高效管理電子郵件課件

2024/3/14高效管理電子郵件面臨的問題郵件很多不容易找到需要的郵件不知道怎么合理歸類郵件減負(fù)！減少郵件數(shù)量提高郵件質(zhì)量“同化”他人30x5=150150x240/60/8=7530x5=150150x240/60*20=12000減少數(shù)量--少發(fā)-少收必要？合適？目標(biāo)正確？1是否必要？？？？？？？ＦＹＩ－－沒時間閱讀瑣碎的感謝信多余的郵件－－反復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)不完整的郵件－－沒有一次性發(fā)出可搜索到的信息－－也用郵件發(fā)1發(fā)出的郵件是否合適？？？？是否符合法律規(guī)定是否職業(yè)化是否會引起他人誤解或反感２４Ｈ原則1目標(biāo)是否正確少用“回復(fù)所有人”－－同步討論ＮＲＮ，ＮＴＮ少用抄送和群發(fā)抄送的理由：自我顯示客氣敷衍給人難堪以防萬一1提高電子郵件質(zhì)量A-B-C電子郵件質(zhì)量工具ActionBackgroundClose2加強(qiáng)抬頭雕塑主體Action行動簡述A簡單列明需要采取的行動、關(guān)鍵點(diǎn)，或特殊目的點(diǎn)明前后關(guān)系，做到明白無誤Close結(jié)尾Background背景C下一步行動和小提示使用帶職務(wù)和聯(lián)系信息的自動落款B清晰、簡潔、相關(guān)使用分點(diǎn)和數(shù)字來雕塑主體使用清晰的黑體字來總結(jié)個段落。ActionA用簡短的一句話概括郵件主旨同時用簡練的語言輔助說明C更多的客套話下一步行動—展望簽名—職業(yè)化形象B思路清晰，循序有邏輯文字盡量在一個屏幕也內(nèi)突出重點(diǎn)準(zhǔn)確描述和控制附件主題使用簡單的核心詞匯例如“Action”、“Infor”、“Request”、”Confirmed”、”Delivery”描述性主題節(jié)約時間例如：Delivery：工程部開會-6/25-15:00，小會議室EOM—在主題結(jié)尾打上EOMEndofmessage.23信息輔導(dǎo)，以期持續(xù)效果接受輔導(dǎo)自我輔導(dǎo)輔導(dǎo)他人讓所有人提供的反饋建議每周詢問團(tuán)隊成員對郵件的反饋意見實(shí)施上述方法，并詢問反饋?zhàn)屍渌艘拆B(yǎng)成同樣的習(xí)慣COAT快速存檔和調(diào)閱COAT1Client團(tuán)隊內(nèi)外的客戶2Output團(tuán)隊的產(chǎn)品和服務(wù)3Team團(tuán)隊4Admin管理—非核心工作任務(wù)Butler集團(tuán)的報告所聲明的那樣：“企業(yè)必須接受的事實(shí)是公共電子郵件系統(tǒng)無法提供有效的電子郵件管理工作。”類似的，公共電子郵件系統(tǒng)，特別是電子郵件用戶不應(yīng)該依賴于所提供的安全手段以及那些使用web郵件作為備份的選擇。該報告認(rèn)為電子郵件不是一種安全的傳輸手段，并且建議用戶大量使用數(shù)字證書和安全網(wǎng)站來傳輸內(nèi)容。習(xí)慣每日清空收件箱自動收發(fā)