ISMS-B-01 文件控制程序-ISO27001

文件控制程序文件編號(hào)：ISMS-B-01版本：A/0頁(yè)碼：第2頁(yè)共9頁(yè)版本更改履歷制訂/修訂審批生效日期A/0編制審核批準(zhǔn)日期日期日期分發(fā)欄：⑴市場(chǎng)中心⑵項(xiàng)目中心⑶模具中心⑷采購(gòu)部⑸品質(zhì)中心⑹貨倉(cāng)課⑺財(cái)務(wù)部⑻總經(jīng)辦⑼人力資源中心⑽設(shè)備課⑾計(jì)劃部⑾生產(chǎn)中心1.0目的：為了使公司系統(tǒng)文件得到有效的控制，以確保公司文件的系統(tǒng)有效運(yùn)作（包括信息的安全保密、貯存管理），特制訂本程序。2.0適用范圍：適用于本公司所有運(yùn)作的管理文件，包括外來(lái)文件(如：國(guó)家、國(guó)際、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件，法律法規(guī)、客戶(hù)和供應(yīng)商提供的文件、化學(xué)物質(zhì)管理資料)。3.0術(shù)語(yǔ)與定義：3.1文件：以文字或圖示描述管理內(nèi)容或業(yè)務(wù)內(nèi)容、通過(guò)規(guī)定程序由有權(quán)人員簽署發(fā)布、要求接收者據(jù)此作出規(guī)范反應(yīng)的電子文檔或紙質(zhì)文檔。3.2正本文件：由文件制作人制作的原稿文件。3.3受控文件：所有涉及到有版本控制要求的體系文件。3.4失效/作廢文件：經(jīng)改新版本后，其原來(lái)的文件/副本，以及自動(dòng)過(guò)期的文件稱(chēng)為失效/作廢文件。3.5外來(lái)文件：獲取外部單位文件，包括客戶(hù)提供的圖紙/規(guī)格，國(guó)際、國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件，法律法規(guī)；供應(yīng)商提供的化學(xué)物質(zhì)管理資料（MSDS），社會(huì)責(zé)任相關(guān)文件、職業(yè)健康與安全相關(guān)的文件等等。3.6參考文件：所有受控文件需外傳或不做文件回收控制之僅供參考的文件3.7修訂：指文件的修改和制定。3.8管理手冊(cè)：即一階文件，（質(zhì)量/環(huán)境管理統(tǒng)稱(chēng)管理手冊(cè)），是本公司的方針、目標(biāo)和管理方向性，是公司綱領(lǐng)性文件的描述。3.9程序文件：即二階文件，手冊(cè)中管理重點(diǎn)所延伸引用的下一階文件，是管理體系各重要作業(yè)程序的運(yùn)作文件，這一類(lèi)的作業(yè)通常都為跨部門(mén)性質(zhì)的作業(yè)。3.10三階管理類(lèi)文件：工作管理規(guī)定文件；規(guī)定某項(xiàng)活動(dòng)的具體方法的文件；3.11三階技術(shù)類(lèi)文件：說(shuō)明產(chǎn)品及方案指導(dǎo)產(chǎn)品生產(chǎn)、檢驗(yàn)等活動(dòng)的文件；目前本公司定義的三階技術(shù)文件為：產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、BOM、工藝流程圖、承認(rèn)書(shū)、圖紙、工藝參數(shù)、FMEA等文件.3.12表格：即四階文件，管理體系中運(yùn)行過(guò)程中運(yùn)用的表單記錄格式。3.13記錄：運(yùn)作表格表達(dá)體系運(yùn)作的證明，可參考《記錄控制程序》。3.14網(wǎng)絡(luò)發(fā)布：通過(guò)系統(tǒng)將受控體系文件發(fā)布給相關(guān)人員的途徑。4.0職責(zé)和權(quán)限：4.1總經(jīng)理：負(fù)責(zé)批準(zhǔn)管理手冊(cè)。4.3管理者代表4.3.1負(fù)責(zé)批準(zhǔn)程序文件。4.3.2負(fù)責(zé)公司程序文件格式和內(nèi)容文審.4.3.3負(fù)責(zé)對(duì)管理方案、作業(yè)文件的批準(zhǔn)。4.4文控中心4.4.1負(fù)責(zé)公司文件之編號(hào)、歸檔、登錄電腦、標(biāo)識(shí)、保存、分發(fā)、回收及報(bào)廢處理.4.4.2負(fù)責(zé)外來(lái)文件之接收、歸檔、登錄電腦、標(biāo)識(shí)、分發(fā)和回收、保存。4.4.3負(fù)責(zé)不定期對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)文件進(jìn)行審核和確認(rèn)其有效性。4.4.4保存更新《受控文件一覽表》。4.4.5負(fù)責(zé)文件編號(hào)及格式審定。4.5部門(mén)負(fù)責(zé)人4.5.1負(fù)責(zé)編制本部門(mén)程序文件4.5.2會(huì)審相關(guān)部門(mén)的程序文件4.5.3審核本部門(mén)三階管理類(lèi)文件與資料及批準(zhǔn)本部門(mén)三階技術(shù)類(lèi)文件與資料.4.6部門(mén)文員（文件管理員） 4.6.1負(fù)責(zé)對(duì)受控文件簽收、登記、發(fā)放、將舊版及時(shí)退回體系辦并定期檢查。4.7品質(zhì)中心4.7.1工程師（含）以上人員負(fù)責(zé)審核外來(lái)產(chǎn)品檢查標(biāo)準(zhǔn)方面文件的有效性和實(shí)用性。4.7.2負(fù)責(zé)本部門(mén)制作的三階技術(shù)文件之編號(hào)、歸檔、登錄電腦、標(biāo)識(shí)、保存、分發(fā)、回收處理.4.8項(xiàng)目中心4.8.1工程師（含）以上人員負(fù)責(zé)審核外來(lái)產(chǎn)品方面技術(shù)文件的有效性和實(shí)用性。4.8.2負(fù)責(zé)本部門(mén)制作的三階技術(shù)文件之編號(hào)、歸檔、登錄電腦、標(biāo)識(shí)、保存、分發(fā)、回收處理.4.9市場(chǎng)部/采購(gòu)課客戶(hù)相關(guān)紙質(zhì)檔文件及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)資料的接收并傳遞到文控中心。4.10模具中心負(fù)責(zé)本部門(mén)制作的三階技術(shù)文件之編號(hào)、歸檔、登錄電腦、標(biāo)識(shí)、保存、分發(fā)、回收及報(bào)廢處理.5.0運(yùn)作流程：6.0運(yùn)作程序：6.1文件格式6.1.1首頁(yè)：程序的首頁(yè)為《修改履歷表》，其內(nèi)容包括：版本、更新履歷、制訂/修訂、審批、批準(zhǔn)人和生效日期及文件分發(fā)欄。6.1.2文頭：程序的文頭由以下部分組成：公司Logo、程序名稱(chēng)、文件編號(hào)、版本（含版號(hào)及修改狀態(tài)）、及頁(yè)碼。6.1.3所有系統(tǒng)程序和工作指引文件都要使用規(guī)定的格式，且文件的編制需遵守以下規(guī)定：文件名稱(chēng)一階主題文字用宋體、小二號(hào)字、加粗；文件編號(hào)、版本及頁(yè)碼用宋體、四號(hào)字、加粗；文件中的內(nèi)容之文字用宋體、五號(hào)字、1.5倍行距：文件中涉及的所有文件及表單要加書(shū)名號(hào)“《》”；修訂后的內(nèi)容用藍(lán)色字體，加粗，加雙下劃線標(biāo)識(shí)。涉及到新的術(shù)語(yǔ)需在3.0術(shù)語(yǔ)與定義中定義清楚；文件中大的章節(jié)字體需加粗（如1.0.目的、2.0.適用范圍等）；文件編制序號(hào)超過(guò)三位數(shù)，必須用1.2.3.………表示，此序號(hào)還有分述的，用a.b.c.……表示。6.1.4所有系統(tǒng)程序文件的正文應(yīng)包括以下章節(jié)： 1.0目的： 2.0適用范圍： 3.0術(shù)語(yǔ)與定義： 4.0職責(zé)與權(quán)限：5.0運(yùn)作流程：6.0運(yùn)作程序： 7.0相關(guān)文件及附件： 8.0相關(guān)記錄：（當(dāng)某一章節(jié)不適用時(shí)，請(qǐng)?jiān)诒菊鹿?jié)標(biāo)題下注明“不適用”或“無(wú)”。工作指引文件視其具體內(nèi)容和范圍，可包括以上適用章節(jié)。）6.2文件的制訂、審核與批準(zhǔn)6.2.1各部門(mén)文件編好后發(fā)E-mail到文控中心，文控中心對(duì)文件格式，文件名稱(chēng)，內(nèi)容適宜性進(jìn)行確認(rèn)，如無(wú)問(wèn)題則給文件編好號(hào)再回傳給文件制作部門(mén)，反之如存在問(wèn)題則直接回傳給文件制作部門(mén)要求整改，待整改合格后再確認(rèn)。6.2.2各部門(mén)根據(jù)自身的工作職責(zé)/內(nèi)容、手冊(cè)和相關(guān)程序文件的規(guī)定要求，編制相應(yīng)的工作指引文件。6.2.3各部門(mén)負(fù)責(zé)人在編寫(xiě)文件時(shí)，要按照6.1和6.2章節(jié)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，要確保文件的完整性、有效性、清晰、可操作性和易讀性。6.2.4系統(tǒng)程序文件（二階文件）應(yīng)由該文件涉及到所有部門(mén)主管討論，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，呈交管理代表或總經(jīng)理批準(zhǔn)。詳細(xì)審核權(quán)限說(shuō)明見(jiàn)下表：文件職位管理手冊(cè)（一階文件）程序文件（二階文件）工作指引類(lèi)（三階管理類(lèi)文件）工作指引類(lèi)（三階技術(shù)類(lèi)文件）表單（四階文件）管理代表制定/修改批準(zhǔn)批準(zhǔn)//總經(jīng)理批準(zhǔn)批準(zhǔn)///部門(mén)負(fù)責(zé)人評(píng)審會(huì)簽審核///部門(mén)負(fù)責(zé)人/制定/修改審核批準(zhǔn)批準(zhǔn)工程師以上人員或指定人員//制定/修改制定/修改制定/修改6.3文件的培訓(xùn)與檢討文件編制部門(mén)在文件獲得批準(zhǔn)后，制訂本部門(mén)文件培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)所有執(zhí)行該文件的人員進(jìn)行培訓(xùn)，以確保每個(gè)執(zhí)行人員理解文件的規(guī)定和要求，確保正確實(shí)施和有效執(zhí)行。6.4外來(lái)文件的控制6.4.1.業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)提供有關(guān)客戶(hù)的圖紙/規(guī)格/作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目工程人員應(yīng)在3個(gè)工作日之內(nèi)識(shí)別與確認(rèn)文件有效性及實(shí)用性，并注明需分發(fā)的部門(mén)，然后交到文控中心受控分發(fā)。6.4.2.項(xiàng)目工程人員負(fù)責(zé)識(shí)別與確認(rèn)產(chǎn)品有關(guān)國(guó)家/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并注明需分發(fā)的部門(mén)，然后交到文控中心受控分發(fā)。6.4.3.所有外來(lái)圖紙及工程有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)文件均需經(jīng)過(guò)項(xiàng)目工程師（含工程師）以上人員確認(rèn)并注明分發(fā)部門(mén)；所有外來(lái)跟產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)文件均需經(jīng)過(guò)品質(zhì)中心工程師（含工程師）以上人員確認(rèn)并注明分發(fā)部門(mén)，然后交到體系辦受控分發(fā)。6.4.4針對(duì)體系國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)安全與健康的法律法規(guī)等均需經(jīng)過(guò)體系辦專(zhuān)員以上確認(rèn)。然后編號(hào)并加蓋“外來(lái)受控”印章發(fā)行以便識(shí)別。6.4.5所有文件受控章都蓋在文件的右上角，以清晰不影響使用效果為準(zhǔn)。6.5文件的分發(fā)與回收6.5.1文件審批前，應(yīng)呈交文控中心（三階技術(shù)文件除外），文控中心負(fù)責(zé)人應(yīng)檢查核實(shí)：文件格式、文件內(nèi)容是否符合本文件的規(guī)定，文件是否清晰、易讀：1.針對(duì)三階技術(shù)類(lèi)文件，在文件審批完畢后，由制作部門(mén)的文件管理員負(fù)責(zé)檢查核實(shí)：文件格式、文件內(nèi)容是否符合本文件的規(guī)定；文件是否通過(guò)規(guī)定審批者審批，文件是否清晰、易讀。6.5.2系統(tǒng)程序文件分發(fā)到所用審批部門(mén)各一份，工作指引及其他類(lèi)型文件的分發(fā)地點(diǎn)及份數(shù)由文件的制訂部門(mén)或和體系辦共同確定：1.文本發(fā)放a.文件制訂部門(mén)按規(guī)定的要求復(fù)印相應(yīng)的份數(shù)后連同正本文件一起交到體系辦，體系辦在發(fā)行受控文件時(shí)在文件上加蓋紅色“受控文件”章，然后將受控文件登記在《文件發(fā)行和回收記錄表》內(nèi)并通知相關(guān)單位到文控中心領(lǐng)取受控文件，正本文件保留于文控中心。2.網(wǎng)絡(luò)發(fā)布a.針對(duì)分發(fā)的文件（三階技術(shù)文件除外）由體系辦制作成PDF檔并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布在公共盤(pán)內(nèi)，以供相關(guān)人員參考，如文件有更新則及時(shí)更新公共盤(pán)內(nèi)容；b.針對(duì)三階技術(shù)文件由制作部門(mén)設(shè)置權(quán)限通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布在公共盤(pán)內(nèi)，以供相關(guān)人員參考，如文件有更新則及時(shí)更新公共盤(pán)內(nèi)容。6.5.3文件回收1.當(dāng)文件有變更新版本，各部門(mén)應(yīng)將舊版本文件及時(shí)回收文控中心換取新版本文件，文控人員發(fā)現(xiàn)文件發(fā)行3天內(nèi)還未回收舊版的，將清單列出通報(bào)，各相關(guān)部門(mén)主管回復(fù)原因。6.5.4文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)與審批1.因公司實(shí)際運(yùn)作或生產(chǎn)的需要時(shí)，可填寫(xiě)《文件申請(qǐng)表》經(jīng)本部門(mén)主管審批，交文控人員處理，文控人員將其登記到《文件補(bǔ)發(fā)一覽表》中，備注補(bǔ)發(fā)原因，并予以補(bǔ)發(fā)及簽收；2.針對(duì)三階技術(shù)文件，因公司實(shí)際運(yùn)作或生產(chǎn)的需要時(shí)，可填寫(xiě)《文件申請(qǐng)表》經(jīng)本部門(mén)主管審批，交文件制作部門(mén)的文件管理人員（品質(zhì)/工程/模具）處理。文件管理人員將其登記到《文件補(bǔ)發(fā)一覽表》中，備注補(bǔ)發(fā)原因，并予以補(bǔ)發(fā)及簽收。6.5.5.文件的遺失/損壞處理1.因管理不善將文件遺失/損壞時(shí)，由遺失/損壞部門(mén)填寫(xiě)《文件申請(qǐng)表》經(jīng)本部門(mén)主管審批，交文控人員處理，文控人員將其登記到《文件補(bǔ)發(fā)一覽表》中，備注補(bǔ)發(fā)原因，并予以補(bǔ)發(fā)及簽收，并通報(bào)處理，遺失文件以后若找到需立即退回；2.針對(duì)無(wú)故或人為損壞/遺失受控文件，按《員工獎(jiǎng)懲管理制度》處理。6.6文件評(píng)審與更改6.6.1當(dāng)公司組織架構(gòu)和管理人員發(fā)生重大變更時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)。文件修訂人必須在“更改履歷”登錄,更改履歷最少需在文件中保留近三次。體系辦將根據(jù)《內(nèi)部審核控制程序》，在每次內(nèi)部審核過(guò)程中對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。所有文件初次版本均為A/0，依次修改后為A/1、A/2、至A/4，然后按B/0至B/4進(jìn)行換版。如果修訂篇幅比較多的，可以直接升版本和版次，A/1直接調(diào)到B/0；當(dāng)方針和目標(biāo)不適用時(shí)按客戶(hù)需求和結(jié)合公司實(shí)際進(jìn)行修改。6.6.2修訂后的文件必須按照本文件規(guī)定再次進(jìn)行審批，分發(fā)、同時(shí)回收原舊版本。6.6.3外來(lái)文件的變更時(shí)，相關(guān)外來(lái)文件接收部門(mén)應(yīng)積極向客戶(hù)或外部索取。并確認(rèn)后交品質(zhì)/工程/模具/文控中心受控分發(fā)“外來(lái)受控文件”。另：外來(lái)環(huán)境方面法律法規(guī)可直接向體系辦確認(rèn)，確認(rèn)后受控分發(fā)。并將相關(guān)文件進(jìn)行修訂。6.7作廢文件的處理6.7.1失效版本或作廢文件需登記到《作廢文件一覽表》中，副本需立即銷(xiāo)毀（同時(shí)視作廢文件，非公司機(jī)密可以?xún)?nèi)部作為再生紙使用）。6.7.2受控原件（即正本文件）在文件正面加蓋“作廢文件”印章分類(lèi)歸檔，客戶(hù)產(chǎn)品圖紙?jiān)诒趁婕由w“作廢”印章做永久性保存，其他文件作廢原版保存三年。6.8文件保管6.8.1公司所有的文件都應(yīng)保存在適宜的環(huán)境中，以免文件及其內(nèi)容受到損壞、遺失或作其它不適宜用途。6.8.2文控中心應(yīng)編制《受控文件一覽表》，各部門(mén)應(yīng)編制本部門(mén)所保管的《受控文件一覽表》便于相關(guān)人員的使用和查詢(xún)。6.8.3電子文檔保管：1外來(lái)文件、程序文件、三級(jí)文件(技術(shù)類(lèi)文件除外)等全部在各部門(mén)受控的同時(shí)將電子文檔電郵到體系辦，文控人員放到“*”中。體系管理及其他部門(mén)查閱全部依權(quán)限進(jìn)入。文控中心有放入和修訂權(quán)限，其他部門(mén)查閱權(quán)限。受控文件的修訂后的電子文檔需要電郵到體系辦存檔；2IT對(duì)存放網(wǎng)絡(luò)上的程序文件需要作異地備份管理，以避免電腦崩潰而造成損失。6.8.4外發(fā)文件申請(qǐng)與控制：1凡需發(fā)放到公司以外單位，有關(guān)人員填寫(xiě)《文件申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門(mén)主管審批后交到文控中心；2文件受控部門(mén)將所需文件復(fù)印件蓋紅色“參考文件”印章分發(fā)到申請(qǐng)人，由申請(qǐng)人轉(zhuǎn)交到接收單位。7.0相關(guān)文件及附件：7.1附件一：文件名稱(chēng)、編號(hào)規(guī)則如下表所示，未有標(biāo)注或后新增的文件，以名稱(chēng)的英文縮寫(xiě)為準(zhǔn)：NO.文件名稱(chēng)（中文）文件編號(hào)1管理手冊(cè)ISMS-A-XX（流水號(hào)）2程序文件ISMS-B-XX（流水號(hào)）3工作指引ISMS-C-XX（流水號(hào)）4表單ISMS-D-XXX（流水號(hào)）7.3附件二文件控