會中服務(wù)與會后工作

會中服務(wù)與會后工作會中服務(wù)與會后工作會中服務(wù)與會后工作會中服務(wù)與會后工作會中服務(wù)與會后工作會中服務(wù)與會后工作1一、會中的服務(wù)工作

1．會場中的工作內(nèi)容（1）簽到（2）分發(fā)文件

（3）引導(dǎo)就座（4）維持會場秩序

（5）內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息（6）處理臨時交辦事項

（7）收集會議相關(guān)信息（8）做好會議記錄（9）編寫會議簡報（10）其他服務(wù)工作

一、會中的服務(wù)工作1．會場中的工作內(nèi)容檢查會場如：桌椅、電源、照明、音響等設(shè)備及安全情況。發(fā)現(xiàn)問題及時解決。檢查會場會場的科學(xué)管理（2）簽到參加會議人員在進入會場時一定要簽到。會議簽到是為了準確地統(tǒng)計到會人數(shù)，更好地安排會議工作。個人資料：姓名、通信地址、郵編、電話、電子郵箱簽到方法主要有以下幾種：

會場的科學(xué)管理（2）簽到

A．小型會議由會議秘書人員、會議工作人員代為簽到。（會務(wù)人員代簽）

B．大中型會議一般采用證卡簽到。（證卡簽到）

C．富有紀念意義的會議可采取簿式簽到的方法。（薄式簽到）

D．座次表簽到。（事先制定好的座次表）

E．電子計算機簽到。（特制的卡）會中服務(wù)與會后工作會中服務(wù)與會后工作會場的科學(xué)管理（2）分發(fā)文件一般在簽到時發(fā)放會議文件。（準確性、保密性以及登記手續(xù)）（4）維持會場秩序禁止無關(guān)人員入會，保證會議安全、機密、無干擾。會場的科學(xué)管理（2）分發(fā)文件會中服務(wù)與會后工作會場的科學(xué)管理（3）引導(dǎo)就座

[小竅門]

及會者的座位一定要事先安排好，可以以部門為單位集中就坐，也可以劃分會區(qū)。大多數(shù)會議的人員并不熟悉會場，因此，會議工作人員要引導(dǎo)座位。為減輕會議工作人員的負擔(dān)，可以采用印刷“座次表”，還可以設(shè)座位標志，擺放名簽。會場的科學(xué)管理（3）引導(dǎo)就座會中服務(wù)與會后工作（4）維持會場秩序

案例一會議要保密某高科技公司對新研制的產(chǎn)品開會鑒定。會議期間，發(fā)現(xiàn)競爭對手某公司的職員悄悄進了會場。公司秘書立即向經(jīng)理匯報了情況，建議停會休息，并及時要求該人員離場。因處理及時，保證了公司利益未受損失。點評分析：市場經(jīng)濟下，誰掌握了高技術(shù)，誰就可能贏得競爭。而對公司技術(shù)的保密也顯得十分重要。一些對手的滲透可謂不擇手段。會議的保密工作不可小視。（4）維持會場秩序案例一會議要保密會場的科學(xué)管理（6）內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息開會時一般不接尋找及會者的電話，接傳緊急電話時要注意安全保密。（7）處理臨時交辦事項會議時出現(xiàn)一些臨時變動，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示，妥善解決。（8）做好會議記錄會議記錄的形式可以多樣：速記、錄音、錄像。會場的科學(xué)管理（6）內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息會場的科學(xué)管理（9）收集會議資料一些會議要求收集要討論的信息，及時反饋給會議的主持者。（10）編寫會議簡報會議簡報是會議交流性和指導(dǎo)性文件，要及時編寫分發(fā)。（11）其他服務(wù)工作會場的茶水供應(yīng)，攝影留念安排、做好會議記錄、組織參觀活動和娛樂活動等。會場的科學(xué)管理（9）收集會議資料編寫會議簡報1、會議簡報的基本內(nèi)容：全局或局部——據(jù)會議情況，選取有價值部分，用消息的形式反映。編寫會議簡報1、會議簡報的基本內(nèi)容：全局或局部——據(jù)會議情況2、會議簡報的要求：及時、準確的編寫——“快、新、實、短”快—會議的時限性（當(dāng)天會議、整理、發(fā)出）新—簡報的交流性和指導(dǎo)性（新情況、新問題和新經(jīng)驗）實—反映情況的和問題的真實、準確短—簡短的報道（開門見山、直接敘事）2、會議簡報的要求：及時、準確的編寫——“快、新、實、短”政協(xié)××市六屆×次會議

簡

報

（第24期）大會秘書處

1998年3月18日__________________________________________________今年政府應(yīng)辦幾件實事

××委員說：建議市長要有相應(yīng)的任期目標，要像×××那樣一年辦幾件實事，年終總結(jié)，有哪些完成，有哪些沒完成，為什么。改“三公開一監(jiān)督”為好

×××、×××委員說：報告在談到廉政建設(shè)時，提出實行“兩公開一監(jiān)督”，我們認為應(yīng)改為“三公開一監(jiān)督”，即再增加公開市、縣兩級主要領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)濟收入，以便接受人民群眾的監(jiān)督。不能再走大投入低效益之路×××委員認為：1998年我市社會總產(chǎn)值為180億元，國民收入為74億元，而全市的財政收入只有9.15億元，很明顯，經(jīng)濟效益是很低的。而1998年的計劃數(shù)字，基本上是按比例同步增長，經(jīng)濟效益無明顯提高。政協(xié)××市六屆×次會議

會中服務(wù)與會后工作一、會議中的組織服務(wù)工作

10、其他服務(wù)工作

（1）會議經(jīng)費管理：會前做好經(jīng)費預(yù)算，合理安排使用。提倡精打細算，節(jié)約開支；反對奢侈浪費，嚴防會議腐敗。（2）食宿安排：根據(jù)及會人數(shù)預(yù)定房間、安排食宿。（3）用車安排：保證會議用車、停車，合理分配車次（準時到場開會）。一、會議中的組織服務(wù)工作10、其他服務(wù)工作（4）活動安排：會議期間的參觀、休閑、接見、宴請等活動，要安排細致，時間、地點、場所、人員都要細致落實。（5）保健保安工作：會議期間要做好會場、住宿的安全保衛(wèi)工作，確保無重大事故發(fā)生。（6）會議留影和通訊錄制作：安排集體照相（位高者居中，次者居其左）安排照相時間不能長，影響情緒。（4）活動安排：會議期間的參觀、休閑、接見、宴請等活動，要安通訊錄一般在簽到后依據(jù)簽到表上留下的信息制作。通訊錄一般在簽到后依據(jù)簽到表上留下的信息制作。案例分析某虧損企業(yè)管理層召開總結(jié)會。會議期間有人提議，應(yīng)該增加會議經(jīng)費，聯(lián)系一個風(fēng)景區(qū)“考察”一下，再給每人發(fā)一份“夠檔次”的紀念品。你認為這個提議是否合乎經(jīng)費管理原則？案例分析某虧損企業(yè)管理層召開總結(jié)會。會議期間有人提議，應(yīng)該增二、會議后的善后落實工作1．會后檢查會場會后秘書人員要組織人員清理會場，保持會場原貌,帶回剩余材料、席簽等。

2.收集會議文件做好會議文件的收集、整理和歸檔工作。3．離會工作做好及會人員的返程工作，對貴賓要先送行。會期長的，在會前或會中秘書人員應(yīng)做好車船機票的預(yù)訂工作，對需要送行的要安排好交通工具。二、會議后的善后落實工作1．會后檢查會場二、會議后的善后落實工作3．整理、編寫會議文件對會議做出的決策，秘書人員應(yīng)根據(jù)會議記錄和會議最后議定事項，及時、準確地擬出會議決定、會議簡報、會議紀要等文字材料，報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。4．立卷歸檔會議結(jié)束后，收齊會議整套文件、材料，包括通知和講話，會議決議和紀要，有關(guān)文件、簡報，會議記錄、會議報道等，按檔案管理的規(guī)定整理歸檔。一般要留3套材料存檔，一套送交檔案室，一套附在文件、會議紀要、抄告單后面，一套辦會處室留存?zhèn)洳?。二、會議后的善后落實工作3．整理、編寫會議文件二、會議后的善后落實工作

6．會務(wù)總結(jié)會后，秘書人員要及時回顧會議的組織情況，總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，及時發(fā)現(xiàn)和彌補工作中的疏漏，為日后更好地工作積累經(jīng)驗。二、會議后的善后落實工作7.經(jīng)費結(jié)算（1）通知及會人員結(jié)算時間和地點（2）清點費用支出發(fā)票（3）核實發(fā)票（4）填寫報銷單、將發(fā)票貼于背面（5）請領(lǐng)導(dǎo)簽字（6）到財務(wù)部門報銷（7）及相關(guān)部門及人員結(jié)清費用7.經(jīng)費結(jié)算8．檢查催辦任何會議產(chǎn)生的文件、會議精神及議定事項，會后都要傳達、貫徹、落實，才能真正發(fā)揮會議作用。秘書人員在這一過程中就要起檢查督促的作用。8．檢查催辦會議后的善后落實工作案例二會后要落實有一副對聯(lián)：“今天會，明天會，天天開會；你也講，他也講，大家都講”橫批：“無人落實”。這副對聯(lián)批評的是會議開了以后不能落實的情況。這種情況確實普遍存在。例如，某縣教育部門曾召開校長會，要求學(xué)校嚴格按照文件規(guī)定收費，但開學(xué)后卻發(fā)現(xiàn)一些學(xué)校并沒有執(zhí)行會議提出的要求，仍然亂收費。點評：會議決議在工作中落實，會議才能取得實效，否則會議就開得毫無意義。保證會議要求的落實，需要檢查督辦。這是秘書在會議后的一項工作。會議后的善后落實工作案例二會后要落實會議后的善后落實工作如何做好檢查催辦的工作呢？會議后的善后落實工作如何做好檢查催辦的工作呢？會議后的善后落實工作一要加強催辦人員的責(zé)任心，健全責(zé)任制，責(zé)任到人。一人負責(zé)一項或幾項催辦工作，及時了解催辦工作，解決出現(xiàn)的問題。二是健全登記制度，建立催辦登記薄，定期記載催辦事項的進展情況。三要建立反映匯報制度，采用口頭、書面、專題等各種形式，定期或不定期地向領(lǐng)導(dǎo)反映催辦事項落實的情況。

檢查催辦的具體辦法多種多樣，常用的有發(fā)催辦通知單，打電話催辦，直接派人檢查催辦。催辦通知單上一般要寫明催辦的內(nèi)容、催辦日期、受催單位、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等，并按順序編號。通知單樣式：會議后的善后落實工作一要加強催辦人員的責(zé)任心，健全責(zé)任制，責(zé)會中服務(wù)與會后工作會中服務(wù)與會后工作

【課堂小結(jié)】

會議前的準備工作很重要，它是開好會議的前提基礎(chǔ)。會議中秘書人員的工作同樣很重要，因為會議中會有一些突發(fā)事件發(fā)生，會有一些臨時事件要辦理，需要秘書人員有高度的責(zé)任心，有職業(yè)的細心和應(yīng)變能力。我們要認識到：秘書工作都是一些小事，實際上秘書工作無小事，有時候一個細節(jié)問題就會影響會議的議程或者效果。

【課堂小結(jié)】

會議前的準備工作很重要，它是開好會議的前提基作業(yè)簡答題1．會議中秘書應(yīng)做好哪些組織服務(wù)工作？2．會議后秘書的善后落實工作有哪些？作業(yè)簡答題會議紀要一、會議紀要的概念、特點和種類1．會議紀要的概念會議紀要是記載和傳達會議情況及議定事項的公文。會議紀要及會議記錄不同。會議記錄是原始材料。會議紀要則是正式公文，是經(jīng)過整理加工的會議上達成的一致共識，是會議內(nèi)容的要點。會議紀要一、會議紀要的概念、特點和種類2．會議紀要的特點（1）紀要性。是對會議中重大的、值得重視的事項、議題、意見的記載。（2）指導(dǎo)性。是正式公文，主要是向及會單位或下屬機關(guān)傳達貫徹會議精神，具有一定的指導(dǎo)作用。（3）知照性。除具有指導(dǎo)性以外，還可以發(fā)送有關(guān)單位，用以溝通情況，知照事項，或向上級機關(guān)匯報會議精神。2．會議紀要的特點3．會議紀要的種類（1）工作性會議紀要。這類會議多半解決一些具體問題，或討論研究開展某項工作，紀要的目的是把會議精神、決定傳達下去，以指導(dǎo)今后工作的開展。（2）研討性會議紀要。這是研討會、座談會等會議的紀要，這類紀要有時在報刊上發(fā)表。3．會議紀要的種類二、會議紀要的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容會議紀要主要由標題、成文日期、正文等部分組成。1．標題會議紀要的標題，有的是由會議名稱和文種構(gòu)成，有的是由會議內(nèi)容和文種構(gòu)成，還有的用正副標題。2．成文日期成文日期一般寫在標題正下方，并加圓括號。二、會議紀要的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容3．正文開頭敘述會議基本情況，包括召開會議的目的、主要議題和議程、會議的主要成果、會議的主持人、會議召開的時間、地點、名稱、及會人員等。主體應(yīng)寫明會議的主要精神，主要討論結(jié)果。結(jié)尾多數(shù)會議紀要在寫完主體部分就結(jié)束了。個別的會議紀要還在結(jié)尾處列出尚須解決的問題，指明今后工作方向等。

3．正文三、會議紀要的寫作要求一是全面掌握材料。撰寫人要盡量獲取全面系統(tǒng)的第一手資料。對會議中精彩的語言、典型的事例、發(fā)言者的觀點、引用的數(shù)據(jù)等要記原話。二是正確歸納，突出重點。要在忠實會議主要精神的基礎(chǔ)上，對會議內(nèi)容分析歸納，擇其要點，凡及會議中心議題有關(guān)的意見、辦法要盡量寫得具體充分。三、會議紀要的寫作要求例文云南大學(xué)校長辦公會議紀要

2001年10月16日上午，吳松校長主持召開第十八次校長辦公會。出席會議的有：吳松校長，汪戎副校長、洪品杰副校長、倪惠芳副校長，校辦劉曉江，監(jiān)審處王秉常，財務(wù)處馮景雯。列席會議的有：人事處周學(xué)斌，“211”辦任翔，教務(wù)處楊家禾，實驗室管理處潘爾達，理工學(xué)院琚建華。會議議題和主要內(nèi)容如下：一、…………。二、…………。三、…………。四、…………。五、…………。

二OO一年十月十七日例文會議紀要××××辦公會議紀要（第×期）

××××（制發(fā)單位）2008年1月15日

2008年1月15日上午，×××同志主持召開××××?xí)h，×××、×××等同志（領(lǐng)導(dǎo)）參加了會議。×××同志傳達了×××精神，通報了×××有關(guān)工作情況，并作了重要講話；會議聽取了×××關(guān)于……工作情況匯報，討論