公司檔案室建立的專(zhuān)項(xiàng)方案

企業(yè)檔案室建立方案檔案工作是企業(yè)本身建設(shè)一項(xiàng)關(guān)鍵工作，對(duì)提升各企業(yè)各部門(mén)工作質(zhì)量和效率有著關(guān)鍵作用。企業(yè)檔案現(xiàn)實(shí)狀況現(xiàn)在企業(yè)檔案大部分分散于各職能部門(mén)，各職能部門(mén)在從事本部門(mén)工作同時(shí)因種種原因難免會(huì)無(wú)暇兼顧，造成部分檔案資料流失，同時(shí)職員在借閱非本部門(mén)檔案時(shí)也有很多不便，不利于開(kāi)展工作。另外，企業(yè)現(xiàn)存檔案沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范集中管理，這就使得檔案查找困難，這種種弊端使得企業(yè)文檔資源利用率低，不能很好地為企業(yè)整體發(fā)展提供服務(wù)。檔案室建立意義檔案形成于企業(yè)日常生產(chǎn)管理過(guò)程當(dāng)中，它不僅統(tǒng)計(jì)了企業(yè)建設(shè)史、成長(zhǎng)史、改革史、發(fā)展史，而且統(tǒng)計(jì)了企業(yè)各個(gè)方面、各個(gè)步驟真實(shí)情況，是企業(yè)擴(kuò)大生產(chǎn)和銷(xiāo)售、加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)和管理、維護(hù)權(quán)利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定可靠憑證和有力依據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)和生產(chǎn)要素關(guān)鍵組成部分。所以為了加強(qiáng)和規(guī)范我企業(yè)運(yùn)管檔案統(tǒng)一管理工作，避免企業(yè)檔案資料遺失，提升到企業(yè)檔案使用便捷性和利用率，使檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中逐步完善、信息化，為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供參考和監(jiān)督，結(jié)合工作實(shí)際，特制訂出本方案。檔案室建立指導(dǎo)思想、管理標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)任務(wù)指導(dǎo)思想：立足企業(yè)各部門(mén)工作特點(diǎn)，以服務(wù)為宗旨，加緊檔案室信息化進(jìn)程，使檔案室和企業(yè)各部門(mén)信息統(tǒng)一化，為企業(yè)各個(gè)運(yùn)行步驟提供參考，促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化步伐。管理標(biāo)準(zhǔn)：以統(tǒng)一管理為標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持資源整合和資源開(kāi)發(fā)目標(biāo)任務(wù)：按分步進(jìn)行、逐步完善標(biāo)準(zhǔn)，扎實(shí)開(kāi)展檔案室建立工作，使我企業(yè)檔案工作愈加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為企業(yè)發(fā)展提供參考和便利。工作計(jì)劃第一階段：1、加強(qiáng)檔案室硬件設(shè)施建設(shè)，保障檔案工作順利開(kāi)展。2、構(gòu)建檔案管理整體框架體系，并制訂對(duì)應(yīng)規(guī)章制度，作為開(kāi)展工作依據(jù)。內(nèi)容包含：檔案搜集、分類(lèi)措施、編號(hào)措施、整理規(guī)則、保管期限、移交、銷(xiāo)毀等。3、成立檔案管理專(zhuān)兼職管理人員隊(duì)伍，各部門(mén)緊密配合，做好檔案立即歸檔入庫(kù)工作。第二階段：1.對(duì)積存實(shí)體檔案進(jìn)行有序整理，包含分類(lèi)、編號(hào)、編制文件目錄、全引目錄、蓋歸檔章、裝盒、排序、上架等。2.以軟盤(pán)、硬盤(pán)等載體保留電子文件、聲像檔案等整理全部將包含在該階段中進(jìn)行。（三）第三階段：檔案目錄、數(shù)據(jù)錄入，檔案數(shù)字化。經(jīng)過(guò)該階段工作，能夠形成比較完善檔案管理系統(tǒng)，能愈加好地經(jīng)過(guò)電腦來(lái)支持、配合實(shí)體檔案管理。（四）第四階段：檔案室日常管理。依靠前三個(gè)階段對(duì)檔案分類(lèi)入庫(kù)，微機(jī)錄入，和確保檔案室工作順利進(jìn)行制度制訂，為檔案日常管理提供了依據(jù)準(zhǔn)則。另外，在此階段還應(yīng)穿插以上階段工作內(nèi)容，使企業(yè)檔案管理不停完善，四個(gè)階段相輔相成，加緊企業(yè)檔案管理規(guī)范化、信息化進(jìn)程。工作方法硬件設(shè)施建設(shè)（見(jiàn)附表）做好資料搜集、整理工作整理歸檔檔案室現(xiàn)有文檔，按時(shí)間、部門(mén)、大類(lèi)做粗略分類(lèi)，并做好統(tǒng)計(jì)工作。搜集各部門(mén)存檔各類(lèi)檔案，做好文檔移交工作。具體工作參考《企業(yè)檔案歸檔范圍》、《企業(yè)檔案管理制度》、《企業(yè)檔案管理措施》等相關(guān)要求操作。各類(lèi)檔案歸檔入庫(kù)工作。做好資料搜集工作后，嚴(yán)格根據(jù)《企業(yè)檔案分類(lèi)表》和《檔案保管年限界定表》對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行搜集、歸類(lèi)、整理入庫(kù)。編制檔案目錄索引，搞好檔案軟件錄入工作。將編制歷年文書(shū)檔案目錄并逐一錄入微機(jī)，方便于微機(jī)查閱。建立和完善檔案建設(shè)各類(lèi)制度及簿冊(cè)。制訂完善檔案規(guī)范化建設(shè)管理基礎(chǔ)制度，同時(shí)規(guī)范建立各類(lèi)檔案借閱、管理、登記、銷(xiāo)毀等相關(guān)簿冊(cè)。（六）加強(qiáng)個(gè)部門(mén)間協(xié)作配合，規(guī)范完成檔案移交工作實(shí)施步驟完善檔案室建立工作硬件設(shè)置。制訂檔案室建立工作實(shí)施方案，按計(jì)劃逐步進(jìn)行，各個(gè)步驟要明確工作人員，由各部門(mén)指定人員專(zhuān)/兼職負(fù)責(zé)其部門(mén)文件整理歸檔移交工作，分解落實(shí)責(zé)任。對(duì)所搜集檔案有進(jìn)行序規(guī)范整理入庫(kù)，編制索引目錄，然后建立和實(shí)體相對(duì)應(yīng)電子版內(nèi)容。建立和不停完善檔案建設(shè)制度、措施及簿冊(cè)，方便于檔案日