養(yǎng)老機構(gòu)檔案與合同管理制度

檔案管理制度第一條檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，為規(guī)范杭州龍崗鎮(zhèn)本院的檔案管理工作，優(yōu)化檔案資料的收集、整理、立卷和保管等流程，進(jìn)而保證本院檔案資料的完整性、實用性和有效性，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)，結(jié)合本院實際，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定中檔案是指本院在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；按性質(zhì)不同可分為業(yè)務(wù)（含合同檔案）與技術(shù)檔案、行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案以及其他臨時性檔案。按部門可以分為健康照料部檔案、出入院管理檔案、品牌營銷檔案、財務(wù)審計檔案、行政管理檔案、人力資源檔案、工程采購檔案。第三條本院檔案資料分類（一）健康照料部檔案，主要包括護(hù)理記錄、長者信息等檔案（二）健康管理室檔案，主要包括長者病例、病史、體檢、生命體征數(shù)據(jù)等檔案（三）品牌營銷部檔案，主要包括市場、客戶、產(chǎn)品、項目及競爭對手相關(guān)資料。（四）財務(wù)部檔案，主要包括主要包括各類財務(wù)單據(jù)、憑證、報表及合同等檔案。（五）綜合行政部檔案，主要包括總結(jié)計劃、會議、公文、物品、活動、本院資質(zhì)證照等相關(guān)資料檔案。（六）人力資源管理檔案，主要包括招聘、培訓(xùn)、薪酬、績效、勞動關(guān)系、人才數(shù)據(jù)庫建設(shè)等相關(guān)資料（七）工程采購檔案，主要包括工程資質(zhì)、合同文件、供應(yīng)商信息、票據(jù)、采購計劃等檔案。（八）營養(yǎng)配餐部檔案，主要包括膳食食譜、食材等檔案。第四條文件材料的收集管理（一）本院各部門制定人員負(fù)責(zé)本部門文件材料檔案的管理。本院紅頭文件及重要經(jīng)營、管理文件由綜合行政部負(fù)責(zé)存檔。（二）文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理存檔，以供后期查閱學(xué)習(xí)。（三）一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門人員收集，交綜合行政部備案。會議文件由綜合行政部收集存檔。（四）不屬于以上類別的臨時性檔案，根據(jù)實際情況由相應(yīng)部門保管。（五）綜合行政部負(fù)責(zé)本院各部門檔案的檢查管理。第五條歸檔要求及保管（一）檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。（二）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（三）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起。（四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。（五）檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。（六）案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定貼上標(biāo)簽。（七）注意“八防”，防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防高溫、防潮、防有害生物。第六條檔案管理人員職責(zé)（一）按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。（二）按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。（三）工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)本院檔案的完整與安全。（四）公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整，結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第七條檔案的利用（一）本院檔案密級分為絕密、機密、秘密和普通。絕密級檔案除非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則禁止調(diào)閱；機密級檔案只能在管理員處閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間原則上不得超過兩天；普通資料可在管理員處登記后直接借閱對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，（《檔案資料借閱記錄表》見附件1）。（二）紙質(zhì)檔案借閱，檔案借閱者須保持整潔，不得擅自涂改、翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借或遺失。（三）必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報。（四）不允許轉(zhuǎn)借，必須專人專用。（五）用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。第八條本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)制定和解釋，報主管院長審批后執(zhí)行，修改亦同。合同管理制度為了提高中心的管理水平，維護(hù)中心的合法權(quán)益和信譽，杜絕合同糾紛，根據(jù)《中華人民共和國合同法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合中心實際制定本制度。第一條總則（一）本制度中的合同指中心對外簽訂的所有合同、協(xié)議等。（二）本院對外簽訂的一切合同，必須嚴(yán)謹(jǐn)慎重，做到權(quán)責(zé)清晰、語言準(zhǔn)確、資料完備、程序合法，不得損害本院的經(jīng)濟(jì)利益。（三）本院所有合同的簽訂需按規(guī)定的程序?qū)徍?、修訂、并?jīng)老齡居公司總經(jīng)理審批后簽字，或由被授權(quán)的人員審批后簽字，方能對外簽訂。（四）本院所有擬訂、審核、簽訂、執(zhí)行和管理合同的行為，均應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行。第二條合同的擬訂（一）對外合作中需要由本院擬定合同的，項目負(fù)責(zé)人根據(jù)合同雙方談判的具體內(nèi)容，結(jié)合本院利益，擬定合同初稿。（二）合同初稿中應(yīng)當(dāng)包含下列事項：1．合同編號;2．合同的當(dāng)事人，即合同的甲乙雙方；3．合作事項、內(nèi)容；4．合同標(biāo)的，包含合作雙方分別需要向?qū)Ψ浇桓兜漠a(chǎn)品、資料等有形財產(chǎn)，商標(biāo)、品牌等無形財產(chǎn)，勞務(wù)和工作成果等;5．合同價款、付款方式；6．合同雙方的權(quán)利和義務(wù)；7．違約責(zé)任；8．合同解除與終止；9．爭議解決.（三）項目負(fù)責(zé)人擬定合同初稿后，根據(jù)實際情況聯(lián)系聘請法律顧問，法律顧問負(fù)責(zé)對合同審核把關(guān)，提出修改意見，項目負(fù)責(zé)人針對合同進(jìn)行修改完善報上級領(lǐng)導(dǎo)審核。（四）合同審核的內(nèi)容：.審查合同是否遵循了“平等、自愿、公平、誠實信用、等價有償”的基本原則；.審查合同是否具備“名稱、標(biāo)的、項目內(nèi)容、質(zhì)量要求、價款或酬金、付款方式、履行的期限、地點、方式、違約責(zé)任、爭議解決等基本合同要素；.合同標(biāo)的數(shù)量是否準(zhǔn)確、計量單位是否存在歧義，驗收的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確、價款是否清楚，合同履行地點要完整到省、市、街道和門牌；.審查合同雙方權(quán)利義務(wù)的約定是否清楚、規(guī)范、平等、是否符合邏輯、是否存在模棱兩可表述含糊、前后矛盾的情況；.審查合同是否符合中心的政策、制度和經(jīng)濟(jì)利益；第三條合同的簽訂和執(zhí)行（一）項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)合同的簽訂事項，負(fù)責(zé)合同簽訂過程中的各方面審查、合同簽訂后的部門銜接和配合。（二）所有項目簽訂合同，必須使用經(jīng)過上述程序擬定、審核、核定之后確定的合同文本。簽訂合同應(yīng)當(dāng)條款齊全，要素明確無誤，格式規(guī)范，除即時清結(jié)的業(yè)務(wù)外，一律采用書面合同形式，以利于合同的約束和執(zhí)行。（三）合同簽訂前項目負(fù)責(zé)人必須對項目合作方的資質(zhì)進(jìn)行審查，要求對方出具營業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件、資質(zhì)證書，了解對方的資信情況，審查對方承辦人員的代理權(quán)資格及代理權(quán)限，對不具備資格的承辦人，不得認(rèn)可其在合同上的簽字、蓋章。對方提供的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、身份證復(fù)印件、資質(zhì)證書、授權(quán)書等文件要作為合同附件備案。（四）代理人被授權(quán)委托的管理.代理人必須在取得“法人授權(quán)委托書”后，方可在授權(quán)范圍內(nèi)，以法人的名義對外簽訂合同。.凡法人授權(quán)委托的代理人，應(yīng)具備“合同法”及有關(guān)法律的知識，經(jīng)資格審查后，由法定代表人簽發(fā)授權(quán)委托書。.凡超越代理權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)，私自以法人名義對外簽訂的合同，行為人應(yīng)承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切后果，本院視其情節(jié)輕重，追究行為人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，觸犯法律的，依法追究刑事責(zé)任。4．法人委托書分為期限性授權(quán)和一次性授權(quán)，期限性授權(quán)的期限最多為一年；一次性授權(quán)在合同簽訂后，委托書即自動失效。（五）合同金額用人民幣計算和支付，結(jié)算付款時，除雙方事先有特殊書面約定可支付現(xiàn)金外，須通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。（六）對外簽訂的一切合同，都必須向本院財務(wù)部和行政部備案。合同簽訂后兩日內(nèi)應(yīng)將合同原件一份報財務(wù)部備案，未經(jīng)財務(wù)部備案，有關(guān)該合同的經(jīng)濟(jì)支出，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款，由此造成的損失由項目負(fù)責(zé)人承擔(dān)。另外一份合同提交行政部存檔。（七）合同文本應(yīng)一式四份，兩份正本，兩份副本，契約雙方各執(zhí)兩份。本本院的兩份，財務(wù)、行政部各一份，以作備案（根據(jù)情況而定）。（八）項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟蹤合同的執(zhí)行，嚴(yán)格按照合同約定的時間、地點、數(shù)額、產(chǎn)品要求等內(nèi)容執(zhí)行。根據(jù)本院實際情況，如需要轉(zhuǎn)交其他部門執(zhí)行的，按照程序進(jìn)行項目交接，變更項目負(fù)責(zé)人執(zhí)行合同。（九）項目負(fù)責(zé)人在跟蹤合同執(zhí)行的過程中，發(fā)現(xiàn)存在影響合同順利執(zhí)行的情況，或者遇到不可抗力及其他原因，使合同不能履行或不能完全履行時，應(yīng)在事由發(fā)生的第一時間內(nèi)征求律師的意見，并經(jīng)本項目的部門主管、老齡居公司總經(jīng)理審核后，向?qū)Ψ教岢鰬?yīng)對方案，情況嚴(yán)重的提出變更或解除合同的建議，并及時通報合同關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門。第四條合同的管理（一）其他部門工作人員因工作需要借閱合同檔案，應(yīng)填寫《借閱合同檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得借閱合同，更不得將合同攜帶出本院，合同借閱時間一般不超過一天。（二）行政部負(fù)責(zé)檔案管理人員憑已批準(zhǔn)的《借閱合同檔案申請單》方可借出，并且要實施借閱登記工作。（三）檔案管理人員