企業(yè)綜合自動化-自適應(yīng)控制技術(shù)-課件

會議管理授課人：張爽會議管理授課人：張爽1培訓(xùn)目標(biāo)：1、知道有效會議的原則，學(xué)會使用會議組織工具2、工作中運用會議管理管理會議培訓(xùn)目標(biāo)：1、知道有效會議的原則，學(xué)會使2導(dǎo)言提問：你會開會嗎？

自測題(附件1)導(dǎo)言提問：你會開會嗎？自測題(附件1)312—24分：需要全面注意你的技巧。當(dāng)你參加會議時，始終要有明確的目的，并爭取達(dá)到目標(biāo)25—36分：你在會議中表現(xiàn)得比較好，但某些技巧需要進(jìn)一步改進(jìn)37—48分：在會議中你表現(xiàn)得較好，但不要自滿，繼續(xù)為你參加的每個會議作好準(zhǔn)備12—24分：需要全面注意你的技巧。當(dāng)你參加會議時，始終要有4企業(yè)綜合自動化-自適應(yīng)控制技術(shù)-ppt課件5會議成本提問:

會議有成本嗎?主要包括哪些成本?

會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。會議成本提問:會議成本分為時間成本、直接會議成本6會議的時間成本會議的時間成本7直接的會議成本直接的會議成本8效率損失成本開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：效率損失成本開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能9一位企業(yè)的老總曾經(jīng)這樣說過：“我如果不是在開會，就是在去往下一個會議的路上?！边@樣的表述未免有些夸張，但是卻形象地體現(xiàn)了會議溝通在管理者商務(wù)活動中所占的比重。盡管會議溝通會帶來必要的人、財、物等方面的消耗，但是卻有利于快速達(dá)成某項協(xié)議，大大提高工作效率。一位企業(yè)的老總曾經(jīng)這樣說過：“我如果不是在開會，10

討論：什么情況下要開會？哪些情況下不開會？

—————————————————————————————————————————————————————————————————————會議理由討論：什么情況下要開會？哪些情況下不開會？

—————11有些情況下是可以不開會的只涉及個別成員的主題，可以一對一處理你沒有時間準(zhǔn)備會議（組織者或參會者）有一些更有效的交流方式，如E-mail、備忘錄、電話等擬議事項已經(jīng)很明確或決議已形成，并獲得廣泛、一致的理解能有適當(dāng)?shù)娜诉x有效的解決問題估計不會有結(jié)果（如參會者不適當(dāng)，主要決策人員沒到位，觀點對立較強(qiáng)烈，相關(guān)人員正處在火頭上，會議易受干擾，參會者沒有積極性）____________________________________________________________________________________________有些情況下是可以不開會的只涉及個別成員的主題，可以一對一處理12常見的開會的理由：需就某項決策達(dá)成一致，或者決定團(tuán)隊的行動方針和計劃幫助某個人作決定情況通報獲得或收集信息解決需不同部門成員協(xié)調(diào)的問題消除組織內(nèi)成員的抱怨和牢騷討論新的構(gòu)思，或創(chuàng)造新的想法

_______________________________________________________________________________________________________常見的開會的理由：需就某項決策達(dá)成一致，或者決定團(tuán)隊的行動方13會議的通病——效率不高

小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。會議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有14會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議15會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范固定的會議流程規(guī)范會議規(guī)范本身。會議規(guī)范會議規(guī)范包含3個部分：會議規(guī)范16固定的會議流程規(guī)范固定的會議規(guī)范流程固定的會議流程規(guī)范固定的會議規(guī)范流程17

固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括：會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)。結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。固定的會議流程規(guī)范固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。固定的會議18兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。固定的會議流程規(guī)范兩個基本點固定的會議流程規(guī)范19會議規(guī)范本身

會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。超過1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。會議規(guī)范本身會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的20高效會議的八大特征如何進(jìn)行有效的會議高效會議的八大特征如何進(jìn)行有效的會議21如何進(jìn)行有效的會議提供一些基本要素：充分的準(zhǔn)備：4W要素（Why、When、Who〈領(lǐng)導(dǎo)、主持人、記錄〉、Where），座位安排、準(zhǔn)備會議用品及資料語明確的目標(biāo)：會議目標(biāo)應(yīng)現(xiàn)實、集中、易于評估有一會具有相關(guān)技巧的會議主持會議應(yīng)準(zhǔn)時開始和結(jié)束遵循事先安排好的會議議程就某項行動作出決定，并對今后的進(jìn)程達(dá)成一致跟蹤會議決定的執(zhí)行情況議題轉(zhuǎn)換前先作出決議全體參與，百家爭鳴澄清議題中的限制條件，如上級的決策，資金的限制等如何進(jìn)行有效的會議提供一些基本要素：22技能點1如何做好會議前的準(zhǔn)備工作技能描述確定會議溝通目標(biāo)合理安排會議議程挑選與會人員合理安排會務(wù)（1）確定會議召開的地點；（2）調(diào)配會議的設(shè)備。技能點1如何做好會議前的準(zhǔn)備工作技能描述確定會議溝通目標(biāo)23實踐練習(xí)一

在下次會議前，請您對會議的準(zhǔn)備進(jìn)行檢查，把結(jié)果填入下表：會議安排檢查表檢查項目具體情況負(fù)責(zé)人檢查結(jié)果會議溝通目標(biāo)會議議程安排與會人員安排會務(wù)安排實踐練習(xí)一在下次會議前，請您對會議的準(zhǔn)備進(jìn)行檢查，24技能點2如何成功地開始會議準(zhǔn)時開會技能描述介紹與會人員，并表示歡迎制訂或者直接宣布會議的基本規(guī)則分配記錄員和計時員的責(zé)任

會議的基本規(guī)則是會議中行為的基本準(zhǔn)則，應(yīng)制訂諸如“不允許跑題”、“聆聽每個人的發(fā)言”等技能點2如何成功地開始會議準(zhǔn)時開會技能描述介紹與會人員，25實踐練習(xí)二

請回憶一下，在您主持會議時，您所做的開場白是否成功的幾率比較大，在哪方面還有疏漏？您將如何改進(jìn)？實踐練習(xí)二請回憶一下，在您主持會議時，26技能點3如何成功的開始會議指出會議主題技能描述恰當(dāng)引導(dǎo)會議

會議主題表述要直接，而且時間越早越好，一般開場完畢直接表述主題。技能點3如何成功的開始會議指出會議主題技能描述恰當(dāng)引導(dǎo)會27主持人

的技巧

☆注意自己的參與程度，不要成為討論的獨裁者讓沉默寡言、害羞的同事也發(fā)言，同時控制插話者和獨裁者☆鼓勵、正面對待每個人的問題☆及時防止某些人對別人武斷的指責(zé)和攻擊☆強(qiáng)調(diào)已達(dá)到的共同點，防止不斷推翻已達(dá)成的決議☆在白板紙上作記錄☆當(dāng)你感受到某個人要發(fā)表意見時，應(yīng)以目光接觸以示鼓勵☆從簡單的議題到復(fù)雜主持人☆注意自己的參與程度，不要成為討論的獨裁28技能點4如何圓滿地結(jié)束會議總結(jié)會議內(nèi)容技能描述回顧會議議程讓與會人員總結(jié)發(fā)言對會議進(jìn)行評估向與會人表示感謝對會議策劃與會議結(jié)束進(jìn)行簡短的評估，明確這次會議到底解決了什么問題，是如何進(jìn)行的，與會者從中獲得了什么。技能點4如何圓滿地結(jié)束會議總結(jié)會議內(nèi)容技能描述回顧會議議29實踐練習(xí)四

在會議結(jié)尾時，您是否如右下的不當(dāng)之舉，如果有，應(yīng)如何改進(jìn)？1.總結(jié)會議內(nèi)容時過于煩瑣，沒有突出已經(jīng)決定的重要事項。

（）2.會議結(jié)尾時，往往忽略會議議程，總是草草結(jié)尾。（）3.在做會議總結(jié)時，只顧您一個人滔滔不絕，而沒有給其他與會人員充分發(fā)言總結(jié)的機(jī)會。（）4.從來不對會議的進(jìn)行情況評述。（）5.會議結(jié)尾時，常常忘記對與會人員表示感謝，只是簡單地以“散會”或者“今天的會議到此結(jié)束”來作為結(jié)束語。（）實踐練習(xí)四在會議結(jié)尾時，您是否如右下的不當(dāng)之舉，如301、總結(jié)會議的內(nèi)容及取得的成果2、承諾跟蹤計劃的執(zhí)行3、強(qiáng)調(diào)分享不同觀點的重要性4、恭祝會議的成功5、感謝大家的參與和貢獻(xiàn)結(jié)束會議的技巧1、總結(jié)會議的內(nèi)容及取得的成果結(jié)束會議的技巧31技能點5如何靈活應(yīng)對會議的困境當(dāng)有人試圖支配討論的局面時技能描述當(dāng)有人想爭論時當(dāng)有人和身邊的人開小會時當(dāng)有人習(xí)慣性跑題時(1)其他人要在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)提醒他，要求他聽聽別人的意見。(2)可以針對討論的核心內(nèi)容提一些比較直接的問題，以調(diào)動其他與會者積極發(fā)言。(3)如果以上兩種方式?jīng)]有奏效，你可以在會議的休息時間找這人談一下，以理服人，以情動人。(1)保持冷靜。(2)通過提問的方式直接想要爭論的人發(fā)難，從他的回答中引出其錯誤一面，征得其他人員支持?？梢赃\用FAST法來應(yīng)對：F（Focus），A（Affirm），S（Suggest），T（Try）。技能點5如何靈活應(yīng)對會議的困境當(dāng)有人試圖支配討論的局面時32實踐練習(xí)五請依據(jù)您的理想完成下面的連線題：1.您想令討論更加熱烈2.您想打斷某項討論3.幾個與會者在開小會4.兩名與會人員就一個觀點發(fā)生爭執(zhí)5.與會人員問了您一個難以回答的問題6.您想知道自己是否是個成功的會議主持者A.請每位與會人員總結(jié)其他人的發(fā)言B.問與會人員一個開放性的問題C.詢問與會人員的反饋意見D.問與會人員一個具體的問題E.把問題轉(zhuǎn)回給與會人員F.請某個與會人員總結(jié)討論參考答案：1—B；2—C；3—F；4—A；5—E；6—D。實踐練習(xí)五請依據(jù)您的理想完成下面的連線題：1.您想令討論更加33處理問題的技巧

早退·詢問早出早退的原因·會議開始詢問是否有早退·調(diào)整會議日程糾纏·在白紙上指示他們的貢獻(xiàn)·告訴他已經(jīng)了解他的問題·提議今后單獨討論找茬·要求成員提出有價值的意見·告訴找茬者有時間讓他發(fā)表意見·及時制止·勸其離開激動·認(rèn)可及引導(dǎo)·會議休息交流其行為對整體的影響·提出要求，控制自身行為作其他事情·提出與大家都相關(guān)的問題·會議休息與其交流·會議開始時重申規(guī)則處理問題的技巧早退糾纏找茬激動作其他事情34耳語·集中注意力·分享討論問題·會議休息交流其原因獨裁者和萬事通·站到其座位旁邊·感謝其貢獻(xiàn)，并邀請其他成員發(fā)言·改變成員角色，并請求他們耐心聽取別人的意見沉默·體會沉沒的原因·詢問一些容易得出結(jié)論的問題，并加以鼓勵·休息與其交流跑題·經(jīng)常小結(jié)，利用白板紙和日程表進(jìn)行重點記錄結(jié)束會議的技巧·提示議題的轉(zhuǎn)換處理問題的技巧

耳語獨裁者和萬事通沉默跑題35課程小結(jié)卓有成效的管理者知道他們能從會議中得到什么，也知道會議的目的是什么或應(yīng)該是什么。他會自問：我們?yōu)槭裁匆匍_這個會議？是為了某項決策？是為了宣布什么？還是為了澄清我們應(yīng)該做些什么？他會在事前想清楚會議目的，想清楚要求什么報告，以及想清楚簡報的用意。他一定堅持開會必須真正有所貢獻(xiàn)。有效的管理者在會議開始時，會先說明會議的目的和要求達(dá)成的貢獻(xiàn)。同時，他還要設(shè)法讓會議緊緊圍繞著主題。他絕不會使會議成為一次擺龍門陣的機(jī)會，任大家隨便發(fā)言。當(dāng)然，如果會議的目的是激發(fā)大家的思想和創(chuàng)見，他也不會僅讓某一個人滔滔不絕。他會刺激每一位與會人員的發(fā)言興趣。但是在會議結(jié)束之前，他會回到開場所介紹的主題，使會議獲得的結(jié)論與主題相符。課程小結(jié)卓有成效的管理者知道他們能從會議中得到什36謝謝大家！謝謝大家！37每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。4月-244月-24Tuesday,April2,2024天生我材必有用，千金散盡還復(fù)來。00:04:1400:04:1400:044/2/202412:04:14AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。