EnP-011 文件控制程序-ISO50001能源管理體系

公司LOGO文件控制程序編號(hào)EnP-011版次A發(fā)行部門體系管理部生效日期20XX-05-08修訂履歷：版本修訂內(nèi)容制訂審核批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期A版新版發(fā)行20XX-05-08文件分發(fā)：會(huì)簽分發(fā)部門名稱份數(shù)會(huì)簽人會(huì)簽分發(fā)部門名稱份數(shù)會(huì)簽人□■生產(chǎn)部□■品質(zhì)部□■PMC部□■行政部□■儲(chǔ)運(yùn)部□■財(cái)務(wù)部□■業(yè)務(wù)部□■體系管理部□■采購(gòu)部□■設(shè)計(jì)部編寫審核批準(zhǔn)ByDate20XX-04-2920XX-05-0720XX-05-081.0目的：對(duì)公司管理體系以及管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)中的各類文件進(jìn)行管理，確保各部門使用文件的適宜性及充分性,防止誤用作廢文件。2.0適用范圍:適用于本公司所有管理體系文件以及管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)的（電子檔）的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、評(píng)審和變更。3.0職責(zé):3.1體系管理部為文件歸口管理部門。3.2能源管理體系文件由管理者代表組織體系管理部編寫。3.3各部門作業(yè)文件由各部門負(fù)責(zé)組織編制與控制，并報(bào)體系管理部備案。3.4外來(lái)文件由各職能部門按其所屬類別分別進(jìn)行收集與控制，報(bào)體系管理部備案。3.4能源管理手冊(cè)及程序文件即一、二級(jí)文件，由管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)，三級(jí)文件及記錄由各部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.0工作程序：4.1文件編制4.1.1編制文件格式a）程序文件（2階）格式，EnMS：可采用烏龜圖+流程形式；其他體系可不拘形式。b）指導(dǎo)性文件（3階）格式，原則首先使用相對(duì)固化的模版，但也可依據(jù)實(shí)際文件內(nèi)容選擇恰當(dāng)?shù)谋硎龈袷?，如圖片、圖表等。4.1.2文件編號(hào)a）文件編號(hào)規(guī)則如下：1階：DG-En-000；2階：EnP-000；3階：En-部門代碼-000；4階：EnR-部門代碼-000b）部門代碼：設(shè)計(jì)供應(yīng)儲(chǔ)運(yùn)生產(chǎn)品質(zhì)采購(gòu)體系財(cái)務(wù)行政PMCSJGYCYSCPZCGTXCWXZPMCc）外來(lái)文件編號(hào)：由接收部門的“部門代碼-年份-000”。如SC-20XX-001.d）流水號(hào)：“000”為流水號(hào)，從001開(kāi)始編號(hào)，至999止。4.1.3文件版號(hào)文件版次用大寫英文A、B、C…..，初版為A，文件每修訂一次則換版一次，版次則向上升一級(jí)。4.1.4文件有效標(biāo)識(shí)編制文件應(yīng)有標(biāo)題、日期、制訂人、審核人、批準(zhǔn)人、版次和編號(hào)等信息。4.2文件的修訂4.2.1各部門對(duì)體系文件如手冊(cè)、程序文件、管理性作業(yè)指導(dǎo)書認(rèn)為需更改時(shí)，填寫《文件變動(dòng)申請(qǐng)單》并注明更改內(nèi)容經(jīng)管理代表確認(rèn)后，按規(guī)定進(jìn)行修改并重新審批后發(fā)放。其他文件需更改時(shí)由權(quán)責(zé)部門直接按需要進(jìn)行修改，并將修改后的文件重新審批后交體系管理部按本程序相關(guān)規(guī)定重新發(fā)放，手冊(cè)采用換頁(yè)修改。4.2.2文件更改時(shí)應(yīng)將更改的主要內(nèi)容記錄于修訂頁(yè)的“修訂記錄”欄，文件更改的版本和版次按本程序4.1.3的規(guī)定執(zhí)行。4.2.3手冊(cè)修訂時(shí)其修訂情況、日期、頁(yè)次及版次等記錄于“修訂頁(yè)”中；二、三階文件修訂時(shí)應(yīng)在首頁(yè)的修訂欄里反映修訂情況、日期、頁(yè)次及版次。4.2.4文件編制或修訂完成后由體系管理部對(duì)文件編號(hào)及版本核對(duì)確認(rèn)無(wú)誤后登錄于《文件總表》上，使文件的所有版本處于最新?tīng)顟B(tài)，便于文件管理。4.3文件的會(huì)審4.3.1文件制訂完畢，編制者與部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件的格式、內(nèi)容、條理性、適用性和引用文件，進(jìn)行初步評(píng)審；4.3.2需要相關(guān)部門配合執(zhí)行的共性文件編寫部門需召集相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，文件規(guī)定的內(nèi)容僅在本部門范圍使用的，由本部門負(fù)責(zé)；4.3.3文件評(píng)審可通過(guò)微信會(huì)議、郵件、現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)會(huì)等適宜方式；4.4文件的收、發(fā)、廢流程4.4.1文件發(fā)行a）經(jīng)批準(zhǔn)的文件，由體系文控編號(hào)受控發(fā)行，并登錄【文件清單一覽表】，發(fā)放時(shí)依【文件發(fā)放一覽表】并填寫【文件發(fā)放與回收記錄】。發(fā)放新文件的同時(shí)收回舊版文件作廢銷毀。如部門有需求保留舊版文件時(shí)，須在舊版文件上蓋“作廢”印章。a）文件發(fā)放須交由文控中心在每頁(yè)上加蓋“受控文件”章。b）文件保存注意貯存和防護(hù)，有保密要求的標(biāo)準(zhǔn)如GBT29490標(biāo)注密級(jí)（絕密/機(jī)密/秘密）預(yù)防泄密。c）補(bǔ)發(fā)文件應(yīng)說(shuō)明原因，經(jīng)許可后在【文件發(fā)放與回收記錄】簽名予以補(bǔ)發(fā)。d）外來(lái)文件外來(lái)文件不需轉(zhuǎn)換格式的，由接收部門接收后，進(jìn)行受控歸檔，并填寫在【外來(lái)文件清單】,并識(shí)別是否需要發(fā)放給相關(guān)部門。確實(shí)需要轉(zhuǎn)換格式、翻譯文字的外來(lái)文件，如工程圖紙，工程部門經(jīng)轉(zhuǎn)換成公司格式后，交由文控受控登記并發(fā)行。e）臨時(shí)文件編制和發(fā)行審批權(quán)限和體系文件一致，但要注明文件性質(zhì)（如試產(chǎn)文件、工程臨時(shí)變更、特定批次執(zhí)行文件等）、發(fā)行原因、使用范圍和期限臨時(shí)文件經(jīng)文控受控后方可使用，適實(shí)收回，一般使用期限為一個(gè)月，特殊情況下不得超過(guò)3個(gè)月。4.5文件保管4.5.1所有管理體系文件的原件由體系管理部保管，受控副本由各使用部門負(fù)責(zé)保管,各部門應(yīng)確保文件幅面清潔易于識(shí)別，不準(zhǔn)亂劃、亂改、亂寫。各部門應(yīng)分類存放受控文件并編制《文件清單一覽表》文件應(yīng)存放于適當(dāng)?shù)膱?chǎng)所以免損壞或丟失。體系管理部定期檢查文件使用和保管狀態(tài)。4.5.2文件借閱：公司員工需暫時(shí)借閱文件時(shí)，體系管理部負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)，并登記在《文件發(fā)放一覽表》上，任何人不得私自復(fù)印受控文件，具體借閱手續(xù)按規(guī)定內(nèi)容實(shí)施。4.6作廢文件的處理所有作廢文件的原稿由體系管理部在每頁(yè)正面蓋“作廢文件”印章并與有效文件分開(kāi)存放。各部門交體系管理部的副本非機(jī)密作廢文件由體系管理部蓋“作廢文件”章進(jìn)行識(shí)別（或打X）后作為手二紙?jiān)倮?，機(jī)密文件副本由體系管理部用碎紙機(jī)銷毀。4.7對(duì)承載媒體不是紙張的文件的控制也應(yīng)參照上述要求執(zhí)行，電子文檔應(yīng)有備份且規(guī)定使用權(quán)限和修改權(quán)限，應(yīng)對(duì)備份的電子文檔進(jìn)行標(biāo)識(shí)且編制《電子文件管理指導(dǎo)書》。4.7.1體系管理部將按本程序3.1文件（技術(shù)圖紙和職務(wù)說(shuō)明書等機(jī)密文件除外）編制、審核及批準(zhǔn)權(quán)責(zé)表審批后的最新版本受控文件，轉(zhuǎn)換成PDF格式文檔，存放于公司公共盤中，以備各部門人員參考使用。4.7.2當(dāng)文件有修訂后，體系管理部應(yīng)在文本文件審批完成后，第一時(shí)間將該文件轉(zhuǎn)換成PDF檔存放于公共盤中替換原文件，使公共盤中的文件始終保持為最新版。4.8記錄保存：按《記錄控制程序》規(guī)定進(jìn)行保存。5.0相關(guān)記錄：表單名稱表單編號(hào)保存部門備注《文件清單