商務(wù)電子郵件禮儀-2

1/1商務(wù)電子郵件禮儀近年來，在諸種電子通訊手段中跑出來一匹“黑馬”，它就是電子郵件。自打誕生以來，它的進(jìn)展可謂突發(fā)飛進(jìn)，日新月異。

令人刮目相看。當(dāng)前，它已經(jīng)在商界得到了越來越廣泛的使用。

電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計(jì)算機(jī)所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，向交往對(duì)象所發(fā)出的一種電子信件。

使用電子郵件進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)，不僅平安保密，節(jié)約時(shí)間，不受篇幅的限制，清楚度極高，而且還可以大大地降低通訊費(fèi)用。商界人士在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守的禮儀規(guī)范主要包括以下四個(gè)方面。

第一，電子郵件應(yīng)當(dāng)仔細(xì)撰寫。向他人發(fā)送的電子郵件，肯定要細(xì)心構(gòu)思，仔細(xì)撰寫。

若是隨想隨寫，是既不敬重對(duì)方，也不敬重自己的。在撰寫電子郵件時(shí)，下更三點(diǎn)尤其必需留意。

一是主題要明確。一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。

若是將其歸納得當(dāng)，收件人見到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。二是語言要流暢。

電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。

引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。三是內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。

網(wǎng)上的時(shí)間極為珍貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好。其次，電子郵件應(yīng)當(dāng)避開濫用。

在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無比寶貴的。對(duì)商界人士來講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。

所以有人才會(huì)說：“在商務(wù)交往中要敬重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)約時(shí)間?！庇需b于此，若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。

尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否勝利地發(fā)出，更不宜隨便以這種方式在網(wǎng)上“征友”。目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)由于自己的電子信箱中堆滿了很多的無聊的電子郵件，甚至是生疏人的電子郵件而煩心不堪。

對(duì)其進(jìn)行處理，不僅會(huì)鋪張自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事。不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不行少的。

第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)留意編碼。編碼的問題是，是每一位電子郵件的使用者均應(yīng)予以留意的大事。

由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的緣由，我國的內(nèi)地、臺(tái)灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)一位商界人士使用中國內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國內(nèi)地之外的其他一切國家和地區(qū)里的中國人發(fā)出電子郵件時(shí)，由于雙方所采納的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對(duì)便利很有可能只會(huì)收到一封由亂字符所組成的天書。

因此，商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必需同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的郵件。第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選功能。

現(xiàn)在市場(chǎng)上所供應(yīng)的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這當(dāng)然可以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類功能商界人士是必需慎用的。

這主要是由于，一方面，對(duì)電子郵件修飾過多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長(zhǎng)，既鋪張時(shí)間又鋪張金錢，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不肯定能夠支持上述功能。

這樣一來，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的