跨部門溝通談判技巧-跨部門會議中的談判技巧

五、跨部門會議中的談判技巧1.如何安排座位

圖2

如何安排座位（一）

如圖2所示，兩頭黑色圓環(huán)部分是控制的位置。主席位置的旁邊也是兩個控制的位置。

圖3

如何安排座位（二）

如圖3所示，C圖中，主席和盟友控制了一個縱軸，旁邊深色的是起破壞作用的人。所以，在談判時，負責會議準備的人都要知道來幾個人，因為要擺位置。對于那些破壞者，主席和盟友每人分管一個。D圖中，圓形桌子通常是如果只有一個盟友的話，坐縱軸；如果有兩個盟友就坐成三角形；如果有三個盟友，就坐成一個菱形。2.如何避免太多“閑雜人等”與會

剝奪發(fā)言權對有可能會發(fā)表反對意見的人，可以通過一些柔性的手段直接剝奪他們的發(fā)言權。例如，主席走進會議室說：“今天我宣布一項公司政策大家討論一下，希望各位同仁充分交換意見，張三、李四你們兩個反對我知道了，不過我們想聽聽看，別的同志有什么意見，從那邊開始講?！边@樣就把反對的張三和李四的發(fā)言權直接剝奪了。

提示要延長開會時間如果與會人員對主席的提案議論過多，主席可以提示延長開會時間以制止過多的發(fā)言。例如，開會時常常會因為有的人話多，會議總是無法結束。這時會議主席可以這樣講：“各位同仁，既然大家這么有興致，我們今天晚上挑燈夜戰(zhàn)，馬上買飯來吃，大家吃了以后繼續(xù)開，好不好？”這樣就可以促使會議快些結束。與一家電腦公司建立了新的合作關系，提高了本部門的設備品質。但電腦部原來已經(jīng)有了電腦合作公司，就對國際新聞中心這樣的行為頗為不滿。結果，設備買回來需要拉線組裝，電腦部卻不配合。于是國際新聞中心主任向上級匯報工作時說：“1988年漢城奧運會馬上就開始了，如果新聞仗打不過別人就會損失很大?！鄙霞壘徒o電腦部下了命令，一定要趕快把設備裝好。

如何守住禮節(jié)，避免橫生枝節(jié)換個角度向對方說明。談判時換個角度說可以避免鉆牛角尖，但是同時需要注意層級、禮節(jié)、期限等問題。換個角度讓對方思考一下，也許能夠很容易解決問題，達成協(xié)議。將方案寫成書面。部門之間的合作，一般是一個部門先制定出一個方案，然后約請另一部門的經(jīng)理共同商議。但是這種程序總是約不到對方經(jīng)理，在這種情況下，可以反其道而行，先把案子丟過去，然后再打電話給對方秘書，不斷地催促。將事實上報。有時，打開天窗主動引爆沖突也是可行的。比如，寫一個報告，提出本部門對另一部門的要求，并告知領導，只有該部門配合自己的工作，公司的任務才能順利完成。這樣的做法也存在風險，引爆很容易惹惱一部分利益受損者。因此，這種做法的前提是自己可以享受強有力的上級保護。從別處尋求資訊。如果能從別的地方獲得自己工作所需的信息，就先把自己的工作做完。自己負責的那部分工作做完了，從別處尋求而來的資訊，無論是否足夠科學，至少代表了自己任務的完成。但是，這些資訊應該盡可能科學、準確。

擔任主席應該注意的細節(jié)準時。作為會議主席，應該來得早一點，這樣是為了表明：“我是這里的主角”。例如，某公司開會，董事長每次都提前到場，并規(guī)定遲到的人員不準進入會場，但會在另外的時間補上再開一個會，而且時間會加倍延長。這個辦法的實施，使公司會議遲到的現(xiàn)象明顯減少。開會要有議程。會議議程十分必要，可以使與會人員在開會前了解會議要討論的問題，并對這些問題做一定的準備?？刂茍雒?。會議桌上的主席應該控制好場面。有些會議沒有議程，例如，總務部門突然提出，公司周年慶時要舉行的活動項目，這時又有其他的部門對總務部門的計劃有意見。這樣兩個部門爭論起來，會議主席無法插話，也沒法控制局面。這種情況應該避免，任何人發(fā)言，都要經(jīng)過主席的批準。道謝而不道歉。作為會議主席，在會議開始后，只能夠道謝，而不能道歉。

會議記錄的內容名稱、開會時間、地點、會議性質。準確寫明會議名稱（要寫全稱）、開會時間、地點、會議性質。主持人、出席會議的應到人數(shù)和實到人數(shù)。詳細記錄會議主持人、出席會議應到和實到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務，記錄者姓名。如果是某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應設置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務等。會議發(fā)言和有關動態(tài)。忠實記錄會議上的發(fā)言和有關動態(tài)。會議發(fā)言的內容是記錄的重點。其他會議動態(tài)，如發(fā)言中的插話、笑聲、掌聲、臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會議只要記錄發(fā)言要點，即把發(fā)言者講了哪幾個問題，每一個問題的基本觀點與主要事實、結論，對別人發(fā)言的態(tài)度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發(fā)言，需要記下全部內容。有錄音機的，可先錄音，會后再整理出全文；沒有錄音條件，應由速記人員擔任記錄；沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔任記錄，以便會后互相校對補