項目4日常事務(wù)管理2郵件值班課件

項目4日常事務(wù)管理2郵件值班2024/3/15項目4日常事務(wù)管理2郵件值班一、郵件事務(wù)項目4日常事務(wù)管理2郵件值班某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中總經(jīng)理親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件兩封。其中有一封寄自河南分公司的信，總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。情境導入3項目4日常事務(wù)管理2郵件值班

小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？4項目4日常事務(wù)管理2郵件值班知識要點●了解郵件的收取●掌握正確處理郵件的方法和技巧能力要求●能夠分發(fā)郵件，并會發(fā)送和接收電子郵件項目4日常事務(wù)管理2郵件值班辦公室接收郵件后處理的基本程序郵件的簽收郵件的分揀郵件的拆封、登記郵件的分辦（一）簽收郵件6項目4日常事務(wù)管理2郵件值班1、簽收

認真清點所收文件的件數(shù)，檢查實收件數(shù)與投遞清單上的件數(shù)是否相符。2、分揀郵件分開；內(nèi)部郵件和外部郵件分開；把優(yōu)先考慮的材料放在一起。7項目4日常事務(wù)管理2郵件值班案例討論秘書鄧小姐上班剛一周，上司讓她負責處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：……”她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信塞回信封，又用膠水粘了起來（但外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。請指出鄧小姐拆信過程中的不當之處。項目4日常事務(wù)管理2郵件值班3、拆封

分揀后，秘書對屬于自己處理的郵件進行拆封。開拆之前，要在郵件底部輕敲幾下，使郵件內(nèi)的物件落到下部，以防在拆剪時受損。要使用開封刀或者用自動拆封機，切勿用手撕，并仔細檢查里面的物件是否全部取出。沿上端開啟信封，不要破壞郵票、郵戳和信封上的文字。如拆封時就發(fā)現(xiàn)不完整，要注明。9項目4日常事務(wù)管理2郵件值班拆封注意事項（1）不能拆開有“親啟”、“保密”等記號的郵件，除非上司授予你這樣的權(quán)力。（2）如無意拆了不該拆的郵件，應(yīng)標明“誤拆”后封好。（3）核對郵件上標明的附件，如有缺失，應(yīng)在郵件上標明。最好將附件用環(huán)形針或訂書釘固定在郵件上。（4）經(jīng)授權(quán)可以對信函閱看的，應(yīng)把重點內(nèi)容圈出。10項目4日常事務(wù)管理2郵件值班4、登記最好為郵件建立一個登記簿，建立登記簿進行登記的目的有兩個：可以作為查詢依據(jù)；可以作為回復郵件的提示條。在收文登記簿上，對重要的郵件進行登記，內(nèi)容包括收到日期、郵件主題、收閱人或部門、處理辦法等。11項目4日常事務(wù)管理2郵件值班序號收件時間郵件種類發(fā)件人及單位名稱郵件主題收件人及部門處理辦法備注郵件登記表年月日12項目4日常事務(wù)管理2郵件值班5、分辦上司親收件應(yīng)立即呈送；歸不同部門辦理的文件、信函及時送交各相關(guān)部門；需由多人閱辦的文件可按常規(guī)程序傳閱或分送復印件；同事的私人信件可放入指定信袋或順便送交；報刊雜志則分別上夾或上架。13項目4日常事務(wù)管理2郵件值班向領(lǐng)導呈交郵件時注意事項

(1）呈送時，將重要的郵件放置在上面，一般處理要求的郵件放在下面；(2)可在一些信函上做些旁注或在重要的詞句下畫線，以便引起領(lǐng)導的注意和重視；(3)需要由其他部門答復的信件，應(yīng)先請示領(lǐng)導，而不能擅自將其交給具體的承辦人。(4)如果一份郵件需要呈送多個領(lǐng)導傳閱，可在呈送時附上郵件轉(zhuǎn)送單和郵件傳閱單。14項目4日常事務(wù)管理2郵件值班郵件傳閱單順序傳閱人簽名簡單意見日期15項目4日常事務(wù)管理2郵件值班小貼士可用不同顏色的文件夾放置不同處理要求的郵件，如：用紅色文件夾放置優(yōu)先考慮的信函，用黃色文件夾放置例行性備忘錄，用藍色文件夾放置特殊信函，用綠色文件夾放置私人事務(wù)信函。呈送前可以使用帶顏色的筆在信件上標出重要的詞句，但最好使用黃色的筆，這樣復印時就不會留有痕跡。16項目4日常事務(wù)管理2郵件值班案例討論秘書小張剛接到領(lǐng)導的任務(wù)，把公司這邊已經(jīng)做好的采購合同寄給供應(yīng)商，小張按照往常的步驟，很快就把合同寄出去了。假設(shè)你是小張，說說你會怎么做？項目4日常事務(wù)管理2郵件值班辦公室寄發(fā)郵件的基本程序郵件的查對郵件的登記郵件的封裝選擇寄發(fā)方式（二）寄發(fā)郵件18項目4日常事務(wù)管理2郵件值班1、查對-名址-標記保密件、親啟、急件-簽名領(lǐng)導簽名-附件19項目4日常事務(wù)管理2郵件值班正確填寫信封項目4日常事務(wù)管理2郵件值班查對附件的注意事項可以用醒目的標記標在郵件的附件說明，提醒閱信者參閱附件如果附件比郵件小得多，可以把它訂在郵件的左上角；如果附件不能訂，則可以用膠帶粘在—張卡片上，或者放在一個有標記的小信封里，然后把卡片或小信封和信訂在一起；如果有兩個以上的附件，則把最小的放在最上面。如果附件比郵件大，比如說小冊子、說明書等其他印刷材料或其他物品，則不能使用一般的商業(yè)信封，而應(yīng)使用較大的信封。21項目4日常事務(wù)管理2郵件值班2、登記

對按掛號件寄發(fā)的信函、印刷品、特快專遞等進行登記，記錄日期、發(fā)件單位、性質(zhì)、件數(shù)、簽收人等，便于查詢。3、裝封信紙可以根據(jù)信封的大小采用二折法、三折法、四折法或不折疊；為方便收件人拆閱，折疊信紙時宜將信紙的上下或左右紙邊留出大約0．5厘米的距離；給郵票和封口上膠水時，膠水要適量，以免玷污信封。22項目4日常事務(wù)管理2郵件值班4、寄送不同類型的郵件往往意味著不同的寄發(fā)要求，秘書應(yīng)該根據(jù)信件內(nèi)容的重要性及時效性選擇妥當?shù)膫鬟f方式。可供選擇的寄發(fā)方式有：平信（本市、國內(nèi)、國外）、明信片、印刷品、掛號信、包裹、特快專遞。如果時間緊迫，可以采取其他的快速傳遞方式，如：電子郵件、傳真、電傳、電報等。除平信外，其他郵件要保留郵寄收據(jù)，以備核查。23項目4日常事務(wù)管理2郵件值班郵件處理的注意事項要熟悉本公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度；要了解各種郵政業(yè)務(wù)，如信函業(yè)務(wù)、郵政包裹業(yè)務(wù)、特快專遞業(yè)務(wù)等，特別是要熟悉一些郵政操作方面的小常識，如如何填寫業(yè)務(wù)單式；如何封裝包裹；如何查詢、更改、撤回郵件等。領(lǐng)導外出不在公司，秘書仍應(yīng)按規(guī)范程序和要求處理各種郵件，但一定要和領(lǐng)導保持聯(lián)系和溝通，重要郵件要及時請示匯報，處理過的各種來信應(yīng)保留至領(lǐng)導返回后，請他逐一閱讀處理。24項目4日常事務(wù)管理2郵件值班電子郵件又稱電子函件或電子信函。利用電子計算機組成互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，通過電子郵件進行對外聯(lián)絡(luò)，節(jié)省時間，降低通訊費用。（三）電子郵件收發(fā)25項目4日常事務(wù)管理2郵件值班1、接收電子郵件注意事項每天至少檢查一次郵箱，注意查看垃圾郵箱；-及時保存有價值的郵件；-需要回復的郵件，要確定哪些以領(lǐng)導名義回復，哪些以秘書名義回復；-及時刪除垃圾郵件，不明郵件不輕易打開。26項目4日常事務(wù)管理2郵件值班2、發(fā)送電子郵件注意事項-認真填寫收信人地址，仔細檢查；-主題詞信息要一目了然；-注意電子郵件的保密；-信文簡潔，注意禮儀。27項目4日常事務(wù)管理2郵件值班練習（以QQ郵箱為例）（1）今天早上，你打開郵箱，將所有的未讀郵件都看了一遍，有的你馬上回復了，有的你不知道怎么回復，暫時擱置，等請示了領(lǐng)導后再回復，有的郵件很重要，需要標志一下以作提醒。請你在郵箱上操作一下如何區(qū)別這三類郵件。（2）清明節(jié)馬上要到了，你需要給公司全體員工發(fā)一封關(guān)于清明節(jié)的放假通知，請演示。（3）慶祝公司成立20周年的晚會即將舉行，今天，你要通過電子郵件發(fā)給各大與公司有合作關(guān)系的個人和公司一封邀請信，請演示。項目4日常事務(wù)管理2郵件值班二、值班事務(wù)項目4日常事務(wù)管理2郵件值班

國慶節(jié)期間，公司將按照國務(wù)院的有關(guān)規(guī)定，放假7天。為了加強國慶期間公司的安全保衛(wèi)工作，公司安排了值班。10月6日，輪到辦公室高山秘書值班，到午夜時分，高秘書忽然接到保衛(wèi)的電話，說有一個自稱是張總親戚的陌生男子說有急事要找張總，高秘書接到電話后該怎么做？情景導入30項目4日常事務(wù)管理2郵件值班知識要點●了解值班工作的任務(wù)與要求●明確值班記錄內(nèi)容能力要求●能制作、使用值班表●進行值班工作中問題的處理項目4日常事務(wù)管理2郵件值班

1、含義

值班，是指單位為了保證辦公室正常的工作秩序，確保信息暢通，杜絕“空崗”、“脫崗”現(xiàn)象，在節(jié)假日、雙休日及正常下班后，安排專人負責處理有關(guān)事務(wù)的方式和制度。作為單位窗口的辦公室，通常要負責組織安排或參與值班工作。一般地來說，單位是實行兼職輪流的值班制度。（一）值班的含義與分類32項目4日常事務(wù)管理2郵件值班（二）工作的內(nèi)容、任務(wù)負責信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)負責公務(wù)接洽和來訪接待

處理突發(fā)事件確保安全做好值班記錄保持工作連續(xù)33項目4日常事務(wù)管理2郵件值班制定值班制度與值班規(guī)定

編制值班安排表

通知并給領(lǐng)導班子發(fā)放值班表值班人員做值班記錄重大事件做值班報告值班結(jié)束交接班（三）值班工作程序項目4日常事務(wù)管理2郵件值班1、值班的管理制度崗位責任制度信息處理制度保密制度交接班制度請示報告制度項目4日常事務(wù)管理2郵件值班2、編制值班表（1）值班表主要用在值班室、平日需要有人值班的辦公室、節(jié)假日值班辦公室、為完成某項任務(wù)的值班室。（2）值班表的內(nèi)容。它主要包括以下內(nèi)容：列出值班時限和具體值班時間。按照要求填入值班人員姓名。標明值班的地點。標明負責人姓名或帶班人姓名。有時須用簡明的文字標明值班的工作內(nèi)容。標明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。項目4日常事務(wù)管理2郵件值班某集團公司國慶放假值班表值班時間值班人員姓名值班地點值班電話帶班領(lǐng)導值班任務(wù)10月1日張××辦公室總經(jīng)理1、接聽和處理電話，保證聯(lián)絡(luò)渠道暢通。2、接待和指引來訪人中。3、接收分發(fā)文電郵件和書報雜志。4、處理臨時發(fā)生的事情。5、注意安全，防火防盜。10月2日李××辦公室副總經(jīng)理10月3日王××辦公室副總經(jīng)理10月4日郭××辦公室行政辦主任注意事項1、值班時間：每天上午8天至下午5點30分2、做好值班記錄。3、值班人員不得缺席，確因病因事不能值班，請?zhí)崆奥?lián)系辦公室，以便及時調(diào)整人員。37項目4日常事務(wù)管理2郵件值班3、值班記錄值班記錄主要包括值班登記及值班日志。值班登記主要對外來的信函、電報、反映情況、外來電話等，進行登記，讓接班人員保持工作的連續(xù)性。值班日志是將值班過程中接收的任務(wù)及完成情況、收到的各方面的信息及處理情況、備忘事項等記載下來，以備與其他值班人員交流和事后考查。項目4日常事務(wù)管理2郵件值班外來人員登記表序號姓名性別單位乘坐車輛攜帶物品辦理事項進入時間出門時間備注39項目4日常事務(wù)管理2郵件值班來訪接待記錄表來訪人姓名來訪人單位接待時間年月日時分至年月日時分內(nèi)容擬辦意見：領(lǐng)導意見：處理結(jié)果：值班人簽字：編號：值班人：40項目4日常事務(wù)管理2郵件值班值班電話記錄表┌───────────────────────────────---------│編號：時間：年月日時分到├────────────────────────────---│來電單位發(fā)話人姓名├────────────────────────────---│來電單位電話號碼值班接話人姓名

├────────────────────────────---│通話內(nèi)容摘要：├─────────────────────────────│領(lǐng)導意見：