員工意見、建議、申訴處理及反饋程序(Sedex 4P)

XX有限公司員工代表選舉和文件編號XH-SA-COP-006員工意見、建議、申訴處理及回饋程序發(fā)行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁次第1頁共7頁檔修訂履歷版本修訂內容簡述修訂日期修訂者核準：________ 審查：________ 修訂者： _XX有限公司員工代表選舉和員工意見、建議、申訴處理及回饋程序

文件編號 XH-SA-COP-006發(fā)行日期 20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁次第2頁共7頁員工代表選舉1.目的為促進公司與員工就工作或生活上存在問題和改善建議進行溝通與交流,維護員工合法、合理又合情的權益。2．范圍公司管理與實務，以及可能對供貨商/承包商的要求。3．職責3.1人事部和員工代表委員會協(xié)助選舉產(chǎn)生員工代表。3.2員工代表大會是員工代表集中員工的意見或建議，并同管理層交流、溝通的重要機構。3.3員工代表職責3.3.1廣泛收集所有員工的意見及建議,作好公司與員工之間的橋梁和紐帶作用。3.3.2向員工傳達及宣傳公司政策方針、規(guī)章制度、福利及公司文化等,協(xié)助公司為了發(fā)展而制定的變革措施獲得員工的支持。3.3.3協(xié)調員工內部關系,解決員工之間的矛盾。3.3.4至少每季度組織會議一次,并定期與管理層溝通。3.3.5參與并支持公司福利、文化活動等方面的工作。3.3.6與人事部一起定期開啟意見箱,參與員工意見的回復。程序4.1工廠通過通告形式推廣工會，讓員工得悉可組織工會或參加工會的自由，另外，員工也有權通過以下方法選出員工代表，以反映他們的意見。4.2選舉辦法4.2.1人事部協(xié)助組織安排員工代表的選舉活動。4.2.2各車間/部門員工推舉本部門的員工代表候選人，要求候選人需具備以下條件：a不擔任任何管理性職務。b連續(xù)工作時間相對較長。c工作勤奮，遵規(guī)守紀。XX有限公司員工代表選舉和文件編號XH-SA-COP-006員工意見、建議、申訴處理及回饋程序發(fā)行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁次第3頁共7頁d關心集體，有團隊精神,熱心員工福利、文化活動,愿意為之花費自己的時間及精力e有較好的語言表達能力。4.2.3建議，一般每個車間或部門選舉產(chǎn)生三名員工代表，對于人數(shù)超過200人的車間或部門可相應增加1至2名員工代表名額,部門人數(shù)太少可聯(lián)合選出一名員工代表。4.2.4根據(jù)員工代表資格及部門人數(shù),由員工自薦,或公司及員工推薦出若干員工代表,再全面比較篩選出3-5名員工總代表候選人,并將其簡介公布,再定某個時間及地點,公開地進行選舉(每個車間分開選舉)，所有員工分5人一組，可自由參加選舉的實行一組一票選舉制,員工可根據(jù)公布員工代表候選人名單進行分組討論后無記名式投票，任何多選或不選視為無效之投票.得票數(shù)最多前三名的選為員工代表。4.2.5人事部在全廠范圍內公布員工代表名單。4.3員工代表任期4.3.1除以下幾種情況，員工代表不應因其他任何理由被中止員工代表資格。員工代表向車間/部門主管提了合適的理由辭去員工代表。員工代表被調動或提升至其他部門，自動失去員工代表資格。員工代表同工廠解除勞動關系。當超過本部門的1/3員工要求重新選舉部門員工代表。員工代表違反廠紀廠規(guī)并受到書面警告以上處分，社會責任管理代表可建議其所在部門重新選舉產(chǎn)生員工代表。4.3.2員工代表每季度舉行一次員工代表大會，集中討論工廠的社會責任表現(xiàn)，如工作時間，工資待遇、歧視等.4.4員工代表是員工同外界溝通的重要途徑，工廠不得干涉阻撓員工代表同當?shù)氐膭趧庸芾聿块T接洽。4.5員工代表大會的會議記錄或員工代表的申訴材料是工廠的社會責任表現(xiàn)年度管理評審的重要參考數(shù)據(jù)。4.6在晉升、工資待遇、培訓等方面不因員工代表的身份而存在歧視。XX有限公司員工代表選舉和員工意見、建議、申訴處理及回饋程序

文件編號 XH-SA-COP-006發(fā)行日期 20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁次第4頁共7頁員工的意見/建議/申訴及回饋程序目的規(guī)范公司各方面的運作，及時反映員工思想動態(tài)，快速有效地處理員工的意見和建議。范圍2.1對公司各項規(guī)章制度有異議或有不明之處；2.2對公司各項管理及管理人員不滿(工作失職、以權謀私、以勢欺人)之處;2.3對公司經(jīng)營管理策略或方案提出建議性意見或建議、獻計獻策;程序申訴管道及處理時限3.1.1采用書信形式投遞到公司設置之意見箱中，自開箱之日起，七日內答復；3.1.2直接向本部門管理人員投訴，自投訴之日起，七日內答復或實時答復。3.1.3向員工代表反映意見或建議，以員工代表向行政人事部反映之日起，七日內答復。3.1.4通過每月一次定期舉辦的訪談日，直接向管理層申訴，實時或自訪談日起七日內答復。處理程序3.2.1意見箱由人事部負責每周定期開啟一次，收集匯總相關意見，在當天轉交有關部門。有關部門調查處理后，于5日內以《員工投訴及答復記錄》書面形式進行回復。3.2.2若直接向本部門管理人員提出意見或建議，由管理人員當面答復；不能答復的，由部門調查了解情況，作出處理，于5日內書面答復。3.2.3向員工代表投訴的意見或建議，員工代表力所能及之問題，可采取當面答復;或者通過員工總代表向人事部反映所獲取之意見或建議，由人事部安排有關部門調查處理，有關部門在5日內將回復結果以《員工投訴及答復記錄》形式進行回饋。3.2.4每月一次員工訪談日上，管理層接獲之意見或建議，視其情況給予當場答復(事后補做記錄)或填寫《員工投訴及答復記錄》，責令相關部門答復。3.3審批與公布XX有限公司員工代表選舉和員工意見、建議、申訴處理及回饋程序

文件編號 XH-SA-COP-006發(fā)行日期 20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁次第5頁共7頁3.3.1擬定之《員工意見及響應記錄》經(jīng)部門經(jīng)理審核交行政人事部查核回復內容是否符合有關規(guī)定、條例后，交總經(jīng)理簽署.視其情況，決定《員工意見及響應記錄》張榜公布或單獨答復投訴者本人。3.3.2人事部在投訴日7天內將《員工意見及響應記錄》于宣傳欄內張榜公布，或轉交投訴者閱知，投訴者閱后簽名確認。5.附件5.1《員工投訴處理流程》XX有限公司員工代表選舉和文件編號XH-SA-COP-006員工意見、建議、申訴處理及回饋程序發(fā)行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁次第6頁共7頁員工投訴、意見意本公員訪司工談見部高代日箱門層表人事部處理并確認是否相關部門處理需給相關部門處理登記、備案確認能否公布公布分類、匯總、分析處理(1.對有問題的當事人給予處理）存檔（2.對被采納并有實效的合理意見進行獎勵）XX有限