工程總承包項(xiàng)目施工檔案管理辦法

XX（天津）置業(yè)有限公司工程項(xiàng)目檔案管理辦法第一章職責(zé)分工第一條XX（天津）置業(yè)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“天津置業(yè)”）工程部是工程總承包項(xiàng)目工程項(xiàng)目檔案管理的歸口管理部門，主要負(fù)責(zé)對(duì)各總承包項(xiàng)目部（以下簡(jiǎn)稱總包部）工程項(xiàng)目檔案管理工作的檢查和指導(dǎo)。第二條總包部檔案管理部門是工程項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任部門，應(yīng)設(shè)置專門人員負(fù)責(zé)總包部工程項(xiàng)目檔案的管理工作。其主要職責(zé)為：（一）制定總包部檔案管理工作制度；（二）定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，以確保各類檔案的完整與安全，嚴(yán)防檔案的毀損、散失和泄密；（三）負(fù)責(zé)總包部所有檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷、保管、借閱和移交；（四）對(duì)各部門專職或兼職檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)。第三條總包部其它部門是工程項(xiàng)目檔案管理的執(zhí)行部門，設(shè)置專職或兼職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)與本部門有關(guān)檔案的收集、整理、保管和歸檔。第二章工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容第四條工程項(xiàng)目檔案包括：（一）工程基礎(chǔ)資料1、立項(xiàng)文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告及其附件、建設(shè)用地、征地、拆遷文件等；2、工程所在地基礎(chǔ)資料，如氣象資料、工程地質(zhì)資料、水文地質(zhì)資料、地形圖、地震烈度、人文資料，工程范圍內(nèi)和周圍的居民情況等；3、主要原材料供應(yīng)協(xié)議及分析數(shù)據(jù)、動(dòng)力供應(yīng)協(xié)議（供電協(xié)議、供氣協(xié)議等）、燃料供應(yīng)協(xié)議、供水協(xié)議等；4、有關(guān)行政主管部門對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的意見，取得的各種關(guān)于人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、衛(wèi)生等方面的批準(zhǔn)文件或協(xié)作協(xié)議；5、地方適用的定額指標(biāo)(勞動(dòng)力價(jià)格等)。（二）初步設(shè)計(jì)文件；（三）施工圖；（四）施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案；（五）設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、材料代用單、現(xiàn)場(chǎng)簽證單；（六）工程例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要；（七）工程驗(yàn)收資料、竣工圖和竣工資料；（八）質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用控制文件，竣工預(yù)結(jié)算書、網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃、項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃等；（九）工程監(jiān)理文件；（十）設(shè)備及材料采購(gòu)過(guò)程文件、合同、技術(shù)文件，合同執(zhí)行過(guò)程往來(lái)文件(函)，設(shè)備的裝箱單，合格證，說(shuō)明書，總裝圖，設(shè)備、材料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，安裝調(diào)試記錄等；（十一）施工招標(biāo)過(guò)程文件、合同文件、協(xié)議書；（十二）質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行文件；（十三）試車方案（單體試車、無(wú)負(fù)荷和負(fù)荷聯(lián)動(dòng)試車）、記錄、報(bào)告、合格證，性能考核方案、記錄、報(bào)告、合格證；（十四）工程完工報(bào)告；（十五）各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和樣本等；（十六）總包部與外部及中金建設(shè)內(nèi)部各單位之間的往來(lái)信函、文件等。第三章工程項(xiàng)目檔案收集整理與歸檔第五條總包部各部門的專(兼)職檔案管理員負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中本部門相關(guān)文件資料的收集、保管、整理、歸檔(包括電子文件的整理歸檔)，并負(fù)責(zé)向總包部檔案管理部門移交。第六條總包部檔案管理部門負(fù)責(zé)收集各部門的檔案資料并整理歸檔。第七條工程基礎(chǔ)資料、初步設(shè)計(jì)文件、施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案、施工圖、設(shè)計(jì)變更由工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)收集和整理，相關(guān)部門配合，及時(shí)向檔案管理部門歸檔。第八條施工招標(biāo)過(guò)程文件、施工合同、協(xié)議書、費(fèi)用控制文件、竣工預(yù)結(jié)算書等，由經(jīng)營(yíng)計(jì)劃部門負(fù)責(zé)收集和整理，相關(guān)部門配合，及時(shí)向檔案管理部門歸檔。第九條設(shè)備及材料采購(gòu)過(guò)程文件、合同、技術(shù)文件，合同執(zhí)行過(guò)程往來(lái)文件(函)，設(shè)備的裝箱單，合格證，說(shuō)明書，總裝圖，設(shè)備、材料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，安裝調(diào)試記錄等由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集和整理，相關(guān)部門配合，及時(shí)向檔案管理部門歸檔。第十條進(jìn)度、網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃、項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、工程聯(lián)系單、材料代用單、工程例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、工程過(guò)程管理文件、工程監(jiān)理文件、現(xiàn)場(chǎng)簽證單、工程驗(yàn)收資料、竣工圖和竣工資料等由工程部門負(fù)責(zé)收集和整理，相關(guān)部門配合，及時(shí)向檔案管理部門歸檔。第十一條質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行文件由質(zhì)量安全部門負(fù)責(zé)收集和整理，相關(guān)部門配合，及時(shí)向檔案管理部門歸檔。第十二條試車方案（單體試車、無(wú)負(fù)荷和負(fù)荷聯(lián)動(dòng)試車）、記錄、報(bào)告、合格證，性能考核方案、記錄、報(bào)告、合格證，工程完工報(bào)告，各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和樣本等由工程部門負(fù)責(zé)收集和整理，相關(guān)部門配合，及時(shí)向檔案管理部門歸檔。第十三條總包部與外部及中金建設(shè)內(nèi)部各單位之間的往來(lái)信函、文件等資料，由綜合管理部門負(fù)責(zé)收集和整理，及時(shí)向檔案管理部門歸檔。第十四條歸檔注意事項(xiàng)（一）設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、材料代用單、現(xiàn)場(chǎng)簽證單、交工驗(yàn)收資料及竣工圖在單項(xiàng)工程驗(yàn)收通過(guò)后由相關(guān)部門按工程子項(xiàng)成套歸檔；（二）聲像檔案歸檔時(shí)需附文字說(shuō)明；（三）歸檔資料一律使用原件，不能用復(fù)印件代替；（四）引進(jìn)資料的原文與譯文一起歸檔。第四章工程項(xiàng)目檔案立卷第十五條歸檔文件由檔案管理部門負(fù)責(zé)整編立卷。按照文件形成的自然規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，系統(tǒng)整理，標(biāo)注頁(yè)碼，按件蓋上檔號(hào)章，組成一個(gè)或若干個(gè)保管單位。歸檔的案卷必須編好卷內(nèi)目錄、備考表，填寫保管期限，劃好密級(jí)。第十六條立卷采用辦法（一）按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分；（二）工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷；（三）監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；（四）施工文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；（五）竣工圖按單位工程、專業(yè)等組卷；（六）竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷；（七）案卷內(nèi)文件不重份，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。第十七條案卷質(zhì)量（一）總體要求1、齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、手續(xù)完備、系統(tǒng)合理；2、材料耐久、幅面規(guī)范、清晰整潔、裝訂美觀；（二）一般要求1、歸檔文件一般應(yīng)為原件。若原件無(wú)法歸檔時(shí)，可用清晰整潔，易于長(zhǎng)久保存的復(fù)制件歸檔，但文件提供單位應(yīng)在復(fù)制件上加蓋紅色單位印章，并注明原件存于何處；2、文件內(nèi)容及其深度必須符合相應(yīng)規(guī)范/標(biāo)準(zhǔn)的要求；3、文件字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備；4、文件內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，與工程實(shí)際相符；5、簽署審查意見應(yīng)具體、明確、具有針對(duì)性。避免只簽署姓名或籠統(tǒng)、模糊的“同意”、“同意報(bào)審”類詞語(yǔ)。（三）制作材料1、案卷外封面紙張使用無(wú)酸紙（既牛皮紙）；2、需永久、長(zhǎng)期保存的文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料（如：碳素墨水、藍(lán)黑墨水）。不應(yīng)用易褪色的書寫材料(如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。凡為易褪色材料(如：復(fù)寫紙、熱敏紙、打印色帶等)形成的文件并需要永久和長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)附復(fù)印件；3、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤；4、印章宜用印泥，而不宜用印油；5、文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面，圖紙應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。第十八條卷內(nèi)文件的排列（一）文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，文件在前附件在后的順序排列；（二）圖紙按子項(xiàng)專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列；（三）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆５谑艞l案卷的編目（一）卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫1、案卷內(nèi)項(xiàng)目文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)，采取阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”2、頁(yè)號(hào)編寫的位置:單面書寫的工程文件材料在其右下角編寫頁(yè)號(hào);雙面書寫的工程文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁(yè)號(hào)。圖樣頁(yè)號(hào)編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方；3、成套圖樣或印刷成冊(cè)的工程文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)號(hào);與其它工程文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)號(hào)，可在備注欄中注明總頁(yè)數(shù)；4、如果案卷裝訂，就以每卷為單位按卷內(nèi)文件材料順序編寫頁(yè)號(hào);如果案卷不裝訂，先編卷內(nèi)每份文件材料的件號(hào)，然后再以每份文件材料為單位，從“1”起按順序編；5、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁(yè)號(hào)。（二）卷內(nèi)目錄的編制1、序號(hào):以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1"起依次標(biāo)注，一個(gè)文件一個(gè)號(hào)；2、責(zé)任者：填寫材料文件的形成部門或主要職責(zé)者，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替；3、文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)；4、文件材料題名：填寫每份文件標(biāo)題的全稱；5、日期：填寫文件形成的日期，填寫形式用八位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫（如2013年9月6、頁(yè)號(hào)：裝訂的案卷填寫每份文件材料首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，填寫每份文件首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，最后一份文件應(yīng)填寫此文件的首尾頁(yè)號(hào)；7、備注：對(duì)有關(guān)材料的特殊情況或其他事項(xiàng)的說(shuō)明（需要時(shí)填寫）；8、卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料的首頁(yè)之前。（三）卷內(nèi)備考表的編制1、案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題，具體包括卷內(nèi)文件材料缺損、更改、補(bǔ)充、移出、銷毀等得情況；2、立卷人：應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名；3、立卷人日期:應(yīng)填寫完成立卷的日期；4、檢查人：應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名；5、檢查日期：應(yīng)填寫檢查審核的日期；6、卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。（四）案卷封面和脊背的編制案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的內(nèi)容包括：1、案卷題名（簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)件的內(nèi)容，包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容）；2、立卷單位（填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者）；3起止日期（填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期，如2013.01.03-2013.09.21）；4、保管期限（根據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限）；5、密級(jí)（根據(jù)保密規(guī)定填寫）；6、檔號(hào)（由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成，檔號(hào)由檔案保管單位填寫）；7、案卷脊背應(yīng)填寫保管期限、檔號(hào)和案卷題名或關(guān)鍵詞；8、卷內(nèi)備考表、共幾卷、第幾卷。第二十條竣工圖有關(guān)規(guī)定（一）總包部負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目竣工圖；（二）竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況；（三）按施工圖施工沒有變動(dòng)的，由總包部在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；（四）一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更，可在原圖上更改，加蓋并簽署竣工圖章；（五）涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項(xiàng)目等重大改變及圖面變更面積超過(guò)35％的，應(yīng)重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號(hào)，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章；（六）同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在編制說(shuō)明中注明，不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制；（七）總包部應(yīng)盡力協(xié)調(diào)建設(shè)單位委托有資質(zhì)的單位編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖，并歸檔；（八）竣工圖圖幅應(yīng)按GB／T10609.3要求統(tǒng)一折疊；（九）編制竣工圖總說(shuō)明及各專業(yè)的編制說(shuō)明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況；（十）竣工圖的更改方法1、文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制；2、利用施工圖更改，應(yīng)在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號(hào)和條款號(hào)；3、無(wú)法在圖紙上表達(dá)清楚的，應(yīng)在標(biāo)題欄上方或左邊用文字說(shuō)明；4、圖上各種引出說(shuō)明應(yīng)與圖框平行，引出線不交叉，不遮蓋其他線條；5、有關(guān)施工技術(shù)要求或材料明細(xì)表等有文字更改的，應(yīng)在修改變更處進(jìn)行杠改。當(dāng)更改內(nèi)容較多時(shí)，可采用注記說(shuō)明；6、新增加的文字說(shuō)明，應(yīng)在其涉及的竣工圖上作相應(yīng)的添加和變更。（十一）竣工圖章竣工圖章內(nèi)容、尺寸如圖1所示；編制單位編制單位中國(guó)黃金集團(tuán)建設(shè)有限公司7竣工圖13編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期1010監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人101025253080圖1竣工圖章（單位為毫米）2、所有竣工圖應(yīng)由總包部逐張加蓋并簽署竣工圖章?？⒐D章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，不得代簽（單位名稱可直接刻于章內(nèi)）；3、竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。（十二）竣工圖的審核1、竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位檢查其編制情況，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺時(shí)總包部要及時(shí)修改和補(bǔ)齊；2、竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更，施工及質(zhì)檢記錄相符合；3、竣工圖應(yīng)使用新的或干凈的施工圖，并按要求加蓋并簽署竣工圖章；4、一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊(cè)的，應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊(cè)中，或在備考表中說(shuō)明；5、國(guó)外引進(jìn)項(xiàng)目、引進(jìn)技術(shù)或由外方承包的建設(shè)項(xiàng)目，外方提供的竣工圖應(yīng)由外方簽字確認(rèn)。第二十一條案卷裝訂（一）案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)20mm；（二）裝訂方式采用膠裝法，要整齊、牢固，便于保管和利用。裝訂時(shí)必須剔除金屬物；（三）案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷；（四）文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式，單份文件裝訂時(shí)應(yīng)在每份文件首頁(yè)右上方加蓋、填寫檔號(hào)章；圖紙不裝訂，但同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一；（五）案卷裝具采用卷盒形式；卷盒的外表尺寸為310mmX220mm,厚度為30、40、50mm；卷盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作；（六）地方行政主管部門、行業(yè)有關(guān)部門及業(yè)主有特殊要求時(shí)，按其要求執(zhí)行。第五章工程項(xiàng)目檔案資料保管和借閱第二十二條總包部的檔案資料一律要用加鎖文件柜統(tǒng)一保管。檔案資料庫(kù)房要有防盜、防火、防潮、防蟲、防干燥等措施。要定期檢查檔案資料的保管狀況，對(duì)破損和變質(zhì)的檔案資料，要及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。第二十三條建立嚴(yán)格的借閱制度，處理好保密、保護(hù)和方便利用的關(guān)系。檔案資料借閱要先填寫借閱單，經(jīng)總包部分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。在借閱期間必須愛護(hù)檔案資料，不得丟失損壞、涂改、勾劃、拆散、剪裁、未得到批準(zhǔn)不得復(fù)制。第二十四條檔案資料一般不對(duì)外借閱。如確因工作需要，外單位來(lái)總包部查閱資料檔案，也要先填寫借閱單，經(jīng)總包部分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。第二十五條總包部員工解聘或調(diào)離時(shí)，必須歸還所有檔案資料，方可辦理相關(guān)手續(xù)。第六章工程項(xiàng)目檔案資料的保密第二十六條總包部檔案資料的保密范圍（一）總包部的各類圖紙、設(shè)計(jì)文件、管理辦法、各類規(guī)定、周報(bào)、月報(bào)、月度計(jì)劃、年度計(jì)劃、計(jì)劃大綱、工作記錄、建筑安裝資料、設(shè)備及材料招標(biāo)資料、各類協(xié)議、合同、各種會(huì)議紀(jì)要、文件等；（二）各類試驗(yàn)數(shù)據(jù)及相關(guān)資料；（三）各類試車方案、規(guī)程；（四）施工過(guò)程及其它需要保密的各類圖片或照片。第二十七條個(gè)人對(duì)各自