公司檔案室建立的專項方案

企業(yè)檔案室建立方案檔案工作是企業(yè)本身建設一項關鍵工作，對提升各企業(yè)各部門工作質量和效率有著關鍵作用。企業(yè)檔案現(xiàn)實狀況現(xiàn)在企業(yè)檔案大部分分散于各職能部門，各職能部門在從事本部門工作同時因種種原因難免會無暇兼顧，造成部分檔案資料流失，同時職員在借閱非本部門檔案時也有很多不便，不利于開展工作。另外，企業(yè)現(xiàn)存檔案沒有進行規(guī)范集中管理，這就使得檔案查找困難，這種種弊端使得企業(yè)文檔資源利用率低，不能很好地為企業(yè)整體發(fā)展提供服務。檔案室建立意義檔案形成于企業(yè)日常生產(chǎn)管理過程當中，它不僅統(tǒng)計了企業(yè)建設史、成長史、改革史、發(fā)展史，而且統(tǒng)計了企業(yè)各個方面、各個步驟真實情況，是企業(yè)擴大生產(chǎn)和銷售、加強經(jīng)營和管理、維護權利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定可靠憑證和有力依據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)和生產(chǎn)要素關鍵組成部分。所以為了加強和規(guī)范我企業(yè)運管檔案統(tǒng)一管理工作，避免企業(yè)檔案資料遺失，提升到企業(yè)檔案使用便捷性和利用率，使檔案在企業(yè)發(fā)展過程中逐步完善、信息化，為企業(yè)長遠發(fā)展提供參考和監(jiān)督，結合工作實際，特制訂出本方案。檔案室建立指導思想、管理標準和目標任務指導思想：立足企業(yè)各部門工作特點，以服務為宗旨，加緊檔案室信息化進程，使檔案室和企業(yè)各部門信息統(tǒng)一化，為企業(yè)各個運行步驟提供參考，促進企業(yè)現(xiàn)代化步伐。管理標準：以統(tǒng)一管理為標準，堅持資源整合和資源開發(fā)目標任務：按分步進行、逐步完善標準，扎實開展檔案室建立工作，使我企業(yè)檔案工作愈加規(guī)范化、標準化，為企業(yè)發(fā)展提供參考和便利。工作計劃第一階段：1、加強檔案室硬件設施建設，保障檔案工作順利開展。2、構建檔案管理整體框架體系，并制訂對應規(guī)章制度，作為開展工作依據(jù)。內容包含：檔案搜集、分類措施、編號措施、整理規(guī)則、保管期限、移交、銷毀等。3、成立檔案管理專兼職管理人員隊伍，各部門緊密配合，做好檔案立即歸檔入庫工作。第二階段：1.對積存實體檔案進行有序整理，包含分類、編號、編制文件目錄、全引目錄、蓋歸檔章、裝盒、排序、上架等。2.以軟盤、硬盤等載體保留電子文件、聲像檔案等整理全部將包含在該階段中進行。（三）第三階段：檔案目錄、數(shù)據(jù)錄入，檔案數(shù)字化。經(jīng)過該階段工作，能夠形成比較完善檔案管理系統(tǒng)，能愈加好地經(jīng)過電腦來支持、配合實體檔案管理。（四）第四階段：檔案室日常管理。依靠前三個階段對檔案分類入庫，微機錄入，和確保檔案室工作順利進行制度制訂，為檔案日常管理提供了依據(jù)準則。另外，在此階段還應穿插以上階段工作內容，使企業(yè)檔案管理不停完善，四個階段相輔相成，加緊企業(yè)檔案管理規(guī)范化、信息化進程。工作方法硬件設施建設（見附表）做好資料搜集、整理工作整理歸檔檔案室現(xiàn)有文檔，按時間、部門、大類做粗略分類，并做好統(tǒng)計工作。搜集各部門存檔各類檔案，做好文檔移交工作。具體工作參考《企業(yè)檔案歸檔范圍》、《企業(yè)檔案管理制度》、《企業(yè)檔案管理措施》等相關要求操作。各類檔案歸檔入庫工作。做好資料搜集工作后，嚴格根據(jù)《企業(yè)檔案分類表》和《檔案保管年限界定表》對各類檔案進行搜集、歸類、整理入庫。編制檔案目錄索引，搞好檔案軟件錄入工作。將編制歷年文書檔案目錄并逐一錄入微機，方便于微機查閱。建立和完善檔案建設各類制度及簿冊。制訂完善檔案規(guī)范化建設管理基礎制度，同時規(guī)范建立各類檔案借閱、管理、登記、銷毀等相關簿冊。（六）加強個部門間協(xié)作配合，規(guī)范完成檔案移交工作實施步驟完善檔案室建立工作硬件設置。制訂檔案室建立工作實施方案，按計劃逐步進行，各個步驟要明確工作人員，由各部門指定人員專/兼職負責其部門文件整理歸檔移交工作，分解落實責任。對所搜集檔案有進行序規(guī)范整理入庫，編制索引目錄，然后建立和實體相對應電子版內容。建立和不停完善檔案建設制度、措施及簿冊，方便于檔案日