往來對帳管理制度

往來對帳管理制度為了加強公司內(nèi)部和外部往來帳的管理工作，明晰相互之間的債權債務關系，杜絕因往來清理、對帳不及時、對帳后無確認等原因而導致公司利益受到損失等情況發(fā)生，特制定本制度。一、往來對帳的崗位設置與職責財務經(jīng)理職責：審核“資金申請單”，特別關注大額款項的支付申請。每月負責檢查對帳小組成員每月對帳工作計劃，并落實責任人。針對對帳過程中出現(xiàn)的差異問題，作好與營銷部、供應商的協(xié)調(diào)工作。隨時關注公司往來帳異常情況，并就異常情況采取措施進行解決。監(jiān)督往來主管、往來對帳員的日常工作及驗收對帳完成質(zhì)量。往來主管崗位職責：監(jiān)督往來對帳人員履行對帳工作職責，并就公司往來對帳情況進行統(tǒng)籌安排。審核“資金申請單”，嚴格按照合同規(guī)定與供應商結算。根據(jù)公司制定的審批權限，管理公司與各供應商之間的經(jīng)濟業(yè)務往來事項。審核“資金申請單”，檢查商品采購賬與應收應付賬款余額、供應商檔案了解供應商情況，對出現(xiàn)有付款風險的供應商應立即通知財務經(jīng)理，并拒絕簽字。每月編制往來對帳月報表，并檢查對賬員對賬計劃的完成情況，每月與財務經(jīng)理簽訂《往來對帳工作責任書》。每月定期檢查與供應商的往來賬目，避免產(chǎn)生因人為因素造成返利等應收賬款不到位給公司造成的經(jīng)濟損失，防止呆賬、壞賬的發(fā)生。每月檢查對帳通知發(fā)出的及時性，對于沒有按時來核對往來賬的供應商有權提出停止付款的建議，直到往來賬核對清楚后，往來主管簽字，財務經(jīng)理審批后方可繼續(xù)付款，往來賬核對不清楚，往來主管又簽字付款，由此造成公司損失由往來主管負主要責任。每月清理一次商品采購賬借方余額、應收賬款借方。若商品采購出現(xiàn)借方余額，應及時到系統(tǒng)中查找原因，確認是否有驗收供應商抬頭竄戶或驗收單價錯誤，并通知相關人員調(diào)整。若應收賬款借方帳齡在6個月以上的，要查明原因，并上報財務管理中心。每月清理一次本月新增供應商、本月停止合作的供應商，對于出現(xiàn)上述情況的供應商需要寫明具體情況，并上報財務管理中心。與供應商財務加強聯(lián)系，通過多種形式檢查對帳工作，所有往來對帳確認書必須要求供應商簽字蓋章。加強與公司內(nèi)部（業(yè)務員、返利結算員）的聯(lián)系，對于掛應收沒有書面確認的款項，及時要求補全書面資料。避免產(chǎn)生因人為因素造成返利等應收賬款不到位給公司帶來的經(jīng)濟損失，防止呆賬、壞賬的發(fā)生。對多打預付款現(xiàn)象的監(jiān)控，每月往來主管要定期監(jiān)控多打預付款現(xiàn)象，基本公式為：初步認定多打款=應付賬款借方-商品采購貸方余額*1.17，逐一排除入帳不及時、供應商更換名頭等原因，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)多打預付款要及時扣回，并對有關責任人員進行處罰。確保公司流動資金的安全與完整。往來對帳員崗位職責：每月財務結帳后，排對賬計劃，并及時通知供應商前來核對應收應付帳（12201及20401科目），并出具“對帳余額調(diào)節(jié)表”（格式見附件），對于未達帳項要及時查找原因，并通知相關人員調(diào)整。每月編制往來對帳月報表，每月與財務經(jīng)理簽訂《往來對帳工作責任書》。每月查詢商品采購帳（13101科目）的帳面余額，若是清場結大帳的供應商，業(yè)務員應先通知財務部對賬，必須核對商品采購帳。每月對銀行存款明細帳與銀行對帳單進行核對，并出具“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，對于未達帳項要及時查找原因，并通知相關人員調(diào)整。每月與外地分公司進行內(nèi)部往來（12001科目）的核對，并出具《余額調(diào)節(jié)表》，對于未達帳項要及時與外地分公司聯(lián)系查找原因，并通知相關人員調(diào)整。每月與獨立核算單位進行內(nèi)部往來（12002科目）的核對，并出具《余額調(diào)節(jié)表》，對于未達帳項要及時與各獨立核算單位聯(lián)系查找原因，并通知相關人員調(diào)整。4、返利結算員：建立健全供應商檔案，熟知各供應商的供貨政策、結算方式等合同內(nèi)容，做好各供應商應收賬款記錄，并監(jiān)督返利和各項費用的回收，對于未達賬項及時向領導反映，并提出合理化建議。每次結帳前，要求業(yè)務員及時將應結帳的供應商清單傳遞到財務，根據(jù)即將結帳的供應商清單，將對應的應扣返利和費用清單傳遞給業(yè)務員。每月與業(yè)務員核對應收返利費用，出具《返利費用確認表》見附表6。與業(yè)務員對帳后，仍不能達成一致意見的，要求業(yè)務員與供應商業(yè)務員預約對帳。我司業(yè)務員、供應商業(yè)務員、我司返利結算員三方對帳后未能達成一致意見的，暫停結帳直到對帳后達成一致意見。每次結帳前監(jiān)督業(yè)務在規(guī)定的時間將簽署完畢的資金申請?zhí)峤回攧諏徟?，逾期提交資金申請影響結算流程正常推進的，返利結算員對逾期資金申請不予接收。審核資金申請單上應填寫的業(yè)務內(nèi)容是否齊全，簽署是否完畢，審核應扣款項是否按扣款清單填寫，是否有逾期未扣款項。對于未掛應收即帳扣的款項，要求業(yè)務經(jīng)理及時將應收標準提交財務；對于帳扣后已收大于應收的款項，及時與業(yè)務經(jīng)理溝通，取得書面證據(jù)（確認函、協(xié)議等）后補掛應收。對于正常付款一般不允許先帳扣后折讓，對業(yè)務資金申請中先帳扣后折讓的，要求供應商先開折扣折讓發(fā)票，我司方予結帳；如果有特殊情況允許先帳扣后折讓時應登記流水帳，返利結算員與進貨結算員共同監(jiān)控后期發(fā)票到位情況，若發(fā)票未在規(guī)定的時間到位，暫停結帳。對于允許先帳扣后開退稅證明的情況，要求供應商在規(guī)定的時間開紅字發(fā)票，及時與進貨結算員和稅務管理員協(xié)調(diào)，監(jiān)控發(fā)票到位情況。5、返利主管：與業(yè)務經(jīng)理協(xié)調(diào)，敦促業(yè)務員及時將即將結帳的供應商清單傳遞到財務；監(jiān)控返利結算員向業(yè)務傳遞應扣款清單，使財務和業(yè)務對應扣款在結帳前達成一致。對于發(fā)票到位嚴重滯后的供應商，與業(yè)務溝通問題產(chǎn)生的原因和解決的辦法。監(jiān)控預付款發(fā)票到位情況，對于發(fā)票到位嚴重滯后的情況，追究問題產(chǎn)生的原因和庫存的合理性及預付打款的必要性。監(jiān)控清理前期正常打款中先帳扣后折讓，發(fā)票至今未到的情況，負責與業(yè)務協(xié)調(diào)。負責協(xié)調(diào)和監(jiān)控返利結算員、返利會計、業(yè)務干事、發(fā)票錄入員工作配合情況。向供應商業(yè)務、財務了解合同外應收由供應商財務確認的可能性?？刹僮鞯墓炭上仍囆杏晒特攧沾_認。避免供應商財務日后對帳不確認。協(xié)調(diào)開票中供應商要求與公司規(guī)定沖突的問題。避免開陰陽發(fā)票，給對帳造成困難。做好對供應商的解釋工作。對合同簽訂中存在的問題與業(yè)務經(jīng)理溝通，要求在新合同中改正。二、內(nèi)部往來對帳的管理規(guī)定1、對帳的具體要求：每月與外地分公司進行內(nèi)部往來（12001科目）的核對，并出具《余額調(diào)節(jié)表》，對于未達帳項要及時與外地分公司聯(lián)系查找原因，并通知相關人員調(diào)整。每月與獨立核算單位進行內(nèi)部往來（12002科目）的核對，并出具《余額調(diào)節(jié)表》，對于未達帳項要及時與各獨立核算單位聯(lián)系查找原因，并通知相關人員調(diào)整。每月與公司往來帳的核對，核算會計要于月末結帳后定期與公司核對有關往來帳并出具《余額調(diào)節(jié)表》。內(nèi)部往來帳的日常對帳工作由核算會計進行對帳，包括與公司往來帳的核對，根據(jù)對帳雙方的增減項目調(diào)平后出具余額調(diào)節(jié)表。對于商品調(diào)撥的撥出方、資金劃撥的撥出方必須于1周內(nèi)獲取對方的確認回執(zhí)。分公司與之間的內(nèi)部往來單月由會計對帳，雙月由分公司進行對帳。分公司各門店之間的對賬主動方由分公司財務經(jīng)理確定。分公司每月把內(nèi)部往來明細帳發(fā)郵件到總部財務管理中心。2、發(fā)票管理（1）對于商品調(diào)出方的公司應在調(diào)入方辦理商品入庫時的當天開具銷售發(fā)票。發(fā)票應嚴格按照出庫單所列貨品、數(shù)量及時進行開具，一張發(fā)票可以匯總開具多張出庫單，但一張出庫單不能分開幾張發(fā)票，不便于發(fā)票的勾對和往來的核對工作。發(fā)票開具方應在當月會計期間內(nèi)將所有交商品調(diào)入方進行帳務處理。（2）ERP系統(tǒng)與用友財務系統(tǒng)為保證內(nèi)部往來單位雙方ERP系統(tǒng)與用友財務系統(tǒng)存貨金額的一致性，對于出庫方金額與入庫方金額不一致的情況，應作如下處理：A、以雙方確認的價格作財務帳，以保證雙方往來價格的一致。B、因分公司使用英克ERP系統(tǒng)原因造成商品運輸單價格與實際價格不一致，由入庫方（外地分公司）按照發(fā)票抽單齊全后，核對差額，差額計入“商品銷售成本-內(nèi)銷”（銷售折扣折讓除外）3.報送財務管理中心的相關資料：余額調(diào)節(jié)表、重要未達帳項說明。處罰規(guī)定對于未按期報送相關報表及資料的，對有關責任人員每次罰款50元。對于商品調(diào)出未按期開具銷售發(fā)票或不按要求開具相關發(fā)票的每次處罰50元。發(fā)現(xiàn)供應商沒有按規(guī)定進行對帳的，發(fā)現(xiàn)一家罰款50元。其它違反規(guī)定的行為，每次發(fā)現(xiàn)罰款50元。三、外部往來對帳1、供應商檔案的管理財務部應建立健全供應商檔案資料。供應商檔案資料應包括供應商在系統(tǒng)中的編號、單位全稱、單位簡稱、法定代表人、財務負責人、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、聯(lián)系地址、業(yè)務員姓名、主要經(jīng)銷商品等信息。如供應商資料發(fā)生變更，公司財務部應及時取得變更依據(jù)（工商證明等）并進行更新。2、合同條款執(zhí)行的監(jiān)控（涉及到返利費用的確認、收取等）返利費用的入賬必須有書面依據(jù)（合同、協(xié)議等），應及時與供應商業(yè)務員確認，并要求供應商及時入帳，若有異議，請供應商及時與業(yè)務部或返利部協(xié)調(diào)處理。3、應收應付科目明細帳核對的具體要求每月財務結帳后，及時通知供應商前來核對應收應付帳（12201及20401科目），并出具《對帳余額調(diào)節(jié)表》（格式見附件），對于未達帳項要及時查找原因，并通知相關人員調(diào)整：A、未達增值稅發(fā)票：應及時查找未入帳增值稅發(fā)票的去向，及時處理或退票，若是增值稅發(fā)票中有而進貨單中沒有的型號數(shù)量，要求供應商提供我方的已驗收證明，以便我公司業(yè)務員及時補訂單；若是型號或單價有誤，可及時退換票；B、未開折讓部分，要求供應商及時開具。4、應收返利的核對與確認的具體要求,各種應收返利（含活動返利）應及時向各供應商發(fā)返利確認函，并在指定時間內(nèi)讓供應商業(yè)務員將對方財務簽章確認的確認函帶回，如有差異及時溝通、及時解決，從而確保返利收入的真實性、合法性。特別是各種活動返利一定要把對方業(yè)務員的口頭協(xié)議變成書面協(xié)議，并得到供應商的確認，使公司的收益以法定的形式固定下來。如果供應商不及時帶回確認函，財務有權不付款。5.應收費用入帳的合理性的具體要求（指公司收取的應收費用入帳的依據(jù)）A、所有應收款項及未掛應收臨時收回的款項應由供應商財務確認或由供應商財務授權委托的業(yè)務代表簽字確認。B、財務部返利組負責與供應商確認合同、補充協(xié)議中規(guī)定的各項應收款項；業(yè)務部負責與供應商確認各項臨時性的、無合同和補充協(xié)議的應收款項。6、商品采購明細帳的核對的具體要求每月查詢商品采購帳（131科目）的帳面余額，若出現(xiàn)借方余額，應及時查找原因，對于所有商品采購借方余額的必須編制原因說明并由財務經(jīng)理簽字歸檔保存。若是清場結大帳，必須核對商品采購帳。商品采購賬貸方余額需要清理，商品采購賬余額較大時是因為供應商業(yè)務員沒有及時把發(fā)票傳遞到來。當月所有的采購入庫，倉庫單據(jù)必須在2天內(nèi)全部流轉(zhuǎn)到財務，財務部必須2天內(nèi)在用友系統(tǒng)中進行入帳處理。7、對帳時間規(guī)定分公司財務部必須加強與供應商常規(guī)對帳工作，規(guī)定對業(yè)務往來較多的供應商每月對帳一次，業(yè)務往來較少的每季度對帳一次。各種應收返利及費用必須每月與供應商核對一次，如果供應商業(yè)務員不及時將回函帶回，我方將拒絕給對方付款。分公司財務部向供應商發(fā)出《對帳確認函》，要求供應商提供往來明細帳及相關對帳資料，合理的做好對帳計劃，確定責任人。每次對帳完成后出具《對帳確認函》，并要求供應商加蓋單位公章，及時處理對帳工作中出現(xiàn)的問題，分公司無法處理的應及時上報財務管理中心。8、各分公司每月向總部上報的資料（1）《往來對帳進度表》（2）新增供應商檔案（3）供應商異動情況報告（4）供應商資信報告（5）帳齡分析報告。（6）欠款金額（供應商）前十名名單、金額、凈利率、欠款原因及付款計劃。（7）合同約定預付款的執(zhí)行情況表。（8）合作不愉快、操作不規(guī)范的供應商名單（黑名單）10、相關的處罰規(guī)定沒按規(guī)定的時間報送相關資料罰款50元。報表不全的，或內(nèi)容不真實的罰款50-100元。每月未按規(guī)定對帳的罰款50元，對帳內(nèi)容不完整不真實的罰款50-200，并進行行政扣分，嚴重的建議有關部門對有關責任人員進行降職、撤職等處分。有關人員未按有關規(guī)定確認應收返利、應收費用就自行掛帳的每次罰款50元，業(yè)務人員沒有及時把應收返利、費用的書面確認書上交財務部導致公司損失，一切責任由業(yè)務人員承擔。未按合同規(guī)定掛帳或帳扣的或變通掛帳給公司利益造成損失的，每次罰款50元，嚴重的要進行行政扣分。未及時清理商品采購借方余額、以及未及時對預付款進行監(jiān)控導致多打預付款的，要對往來主管及有關責任人員罰款每次200元，嚴重的給預行政扣分，建議有部門對其進行降職、撤職等處分。其它違反規(guī)定給公司造成損失的每次罰款50元。四、銀行對帳1、銀行存款對帳（1）對帳日期每月5日將公司上月銀行存款明細帳與銀行對帳單進行核對，并出具《銀行存款余額調(diào)節(jié)表》。對于存在的未達帳項公司應及時查找原因，并通知相關人員進行入帳或調(diào)整。（2）對帳方法銀行存款余額調(diào)節(jié)表余額等式：企業(yè)方：銀行存款余額+銀行已收，企業(yè)款收金額—銀行已付，企業(yè)未付金額。銀行方：對帳單余額+企業(yè)已收，銀行未收金額—企業(yè)已付，銀行未付金額。銀行未達帳存在的幾種情況：銀行已收，企業(yè)未收。公司財務部銀行出納應及時將銀行入帳企業(yè)戶頭的相關票據(jù)拿回公司進行入帳，如發(fā)現(xiàn)其中相關款項來源不明的，應與營銷部或銀行進行聯(lián)系，以查明此款項的來源。企業(yè)已收，銀行未收。公司財務部應將企業(yè)收取的相關票據(jù)及時