地鐵保潔服務(wù)檔案管理

第一節(jié)人員檔案管理 1一、目的 1二、適用范圍 1三、機構(gòu)設(shè)置及職責(zé) 2四、檔案歸檔 2五、檔案和資料的保管 4六、檔案資料的使用 4七、文件和資料的更改、銷毀 5第二節(jié)檔案人員崗位職責(zé) 6第三節(jié)檔案安全保密制度 8第四節(jié)檔案室管理制度 10一、檔案室管理制度 10二、檔案管理員職責(zé) 10第一節(jié)人員檔案管理一、目的為加強公司檔案管理工作，規(guī)范公司資料、文件保管程序，保護公司的知識產(chǎn)權(quán)和保證各種資料的完整性，并符合ISO9001質(zhì)量體系的規(guī)范要求，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)檔案管理、保密工作的規(guī)定，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門所有管理文件、技術(shù)文件和資料的管理，其中包括企業(yè)管理、人員管理、服務(wù)流程、服務(wù)培訓(xùn)等涉及企業(yè)經(jīng)營各方面的具有歸檔保存價值的實物、文字、圖紙、圖片、軟盤、光盤、聲、像等資料。三、機構(gòu)設(shè)置及職責(zé)公司設(shè)立檔案資料室，負責(zé)全公司各類檔案、資料的管理，隸屬于公司辦公室。各部門綜合辦公室及專職或兼職檔案員對本部門歸檔文件資料進行初級管理。四、檔案歸檔1.歸檔要求歸檔的文件和資料必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、裝訂好的原始記錄。合同要存正本，公司文件及外部文件應(yīng)歸檔原件，一般不存復(fù)印件。文字、圖紙與軟件（盤）同存時，應(yīng)保持一致。屬于ISO9001質(zhì)量體系的受控文件應(yīng)填寫受控編號。歸檔的文件和資料要求質(zhì)量優(yōu)良，圖樣清晰，字跡工整，裝訂整齊美觀，禁用字跡不牢固的工具書寫。對軟盤、光盤、聲像、照片等資料，歸檔時要有保護措施，包裝良好，封面書寫標題及編號，無涂改。凡對公司有保存價值的各種文件、資料、實物等，各部門有責(zé)任及時歸檔。因歸檔不及時造成資料損壞或丟失，給公司利益造成損害的，有關(guān)部門須承擔(dān)責(zé)任。歸檔文件和資料如有保密要求和查閱限制的，由歸檔部門與檔案室擬定保密級別和限制查閱使用范圍。2.歸檔時間項目服務(wù)資料在項目服務(wù)結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。各類管理文件、人員資料，項目資料每一年年末歸檔一次。其余各類具有保存價值的文件和資料應(yīng)及時歸檔。3.歸檔程序和手續(xù)各類檔案在歸檔前由各部門兼職檔案員預(yù)立卷。歸檔時要作《檔案移交（接收）登記》，屬質(zhì)量體系受控文件要提交《受控文件和資料清單》，經(jīng)檔案室和歸檔部門雙方當面清點簽字后備查。對不完整、不準確或不符合存檔要求的各類檔案，檔案室有權(quán)要求歸檔部門完善達到要求后再辦理歸檔手續(xù)。同一項目的成套資料在歸檔時要有資料目錄，并按要求提供《資料存檔清單》。4.歸檔責(zé)任部門公司下發(fā)行政文件、管理制度、公司重要會議材料、外來文件由公司辦公室負責(zé)。各職能部發(fā)的文件、管理細則由主辦部門負責(zé)。技術(shù)文件、工程文件、研發(fā)文件、生產(chǎn)文件、產(chǎn)品標準、工藝文件由相關(guān)事業(yè)部負責(zé)。5.管理文件和資料的歸檔凡正式發(fā)文的公司文件按發(fā)文序號歸檔，不得缺少。公司各職能部門負責(zé)將業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的管理文件及資料按期歸檔，以保證借閱人員能使用更新后的有效版本。五、檔案和資料的保管1.各種管理、技術(shù)文件和資料屬于公司專有技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)和無形資產(chǎn)的重要組成部分，要嚴格管理，嚴防因失密給公司造成損失。2.管理文件和資料、技術(shù)文件等應(yīng)進行分類管理，文件與資料必須編號。3.檔案資料是公司經(jīng)營和管理的重要依據(jù)，檔案資料室必須確保安全。（1）健全借閱審批、登記制度，嚴防文件資料損壞、丟失。未經(jīng)許可不得復(fù)制、使用保密檔案。（2）做好“五防”工作，即：防火、防盜、防曬、防潮、防蟲。（3）檔案室內(nèi)要經(jīng)常打掃，保持清潔衛(wèi)生。（4）室內(nèi)嚴禁吸煙，不得將易燃、易爆物品帶入室內(nèi)。（5）工作人員離開檔案室時要關(guān)燈、關(guān)好門窗。六、檔案資料的使用1.檔案資料分為機密、秘密、無密級三個圾期。以檔案資料有嚴格的查閱限制，其復(fù)制和借閱需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。公司的重要文件、技術(shù)資料列入機密級檔案管理。秘密級檔案和資料有查閱限制，復(fù)制借閱要經(jīng)歸檔部門負責(zé)人同意，公司辦公室批準。對公司較重要的文件、技術(shù)和項目資料列入秘密級別管理。無密級檔案資料，公司內(nèi)部職工可以查閱、復(fù)制、借用，但需進行登記備案。2.查閱檔案資料，需執(zhí)行檔案資料保密規(guī)定，并做查閱登記。本公司員工可查閱本職工作范圍的檔案資料；如要查閱非本職工作的檔案資料，需經(jīng)檔案歸檔部門負責(zé)人同意，公司辦公室批準；公司外部人員查閱檔案資料，需經(jīng)公司接待部門領(lǐng)導(dǎo)申請，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由專人陪同查閱，不得借出。3.檔案資料的借閱和復(fù)制按檔案保密規(guī)定執(zhí)行。借閱檔案資料應(yīng)在檔案室做借閱登記，對有保密要求的檔案資料要有相關(guān)負責(zé)人批準的《文件資料借閱申請單》。以光盤、軟盤為介質(zhì)的文件資料不外借。4.借閱科技檔案不得超過兩個月；借用管理文件不得超過一個月；借用非本部門檔案不得超過兩周。借閱期滿后，如需繼續(xù)借用時，可持所借檔案到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。對逾期不還，經(jīng)催促仍拖延者，除停止其借閱權(quán)利外，還將向其所在部門通報。5.凡公司員工調(diào)離公司前，應(yīng)清還從檔案室借閱的檔案資料，由檔案室在調(diào)離手續(xù)單上簽字后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。脫產(chǎn)學(xué)習(xí)或外借工作半年以上的員工，在離開公司前也必須清還所借檔案。七、文件和資料的更改、銷毀1.已歸檔的非技術(shù)文件和資料如需更改，由原歸檔部門持《文件和資料更改通知單》到檔案室填寫《文件和資料更改登記表》，此登記表、更改通知單與文件共同存放，以備查詢。2.技術(shù)文件和資料需更改時，要按《設(shè)計更改程序》及《產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件更改辦法》執(zhí)行，填寫《設(shè)計變更補充通知單》并由項目負責(zé)人或技術(shù)負責(zé)人簽字。對標準產(chǎn)品圖紙及工藝文件的更改要有事業(yè)部總工或技術(shù)負責(zé)人的審批，同時注明更改原因及日期。3.文件和資料失效或終止執(zhí)行時，各部門檔案員應(yīng)按要求填寫《終止執(zhí)行文件和資料目錄》，到檔案室備案，由檔案室在文件上標明終止執(zhí)行或作廢字樣。4.對無保存價值的已失效或終止執(zhí)行的文件、資料，需經(jīng)原編制部門審核，原審批部門負責(zé)人批準后，填寫《技術(shù)文件和資料處置表》及《申請銷毀文件和資料目錄》存檔。5.對于需要銷毀的文件、資料，由檔案室定期提出申請，經(jīng)公司專家委員會鑒定后，檔案室統(tǒng)一銷毀并做銷毀記錄。第二節(jié)檔案人員崗位職責(zé)一、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》和上級主管部門有關(guān)檔案管理的方針、政策和部署安排。二、制訂本公司檔案工作的規(guī)劃計劃、規(guī)章制度和管理細則，并組織實施。三、全面掌握本公司的工作情況，組織全室人員做好檔案收集、整理、分類、編目、鑒定工作，組織檔案管理人員開展檔案編研工作、有效提供檔案為生產(chǎn)、經(jīng)營管理和兩個文明建設(shè)服務(wù)。四、安排本公司所屬職工的政治教育、業(yè)務(wù)技術(shù)學(xué)習(xí)及工作考核，提高檔案隊伍的整體素質(zhì)。有計劃、有組織地安排專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技術(shù)活動和學(xué)術(shù)活動。五、聯(lián)系購置配備必要的工具、裝具設(shè)施。六、加強與各有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，理順疏通檔案的歸檔渠道，促進檔案工作的順利開展。七、負責(zé)對全公司部門的檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。定期召開部門檔案工作會議，經(jīng)常組織人員深入基層了解檔案資料的積累、利用等情況，隨時進行指導(dǎo)、監(jiān)督檢查工作。八、及時向上級主管部門提供本公司檔案工作的各種資料。九、負責(zé)本部門成本的有效使用和控制。十、負責(zé)綜合檔案室固定資產(chǎn)的管理和維護。協(xié)助做好廠固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)資工作。十一、起草工作報告、總結(jié)工作。向上級匯報工作。十二、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任務(wù)。十三、負責(zé)全公司的檔案統(tǒng)籌管理工作。十四、負責(zé)綜合檔案室行政和日常工作。十五、負責(zé)對全公司各部門的檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。十六、負責(zé)理順疏通檔案的歸檔渠道。十七、負責(zé)加強檔案基本建設(shè)，聯(lián)系購置必備的檔案裝具和設(shè)施。十八、負責(zé)向領(lǐng)導(dǎo)和上級業(yè)務(wù)主管部門匯報工作。十九、負責(zé)召集鑒定小組對到期檔案進行鑒定，并組織監(jiān)督銷毀過期檔案，建立銷毀記錄。第三節(jié)檔案安全保密制度為保護檔案的安全，做好管理人員的保密工作，應(yīng)制定規(guī)范的檔案安全保密制度。一、檔案人員應(yīng)認真貫徹執(zhí)行《保密法》和《檔案法》，遵守公司的保密規(guī)定，維護檔案安全。二、檔案人員必須嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度，認真履行各項程序。三、全公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，對機密、絕密檔案應(yīng)實行全程有效監(jiān)控，在接收、登記時應(yīng)注明機密、絕密字樣，和普通文件分開立卷，單獨存放，特殊管理。四、各類檔案一般不準借出，對確實需要借出的，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格履行借閱手續(xù)。對機密、絕密檔案的科技檔案，要嚴格把握審批程序，不經(jīng)有關(guān)部門批準，不得借閱、抄錄、復(fù)印和描繪。經(jīng)批準抄錄、復(fù)印的材料應(yīng)及時銷毀，嚴防遺失。借出檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，妥善保管，嚴禁轉(zhuǎn)借他人。五、檔案工作人員要增強保密意識，遵守保密紀律，不傳不說不問機密檔案的內(nèi)容，不隨身攜帶機密檔案材料。六、未經(jīng)允許任何人不得私自銷毀檔案。七、加強檔案室的安全保護工作，檔案室應(yīng)自成區(qū)域。室區(qū)及庫房設(shè)施應(yīng)符合檔案管理規(guī)定。檔案庫房及辦公室鑰匙應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，發(fā)現(xiàn)丟失，應(yīng)立即采取措施。節(jié)假日前應(yīng)做好以下工作：徹底清點檔案并進行登記；催還借出的檔案；將所有檔案材料全部歸入檔案室內(nèi)；鎖好門窗，加貼封條。八、加強檔案庫房的安全管理，非本館人員未經(jīng)許可不得進入庫房、機房。檔案庫房嚴禁吸煙，不得存放易燃易爆等危險品，切實做好庫房的八防管理（防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光）。每日下班前要關(guān)閉空調(diào)，切斷電源，鎖好門窗，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。九、電子檔案的安全保密參照上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四節(jié)檔案室管理制度一、檔案室管理制度1.檔案室是機要重地，為確保安全，防止泄密，非檔案人員不得入內(nèi)。2.檔案室是存放檔案資料的專用庫房，檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆及其它有損檔案資料的物品。3.室內(nèi)必須清潔衛(wèi)生，要有防光、防盜、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，及時更換驅(qū)蟲藥物，定期檢查電器設(shè)備、消防器材等設(shè)施，保證安全可靠實用。4.檔案室里柜櫥要按類、按序編號排列整齊，便于通風(fēng)順暢。5.檔案人員每天對檔案室溫濕度進行檢查、記錄并采取措施，使室內(nèi)溫濕度控制在規(guī)定的范圍之內(nèi)。6.對檔案室里的檔案資料做到勤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并采取必要的措施。二、檔案管理員職責(zé)1.熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀律，鉆研業(yè)務(wù)。2.及時認真貫徹執(zhí)行國家、省、市檔案部門制定的關(guān)于檔案工作的各項方針、政策和業(yè)務(wù)規(guī)范。3.制訂檔案工作計劃和長