行政費用管理制度

第十八節(jié)費用管理制度一、目的為加強公司費用管理、控制不合理費用開支，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。二、費用分類費用項目費用項目說明工資薪酬是指公司為員工應(yīng)得的全部工資薪酬，可設(shè)三級科目“工資”、“保險”、“福利”等。員工險金是指公司為員工上的勞動保險、醫(yī)療保險等（可并入工資薪酬）職工福利費包括管理部員工工作餐、醫(yī)療用品、公司組織職工體檢費、工傷醫(yī)療費、注射疫苗費等（可并入工資薪酬）。員工宿舍費指公司員工宿舍的租金、水、電、氣費用支出（可并入職工福利費）職工教育經(jīng)費說是指培訓(xùn)費、外培的路費補助出.、資格認證、購置教學(xué)設(shè)備與設(shè)施等經(jīng)費支出電費是指交付電力的全部電費修理費包含商場和宿舍的空調(diào)、電力等裝修費（不含電腦等電子辦公設(shè)備），其他管理部辦公用品移動和安裝費等。保潔費指保潔發(fā)生的費用、使用工具等開支消防保衛(wèi)費指公司消費檢查、消防器具維護等支出的費用裝修費指公司承擔(dān)的商戶裝修費。綠化費指企業(yè)綠化和商場的綠色植物花卉的擺放費。勞動保護費指公司購買工服發(fā)生的費用辦公費包含2個三級科目“

辦公用品費/快遞費

”，其中“辦公用品”指管理部門每月按預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)購買的辦公用品及為新員工購買的小件辦公品，以及傳真機、打印機、復(fù)印機用色帶、墨盒、墨粉、復(fù)印紙等，“快遞費”主要指管理部門日常發(fā)快件的費用（例如EMS）。圖書資料費指管理部門購書，訂報刊雜志的費用（可并入辦公費）通訊費含兩個三級科目“固定電話費/手機費/上網(wǎng)費”，其中“固定電話費”指管理部門辦公室有線電話使用費，“手機費”指管理部門移動電話使用費。“上網(wǎng)費”指Internet使用費等。租賃費指經(jīng)營管理使用場地時發(fā)生的費用（不包括職工宿舍房租）印刷費指公司所有票證帳表、名片、合同、等印制費辦公費差旅費指公司因公外出發(fā)生的路費、宿費、伙食部等（不含專外出考察）?？疾熨M指公司專門專外出考察發(fā)生的路費、宿費、伙食部等。（可并入差旅費）交通費指市內(nèi)交通費。（可并入差旅費）車輛費指車輛用油、存車費、修理費、檢車費等費用，車輛按0.8元/公里分使用部門考核，總經(jīng)理用車計入行政部。招待費包含因公接待和行政部購咖啡、茶葉、水果、紙杯、純凈水、礦泉水、紙巾等，業(yè)務(wù)費指公司因業(yè)務(wù)或公共關(guān)系維護送卡送慰問品的支出。花車租賃費

是指經(jīng)營需要花車租用費，應(yīng)進行租購分析，決定是否購買。電腦及信息維護

包含電腦等的修理、安裝費和硬件升級費，pos機、價簽專用耗材等。運雜費指經(jīng)營部門偶爾發(fā)生的通過運輸公司的運費、提貨費等。企劃廣告費是指賣場陳列、裝飾、美工、墻體廣告制作的材料費用費，外部媒體的廣告費促銷費是指促銷活動發(fā)放的禮品、（銷售提成）等保險費是指公司財產(chǎn)保險費政府及社會性收費是指政府部門工商、城管(稅務(wù))等部門收取的費用，含無理收費及罰金。訴訟費是指糾紛爭議發(fā)生的訴訟費和律師費。年檢審計咨詢費是指企業(yè)參加工商聯(lián)合年費、企業(yè)變更費、企業(yè)審計費、專項咨詢費等。折舊費是指管理部使用的固定資產(chǎn)每月所計提的折舊（財務(wù)部專用）。開辦費攤銷是對公司在籌建期間所發(fā)生的開辦費的攤銷（財務(wù)部專用）。低值易耗品攤銷是指月底時將用于管理部的“低值易耗品”結(jié)轉(zhuǎn)費用（財務(wù)部專用科目）。無形資產(chǎn)攤銷指月底對公司所擁有的無形資產(chǎn)分期攤銷（財務(wù)部專用）。稅金是指公司繳納的印花稅等稅金（僅限財務(wù)部用）。工會經(jīng)費

是指交地稅的工會經(jīng)費（僅限財務(wù)部用）。壞賬準(zhǔn)備指公司財務(wù)部門依據(jù)財務(wù)制度規(guī)定對“應(yīng)收賬款”是否壞賬所計提的一種準(zhǔn)備金（財務(wù)部專用）。存貨跌價準(zhǔn)備是指公司依據(jù)市場同類產(chǎn)品價格漲跌對存貨所計提的跌價準(zhǔn)備（財務(wù)部專用）。財務(wù)手續(xù)費（財務(wù)部專用）利息收入（財務(wù)部專用）利息支出（財務(wù)部專用）財務(wù)票單工本費（財務(wù)部專用）三、管理方法公司費用管理通過預(yù)算管理、額度管理和行政管理三種方法。除公司特別規(guī)定的項目外，嚴禁先列支，后報銷。管理方法①：采用預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的費用項目有：招待費、企劃廣告費、電話費、辦公費。管理方法②：采用預(yù)算管理和行政管理相結(jié)合的費用項目有：政府及社會性收費、稅金、保險費等。管理方法③：除此之外的采用預(yù)算管理。（一）預(yù)算管理1.定義預(yù)算管理是指:各職能部門、業(yè)務(wù)單位事先向財務(wù)部提出下期本部門所有費用的申購部門如無異議，持上述單據(jù)辦理審批手續(xù)，之后將審批的單據(jù)交給采購員辦理采購手續(xù)。委托辦理的事項，費用需由委托部門承擔(dān)的，報銷單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，并經(jīng)委托部門經(jīng)理簽字確認,無委托部門經(jīng)理簽字的,費用記入經(jīng)辦部門賬。1.報銷單據(jù)使用說明單據(jù)名稱使用說明《差旅費報銷單》差旅費報銷（車、船、飛機票、住宿費等）?！顿M用報銷單》非差旅費的日常費用的報銷?！对紤{證粘貼單》對小票較多，按類別分層次粘貼，附在前2種報銷單后面。《借款單》個人差旅費暫借款。《付款審批單》各類貨款和代墊款項的支付，其他金額較大的日常費用支付。2.《付款審批單》使用注意事項（1）各項貨款的請款必須附加采購合同、入庫單、費用明細清單作為審核依據(jù)。（2）辦公場地、倉庫等租賃合同必須報財務(wù)部備案，作為租賃費支出依據(jù)。（3）《付款審批單》的大額日常費用（≥1,000元）支付，以支票形式為主。3.費用報銷的步驟（1）判斷所發(fā)生的費用：有無預(yù)算？無預(yù)算或超預(yù)算，走“超預(yù)算部分審批權(quán)限”。（2）判斷所發(fā)生的費用：屬哪種管理方法？（3）如屬“管理方法①”判斷是否超額度，若超額度不予報銷。（4）如屬“管理方法②”判斷是否經(jīng)過“行政管理”，單項費用金額＞200元是否有批準(zhǔn)的書面申請。五、差旅費標(biāo)準(zhǔn)為保證我公司員工因公出差工作的順利進行,本著高效節(jié)約和保證員工生活的原則,按照公司員工的任職需要，結(jié)合本地同行及本公司實際情況，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。1．職員出差的批準(zhǔn)程序:我公司職員因工作需要出差，需經(jīng)本部門主管簽發(fā)出差申請表,在出差申請表上注明:出差人員姓名、人數(shù)、地點、任務(wù)、時間、預(yù)支差旅費等項內(nèi)容，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可出差。員工因公出差，除特殊情況，要提前1天由本人提出申請經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借款手續(xù)。差旅費借款人填寫借款單，借款金額要根據(jù)路途遠近，出差天數(shù)，乘坐何種交通工具，住宿、補助標(biāo)準(zhǔn)進行確定，借款單要經(jīng)部門經(jīng)理審核，主管副總審批，財務(wù)經(jīng)理核實，財務(wù)總監(jiān)簽批，總經(jīng)理核準(zhǔn)后，出納方可支付。借款額=預(yù)計出差天數(shù)×（宿費標(biāo)準(zhǔn)+伙食補助標(biāo)準(zhǔn)+其他補助標(biāo)準(zhǔn)）+長途車船機票出差申請表部門出差原因城市交通工具出差時間自年月日至年月日預(yù)計天工作內(nèi)容：部門經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)出差回來后要在三天內(nèi)到財務(wù)部報帳，剩余款要交回，不許欠款。無故不報賬者，財務(wù)有權(quán)從其工資中扣除，并按出差借款金額及天數(shù)收取萬之五的利息。2．職員出差乘坐車船及飛機標(biāo)準(zhǔn):總經(jīng)理因公出差，可乘坐飛機。公司其他工作人員因公出差，卻因工作需要，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可乘坐飛機，一般情況一律乘坐火車或汽車。總經(jīng)理可乘坐火車軟席，輪船一等艙位（超過五十歲的高級職員可參照執(zhí)行），總監(jiān)以上（級）乘坐火車硬臥，輪船二等艙位，公司其他工作人員因公出差可乘坐火車硬臥，輪船三等艙。對超出乘坐交通工具標(biāo)準(zhǔn)的,由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報銷.級別火車輪船飛機備注總經(jīng)理軟臥一等艙商務(wù)艙總監(jiān)以上（級）硬臥二等艙普通艙部門經(jīng)理硬臥三等艙--主管及以下人員硬臥三等艙--3．職員出差補助標(biāo)準(zhǔn):（1）乘坐火車超過12小時在火車上過夜（晚10：00---早6：00期間）六小時以上者，沒買臥鋪票，可按乘坐火車硬席票價的50%發(fā)給出差補助。（2）出差生活補貼出差生活補貼按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)、出差天數(shù)給予補助。出差天數(shù)以中午12:00為界限，以車、船票的時間為標(biāo)準(zhǔn)。出發(fā)時間≤12:00的，出差天數(shù)為1天，反之為半天。返回到達時間＞12:00的，出差天數(shù)為1天，反之為半天。部門主管以上級別人員到公司業(yè)務(wù)單位所在地出差，期間接受業(yè)務(wù)單位接待的，則生活補貼不予發(fā)放。參加各種會議、培訓(xùn)，期間的生活補貼、市內(nèi)交通費不予發(fā)放。出差期間如有餐費支出，則該天的出差生活補貼減半發(fā)放，判斷的標(biāo)準(zhǔn)是餐費發(fā)票號是否相連，如發(fā)票號是兩組號碼，則算兩天，依次類推。（3）住宿費：住宿費按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)、職務(wù)級別給予報銷。節(jié)約或超過標(biāo)準(zhǔn)的部分，公司個人均四六分擔(dān)，（即公司40%，個人60%）。出差同行人員中職務(wù)級別不一致，其他同行人員可享受最高級別人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)。但超過最高級別住宿標(biāo)準(zhǔn)的部分仍須四六分擔(dān)。出差人員如為單數(shù)，或同行人員中有異性，住宿費可以按標(biāo)準(zhǔn)乘以2的范圍內(nèi)報銷，超出部分四六分擔(dān)，如住宿包間未超過住宿標(biāo)準(zhǔn)，則出差人員仍可享受節(jié)約歸己部分。住宿費按實際住宿天數(shù)平均計算，以車船票的時間為準(zhǔn)。（4）市內(nèi)交通費：市內(nèi)交通費（含出租車費）按地區(qū)包干使用，不再憑據(jù)報銷。市內(nèi)交通費包括除飛機票、火車票、輪船票、長途汽車票及有關(guān)機場費、保險費以外的所有交通費用，未能認定為長途汽車票的一律視同市內(nèi)交通費。出差人員因病在外地住院，期間的市內(nèi)交通費不再發(fā)放，生活補貼視同出差。長期駐外人員（指在同一城市、連續(xù)出差≥15天），期間的市內(nèi)交通費不實行包干制，按實報銷。（5）職工出差如有特殊情況需要超標(biāo)準(zhǔn)報銷的，必須另作說明經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可報銷。（6）因接待任務(wù)或會議安排超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的（不影響公司形象盡量不參加食宿）,超支部分由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可報銷。省會城市其他地區(qū)市內(nèi)交通市內(nèi)交通市內(nèi)交總經(jīng)理260703020070301505030總監(jiān)以上（級）240603015060301204030部門經(jīng)理160502012050201003020副經(jīng)理及以下人員12040151004015802015（7）自帶交通工具出差的，除不再報銷往返目的地的往返路費外，還應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)扣減出差補助中所包含的市內(nèi)交通補助。（8）到本市兩區(qū)以外出差，確不能回來就餐著，每人每天補助10元；到本市所轄縣及北京天津出差卻不能回單位就餐者，每人每天補助20元。（9）鼓勵節(jié)約高效，司機當(dāng)日往返超過300公里（石家莊、承德市、秦皇島、張家口市）以遠，日增加補助30元。（10）出差人員趁出差之便，事先經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)就近返家省親辦事的，其繞道車船費扣除直線單程車船費，多開支的部分由個人自理。不報銷繞道和在家期間的出差生活補貼、住宿費和市內(nèi)交通費。4.其它費用規(guī)定：出差在外地的業(yè)務(wù)招待費、復(fù)印費等要有合法單據(jù)，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，方可按規(guī)定報銷。員工在本市市內(nèi)聯(lián)系業(yè)務(wù)（列入“交通費”費用項目），因公司不能提供交通工具，乘坐市內(nèi)公共汽車的費用，實報實銷。若有特殊情況的，事先向經(jīng)理提出申請，批準(zhǔn)后方可乘坐出租車，報銷應(yīng)在出租車票空白處注明理由、出發(fā)地、目的地。5．公司派出到外地培訓(xùn)、學(xué)習(xí)人員：時間在30天以內(nèi)的，伙食補貼每人每天補助10元，超過一個月者每人每天按8元補助，包干使用超支自負（培訓(xùn)費中含伙食費的不再另計伙食補貼）。在此期間的住宿、往返的交通費用由公司統(tǒng)一安排、支付，不再另行支付出差補助。六、通訊費標(biāo)準(zhǔn)公司對通訊費費采用預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的的方法，額度管理是指根據(jù)所擔(dān)當(dāng)?shù)穆殑?wù)級別、工作的需要以及歷史數(shù)據(jù)，確定該崗位的通訊費費報銷額度。1．手機費總監(jiān)以上200元/月經(jīng)理級120元/月副經(jīng)理60元/月特殊崗位或若確因業(yè)務(wù)所需通訊費超過當(dāng)期額度，本人可申請對超額部分進行核實報支，但應(yīng)附通話清單。2．座機電話由行政部制定定額，超支部分從工資中扣除。七、招待費標(biāo)準(zhǔn)1．招待對象必須是外單位、需招待的客人（如政府官員、稅務(wù)、銀行、工商、供應(yīng)商、客戶、關(guān)系單位等）。員工個人用餐不得報銷，員工集體活動用餐，由單位報銷屬于員工福利，不執(zhí)行此制度。2．各子公司、各部門因業(yè)務(wù)需要招待客人，要事先填寫申請單報行政部，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后到財務(wù)借款，除特殊情況外，先斬后奏者財務(wù)不予報銷。業(yè)務(wù)接待必須要對口接待，并嚴格控制參加人數(shù)。3．宴請客人厲行節(jié)約，反對鋪張浪費。不得講排場比闊氣，以加強聯(lián)絡(luò)感情辦實事為目的。除重要客人，一般宴請不得上高檔煙酒、生猛海鮮、名貴菜肴。飯后不得安排娛樂、游玩、洗浴等活動（客人自費除外）。4．宴請客人用餐標(biāo)準(zhǔn)（含酒水）：分每人多少元三檔，特殊情況需要超標(biāo)用餐，總經(jīng)理特批，否則超標(biāo)餐費個人負擔(dān)，不得報銷。部門標(biāo)準(zhǔn)政府部門業(yè)務(wù)部門ABCABC餐費標(biāo)準(zhǔn)實報80實報6050元/人60元/人50元/人30元/人酒水標(biāo)準(zhǔn)實報40實報4030元/人40元/人30元/人20元/人陪同標(biāo)準(zhǔn)總經(jīng)理總經(jīng)理副總或經(jīng)理副總或經(jīng)理經(jīng)理經(jīng)理陪同人員按需按需2人2人2人2人注：政府部門：A是指市級各職能部門主要領(lǐng)導(dǎo)；B是指區(qū)級各職能部門主要領(lǐng)導(dǎo)；C是指市級、區(qū)級各職能部門辦事人員。業(yè)務(wù)部門：A是指業(yè)務(wù)單位的董事長、總經(jīng)理；B是指業(yè)務(wù)單位的經(jīng)理；C是指業(yè)務(wù)單位的辦事人員。招待費申請單年月日招待對象用餐標(biāo)準(zhǔn)人數(shù)坐陪人數(shù)總經(jīng)理主管領(lǐng)導(dǎo)行政部經(jīng)理申請人八、辦公費1.定義：辦公費是指因日常工作的需要而購買的辦公用品及其他辦公性質(zhì)的消耗，如購買紙筆、郵寄費、快遞費等。2.辦公用品分類辦公用品按會計核算項目分為專用辦