企業(yè)綜合自動(dòng)化-自適應(yīng)控制技術(shù)-課件

會(huì)議管理授課人：張爽會(huì)議管理授課人：張爽1培訓(xùn)目標(biāo)：1、知道有效會(huì)議的原則，學(xué)會(huì)使用會(huì)議組織工具2、工作中運(yùn)用會(huì)議管理管理會(huì)議培訓(xùn)目標(biāo)：1、知道有效會(huì)議的原則，學(xué)會(huì)使2導(dǎo)言提問：你會(huì)開會(huì)嗎？

自測(cè)題(附件1)導(dǎo)言提問：你會(huì)開會(huì)嗎？自測(cè)題(附件1)312—24分：需要全面注意你的技巧。當(dāng)你參加會(huì)議時(shí)，始終要有明確的目的，并爭(zhēng)取達(dá)到目標(biāo)25—36分：你在會(huì)議中表現(xiàn)得比較好，但某些技巧需要進(jìn)一步改進(jìn)37—48分：在會(huì)議中你表現(xiàn)得較好，但不要自滿，繼續(xù)為你參加的每個(gè)會(huì)議作好準(zhǔn)備12—24分：需要全面注意你的技巧。當(dāng)你參加會(huì)議時(shí)，始終要有4企業(yè)綜合自動(dòng)化-自適應(yīng)控制技術(shù)-ppt課件5會(huì)議成本提問:

會(huì)議有成本嗎?主要包括哪些成本?

會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。會(huì)議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。會(huì)議成本提問:會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本6會(huì)議的時(shí)間成本會(huì)議的時(shí)間成本7直接的會(huì)議成本直接的會(huì)議成本8效率損失成本開會(huì)時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：效率損失成本開會(huì)時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能9一位企業(yè)的老總曾經(jīng)這樣說過：“我如果不是在開會(huì)，就是在去往下一個(gè)會(huì)議的路上?！边@樣的表述未免有些夸張，但是卻形象地體現(xiàn)了會(huì)議溝通在管理者商務(wù)活動(dòng)中所占的比重。盡管會(huì)議溝通會(huì)帶來必要的人、財(cái)、物等方面的消耗，但是卻有利于快速達(dá)成某項(xiàng)協(xié)議，大大提高工作效率。一位企業(yè)的老總曾經(jīng)這樣說過：“我如果不是在開會(huì)，10

討論：什么情況下要開會(huì)？哪些情況下不開會(huì)？

—————————————————————————————————————————————————————————————————————會(huì)議理由討論：什么情況下要開會(huì)？哪些情況下不開會(huì)？

—————11有些情況下是可以不開會(huì)的只涉及個(gè)別成員的主題，可以一對(duì)一處理你沒有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議（組織者或參會(huì)者）有一些更有效的交流方式，如E-mail、備忘錄、電話等擬議事項(xiàng)已經(jīng)很明確或決議已形成，并獲得廣泛、一致的理解能有適當(dāng)?shù)娜诉x有效的解決問題估計(jì)不會(huì)有結(jié)果（如參會(huì)者不適當(dāng)，主要決策人員沒到位，觀點(diǎn)對(duì)立較強(qiáng)烈，相關(guān)人員正處在火頭上，會(huì)議易受干擾，參會(huì)者沒有積極性）____________________________________________________________________________________________有些情況下是可以不開會(huì)的只涉及個(gè)別成員的主題，可以一對(duì)一處理12常見的開會(huì)的理由：需就某項(xiàng)決策達(dá)成一致，或者決定團(tuán)隊(duì)的行動(dòng)方針和計(jì)劃幫助某個(gè)人作決定情況通報(bào)獲得或收集信息解決需不同部門成員協(xié)調(diào)的問題消除組織內(nèi)成員的抱怨和牢騷討論新的構(gòu)思，或創(chuàng)造新的想法

_______________________________________________________________________________________________________常見的開會(huì)的理由：需就某項(xiàng)決策達(dá)成一致，或者決定團(tuán)隊(duì)的行動(dòng)方13會(huì)議的通病——效率不高

小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。會(huì)議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有14會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。（7）開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義、宣告失敗。會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議15會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范會(huì)議規(guī)范本身。會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議規(guī)范16固定的會(huì)議流程規(guī)范固定的會(huì)議規(guī)范流程固定的會(huì)議流程規(guī)范固定的會(huì)議規(guī)范流程17

固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括：會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。固定的會(huì)議流程規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。固定的會(huì)議18兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。固定的會(huì)議流程規(guī)范兩個(gè)基本點(diǎn)固定的會(huì)議流程規(guī)范19會(huì)議規(guī)范本身

會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款：所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。超過1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。會(huì)議規(guī)范本身會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的20高效會(huì)議的八大特征如何進(jìn)行有效的會(huì)議高效會(huì)議的八大特征如何進(jìn)行有效的會(huì)議21如何進(jìn)行有效的會(huì)議提供一些基本要素：充分的準(zhǔn)備：4W要素（Why、When、Who〈領(lǐng)導(dǎo)、主持人、記錄〉、Where），座位安排、準(zhǔn)備會(huì)議用品及資料語明確的目標(biāo)：會(huì)議目標(biāo)應(yīng)現(xiàn)實(shí)、集中、易于評(píng)估有一會(huì)具有相關(guān)技巧的會(huì)議主持會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束遵循事先安排好的會(huì)議議程就某項(xiàng)行動(dòng)作出決定，并對(duì)今后的進(jìn)程達(dá)成一致跟蹤會(huì)議決定的執(zhí)行情況議題轉(zhuǎn)換前先作出決議全體參與，百家爭(zhēng)鳴澄清議題中的限制條件，如上級(jí)的決策，資金的限制等如何進(jìn)行有效的會(huì)議提供一些基本要素：22技能點(diǎn)1如何做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作技能描述確定會(huì)議溝通目標(biāo)合理安排會(huì)議議程挑選與會(huì)人員合理安排會(huì)務(wù)（1）確定會(huì)議召開的地點(diǎn)；（2）調(diào)配會(huì)議的設(shè)備。技能點(diǎn)1如何做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作技能描述確定會(huì)議溝通目標(biāo)23實(shí)踐練習(xí)一

在下次會(huì)議前，請(qǐng)您對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備進(jìn)行檢查，把結(jié)果填入下表：會(huì)議安排檢查表檢查項(xiàng)目具體情況負(fù)責(zé)人檢查結(jié)果會(huì)議溝通目標(biāo)會(huì)議議程安排與會(huì)人員安排會(huì)務(wù)安排實(shí)踐練習(xí)一在下次會(huì)議前，請(qǐng)您對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備進(jìn)行檢查，24技能點(diǎn)2如何成功地開始會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開會(huì)技能描述介紹與會(huì)人員，并表示歡迎制訂或者直接宣布會(huì)議的基本規(guī)則分配記錄員和計(jì)時(shí)員的責(zé)任

會(huì)議的基本規(guī)則是會(huì)議中行為的基本準(zhǔn)則，應(yīng)制訂諸如“不允許跑題”、“聆聽每個(gè)人的發(fā)言”等技能點(diǎn)2如何成功地開始會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開會(huì)技能描述介紹與會(huì)人員，25實(shí)踐練習(xí)二

請(qǐng)回憶一下，在您主持會(huì)議時(shí)，您所做的開場(chǎng)白是否成功的幾率比較大，在哪方面還有疏漏？您將如何改進(jìn)？實(shí)踐練習(xí)二請(qǐng)回憶一下，在您主持會(huì)議時(shí)，26技能點(diǎn)3如何成功的開始會(huì)議指出會(huì)議主題技能描述恰當(dāng)引導(dǎo)會(huì)議

會(huì)議主題表述要直接，而且時(shí)間越早越好，一般開場(chǎng)完畢直接表述主題。技能點(diǎn)3如何成功的開始會(huì)議指出會(huì)議主題技能描述恰當(dāng)引導(dǎo)會(huì)27主持人

的技巧

☆注意自己的參與程度，不要成為討論的獨(dú)裁者讓沉默寡言、害羞的同事也發(fā)言，同時(shí)控制插話者和獨(dú)裁者☆鼓勵(lì)、正面對(duì)待每個(gè)人的問題☆及時(shí)防止某些人對(duì)別人武斷的指責(zé)和攻擊☆強(qiáng)調(diào)已達(dá)到的共同點(diǎn)，防止不斷推翻已達(dá)成的決議☆在白板紙上作記錄☆當(dāng)你感受到某個(gè)人要發(fā)表意見時(shí)，應(yīng)以目光接觸以示鼓勵(lì)☆從簡(jiǎn)單的議題到復(fù)雜主持人☆注意自己的參與程度，不要成為討論的獨(dú)裁28技能點(diǎn)4如何圓滿地結(jié)束會(huì)議總結(jié)會(huì)議內(nèi)容技能描述回顧會(huì)議議程讓與會(huì)人員總結(jié)發(fā)言對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)估向與會(huì)人表示感謝對(duì)會(huì)議策劃與會(huì)議結(jié)束進(jìn)行簡(jiǎn)短的評(píng)估，明確這次會(huì)議到底解決了什么問題，是如何進(jìn)行的，與會(huì)者從中獲得了什么。技能點(diǎn)4如何圓滿地結(jié)束會(huì)議總結(jié)會(huì)議內(nèi)容技能描述回顧會(huì)議議29實(shí)踐練習(xí)四

在會(huì)議結(jié)尾時(shí)，您是否如右下的不當(dāng)之舉，如果有，應(yīng)如何改進(jìn)？1.總結(jié)會(huì)議內(nèi)容時(shí)過于煩瑣，沒有突出已經(jīng)決定的重要事項(xiàng)。

（）2.會(huì)議結(jié)尾時(shí)，往往忽略會(huì)議議程，總是草草結(jié)尾。（）3.在做會(huì)議總結(jié)時(shí)，只顧您一個(gè)人滔滔不絕，而沒有給其他與會(huì)人員充分發(fā)言總結(jié)的機(jī)會(huì)。（）4.從來不對(duì)會(huì)議的進(jìn)行情況評(píng)述。（）5.會(huì)議結(jié)尾時(shí)，常常忘記對(duì)與會(huì)人員表示感謝，只是簡(jiǎn)單地以“散會(huì)”或者“今天的會(huì)議到此結(jié)束”來作為結(jié)束語。（）實(shí)踐練習(xí)四在會(huì)議結(jié)尾時(shí)，您是否如右下的不當(dāng)之舉，如301、總結(jié)會(huì)議的內(nèi)容及取得的成果2、承諾跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行3、強(qiáng)調(diào)分享不同觀點(diǎn)的重要性4、恭祝會(huì)議的成功5、感謝大家的參與和貢獻(xiàn)結(jié)束會(huì)議的技巧1、總結(jié)會(huì)議的內(nèi)容及取得的成果結(jié)束會(huì)議的技巧31技能點(diǎn)5如何靈活應(yīng)對(duì)會(huì)議的困境當(dāng)有人試圖支配討論的局面時(shí)技能描述當(dāng)有人想爭(zhēng)論時(shí)當(dāng)有人和身邊的人開小會(huì)時(shí)當(dāng)有人習(xí)慣性跑題時(shí)(1)其他人要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)提醒他，要求他聽聽別人的意見。(2)可以針對(duì)討論的核心內(nèi)容提一些比較直接的問題，以調(diào)動(dòng)其他與會(huì)者積極發(fā)言。(3)如果以上兩種方式?jīng)]有奏效，你可以在會(huì)議的休息時(shí)間找這人談一下，以理服人，以情動(dòng)人。(1)保持冷靜。(2)通過提問的方式直接想要爭(zhēng)論的人發(fā)難，從他的回答中引出其錯(cuò)誤一面，征得其他人員支持。可以運(yùn)用FAST法來應(yīng)對(duì)：F（Focus），A（Affirm），S（Suggest），T（Try）。技能點(diǎn)5如何靈活應(yīng)對(duì)會(huì)議的困境當(dāng)有人試圖支配討論的局面時(shí)32實(shí)踐練習(xí)五請(qǐng)依據(jù)您的理想完成下面的連線題：1.您想令討論更加熱烈2.您想打斷某項(xiàng)討論3.幾個(gè)與會(huì)者在開小會(huì)4.兩名與會(huì)人員就一個(gè)觀點(diǎn)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)5.與會(huì)人員問了您一個(gè)難以回答的問題6.您想知道自己是否是個(gè)成功的會(huì)議主持者A.請(qǐng)每位與會(huì)人員總結(jié)其他人的發(fā)言B.問與會(huì)人員一個(gè)開放性的問題C.詢問與會(huì)人員的反饋意見D.問與會(huì)人員一個(gè)具體的問題E.把問題轉(zhuǎn)回給與會(huì)人員F.請(qǐng)某個(gè)與會(huì)人員總結(jié)討論參考答案：1—B；2—C；3—F；4—A；5—E；6—D。實(shí)踐練習(xí)五請(qǐng)依據(jù)您的理想完成下面的連線題：1.您想令討論更加33處理問題的技巧

早退·詢問早出早退的原因·會(huì)議開始詢問是否有早退·調(diào)整會(huì)議日程糾纏·在白紙上指示他們的貢獻(xiàn)·告訴他已經(jīng)了解他的問題·提議今后單獨(dú)討論找茬·要求成員提出有價(jià)值的意見·告訴找茬者有時(shí)間讓他發(fā)表意見·及時(shí)制止·勸其離開激動(dòng)·認(rèn)可及引導(dǎo)·會(huì)議休息交流其行為對(duì)整體的影響·提出要求，控制自身行為作其他事情·提出與大家都相關(guān)的問題·會(huì)議休息與其交流·會(huì)議開始時(shí)重申規(guī)則處理問題的技巧早退糾纏找茬激動(dòng)作其他事情34耳語·集中注意力·分享討論問題·會(huì)議休息交流其原因獨(dú)裁者和萬事通·站到其座位旁邊·感謝其貢獻(xiàn)，并邀請(qǐng)其他成員發(fā)言·改變成員角色，并請(qǐng)求他們耐心聽取別人的意見沉默·體會(huì)沉沒的原因·詢問一些容易得出結(jié)論的問題，并加以鼓勵(lì)·休息與其交流跑題·經(jīng)常小結(jié)，利用白板紙和日程表進(jìn)行重點(diǎn)記錄結(jié)束會(huì)議的技巧·提示議題的轉(zhuǎn)換處理問題的技巧

耳語獨(dú)裁者和萬事通沉默跑題35課程小結(jié)卓有成效的管理者知道他們能從會(huì)議中得到什么，也知道會(huì)議的目的是什么或應(yīng)該是什么。他會(huì)自問：我們?yōu)槭裁匆匍_這個(gè)會(huì)議？是為了某項(xiàng)決策？是為了宣布什么？還是為了澄清我們應(yīng)該做些什么？他會(huì)在事前想清楚會(huì)議目的，想清楚要求什么報(bào)告，以及想清楚簡(jiǎn)報(bào)的用意。他一定堅(jiān)持開會(huì)必須真正有所貢獻(xiàn)。有效的管理者在會(huì)議開始時(shí)，會(huì)先說明會(huì)議的目的和要求達(dá)成的貢獻(xiàn)。同時(shí)，他還要設(shè)法讓會(huì)議緊緊圍繞著主題。他絕不會(huì)使會(huì)議成為一次擺龍門陣的機(jī)會(huì)，任大家隨便發(fā)言。當(dāng)然，如果會(huì)議的目的是激發(fā)大家的思想和創(chuàng)見，他也不會(huì)僅讓某一個(gè)人滔滔不絕。他會(huì)刺激每一位與會(huì)人員的發(fā)言興趣。但是在會(huì)議結(jié)束之前，他會(huì)回到開場(chǎng)所介紹的主題，使會(huì)議獲得的結(jié)論與主題相符。課程小結(jié)卓有成效的管理者知道他們能從會(huì)議中得到什36謝謝大家！謝謝大家！37每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。4月-244月-24Tuesday,April2,2024天生我材必有用，千金散盡還復(fù)來。00:04:1400:04:1400:044/2/202412:04:14AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。