保險(xiǎn)業(yè)公司治理 會(huì)議運(yùn)作管理規(guī)范第1部分：股東大會(huì)-編制說(shuō)明

《保險(xiǎn)業(yè)公司治理會(huì)議運(yùn)作管理規(guī)范第1部分：股東（大）會(huì)》編制說(shuō)明一、工作簡(jiǎn)況（一）任務(wù)來(lái)源本標(biāo)準(zhǔn)由中國(guó)保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)提出，于2018年10月獲得了中國(guó)保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)（立項(xiàng)號(hào)為2018003-IAC）。本標(biāo)準(zhǔn)的起草單位主要包括：中華聯(lián)合保險(xiǎn)集團(tuán)股份有限公司、陽(yáng)光保險(xiǎn)集團(tuán)股份有限公司、新華人壽保險(xiǎn)股份有限公司和太平人壽保險(xiǎn)有限公司。（二）編制背景為促進(jìn)保險(xiǎn)公司股東（大）會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)“三會(huì)”會(huì)議規(guī)范運(yùn)作，提升保險(xiǎn)公司治理水平，防范公司治理風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)當(dāng)前保險(xiǎn)業(yè)公司治理中股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作的基本流程和具體操作等方面不統(tǒng)一的情況，規(guī)范會(huì)議運(yùn)作的會(huì)議種類(lèi)、召開(kāi)方式、會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議流程、會(huì)議歸檔和會(huì)務(wù)工作等內(nèi)容。二、標(biāo)準(zhǔn)編制原則和確定標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)容的論據(jù)（一）基本原則本標(biāo)準(zhǔn)為保險(xiǎn)業(yè)公司治理會(huì)議運(yùn)作管理規(guī)范系列標(biāo)準(zhǔn)的第1部分，主要對(duì)股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作管理予以規(guī)范。本標(biāo)準(zhǔn)以統(tǒng)一性、全面性、普適性、實(shí)踐性為原則，嚴(yán)格按照GB/T1.1-2009《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)》的要求和規(guī)定進(jìn)行編寫(xiě)，并在編制過(guò)程中遵循：1）頂層設(shè)計(jì)、科學(xué)規(guī)范。本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)國(guó)家以及保險(xiǎn)行業(yè)相關(guān)法律、法規(guī)，及行業(yè)管理部門(mén)發(fā)布的相關(guān)規(guī)章、制度，以非上市保險(xiǎn)股份有限公司為主要應(yīng)用對(duì)象，兼顧上市公司和其他形式公司的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，對(duì)股東（大）會(huì)的職責(zé)以及相關(guān)會(huì)議運(yùn)作的具體內(nèi)容和流程進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范。2）規(guī)范統(tǒng)一，兼顧個(gè)性。在統(tǒng)一股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作流程和主要內(nèi)容的同時(shí)，對(duì)會(huì)議提議及召集程序要求、會(huì)議通知時(shí)限等不宜統(tǒng)一的事項(xiàng)，通過(guò)定性描述等方法進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，并通過(guò)注解和示例等方式，對(duì)多數(shù)、常用的量值予以說(shuō)明，從而實(shí)現(xiàn)在統(tǒng)一規(guī)范的前提下，最大限度兼顧不同保險(xiǎn)公司間的個(gè)性需求。3）框架合理，實(shí)用為主。在切實(shí)做好本標(biāo)準(zhǔn)整體框架設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，以標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用和指導(dǎo)服務(wù)實(shí)際工作為目標(biāo)，將會(huì)議運(yùn)作中需要使用的相關(guān)文件格式、內(nèi)容等要求，以文件模板的方式在標(biāo)準(zhǔn)資料性附錄中予以展現(xiàn)，用以指導(dǎo)保險(xiǎn)業(yè)股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作實(shí)際工作的開(kāi)展。（二）主要論據(jù)在本標(biāo)準(zhǔn)編制過(guò)程中，充分以現(xiàn)有國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)和監(jiān)管相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，并借鑒行業(yè)內(nèi)多家保險(xiǎn)公司的股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作管理的實(shí)務(wù)操作經(jīng)驗(yàn)，主要包括：1）中華人民共和國(guó)公司法2）保險(xiǎn)公司章程指引（保監(jiān)發(fā)〔2017〕36號(hào)）3）保險(xiǎn)法人機(jī)構(gòu)公司治理評(píng)價(jià)辦法(試行)（保監(jiān)發(fā)〔2015〕112號(hào)）4）上市公司治理準(zhǔn)則（證監(jiān)發(fā)〔2002〕1號(hào)）5）上市公司章程指引（證監(jiān)會(huì)公告〔2014〕47號(hào)）6）上市公司股東大會(huì)規(guī)則（證監(jiān)會(huì)公告〔2016〕22號(hào)）7）關(guān)于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定（國(guó)務(wù)院令〔1994〕160號(hào)）三、主要編制過(guò)程及編制內(nèi)容（一）編制過(guò)程2018年1月，中國(guó)保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中保協(xié)”）牽頭組織召開(kāi)“保險(xiǎn)業(yè)公司治理”團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)編制項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，會(huì)上正式成立了“保險(xiǎn)業(yè)公司治理”團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)編制項(xiàng)目組（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“項(xiàng)目組”）及各標(biāo)準(zhǔn)編制的課題組。其中，中華聯(lián)合保險(xiǎn)集團(tuán)股份有限公司、陽(yáng)光保險(xiǎn)集團(tuán)股份有限公司、新華人壽保險(xiǎn)股份有限公司和太平人壽保險(xiǎn)有限公司共同成立《保險(xiǎn)業(yè)公司治理會(huì)議運(yùn)作管理規(guī)范第1部分：股東（大）會(huì)》標(biāo)準(zhǔn)編制工作組（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“工作組”），負(fù)責(zé)股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作管理規(guī)范的編制工作。會(huì)后工作組制定了整體工作計(jì)劃和進(jìn)度安排，并明確了任務(wù)分工。2018年2月，工作組根據(jù)股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作管理規(guī)范的編制要求，就相關(guān)工作開(kāi)展了前期調(diào)研和基礎(chǔ)資料收集，形成了由“總則、會(huì)議運(yùn)作十大環(huán)節(jié)”等內(nèi)容組成的基本框架（含二級(jí)目錄），并向項(xiàng)目組提交了立項(xiàng)建議書(shū)初稿。2018年3月，項(xiàng)目組召開(kāi)“保險(xiǎn)業(yè)公司治理”團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)編制項(xiàng)目研討會(huì)，對(duì)各標(biāo)準(zhǔn)框架內(nèi)容進(jìn)行逐一研討。在中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化研究院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中標(biāo)院”）的專(zhuān)家指導(dǎo)下，將標(biāo)準(zhǔn)框架調(diào)整為“范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義、概述、會(huì)務(wù)工作、會(huì)議及議事程序、會(huì)議文件”七個(gè)部分，形成了標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)建議書(shū)征求意見(jiàn)稿及標(biāo)準(zhǔn)工作組討論稿，并提交中保協(xié)。3月29日，中保協(xié)下發(fā)了《關(guān)于<保險(xiǎn)業(yè)公司治理>14項(xiàng)協(xié)會(huì)標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)征求意見(jiàn)的通知》，向團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)專(zhuān)業(yè)委員會(huì)委員單位廣泛征求意見(jiàn)。根據(jù)收集的反饋意見(jiàn)，工作組進(jìn)一步完善了會(huì)議流程。2018年4月，《保險(xiǎn)業(yè)公司治理會(huì)議運(yùn)作管理規(guī)范第1部分股東（大）會(huì)》通過(guò)立項(xiàng)審查正式立項(xiàng)。2018年5月，項(xiàng)目組召開(kāi)“保險(xiǎn)業(yè)公司治理”團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)編制項(xiàng)目集中編寫(xiě)會(huì)，明確了“保險(xiǎn)業(yè)公司治理”團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)整體框架及基本要求。經(jīng)會(huì)議研討及中標(biāo)院專(zhuān)家的指導(dǎo)，確定了《保險(xiǎn)業(yè)公司治理會(huì)議運(yùn)作管理規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)編制的基本原則，并對(duì)《保險(xiǎn)業(yè)公司治理會(huì)議運(yùn)作管理規(guī)范第1部分：股東（大）會(huì)》標(biāo)準(zhǔn)框架內(nèi)容進(jìn)行修改完善，包括：1）在正文部分補(bǔ)充一級(jí)目錄，修訂二級(jí)目錄，細(xì)化三級(jí)目錄，對(duì)會(huì)議運(yùn)作各環(huán)節(jié)形成全覆蓋；2）在附錄部分新增“三會(huì)常規(guī)議題”和“相關(guān)文件模板”兩項(xiàng)資料性附錄，使會(huì)議運(yùn)作規(guī)范更具借鑒和參考意義。經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組的討論修改，最終形成了標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿。（二）主要技術(shù)內(nèi)容說(shuō)明本標(biāo)準(zhǔn)主要對(duì)股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作管理進(jìn)行規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)容及其確定依據(jù)如下：1、標(biāo)準(zhǔn)范圍及主要技術(shù)內(nèi)容本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了保險(xiǎn)業(yè)公司治理中股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作的會(huì)議種類(lèi)、召開(kāi)方式、會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議流程、會(huì)議歸檔、會(huì)議后續(xù)和會(huì)務(wù)工作等內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)適用于保險(xiǎn)集團(tuán)（控股）公司、保險(xiǎn)公司及保險(xiǎn)資產(chǎn)管理公司股東（大）會(huì)會(huì)議的運(yùn)作和管理（上市保險(xiǎn)公司的股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定）。本標(biāo)準(zhǔn)的主要技術(shù)內(nèi)容包括：——范圍——術(shù)語(yǔ)和定義——概述——會(huì)議種類(lèi)——召開(kāi)方式——會(huì)議命名——會(huì)議責(zé)任人——會(huì)議計(jì)劃——計(jì)劃編制——計(jì)劃要素——計(jì)劃審定及告知——會(huì)議流程——流程圖——會(huì)議提議及召集——會(huì)議提案——會(huì)議通知——會(huì)議召開(kāi)——會(huì)議審議、表決及決議——會(huì)議記錄——會(huì)議文檔——?dú)w檔文件——?dú)w檔要求——會(huì)議后續(xù)——監(jiān)管報(bào)備——決議落實(shí)——會(huì)務(wù)工作——責(zé)任部門(mén)——會(huì)務(wù)內(nèi)容——附錄A（資料性附錄）常規(guī)提案示例——附錄B（資料性附錄）相關(guān)文件內(nèi)容模板——參考文獻(xiàn)2、標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)容的確定依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)的制定是依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)和監(jiān)管相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合行業(yè)股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作實(shí)務(wù)操作經(jīng)驗(yàn)而制定。1）3.1會(huì)議種類(lèi)和3.4會(huì)議責(zé)任人參照《公司法》第三十九條、第一百條和第一百二十三條的規(guī)定，將股東（大）會(huì)會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議，由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議相關(guān)工作的組織和落實(shí)。2）3.2召開(kāi)方式和3.3會(huì)議命名參照《保險(xiǎn)公司董事會(huì)運(yùn)作指引》第四十二條和第六十一條的規(guī)定，股東（大）會(huì)會(huì)議召開(kāi)方式主要包括現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議和通訊表決會(huì)議。會(huì)議名稱(chēng)按照年度及次序命名。3）4會(huì)議計(jì)劃參照《保險(xiǎn)公司董事會(huì)運(yùn)作指引》第四十三條的規(guī)定，董事會(huì)辦公室宜于每年第4季度擬定下一年度股東（大）會(huì)會(huì)議計(jì)劃。4）5會(huì)議流程參照《公司法》、《上市公司治理準(zhǔn)則》、《上市公司章程指引》、《上市公司股東大會(huì)規(guī)則》及《保險(xiǎn)公司董事會(huì)運(yùn)作指引》等規(guī)定，確定股東（大）會(huì)會(huì)議流程的框架及主要內(nèi)容，包括會(huì)議召集、會(huì)議提案、會(huì)議通知、會(huì)議召開(kāi)、會(huì)議審議、表決、決議及會(huì)議記錄。5）6會(huì)議歸檔參照《上市公司股東大會(huì)規(guī)則》第四十一條的規(guī)定，明確了股東（大）會(huì)會(huì)議應(yīng)歸檔的會(huì)議文件和歸檔要求。6）7會(huì)議后續(xù)參照《保險(xiǎn)公司章程指引》第三十三條的規(guī)定，參照行業(yè)操作實(shí)踐，確定監(jiān)管報(bào)送和決議落實(shí)要求。7）8會(huì)務(wù)工作參照行業(yè)操作實(shí)踐，確定會(huì)務(wù)工作的責(zé)任部門(mén)。8）附錄A（資料性附錄）三會(huì)常規(guī)議題示例根據(jù)《公司法》及監(jiān)管相關(guān)規(guī)定，確定了需提交保險(xiǎn)公司需提交股東（大）會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)審議的三會(huì)常規(guī)議題。9）附錄B（資料性附錄）相關(guān)文件內(nèi)容模板根據(jù)國(guó)家法律、法規(guī)及監(jiān)管相關(guān)規(guī)定的要求，結(jié)合行業(yè)股東（大）會(huì)會(huì)議的實(shí)務(wù)操作經(jīng)驗(yàn)，確定股東（大）會(huì)會(huì)議相關(guān)文件模版，作為資料性附錄供參考。四、與國(guó)外同類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)比分析本標(biāo)準(zhǔn)為首次自主制定，不涉及國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)采標(biāo)情況。五、與國(guó)家現(xiàn)行法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系本標(biāo)準(zhǔn)符合國(guó)家現(xiàn)行法律、法規(guī)和監(jiān)管規(guī)定的要求，本標(biāo)準(zhǔn)有助于《公司法》等相關(guān)法律、法規(guī)和監(jiān)管規(guī)定的實(shí)施。六、重大分歧意見(jiàn)的處理經(jīng)過(guò)和依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)在制定過(guò)程中未出現(xiàn)重大分歧意見(jiàn)。七、標(biāo)準(zhǔn)作為強(qiáng)制性或推薦性標(biāo)準(zhǔn)的建議本標(biāo)準(zhǔn)為首次制定，建議作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施。八、貫徹標(biāo)準(zhǔn)的要求和措施建議本標(biāo)準(zhǔn)建立了保險(xiǎn)行業(yè)股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作管理規(guī)范，建議向國(guó)內(nèi)保險(xiǎn)公司、保險(xiǎn)集團(tuán)（控股）公司、保險(xiǎn)資產(chǎn)管理公司積極推薦采用本標(biāo)準(zhǔn)，用以指導(dǎo)股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作管理工作實(shí)踐。同時(shí)，建議根據(jù)國(guó)家法律、法規(guī)和監(jiān)管規(guī)定的變化情況，結(jié)合行業(yè)公司在標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施過(guò)