(shù)式”；★“強(qiáng)勢(shì)少數(shù)”式；★“無異議一致通過”式。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)議則

現(xiàn)在最常被使用的開會(huì)方法，1910年由德威（Dewey）博士所擬定的，我們現(xiàn)在稱之為“標(biāo)準(zhǔn)議則”。這個(gè)方法從與會(huì)者的心理層面出發(fā)，以符合科學(xué)邏輯的方式進(jìn)行會(huì)議，通過五個(gè)步驟達(dá)成決議，是現(xiàn)在最常被企業(yè)使用的開會(huì)方法。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

標(biāo)準(zhǔn)議則五個(gè)步驟

1、理清及解釋問題。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

標(biāo)準(zhǔn)議則五個(gè)步驟

2、分析問題。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

標(biāo)準(zhǔn)議則五個(gè)步驟3、擬定評(píng)估各種相應(yīng)對(duì)策的標(biāo)準(zhǔn)。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

標(biāo)準(zhǔn)議則五個(gè)步驟4、商議相應(yīng)對(duì)策。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

標(biāo)準(zhǔn)議則五個(gè)步驟

5、遴選最可行的對(duì)策。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

如何達(dá)成無異議的結(jié)論

達(dá)成無異議結(jié)論可說是開會(huì)的終極目標(biāo)。一方面能展現(xiàn)企業(yè)的向心力，一方面能達(dá)成高質(zhì)量的決議。然而，無論會(huì)議是否能達(dá)成無異議的結(jié)論，都不宜把無異議當(dāng)成開會(huì)的惟一目標(biāo)。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

九、如何與何時(shí)結(jié)束會(huì)議

預(yù)留足夠時(shí)間做結(jié)束語；

確定工作妥當(dāng)分配；準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議十、議事效率的評(píng)估方法

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

十一、后續(xù)工作

會(huì)議結(jié)束后，主席的職責(zé)并未終止，進(jìn)一步的責(zé)任包括：l

批準(zhǔn)備忘錄；l

確保會(huì)議記錄員追蹤并監(jiān)督經(jīng)會(huì)議同意要采取的行動(dòng)；l

接受會(huì)議記錄者遞交的有關(guān)執(zhí)行會(huì)議決定的進(jìn)度報(bào)告，l

鼓勵(lì)與會(huì)者預(yù)先提交下次會(huì)議上他們希望討論的事項(xiàng)；l決定下次會(huì)議的議程，包括上次會(huì)議討論中遺漏或未全面涉及的事項(xiàng)；l

會(huì)中工作分派。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議