基于LOTUS的辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)樣本

摘要一、緒論 ……………………31、辦公自動化發(fā)展趨勢 42、辦公自動化系統(tǒng)研究意義 5二、需求分析…………………61、功能需求 72、辦公自動化系統(tǒng)平臺選取………………..…………8三、系統(tǒng)設計…………………91、系統(tǒng)構造 102、系統(tǒng)功能 113、功能模塊設計 12(1)、公文管理子系統(tǒng) 13(2)、通用信息子系統(tǒng) 14(3)、個人辦公子系統(tǒng) 15(4)、系統(tǒng)維護子系統(tǒng) 164、數(shù)據(jù)庫設計 17(1)、Domino/Notes數(shù)據(jù)庫設計 18(2)、SQLServer數(shù)據(jù)庫設計 19四、系統(tǒng)實現(xiàn)………………201、概述 212、發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫 22(1)、表單設計 23(2)、視圖設計 24(3)、其她元素設計 253、其她模塊簡介 26五、總結 …………………27參照文獻 …………………28摘要隨著信息技術蓬勃發(fā)展，特別是計算機技術、網(wǎng)絡通訊技術、多媒體技術、數(shù)據(jù)庫技術及自動化技術日新月異，為辦公自動化發(fā)展提供了遼闊空間。老式辦公模式中公文流轉速度較慢，安全性不夠，對公文信息解決、記錄、分析較啰嗦，在溝通、協(xié)作和控制等方面存在局限性。辦公自動化在提高政府機關或企事業(yè)單位各部門辦公質量和辦公效率，提高決策科學性和對的性，提高領導者管理水平，推動各單位信息化建設等方面起著舉足輕重作用。本論文以基于LotusDomino辦公自動化系統(tǒng)建設為背景，綜合運用了Internet/Intranet各種新信息技術，針對辦公自動化系統(tǒng)及其核心技術進行研究和開發(fā)。論文一方面簡介了辦公自動化定義，國內外OA發(fā)呈現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，通過度析辦公自動化系統(tǒng)功能需求，結合對既有各種以開發(fā)平臺和群件系統(tǒng)對比，擬定本以系統(tǒng)最佳開發(fā)和運營平臺為LotusDomino/Notes，文中簡要簡介了LotusDomino/Notes特點。接著提出了基于LotusNotes群件和Intranet辦公管理信息系統(tǒng)體系構造，完畢了公文管理、通用信息、個人辦公、系統(tǒng)維護等模塊開發(fā)。最后，依照當前技術發(fā)展和實際辦公需要，總結了當前工作，并對辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展進行了展望。核心詞：辦公自動化、工作流、表單、視圖、大綱、LotusDomino/Notes緒論辦公自動化(OfficeAutomation，簡稱OA)于20世紀50年代提出，在80年代至90年代得到了飛速發(fā)展[1]。辦公自動化是以先進科學技術、信息、技術、系統(tǒng)科學和行為科學為支柱一門綜合性技術。它以系統(tǒng)科學為理論基本，行為科學為主導，綜合運用信息技術(涉及微電子技術、計算機技術和通信技術等)完畢各種辦公業(yè)務，充分有效地運用信息資源，以提高生產(chǎn)效率、工作效率和工作質量，輔助決策，增進辦公活動規(guī)范化和制度化，以達到既定目的，獲得更好效果。辦公自動化是將當代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來一種新型辦公方式，是當前新技術革命中一種非常活躍和具備很強生命力技術應用領域，是信息化社會產(chǎn)物。通過網(wǎng)絡，組織機構內部人員可跨越時間、地點協(xié)同工作。通過OA系統(tǒng)所實行互換式網(wǎng)絡應用，使信息傳遞更快捷和以便，從而極大地擴展了辦公手段，實現(xiàn)了辦公高效率。1．辦公自動化發(fā)展趨勢從辦公自動化發(fā)展過程和此后發(fā)展趨勢來講，辦公自動化已經(jīng)經(jīng)歷了從第一代發(fā)展到當前第二代，并且正在向著第三代發(fā)展[1]，如圖1.1所示。 SKIPIF1<0圖1.1辦公自動化發(fā)展趨勢從80年代中期起步第一代辦公系統(tǒng)以個人電腦、辦公套件為重要標志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)記錄和文檔寫作電子化，完畢了辦公信息載體從原始紙介質方式向電子比特方式奔騰。從20世紀90年代中期開始，隨著以LotusNotes為代表工作流群件技術問世，以及網(wǎng)絡通訊技術長足發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進，第二代辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡技術和協(xié)同工作技術為重要特性，實現(xiàn)了工作流程自動化，實現(xiàn)了收發(fā)文從老式手工方式向工作流自動化方式奔騰。第三代辦公自動化則是從以工作流程為中心第二代辦公自動化系統(tǒng)提高到以知識管理為核心。以公文流轉為例，第二代辦公自動化實現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化自動解決，例如，本文提出辦公自動化系統(tǒng)就是以公文流轉為核心，并且基于工作流協(xié)同工作方式第二代辦公自動化系統(tǒng)；第三代辦公自動化在此基本上更為文獻解決每一種環(huán)節(jié)提供了該環(huán)節(jié)所需要有關知識，涉及在線專家、文獻背景資料及公司其她關于信息，保證每一種使用者都可以隨時隨處依照需要向專家學習、向公司既有知識學習，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中地位從被動向積極轉變，從而在提高每個員工創(chuàng)造能力過程中，大大提高了公司與機構整體創(chuàng)新和應變能力。綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展通過三個階段，兩個奔騰過程。從以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進而提高為以系統(tǒng)地運用知識為核心。知識貫穿于各種方式信息交流，從簡樸電子郵件、群件與協(xié)作、直至構建Web應用，其核心目都是在獲得與應用知識。知識是公司網(wǎng)絡上傳遞最有價值信息。對知識運用效果關系到公司綜合發(fā)展實力。第三代OA協(xié)助公司從HowTo過程轉變到KnowHow過程，即將辦公自動化系統(tǒng)由模仿手工作業(yè)向變化并提高手工作業(yè)效率過渡。2．辦公自動化系統(tǒng)研究意義應當說沒有人懷疑計算機浮現(xiàn)給辦公室職工帶來便利，但是對當代辦公自動化而言，其目己經(jīng)不局限于減輕員工工作量，而是要將員工從繁瑣事務性工作中解放出來，用更多精力去關注最重要事情，從而提高公司效率，增強公司綜合競爭能力。在這種辦公模式下，公司組織構造可以得到簡化，各個部門在信息共享基本上進行協(xié)作，便于明確各個部門甚至每個員工責任，而決策層可以迅速綜合來自各個方面信息，并以此為根據(jù)制定公司戰(zhàn)略決策。從這個意義上講，在市場競爭日趨白熱化今天，辦公自動化己經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定公司生存發(fā)展命脈。在老式辦公模式中，由于缺少重要信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，辦公各個部門之間無法實現(xiàn)信息共享和信息集成，從而難以實現(xiàn)各個部門之間高效協(xié)作。在尋常辦公過程中，比較容易浮現(xiàn)如下差錯：一是各部門信息傳遞和事務交接依然由人工完畢，容易浮現(xiàn)差錯；二是上下級和部門之間無法實現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時溝通；三是信息和工作流程互相分離，缺少至關重要隨時記錄，使工作監(jiān)控和評估困難重重。可以想象，摻雜著如此大量人工操作過程事務解決方式主線無法適應當代化辦公模式需要。隨著信息技術發(fā)展和國內信息技術應用水平提高，在辦公過程中，老式工作方式和審批模式己經(jīng)難以滿足新需求，實現(xiàn)辦公自動化已經(jīng)是提高政府機關和企事業(yè)單位辦公效率，規(guī)范化管理必然趨勢。辦公自動化系統(tǒng)帶來好處有[1]：(1).信息傳遞與溝通交流順暢排除因職能、職位、距離等因素導致信息聯(lián)系不暢而帶來公司發(fā)展羈絆，通過構建內部通訊、信息發(fā)布與交流平臺，實現(xiàn)多途徑聯(lián)系與溝通，減少信息在途時間，提高信息時效性，與此同步，縮短領導與職工之間，各部門之間距離。(2).規(guī)范工作管理，提高整體效率解決了跨地區(qū)跨部門多崗位間業(yè)務解決諸多問題，有效避免工作中浮現(xiàn)脫節(jié)、延誤、錯辦等狀況，杜絕職責不清、工作推脫等怠工現(xiàn)象，實現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，增強組織協(xié)調能力，提高團隊協(xié)作能力。同步，加強了領導實時理解事務狀態(tài)，實時掌控工作進度，強化了過程控制與監(jiān)督，加強了工作管理。(3).整合信息資源，實現(xiàn)知識管理打破“信息孤島”，徹底變化文獻丟失漏掉、管理分散、查找不以便等現(xiàn)象，解決因人事變動導致經(jīng)驗流失等問題，通過知識管理，有效整合并積累各類資源，實現(xiàn)再運用。(4).增強凝聚力，提高響應能力在減少管理成本，增進管理進步同步，可以培養(yǎng)全員信息化關注與參加意識，激發(fā)掌握和運用先進信息技術熱情，提高專業(yè)素質，形成全新公司文化。辦公自動化是信息社會一種新型辦公方式，它將當代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合。隨著信息技術發(fā)展，辦公自動化在行政企事業(yè)單位管理、經(jīng)營活動中發(fā)揮著日益重要作用。通過網(wǎng)絡，組織機構內部員工可跨越時間、地點協(xié)同工作。通過辦公自動化系統(tǒng)所實行互換式網(wǎng)絡應用，使信息傳遞更快捷和以便，從而極大地擴展了管理手段，實現(xiàn)了運營高效率。二．需求分析1．功能需求隨著計算機技術飛速發(fā)展，特別是網(wǎng)絡技術超速發(fā)展，帶動了信息廣泛交流甚至導致了信息爆炸“信息時代”這一詞匯似乎己經(jīng)被普遍接受。特別是近年來Internet超乎想象發(fā)展，對信息廣泛收集、整頓、運用和傳播更把世界帶入了信息時代一種更高層次。因而，無論是對于一種國家還是對于一種企事業(yè)單位，如果要在將來社會中獲得發(fā)展，掌握信息技術已變成了一種基本要素。近年來，某公司各個部門都普遍配備了微機，并開發(fā)出各自事務解決應用，在一定限度上提高了各部門辦公效率。但有限技術能力，使這些面向各部門內部事務解決辦公自動化系統(tǒng)互相之間原則不統(tǒng)一，各自為政，難以集成。隨著公司內部網(wǎng)絡建立，各部門信息可以發(fā)布到Web上，使信息發(fā)布效率和范疇得到較大限度改進，然而，由于公司內部網(wǎng)絡仍缺少重要信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，部門之間仍無法實現(xiàn)信息共享和集成，從而難以實現(xiàn)各部門之間高效率協(xié)作。為了提高了公司整體辦公效率，需要具備先進水平辦公與管理機制提供強有力支持。隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術迅速發(fā)展以及系統(tǒng)科學、管理科學引進，在既有公司內部網(wǎng)絡上建立高效、協(xié)調、集成數(shù)字化辦公系統(tǒng)己成為也許，這也是可以從主線上變革辦公及管理體制有效途徑。本論文研究正是基于這一實際課題－辦公自動化系統(tǒng)建設項目。該公司提出系統(tǒng)目的如下：(1).顧客界面。系統(tǒng)采用統(tǒng)一簡潔顧客界面，并依照使用者身份，動態(tài)顯示相應操作界面。使用者可通過每個模塊界面上操作、查看、查詢3類功能，以便快捷地完畢所需工作。(2).辦公流程。在公文流轉中，使用者依照不同文獻可以自行定義文獻傳遞流程；在文獻流轉過程中可以依照文獻批閱狀況調節(jié)文獻流程，與顧客自定義表單結合使用以提高系統(tǒng)適應公司實際狀況靈活性、可擴充性及可維護性。(3).表單定制。依照公司自身特定業(yè)務需求，系統(tǒng)提供顧客可自行設計定義顧客表單，管理員稍作設計就可以制作滿足規(guī)定各類單證、單據(jù)、登記表等供各種模塊應用，完畢絕大某些事務管理，定制適合公司需求辦公系統(tǒng)。(4).打印和查詢。系統(tǒng)不但提供Notes自身支持全文檢索功能，同步增長了能滿足各自不同查詢條件通用查詢能力，可以以便查找滿足條件文檔。在文檔打印中，突破Notes局限，實現(xiàn)各種內容打印和所見即所得打印技術。(5).安全機制。在辦公網(wǎng)絡安全性管理中，除硬件、網(wǎng)絡、操作系統(tǒng)安全性外，系統(tǒng)提供LotusDomino/Note自身7層安全機制，涉及身份驗證、加密、權限控制、電子簽名等。2.辦公自動化系統(tǒng)平臺選取辦公自動化不能簡樸地理解為文字解決、電子表格、個人資源管理(如記事日程)、資料入檔等文檔解決系統(tǒng)，辦公自動化也不但僅是秘書、檔案員和辦事員事情。事實上，辦公室業(yè)務也即管理業(yè)務，負責協(xié)調各項工作程序，辦公自動化也即管理自動化。在自動化中，僅有三分之一工作是個人完畢，其他三分之二工作都與交往關于。OA系統(tǒng)實行，需要單位內部領導人員、行政管理人員、文秘人員、專業(yè)人員共同參加；辦公自動化系統(tǒng)支持各類辦公人員工作自動化。各類人員之間交互信息也許是公文文獻、檔案文獻，也也許是專業(yè)文獻、電子郵件，因而在辦公自動化系統(tǒng)中，應當具備這四種文獻解決和管理功能。同步，為了滿足各類辦公工作需要，OA系統(tǒng)中有文檔辦公、業(yè)務辦公、行政辦公、領導辦公等模塊。在現(xiàn)狀中，公司某些辦公部門，如財務部門、人事部門等，也許已經(jīng)采用了獨立業(yè)務解決軟件，這樣在公司就形成了一種個“自動化孤島”。如何共享這些信息并在各部門中傳遞，同步為領導決策提供以便，也應當是辦公自動化中研究內容。一種好辦公自動化系統(tǒng)應當為工作人員提供一種集成化、多功能辦公桌面環(huán)境，解決辦公人員因解決不同事務而需要使用不同工作環(huán)境問題。圖2.1所示：SKIPIF1<0圖2.1OA系統(tǒng)環(huán)境構造圖結合對某公司辦公自動化系統(tǒng)應用需求分析，以為對OA系統(tǒng)作需求分析，即應當在圖2.1中信息資源管理平臺、辦公應用平臺以及事務解決平臺中滿足如下規(guī)定：一方面，必要具備工作流性質解決過程和監(jiān)督功能，從而解決多部門協(xié)作問題，推動部門間高效率協(xié)作；另一方面，提供集成解決與發(fā)布信息工作平臺，解決以往信息收集、解決和發(fā)布過程相分割問題，減少不必要交接環(huán)節(jié)，提高工作便利性；再次，必要提供與其他管理信息系統(tǒng)(MIS)信息交流，解決以往數(shù)據(jù)原則不一致而導致信息收集困難問題，減少額外工作量和大量重復勞動。最后，還必要提供安全保障體系，不但使系統(tǒng)各層次人員被嚴格限制在自己權限內，同步必要保證整個OA系統(tǒng)安全、穩(wěn)定和可靠運營。因此，建立一流辦公自動化系統(tǒng)，需要先進、功能強大應用開發(fā)平臺，也就是說，所采用應用開發(fā)平臺應當可以適應計算機網(wǎng)絡發(fā)展趨勢，有助于提高管理和辦公效率，有助于增進各部門之間協(xié)同工作，有助于創(chuàng)立當代管理制度和工作方式。LotusNotes作為世界領先通信解決軟件和群件產(chǎn)品，它不但作為文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，可以高效率解決非構造化信息；并且作為群件平臺，可以支持工作構成員跨越時空界限共享信息；還具備先進郵件解決和通信機制，便于工作構成員之間協(xié)同工作；并且融合了Internet和Web原則，可以將Web瀏覽器作為Notes客戶機，從而實現(xiàn)與Internet高效率連接。LotusNotes/Domino是電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫、迅速應用開發(fā)技術以及Web技術為一體電子郵件和群件平臺。其目是跨越地區(qū)、部門之間界限，使得公司工作人員傳遞、共享她們信息與知識，從而提高群組工作效率。LotusNotes/Domino重要功能可以概述為：(1).電子郵件與報文傳遞：LotusDomino/Notes是客戶機/服務器構造報文傳遞系統(tǒng)。Notes/Domino電子郵件與報文傳遞功能普通被稱為NotesMail。NotesMail提供最后顧客一種非常簡樸易學郵件系統(tǒng)，其中還包括日歷與日程管理功能；同步還提供可以與應用系統(tǒng)集成、以支持工作流應用為特點群件應用開發(fā)能力。(2).文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：LotusDomino/Notes是一種文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。Notes數(shù)據(jù)庫不但可以包括構造化數(shù)據(jù)信息，并且還可以存儲、管理關系型數(shù)據(jù)庫或者其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)無法存儲與管理非構造化數(shù)據(jù)。對于這些以非構造化或半構造化為特性“文檔型”數(shù)據(jù)解決，LotusDomino/Notes還提供了全文搜索、版本控制、文檔鏈接等等信息檢索、解決手段。(3).交互式Web服務器：LotusDomino/Notes完全支持Internet原則，可以發(fā)布或瀏覽Web信息。所有應用系統(tǒng)信息都可以在安全機制控制下，動態(tài)發(fā)布給Internet或Intranet顧客，同步通過Internet/Intranet收集信息。網(wǎng)絡應用開發(fā)工具與實行工具：LotusDomino/Notes提供了一整套集成、面向網(wǎng)絡應用開發(fā)工具。它包具有各種層次開發(fā)手段，提供初學者到專業(yè)編程人員適應不同應用需求開發(fā)手段，如宏公式語言與LotusScript。通過這些編程開發(fā)工具以及有關軟件產(chǎn)品或工具，開發(fā)者還可以集成公司其他信息來源，如通過ODBC原則或Notespump產(chǎn)品與關系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)雙向互換數(shù)據(jù)。需要特別提出是，開發(fā)出來Domino/Notes應用是通過Domino/Notes自身手段通過網(wǎng)絡安裝到每一種服務器上，客戶端基本不需要相應修改什么，因而Domino/Notes解決了困擾應用系統(tǒng)管理員項目實行、管理問題。運用Domino/Notes建立公司信息集成系統(tǒng)，完全符合系統(tǒng)對郵件與群件平臺規(guī)定。具備如下鮮明特點[2]：(1).開發(fā)快捷、實行容易。應用系統(tǒng)推出與使用是投資得以回報核心。電子郵件功能是Domino/Notes基本功能，在開始系統(tǒng)實行很短時間內，就可以在全公司范疇內建立起電子郵件網(wǎng)，立即見到效益。而群件系統(tǒng)應用或者辦公管理應用則可以運用Notes/Domino迅速開發(fā)、實行能力在較短時間內實現(xiàn)。這非常適應辦公管理需求多變、繁雜特點。(2).集成性。最后顧客使用郵件與群件應用系統(tǒng)是一套統(tǒng)一應用系統(tǒng)，使用同一套應用軟件。在相似、唯一界面下，顧客可以獲得郵件信息、辦公信息、專業(yè)應用信息、關系數(shù)據(jù)庫信息、Internet信息等各個方面信息。這種集成能力是在軟件平臺一級獲得，而不是通過二次開發(fā)“強加”上去。這大大減少開發(fā)工作量，提高了應用系統(tǒng)可靠性。并且對最后顧客來說，不需要在幾種客戶端軟件或是應用程序之間、幾種服務器系統(tǒng)或數(shù)據(jù)源之間來回切換。(3).管理容易、機制完整。由于采用單一軟件系統(tǒng)，所有應用開發(fā)都建立在統(tǒng)一平臺之上，重要維護工作集中在應用管理一級，管理工作難度與工作量大大減少。對于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人員可以使用Notes/Domino完備管理手段。如果管理人員但愿借助其她軟硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，Notes/Domino提供這樣手段和接口，如基于SNMP網(wǎng)管合同NotesView軟件；或者使用WindowsNT顧客管理手段。(4).保有費用低。應用系統(tǒng)保有費用包括了購買費用、管理維護費用、應用開發(fā)實行費用、系統(tǒng)集成費用等等。由于采用了功能強大單一產(chǎn)品，本系統(tǒng)總體保有費用在各方面都會減少。同步由于Notes/Domino可開發(fā)特點，本系統(tǒng)后續(xù)增值空間巨大。(5).開放性。Lotus積極參加Internet/Intranet原則制定，同步在自己產(chǎn)品中遵循支持原則原則。Notes/D0mino支持幾乎所有網(wǎng)絡合同原則、郵件與報文傳送原則、安全性原則、編程開發(fā)原則。本系統(tǒng)是一種內部互連，又是一種可以與Internet互連系統(tǒng)，并且隨著技術不斷更新，本系統(tǒng)也將采納最新技術成果，是有生命力系統(tǒng)?？梢垣@得廠商豐富經(jīng)驗與支持。Notes/Domino是一種成熟產(chǎn)品，在國內外電子郵件與群件領域始終居于領先地位，Lotus以及代理商具備豐富成功經(jīng)驗。(6).適應公司級、跨公司級應用。建立在Notes/Domino之上公司信息系統(tǒng)，是一種分布式客戶機/服務器系統(tǒng)。可以依照業(yè)務量大小選取不同規(guī)模檔次服務器系統(tǒng)(如UNIX或PC，SMP或單CPU服務器)，同步還可以運用Notes/Domino群集技術提高系統(tǒng)吞吐量和高可靠性。基于這些優(yōu)勢功能，基于Notes辦公自動化系統(tǒng)則應當設計成以Internet技術為核心，以Web技術為基本集成環(huán)境，基于網(wǎng)絡對象連接技術、多媒體文檔構造以及跨越各種操作系統(tǒng)和各種數(shù)據(jù)庫平臺應用系統(tǒng)，因此，可以把LotusNotes作為行業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應用開發(fā)平臺首選。三.系統(tǒng)設計1.系統(tǒng)構造隨著Web技術迅速普及，Intranet/Internet以其特有跨平臺、統(tǒng)一美觀界面、簡樸操作給計算機技術乃至整個人類社會帶來了新革命，基于Web計算機應用系統(tǒng)越來越受到人們歡迎。因而，OA系統(tǒng)也應緊跟這一技術潮流，將Web技術用于系統(tǒng)中。典型集成OA系統(tǒng)是前臺采用瀏覽器(普通顧客)和NotesClient(系統(tǒng)管理員和檔案人員)實現(xiàn)，后臺采用LotusDominoServer(其自帶NotesServer，WebServer，MailServer)和SQLServer實現(xiàn)。圖1中NotesServer，WebServer，MailServer之因此分開列出，是由于它們在邏輯上是屬于不同服務器。事實上，它們在物理上可以通過一種DominoServer來實現(xiàn)。系統(tǒng)體系構造[3]如圖3.1所示： SKIPIF1<0圖3.1系統(tǒng)體系構造2．系統(tǒng)功能通過需求分析、可行性研究和總體設計等幾種環(huán)節(jié)，按功能把系統(tǒng)劃分為如下幾種模塊：公文管理、通用信息、個人辦公、系統(tǒng)維護模塊。系統(tǒng)功能模塊如圖3.2所示：SKIPIF1<0圖3.2系統(tǒng)功能模塊圖3．功能模塊設計公文管理子系統(tǒng)公文管理系統(tǒng)是OA系統(tǒng)核心某些，公文管理子系統(tǒng)由收文管理、發(fā)文管理、報告管理、文檔管理等模塊構成。由于辦公自動化系統(tǒng)需求存在不擬定性，系統(tǒng)解決文獻類型繁多，審批流程方式多變，以及流程和管理方式需要非常強大靈活性，特別對于流程設立靈活性規(guī)定和角色定義靈活性規(guī)定都是非常高。涉及待辦公文、文稿撰寫，日程安排、待辦事項、待辦時定義。這種具備定義多樣化特點，適應公文解決所有過程。并且，流程不限制環(huán)節(jié)。這樣，可以讓企事業(yè)單位，集團公司工作、人員能運用她們專業(yè)知識去設計更為合理和高效工作流程，不再受困于手工畫圖紙，而能迅速地使用計算機去解決自己業(yè)務，提高辦公效率，為工作帶來極大以便。下發(fā)公文和解決成果通過Web技術以公示形式在網(wǎng)上發(fā)布。收文解決功能收文解決是指送給關部門領導閱批文獻解決過程。收文解決系統(tǒng)有如下需求：(1).規(guī)定對所有來文通過計算機進行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。(2).可對來文進行顯示、排序、查詢、記錄、打印。(3).對來文解決全過程進行自動化管理和記錄。(4).對規(guī)定辦理文獻進行全自動跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。依照對需求分析，普通通用收文解決流程如圖3.4所示。SKIPIF1<0圖3.4通用收文解決流程收文登記后流轉過程[4]：(1).部門負責人訂立意見普通來講，收文由辦公室人員登記。登記后如果你以為本文獻還需要部門內其她人員審核(如辦公室主任)，選取帶有部門主管訂立意見流程。(2).領導批示在部門負責人訂立意見后，收文轉給領導訂立意見，訂立完畢后轉交承辦部門。(3).承辦部門簽收承辦部門在收到告知后，打開并查閱收文管理，可以自動進行簽收。(4).收文結束后其他操作在收文結束后，可以對收文進行歸檔操作，可以把既有收文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù)庫中。可以查看收文概況，理解收文過程。4．發(fā)文解決功能發(fā)文解決是指以我司名義發(fā)出去文獻解決過程。顧客可依照實際狀況設立工作流程，以決定不同行文流向及解決過程。發(fā)文解決系統(tǒng)有如下需求：(1).求對所有發(fā)文通過計算機進行擬稿、核稿、會簽、復核、簽發(fā)、成文、蓋章、發(fā)文、歸檔。(2).可對發(fā)文進行顯示、排序、查詢、記錄、打印。(3).對發(fā)文解決全過程進行自動化管理、跟蹤和記錄。依照對需求分析，咱們擬定普通通用發(fā)文解決流程如圖3.5所示。SKIPIF1<0圖3.5通用發(fā)文解決流程發(fā)文流轉過程[5]：(1).起草發(fā)文作者應嚴格按公文制度來填寫表單中各個項目。填寫完畢后即可進入流轉過程。(2).轉部門內其她人員核稿顧客單擊操作按鈕“提請核稿”，系統(tǒng)將文獻自動發(fā)送到指定人員。(3).轉部門負責人核稿依照發(fā)文流程定義，把發(fā)文轉給本部門負責人審核，并轉有關部門負責人會簽。(4).轉分管領導審核部門負責人審核后，轉分管領導進行審核。(5).單位領導簽發(fā)單位領導審批完畢后，可以直接簽發(fā)公文，公文將自動把文獻分發(fā)給主送部門、抄送部門。(6).發(fā)文成功后其他操作在發(fā)文成功后，可以對發(fā)文進行歸檔操作，可以把既有發(fā)文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù)庫中。可以查看發(fā)文概況，理解發(fā)文過程?？扇缦掳l(fā)文獻，把當前發(fā)文轉給下屬單位。報告管理功能是為工作中經(jīng)常隨機性地起草某些報告，報告送交指定人員審批而設計，重要功能涉及起草報告、報告上送批閱、多級審批等。批閱過程中，提交報告人可以實時理解批閱進展狀況。檔案數(shù)據(jù)庫是一種非常重要數(shù)據(jù)庫，它存儲了所有發(fā)文文獻和收文文獻。建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案科學管理，以便顧客查閱。在文獻存檔后，所有查閱將被自動記錄。(2).通用信息子系統(tǒng)通用信息子系統(tǒng)涉及：討論中心、公用通訊錄、公示告知、人員去向、賓客登記。討論中心為顧客提供了一種類似于INTERNET網(wǎng)BBS功能。在本系統(tǒng)中，您可以就某一事件或某一主題刊登看法，也可以對別人刊登看法進行評議。公用通訊錄取于記錄單位客戶、業(yè)務往來等關系通訊辦法。公示告知用于向單位全體人員發(fā)送消息。人員去向信息庫用于工作人員登記自己去向和留言，以便聯(lián)系和前臺接待。賓客管理用于單位前臺對來訪賓客記錄和接待管理，在接待過程中可以查閱單位內部人員去向和留言，以便接待來訪賓客。(3).個人辦公子系統(tǒng)個人辦公子系統(tǒng)重要涉及電子郵件、工作安排、出勤補簽、個人通訊錄、網(wǎng)上尋呼、Internet瀏覽。本系統(tǒng)在現(xiàn)階段為所有顧客提供了內部局域網(wǎng)上電子郵件功能。工作籌劃模塊用于員工在尋常工作中對自己工作進行安排，計算機會對工作安排進行協(xié)調，并監(jiān)控工作完畢狀況，如果在到指定完畢時間潮流未完畢工作安排，計算機會自動發(fā)出催辦信。出勤補簽系統(tǒng)用于單位考勤管理。當員工因故沒有進行考勤登記時，需要在本系統(tǒng)中提出申請，經(jīng)部門主管審批后生效。本系統(tǒng)也提供考勤接口，可以由單位指定考勤人員對員工進行考勤登記。按Internet瀏覽可以迅速啟動系統(tǒng)內置InternetExplorer，進行網(wǎng)上沖浪。(4).系統(tǒng)維護子系統(tǒng)系統(tǒng)維護子系統(tǒng)涉及部門群組管理和核心字管理、顧客口令修改三個功能模塊。部門群組管理是系統(tǒng)管理員用來維護系統(tǒng)人員狀況信息庫。系統(tǒng)管理員可以對部門群組進行設立，設立人員所在部門，設立人員級別，設立分公司信息以及人員通訊狀況，這些信息將被用于系統(tǒng)內部控制。核心字管理只能由系統(tǒng)管理員修改數(shù)據(jù)，其她人不能修改數(shù)據(jù)，只能引用數(shù)據(jù)。核心字管理是用于系統(tǒng)內部某些數(shù)據(jù)控制，例如車輛名稱、行政級別名稱等等，系統(tǒng)管理員可以通過新建核心字來增長系統(tǒng)核心字，也可以修改核心字內容。4.數(shù)據(jù)庫設計系統(tǒng)中使用數(shù)據(jù)庫按操作平臺可分為兩類[6]：Domino/Notes數(shù)據(jù)庫和SQLserver數(shù)據(jù)庫。Domino/Notes數(shù)據(jù)庫存儲除檔案以外所有信息，這些數(shù)據(jù)定期在備份服務器上進行復制備份。SQLServer數(shù)據(jù)庫存儲檔案管理中歸檔數(shù)據(jù)，視數(shù)據(jù)容量定期備份到光盤。(1).Domino/Notes數(shù)據(jù)庫設計對所有檔案、資料、人員、物品等管理都要通過數(shù)據(jù)庫管理形式進行。Notes提供了一種文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(文檔數(shù)據(jù)庫是Notes實現(xiàn)對非構造化信息存儲管理一大特點，形成在這方面對關系型數(shù)據(jù)庫優(yōu)勢)。所有應用都以數(shù)據(jù)庫形式浮現(xiàn)，所解決對象就是數(shù)據(jù)庫中文檔。普通來說，先由應用程序開發(fā)設計人員設計文檔(如域，表單、試圖、文獻夾、操作等等)，顧客則基于己有設計創(chuàng)立文檔，并且按照定制工作流程對文檔進行解決。每個數(shù)據(jù)庫都可以包括不同格式和類型文檔。LotusDomino/Notes中數(shù)據(jù)庫與普通關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫是有區(qū)別。在普通關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫在顧客看來就是存儲在計算機內可供操作二維表是基于事務解決[7]；在LotusDomino/Notes中，數(shù)據(jù)庫是由文檔、視圖、頁面、表單、域和文獻夾等基本元素構成存儲非構造化信息文獻(文獻名后綴為.nsf)。在辦公自動化系統(tǒng)中有siswgl.nsf、sifwgl.nsf、siAppMain.nsf、silbgl.nsf、siDiscuss.nsf、sireport.nsf、names.nsf、siwork.nsf、sifile.nsf等數(shù)據(jù)庫，并在各個數(shù)據(jù)庫中設立相應必須文檔、視圖、頁面、表單、域、文獻夾以及導航器和各個頁面大綱，其中各個數(shù)據(jù)庫中頁面和表單是設計重點。對于數(shù)據(jù)庫設計，如下幾點需要著重闡述[8]。對公文等非構造化信息解決：公文內容涉及題頭、編號、主題、正文、簽字、蓋章等諸多內容，這是普通關系型數(shù)據(jù)庫很難解決(它們重要面向構造化數(shù)據(jù))。Notes提供提高了RTF(RichTextFile)文本域，可以在其中保存各種類型信息，如文本，表格OLE對象，Web頁面以及圖片，聲音和動畫等多媒體信息。像公文這種非構造化數(shù)據(jù)就可以運用RTF文本域存儲在文檔中。而對于構造化數(shù)據(jù)信息解決Notes也提供了與普通關系數(shù)據(jù)庫類似功能。只是在解決海量數(shù)據(jù)時，Notes會顯得捉襟見肘。數(shù)據(jù)庫文檔組織[9]：當顧客在檔案管理中查到一份文獻，需要調閱時，要從當前視圖(或者文檔)轉入另一種視圖(或者文檔)，Notes數(shù)據(jù)庫文檔中可以包括指向另一種文檔、視圖或者數(shù)據(jù)庫鏈接，當顧客單擊代表該鏈接圖標時，當前窗口將切換到鏈接所指向對象。此外Notes文檔中還可以包括各種熱點文本，當顧客單擊熱點文本時可以顯示出文本提示框或執(zhí)行預先指定操作。這一顧客就可以在一種文檔中同步訪問各種數(shù)據(jù)庫中信息。從而提高了整個系統(tǒng)靈活性和實用性。數(shù)據(jù)庫搜索和索引[9]：對大量公文、檔案、資料等信息進行查詢、記錄等要用到Notes內置全文搜索引擎，顧客可以在數(shù)據(jù)庫搜索條件框中輸入條件來搜索所需文檔，并按某種條件對搜索成果進行排序。此外還可以對數(shù)據(jù)庫進行全文索引，以加速對數(shù)據(jù)庫搜索。數(shù)據(jù)庫存儲位置[9]：在整個系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫種類繁多，除了各個功能模塊實現(xiàn)需要功能模塊數(shù)據(jù)庫外(為了便于設計和日后維護管理，每一種功能模塊都設計成一種單獨數(shù)據(jù)庫)，每一種注冊顧客均有一種郵件數(shù)據(jù)庫，此外尚有系統(tǒng)用數(shù)據(jù)庫。各種數(shù)據(jù)庫按照應用狀況不同存儲位置也不同。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應是放在服務器上某一種固定位置，不能容易改動。顧客郵件數(shù)據(jù)庫也應當放在數(shù)據(jù)庫上(Data\Mail\Username.nsf)，以便隨時都能被訪問。各功能模塊數(shù)據(jù)庫集中存儲各部門科室數(shù)據(jù)，作為系統(tǒng)共享資源，也應放在服務器上。數(shù)據(jù)庫文檔一致性[9]：Notes數(shù)據(jù)庫是一種典型文檔型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，它自身不提供像關系型數(shù)據(jù)庫那樣一致性檢測功能，它提供只是權限上一致性檢測。為了保證文檔一致性，在本系統(tǒng)文檔構造設計中，采用了某些核心域作為檢測一致性標志，并在發(fā)生一致性錯誤時自動進行提示。普通在文檔構造中被“*”號注明域就是進行一致性檢測核心域。通過這種設計一方面排除了產(chǎn)生空文檔也許性，另一方面解決了同一內容文檔在數(shù)據(jù)庫中存儲多份問題，基本實現(xiàn)了文檔一致性。(2).SQLServer數(shù)據(jù)庫設計SQLServer在辦公自動化系統(tǒng)中功能：LotusNotes/Domino是一套通信集、文檔信息管理及開發(fā)、多媒體等功能于一體群組工作軟件，其本質上是一種文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，與基于事務解決模型關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相比，兩者各自應用側重點和解決問題對象是不相似[10]。在本實例中，有些模塊如收文、發(fā)文管理可以充分運用Notes工作流自動開發(fā)功能實現(xiàn)收發(fā)文電子化操作，而有些部門在存在大量業(yè)務解決，這些解決涉及對大量構造化數(shù)據(jù)操作，最后生成許多報表，涉及到關系數(shù)據(jù)庫中事務解決、完整性約束、實時在線查詢等，因而需要運用關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來完畢這些工作。然而現(xiàn)狀是：這些部門通過調查普通都已有自己系統(tǒng)在運營，并且大某些是上級部門配發(fā)，少某些是由本部門自己開發(fā)，這就是實際過程中經(jīng)常會遇到難題之一。倘若耗費大量人力、物力和財力去分析已有系統(tǒng)軟件，顯然得不償失；而放棄原系統(tǒng)，自主從頭研制，則無形中又增長了許多困難，且往往實際開發(fā)出來軟件還難以滿足各部門實際規(guī)定。因而，本系統(tǒng)采用方案是將Notes和關系數(shù)據(jù)庫集成到一起，充分發(fā)揮各自優(yōu)勢，增強系統(tǒng)功能，又可以使系統(tǒng)充分運用原有軟件中關系型數(shù)據(jù)庫中信息資源，從而有效保護己有投資建立繼承系統(tǒng)。在本系統(tǒng)設計中，與關系型數(shù)據(jù)庫接口設計某些重要涉及設計到如下兩個方面：1、檔案資料歸檔與查詢：各部門在尋常工作中都要解決大量公文資料，這些公文中相稱一某些最后要提交檔案管理部門歸檔，因而系統(tǒng)檔案管理模塊提供了與關系型數(shù)據(jù)庫SQL接口，這樣授權人員可以將已經(jīng)提交歸檔公文資料保存到SQLServer中，既可以作備份，又以便與檔案管理系統(tǒng)連接。2、各部門記錄報表輸入及查詢：現(xiàn)實應用中，會有某些這樣部門或科室：它們有大量業(yè)務需要解決，會形成大量報表，如各種月報表、季度報表、半年報表及年報表等，這些部門科室本來也均有自己某些辦公系統(tǒng)，如FoxPro、Access等在進行這些工作，要做到既充分運用本來系統(tǒng)，又可以在Notes辦公軟件中反映出來各類報表成果以供分管領導及授權人員查詢，需要Notes辦公軟件同這些系統(tǒng)連接起來。SQLServer與辦公自動化系統(tǒng)連接實現(xiàn)[11]：依照以上SQLServer在辦公自動化系統(tǒng)中功能，采用了如下兩種實現(xiàn)技術：運用Domino公司連接服務(DominoEnterpriseConnectionService)實現(xiàn)Notes連接。DECS是Domino內嵌一種與關系型數(shù)據(jù)庫連接接口服務，通過它可以以便地在Notes應用程序中操作關系數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)。DECS在辦公自動化應用中將檔案資料歸檔SQLServer數(shù)據(jù)庫中?；驹硎且环矫娣謩e在Notes應用程序和SQLServer數(shù)據(jù)庫中建立要連接表單，然后配備DECS服務選項，定義所要執(zhí)行操作，最后通過ODBC在Notes應用程序中就可以實現(xiàn)要進行操作了。使用Notes內置編程接口LotusScriptDataObject(簡稱LS：DO)LotusScript是一種內嵌Notes程序設計語言，LS：DO運用其完整數(shù)據(jù)控制功能和構造化程序語言靈活性，提供對外部ODBC數(shù)據(jù)完全讀寫訪問[12]。在解決部門報表數(shù)據(jù)輸入及查詢時，采用LS：DO編程接口。這是基于如下考慮：各部門報表格式不一且時常變化，不像歸檔管理部門所要存儲檔案資料信息有著固定類型和格式。LS：DO適合實際小批量數(shù)據(jù)傳播和轉換。LS：DO可以滿足所有數(shù)據(jù)操作規(guī)定，不必添置額外轉換工具，節(jié)約費用。LS：DO對ODBC數(shù)據(jù)源訪問。LS：DO是一種由三個ODBC類構成集合，這三個類是ODBCConnection、ODBCQuery和ODBCResultSet。詳細來說，LotusScript程序就是運用這些類及其辦法來實現(xiàn)對ODBC數(shù)據(jù)源訪問。四．系統(tǒng)實現(xiàn)1.概述一方面公文管理模塊實現(xiàn)支持尋常機關政府辦公中公文收發(fā)整個電子化、自動化目的。在這個模塊中重要有收文管理和發(fā)文管理兩大某些。其中發(fā)文管理中重要執(zhí)行擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、批閱、查詢、公文執(zhí)行狀態(tài)信息等管理工作，并提供電子郵遞、查詢、打印等功能。管理員通過對人員進行注冊，設定其權限，使不同顧客在公文流轉中扮演不同角色。收文管理重要解決系統(tǒng)內部電子文檔，這某些處在保密需要，沒有設者對外接門，不能實現(xiàn)Web瀏覽。收文中僅僅提供了收文登記、領導批示等操作。綜上所述，上面流轉功能牽涉到三個某些：發(fā)文管理、收文管理以及設定相應人員權限角色人員管理數(shù)據(jù)庫。2、發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫該數(shù)據(jù)庫(fwgl.nsf)是整個系統(tǒng)核心之一，是整個系統(tǒng)設計重中之重。圖4.1就是打開該數(shù)據(jù)庫時界面，通過左邊導航連接可以進行公文瀏覽查看及有關操作。 圖4.1發(fā)文管理界面(1).表單設計下面簡介發(fā)文管理中表單設計。表單是Lotus數(shù)據(jù)庫中最重要最基本設計元素，它是信息采集基本來源，是面向顧客基本界面，整個數(shù)據(jù)庫組織就是一方面通過表單生成數(shù)據(jù)庫中各項文檔，再通過視圖對文檔進行選取然后呈現(xiàn)給顧客。最后或者通過設計好頁面、大綱、幀構造集把設計好視圖進行組織，從而把整個數(shù)據(jù)庫內容顯示給顧客，因而表單設計直接關系著數(shù)據(jù)庫設計效果成敗。另一方面，實現(xiàn)公文流轉許多操作，如：交部門領導、轉發(fā)、會簽、簽發(fā)、歸檔等等操作也是在表單中設計，單單從功能實現(xiàn)上來說，Lotus表單設計是Lotus工作流開發(fā)靈魂所在。本設計實現(xiàn)中最重要表單是報告表單(別名BG)。該表單是整個系統(tǒng)啟動模板，所有公文都是從這里由辦公人員起草，形成一份公文草稿，通過設計該表單，傳遞給不同辦公人員，通過流轉，形成正式公文。因而該表單一種重要功能是應當可以依照文檔流轉過程中所處不同辦公人員角色提供不同操作；另一方面還要記錄文檔流轉過程中某些信息，以實現(xiàn)對文檔跟蹤控制。要實現(xiàn)上述目的，咱們需要考慮兩個問題：文檔在流轉、批閱過程中應當始終保證只有一種人可以對文檔進行操作，避免浮現(xiàn)兩個或者兩個以上人對文檔進行解決狀況。因而要設立程序全局變量，控制文檔讀寫模式，代碼如下：SubOutOfEditAllowEdit=False //容許編輯標志關閉EndSubSubMyGotoEditAllowEdit=True //容許編輯標志打開Uidoc.EditMode=True //置文檔于編輯模式EndSub圖4.2是表單設計圖重要某些。 圖4.2表單設計(2).視圖設計視圖作用在于按照不同核心字對文檔進行分類，它是對存儲在數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)進行訪問入口。每個數(shù)據(jù)庫必要包括至少一種視圖，而大多數(shù)數(shù)據(jù)庫都包括各種視圖。圖4.3是設計該類視圖設計界面。 圖4.3視圖設計(3).其她元素設計下面簡介頁面和大綱設計。頁面是顯示信息數(shù)據(jù)庫設計元素，這一點和表單相似，只是沒有表單收集信息功能。頁面在應用程序中為顧客顯示文本、圖形或者嵌入式控件(如大綱)。而后者：大綱則是一種導航工具。所有數(shù)據(jù)庫都帶有一種默認導航構造，稱為文獻夾窗格，或稱作導航窗格。在默認狀況下，它顯示共享視圖和共享文獻夾列表。但設計者們大多會開發(fā)自己喜歡大綱構造。頁面和大綱配合起來組織視圖，從而顯示給顧客，提供人機交互界面。大綱提供到數(shù)據(jù)庫中所有文獻夾或者視圖鏈接，同步還可以提供操作、URL或到其她元素連接，如視圖、表單、幀構造集等等?？梢宰屍鋵Ш剿袘贸绦蚧蛘军c，或導航其中一某些，大綱會顯是給將這些作為站點映射或導航構造使用顧客。圖4.4就是大綱設計圖。頁面設計與此類似，就不贅述了。 圖4.4大綱設計3.其她模塊簡介整個系統(tǒng)重要由以上模塊啟動，其她某些雖然在設計上相對簡樸某些，但是在系統(tǒng)中也占有很重要地位，是實現(xiàn)整個應用程序重要構成某些，詳細分析就不再贅述，下面將給出其效果示意圖以及Web瀏覽效果圖。 圖4.5收文操作界面圖4.6文檔管理文檔界面圖4.7人員去向表 圖4.8出勤補簽界面總結本系統(tǒng)是一種基于LotusDomino/Notes平臺通用辦公自動化設計，是基于該群件平臺二次開發(fā)。在基于L