水站運維服務項目運行檔案建立與管理

水站運維服務項目運行檔案建立與管理目錄TOC\h\z\u第一節(jié)檔案建立 1一、檔案的來源 1二、技術檔案及運行記錄表歸檔 2第二節(jié)檔案人員崗位職責 43一、人員配備 43二、崗位職責 44第三節(jié)檔案管理流程 47一、立卷歸檔 47二、借閱管理 47三、收集整理 48四、鑒定銷毀 49第四節(jié)檔案管理制度 49第一節(jié)檔案建立一、檔案的來源要做好檔案管理在遵循文檔自然形成規(guī)律的大前提下，檔案管理有以下基本要求必須做到：1.及時記錄、數(shù)據(jù)準確、資料翔實；不錯不漏、賬實相符；妥善保管、查詢方便。2.保證檔案的完整、準確、新鮮、安全。完整是對檔案的整體性的要求；準確是指檔案內(nèi)容與實際情況吻合，即原始的記錄；新鮮是指檔案所反映的信息必須是動態(tài)變化的，是最新的客觀、真實的記錄；安全既包含使檔案內(nèi)容保密，也包括在保管上的安全、妥善。3.做到“三清”，即情況清、客戶資料清和服務狀況清。檔案是指公司在管理的全部活動中所形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲像以及其他各種方式和載體的文件材料的總和。檔案的形式是多樣的。從載體上看，有紙張、磁帶、膠卷等；從記錄方法看，有手寫、復印、攝影、錄像等；從表達方式上看，有文字、圖像、聲音等；從內(nèi)容上看，有客戶檔案、人員檔案、服務檔案等；從形式與內(nèi)容的結合方式看，有圖、檔、卡、冊、表、證、軟件、聲像材料等。4.工作記錄的規(guī)定（1）公司所有員工都要做好工作日志，且當日事當日記；（2）各項具體的工作按IS09001：2000體系做好相關表格的記錄；（3）所有記錄必須客觀、真實、及時、全面；（4）各項記錄應有記錄時間、記錄內(nèi)容及記錄人；（5）各項會議要有記錄，由公司或管理處行政人員負責。二、技術檔案及運行記錄表歸檔（一）技術檔案和運行記錄1.地表水在線監(jiān)測系統(tǒng)運行與考核的技術檔案包括儀器的說明書、系統(tǒng)安裝調試記錄和驗收記錄、儀器的質控報告、儀器的適用性檢測報告以及各類運行記錄表格。2.運行記錄應清晰、完整，現(xiàn)場記錄應在現(xiàn)場及時填寫，有專業(yè)人員的簽字。可從記錄中查閱和了解儀器設備的使用、維修和性能檢驗等全部歷史資料，以對運行的各臺儀器設備做出正確評價。與儀器相關的記錄可放置在現(xiàn)場并妥善保存。（二）運行維護記錄表我公司可根據(jù)實際需求及管理需要自行設計各類記錄表，各記錄表包含內(nèi)容至少包含如下內(nèi)容。1.水站基本情況信息表包含水站名稱、監(jiān)測流域及水域名稱、水站地址、經(jīng)度及緯度、集成單位、我公司、水站類型、站房面積、占地面積、采水方式、取水口與岸邊距離、取水口到站房距離、通訊方式、投運時間、監(jiān)測項目、儀器配置、設備型號及出廠編號、生產(chǎn)商、適用性檢測報告編號、測量原理、設定量程等信息。水站基本情況信息表2.水站儀器參數(shù)設置記錄表運維人員每周按實填寫各儀器的參數(shù)設置，需包含水站名稱、儀器名稱及型號、測量原理及分析方法、儀表關鍵參數(shù)包括工作曲線【斜率、截距、量程】、消解溫度及時間、冷卻溫度及時間、顯色溫度及時間、分析試樣潤洗次數(shù)及進樣量、試劑濃度及用量、測量模式及間隔時間等信息。水站儀器參數(shù)記錄表3.水站遠程巡視記錄表數(shù)據(jù)專員每天通過平臺查詢各站點運行情況，并對現(xiàn)場異常情況和處理情況進行記錄。包含水站名稱、巡視日期、運維單位、巡視人員、各儀器工作狀態(tài)、監(jiān)測數(shù)據(jù)獲取狀況、自動24小時零點漂移和量程漂移核查情況、視頻監(jiān)視情況和異常情況處理措施等信息。每天上班前，提交前一天的記錄表給招標人。水站遠程巡視記錄表示例4.水站巡檢維護記錄表運維人員在對水站進行周巡檢時，需根據(jù)總站的運行維護記錄表上的各項內(nèi)容進行巡檢，包含水站名稱、維護日期、運維單位、維護人員、運維內(nèi)容及處理說明（包含采樣單元檢查、儀器設備檢查、數(shù)據(jù)采集傳輸單元檢查、輔助單元檢查和異常情況處理）等。水站運行維護記錄表5.水站試劑及標準樣品更換記錄表運維人員定期對各儀器的試劑和標準樣品進行更換，更換后需填寫試劑更換記錄，包含水站名稱、維護日期、運維單位、維護人員、儀器名稱、試劑名稱、試劑濃度、試劑體積數(shù)、試劑配置時間、試劑更換時間等信息。水站試劑及標準樣品更換記錄表6.校準、標液核查及平行樣核查結果記錄表運維人員定期對水站進行質控測試，包括校準、標液核查和平行樣測試，將質控情況按實填入相關表格中。包含水站名稱、測試日期、運維單位、測試人員、儀器名稱、本次校準和標液核查情況（包含校準試劑、校準是否通過、核查時間、核查是否合格）、上次校準和標液核查情況、平行樣核查情況等信息。水站儀器校準及標樣核查記錄表平行樣測試記錄表7.實際水樣比對試驗及加標回收率測試結果記錄表運維人員定期對水站進行水樣比對和加標回收測試，將測試情況按實填入相關表格中。包含水站名稱、測試日期、運維單位、測試人員、儀器名稱、水樣比對方法測定結果、測定誤差、比對是否合格，加標樣濃度及體積數(shù)、未加標水樣測定結果、加標后水樣測定結果、加標回收率計算、是否合格等信息。比對實驗記錄表加標回收測試記錄表8.儀器設備檢修記錄表設備故障修復后，需現(xiàn)場記錄好維修的詳細情況。包含水站名稱、維護日期、運維單位、維護人員、故障儀器或設備型號及編號、故障情況及發(fā)生時間、檢修情況說明、部件更換說明、修復后使用前校驗時間、校驗結果說明、正常投入使用時間等信息。水站儀器維修記錄表9.儀器性能考核結果記錄表水站儀器每年需要定期對進行性能考核，并填寫相應的表格，包含水站名稱、測試日期、運維單位、測試人員、儀器名稱、儀器精密度和準確度測定結果、儀器最低檢出限測定結果、儀器線性檢查測定結果等信息。儀器精密度和準確度測度記錄表水站儀器線性測試記錄表10.易耗品和備品備件更換記錄表易耗品和備品備件在更換后，也要填寫相關記錄，包含水站名稱、維護日期、運維單位、維護人員、易耗品或備品備件名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、更換日期、更換原因說明等信息。易耗品與備品備件更換記錄表11.水站監(jiān)測數(shù)據(jù)報表運維人員按招標人的要求，定期從數(shù)據(jù)查詢平臺上導出或編寫數(shù)據(jù)報表，上報給招標人，包含原始數(shù)據(jù)、日均值、周均值、月均值等。日均值是當日有效數(shù)據(jù)的平均值，周均值是本周有效日均值的平均值，月均值是本月有效日均值的平均值。每超過一周無自動監(jiān)測數(shù)據(jù)的將補測人工數(shù)據(jù)，并備注；日均值的數(shù)據(jù)采集時段為0:00～24:00，周均值的數(shù)據(jù)采集時段為星期一至星期日，月均值的數(shù)據(jù)采集時段為1日至月末；水質類別按照監(jiān)測數(shù)據(jù)周均值、月均值進行判別。以下以2018年表格進行舉例展示：日報表示例周報表示例月報表示例12.水站監(jiān)測數(shù)據(jù)剔除原因審核表數(shù)據(jù)專員每日對異常數(shù)據(jù)進行審核，并提交監(jiān)測數(shù)據(jù)剔除原因審核表，包含水站名稱、統(tǒng)計日期、運維單位、統(tǒng)計人員、監(jiān)測項目、無效數(shù)據(jù)剔除時段及剔除原因。水站監(jiān)測數(shù)據(jù)剔除原因審核表13.水站運維報告各水站運維人員按招標人要求，每月水站的運維報告，包含水站名稱、實際維護日期、水站儀器配置、維護人員、維護項目、維護情況說明、當月數(shù)據(jù)獲取率和數(shù)據(jù)有效率等信息。14.水站質控報告需包含水站名稱、質控日期、維護人員、儀器配置、各監(jiān)測項目標準溶液濃度、已實施的質控措施、實際質控時間、質控技術指標要求、質控情況說明、數(shù)據(jù)有效率等信息。水站質控報告15.其他在線監(jiān)測設施巡查記錄單巡查單位日期1.更換藥劑重鉻酸鉀硫酸亞鐵銨硫酸純水2.維護保養(yǎng)（1）COD儀器（2）氨氮儀器（3）PH計（4）采樣器(5)空調（6）排風扇（7）電氣設備（8）取水口（9）更換零件(10)其他備注委托方意見委托方簽章巡查員簽章儀器安裝記錄統(tǒng)計表客戶名稱客戶編號聯(lián)系人姓名聯(lián)系電話傳真地址安裝儀器設備以下為儀器，請注明詳細內(nèi)容COD氨氮PH計總磷采樣器其他型號廠商量程運行情況信號輸出方式聯(lián)系人及電話儀器型號產(chǎn)品系列號安裝工程師安裝、調試日期污水COD變化范圍污水氨氮變化范圍污水PH變化范圍污水總磷變化范圍采樣器空瓶數(shù)COD試劑量氨氮試劑量總磷試劑量污水口至排放口距離外接泵連接方式是否接外接泵是否電壓穩(wěn)定狀況是否加穩(wěn)壓電源是否輸出口方式RS2324—20mA以下為廠家原有流量計安裝調試記錄儀器型號儀器編號安裝工程師安裝日期量程水位精度流量精度水位基點基點高程堰槽類型輸出方式堰槽結構尺寸：適配器序列號碼電話號碼安裝工程師是否安裝軟件（版本）維修服務記錄用戶名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話產(chǎn)品名稱裝機日期故障日期代理商聯(lián)系人聯(lián)系電話故障現(xiàn)象初步故障分析更換配件數(shù)量解決方法客戶意見簽名：日期：CODcr在線監(jiān)測儀檢查內(nèi)容單位名稱聯(lián)系人電話售后工程師儀器編號電源火線、零線是否正確輸入電壓（V）火線、零線之間電壓（V)零線、地線之間電壓（V）主機、地線之間電壓（V）5V開關電源輸出電壓（V)調壓器輸出電壓(V)傳感器輸出電壓：待機狀態(tài)滴定過程由連接加熱芯的電阻（Ω）機械部分各泵電機工作是否正常各固定螺絲是否有松動閥動作是否正常泵工作是否正常管道污水、重鉻酸鉀、硫酸等進出口液體是否流動正常是否有漏液現(xiàn)象溢流管、排泄管是否接好管道是否通暢采樣探頭及管道是否暢通通信是否正常232電壓4—20mA外接系統(tǒng)是否正常數(shù)據(jù)是否正常穩(wěn)定備注：委托方簽字：維護方簽字：年月日氨氮在線監(jiān)測儀檢查內(nèi)容單位名稱聯(lián)系人電話售后工程師儀器編號電源火線、零線是否正確輸入電壓(V)火線、零線之間電壓(V)零線、地線之間電壓（V）主機、地線之間電壓（V）空氣開關是否正常調壓器輸出電壓（V）機械部分各蠕動泵電機工作是否正常各固定螺絲是否有松動各電磁閥動作是否正常泵工作是否正常管道采樣管、清洗液、廢液管、溢流管內(nèi)液體是否流動正常是否有漏液現(xiàn)象溢流管、排泄管是否接好管道是否通暢采樣探頭及管道是否暢通通信是否正常RS232電壓4—20mA外接系統(tǒng)是否正常數(shù)據(jù)是否正常穩(wěn)定客戶對儀器是否滿意備注：委托方簽字：維護方簽字：年月日總磷在線監(jiān)測儀檢查內(nèi)容單位名稱聯(lián)系人電話售后工程師儀器編號電源火線、零線是否正確輸入電壓（V）火線、零線之間電壓（V)零線、地線之間電壓(V)主機、地線之間電壓（V）空氣開關是否正常調壓器輸出電壓(V)機械部分各電機工作是否正常各固定螺絲是否有松動各電磁閥動作是否正常泵工作是否正常管道采樣管、清洗液、廢液管、溢流管內(nèi)液體是否流動正常是否有漏液現(xiàn)象溢流管、排泄管是否接好管道是否通暢采樣探頭及管道是否暢通通信是否正常RS232電壓4—20mA外接系統(tǒng)是否正常數(shù)據(jù)是否正常穩(wěn)定客戶對儀器是否滿意備注：委托方簽字：維護方簽字：年月日氨氮、總磷、總氮、高錳酸鹽指數(shù)24小時零點漂移核查和24小時跨度漂移核查報表監(jiān)測項目氨氮高錳酸鹽指數(shù)總磷總氮日期24h零點核查24h跨度核查是否合格24h零點核查24h跨度核查是否合格24h零點核查24h跨度核查是否合格24h零點核查24h跨度核查是否合格示值誤差漂移示值誤差漂移示值誤差漂移示值誤差漂移示值誤差漂移示值誤差漂移示值誤差漂移示值誤差漂移12…293031有效數(shù)據(jù)數(shù)量常規(guī)五參數(shù)標樣核查報表監(jiān)測項目水溫pH溶解氧電導率濁度測試日期檢測溫度測定溫度是否合格標液濃度測定結果是否合格標樣濃度測定結果是否合格標液濃度測定結果是否合格標液濃度測定結果是否合格℃—(mg/L)(μS/cm)(NTU)集成干預檢查監(jiān)測項目系統(tǒng)測試結果/（mg/L）儀器測試結果/（mg/L）相對偏差/%是否合格加標回收率監(jiān)測項目樣品體積/ml加標樣加標前樣品測定結果/（mg/L）加標后樣品測定結果/（mg/L）加標回收率是否合格加標樣濃度/（mg/L）加標樣體積/ml氨氮高錳酸鹽指數(shù)總磷總氮……實際水樣比對報表測試日期：測試人員：序號監(jiān)測項目單位儀器測定結果實驗室測定結果是否合格1水溫℃2pH—3溶解氧mg/L4電導率uS/cm5濁度NTU6葉綠素aug/L7氨氮mg/L8高錳酸鹽指數(shù)mg/L9總磷mg/L10總氮mg/L………數(shù)據(jù)有效率報表監(jiān)測項目月應獲取監(jiān)測數(shù)據(jù)數(shù)量獲取有效數(shù)據(jù)數(shù)量數(shù)據(jù)有效率是否合格備注水溫pH溶解氧電導率濁度氨氮高錳酸鹽指數(shù)總磷總氮……注：監(jiān)測項目數(shù)據(jù)有效率為獲取有效數(shù)據(jù)數(shù)量與月應獲取監(jiān)測數(shù)據(jù)數(shù)量之比。第二節(jié)檔案人員崗位職責一、人員配備主要人員配備表職務姓名持何種資格證件已承擔項目情況證書名稱級別共計人數(shù)二、崗位職責（一）工作人員分工分管領導：辦公室主任：檔案管理員：兼職檔案員：（二）各成員職責1.分管檔案工作領導（1）認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級主管部門有關檔案管理的方針、政策和部署安排。（2）制訂檔案工作的規(guī)劃計劃、規(guī)章制度和管理細則，并組織實施。（3）全面掌握工作情況，組織全室人員做好檔案收集、整理、分類、編目、鑒定工作，組織檔案管理人員開展檔案編研工作、有效提供檔案為生產(chǎn)、經(jīng)營管理和兩個文明建設服務。（4）安排所屬職工的政治教育、業(yè)務技術學習及工作考核，提高檔案隊伍的整體素質。有計劃、有組織的安排專兼職檔案人員的業(yè)務技術活動和學術活動。（5）聯(lián)系購置配備必要的工具、裝具設施。（6）加強與各有關業(yè)務部門的聯(lián)系，理順疏通檔案的歸檔渠道，促進檔案工作的順利開展。（7）負責對各部門的檔案工作進行指導和監(jiān)督。定期召開部門檔案工作會議，經(jīng)常組織人員深入基層了解檔案資料的積累、利用等情況，隨時進行指導、監(jiān)督檢查工作。（8）及時向上級主管部門提供檔案工作的各種資料。（9）負責本部門成本的有效使用和控制。（10）負責綜合檔案室固定資產(chǎn)的管理和維護。協(xié)助做好廠固定資產(chǎn)的轉資工作。（11）起草工作報告、總結工作。向上級匯報工作。（12）完成領導交辦的其他工作任務。（13）負責檔案統(tǒng)籌管理工作。（14）負責綜合檔案室行政和日常工作。（15）負責對各部門的檔案工作進行指導和監(jiān)督。（16）負責理順疏通檔案的歸檔渠道。（17）負責加強檔案基本建設，聯(lián)系購置必備的檔案裝具和設施。（18）負責向上級業(yè)務主管部門匯報工作。（19）負責召集鑒定小組對到期檔案進行鑒定，并組織監(jiān)督銷毀過期檔案，建立銷毀記錄。2.主管檔案工作辦公室主任（1）組織制定檔案管理制度，并認真執(zhí)行。（2）抓好本項目檔案建設與管理工作。（3）定期組織檔案管理人員學習檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務技能。3.檔案管理員崗位（1）對各個辦公室形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。（2）負責集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案以及有關資料。（3）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項方針政策，建立健全檔案室的各項規(guī)章制度。（4）對檔案實行科學管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為各項工作服務。（5）辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。4.兼職檔案員責任制（1）協(xié)助檔案管理員做好本項目各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。（2）負責檔案信息微機錄入及信息化管理工作。（3）辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。（三）檔案室工作職責1.貫徹執(zhí)行上級關于檔案工作的方針、政策，自覺遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，制定檔案工作的相應制度，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行相關法律法規(guī)的規(guī)定，認真做好檔案的安全、保密和保護工作。3.制定檔案室工作計劃，做好檔案目標管理工作。4.按不同類別的歸檔范圍，做好各類檔案文件材料的收集、整理、鑒定工作，并按各自要求及時歸檔。5.對新接收的檔案進行分類入庫，積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作；熟悉掌握檔案室各類檔案儲藏情況，做到準確迅速地提供利用。6.準確及時地搞好各類檔案的傳遞、銷毀和統(tǒng)計工作。7.嚴格執(zhí)行檔案室有關查（借）閱制度，做好檔案的查閱、借閱工作，為有關部門提供檔案的有關情況。8.負責檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ鳎瑖栏癜凑瞻朔赖囊?，保證檔案庫房的安全和衛(wèi)生。9.加強業(yè)務學習，不斷總結經(jīng)驗，提高服務質量，完成領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。第三節(jié)檔案管理流程一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱管理1.本單位人員借閱檔案：由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找有關檔案——借閱人填寫借閱檔案登記簿——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外單位人員查閱檔案：查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫借閱檔案登記簿——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集整理1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）。4.三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。7.檔案室對案卷進行分類、整理。8.編制檔號。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計。12.開展檔案的利用。13.進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領導、辦公室主任、檔案管理人員及相關部門業(yè)務人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關部門業(yè)務人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領導裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第四節(jié)檔案管理制度一、目的加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍（一）公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。（二）外部政府機關、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關的公文、通知、批復等資料。三、術語和定義（一）檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。（二）檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責（一）辦公室1.負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；2.建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3.收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4.負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；5.提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6.負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。（二）其他各部門相關人員：1.負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知辦公室；2.向辦公室移交合同或文件資料原件或復印件；3.負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4.財務管理部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；（三）各部門檔案主管人員負責部門檔案的管理。（四）各部門負責人1.批準對自己部門資料或合同復印件的處置；2.負責對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。（五）各公司總監(jiān)/副總1.負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。五、工作程序（一）檔案資料的收集1.各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。2.各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》，每季度向辦公室移交。（1）歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。（2）檔案資料的標識辦公室及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。（3）檔案資料的日常管理：1）電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存；2）文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；3）文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。（4）檔案借閱1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和辦公室批準，且只帶復印機，不帶原件；2）檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；3）借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款XX-XX不等的罰款元。情節(jié)嚴重者，按《中華人民共和國檔案法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。4）非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經(jīng)本公司高管領導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。（5）檔案銷毀1）對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須填寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。2）執(zhí)行銷毀任務時，必須由辦公室人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。（二）檔案管理細則1.檔案資料的歸檔范圍（1）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；（2）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；（3）本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；（4）公司領導的批示、指示等；（5）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；（6）反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；（7）公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報；（8）本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；（9）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；（10）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；（11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（12）外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；（13）財務檔案資料；（14）各種實物檔案；（15）其他具有利用和保存價值的文件資料。（三）檔案資料的歸檔要求1.歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。2.一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，辦公室以影印本歸檔。3.聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。4.電子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。5.各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。（四）檔案資料的歸檔時間1.及時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后及時歸檔：（1）公司規(guī)定的密級文件；（2）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；（3）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；（4）公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；（5）其他認為需要及時歸檔的資料。2.定期歸檔（1）部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交辦公室；（2）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司辦公室；3.電子聲像檔案的歸