行政事業(yè)單位會計基礎(chǔ)工作實踐中的幾點思考

引言會計基本職能是反映和監(jiān)督，實現(xiàn)此職能的手段是做好會計基礎(chǔ)工作。筆者從事會計基礎(chǔ)工作多年，先后流轉(zhuǎn)多家單位，輪換多個崗位，在實踐工作中總結(jié)出會計基礎(chǔ)工作存在的一些問題，并思考如何改善，現(xiàn)將工作經(jīng)驗及學(xué)習成果總結(jié)如下。一、會計基礎(chǔ)工作范圍按照業(yè)務(wù)流程的順序，行政事業(yè)單位會計基礎(chǔ)工作由報銷資料審核起始，經(jīng)過付款、記賬、編制報表、稽核，最后是檔案歸檔。二、會計基礎(chǔ)工作中存在的問題及原因分析（一）報銷管理中存在的問題及原因分析1.報銷人政策掌握不全，系統(tǒng)使用不熟練一方面行政事業(yè)單位制定涉及財務(wù)的制度（以下簡稱“涉財制度”）的部門一般包括但不限于財務(wù)、資產(chǎn)等部門。報銷人對所有涉財制度掌握不全面，導(dǎo)致經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生，未取得前置審批或未對經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生過程中的資料進行留存，如舉辦會議時，未提前取得領(lǐng)導(dǎo)的審批，未在定點酒店舉辦或未獲取定點酒店開具的結(jié)算單等，致使無法通過報銷審核。此時，報銷人需重新獲取相應(yīng)審批，存在倒逼領(lǐng)導(dǎo)審批的現(xiàn)象，程序不合規(guī)；需再次去相關(guān)單位收集原始憑證，存在工作返工的現(xiàn)象。另一方面報銷人對報銷系統(tǒng)不熟悉。一般業(yè)務(wù)部門的報銷人大部分為兼職人員或臨時為自己報銷，因報銷系統(tǒng)使用次數(shù)少、時間間隔長，導(dǎo)致填制報銷單耗時長。2.相關(guān)人員對政策理解不同，信息不對稱一是報銷人與報銷審核人對政策理解不同，一般情況下以報銷審核人的意見為準，但也存在報銷人對經(jīng)濟業(yè)務(wù)更為熟悉，因而對報銷需要的材料理解更為權(quán)威，導(dǎo)致報銷人凌駕于報銷審核人之上。二是如存在多個報銷審核人，審核人之間對政策理解不同，導(dǎo)致審核尺度不一。三是報銷審核人與復(fù)核人對政策理解不同，導(dǎo)致反復(fù)聯(lián)系報銷人進行資料修正或補充。四是政策制定者與執(zhí)行人對制度理解不同，此處的執(zhí)行人包括報銷人及報銷審核人，尤其是當出現(xiàn)政策制定者與報銷審核人對制度理解不同，如對低值易耗品的范圍理解不同，導(dǎo)致報銷人無所適從。五是報銷人與報銷審核人信息不對稱，首先，在經(jīng)濟事項方面，報銷人比報銷審核人掌握的信息更充分；其次，在財務(wù)政策方面，報銷審核人比報銷人掌握的信息更充分；最后，輪換多個崗位比在單一崗位的人員掌握的信息更充分。信息不對稱，容易出現(xiàn)風險漏洞，讓別有用心者有機可乘。3.涉財部門未充分溝通，制度無法落地行政事業(yè)單位的涉財制度是由各部門根據(jù)管理職能制定，如資產(chǎn)部門制定的采購、資產(chǎn)管理制度，辦公室制定的公務(wù)接待制度等，但制度執(zhí)行控制部門在財務(wù)部門，財務(wù)報銷審核人需根據(jù)涉財制度審核報銷材料。由于制度制定部門、執(zhí)行部門及監(jiān)督執(zhí)行部門三者分離，加之業(yè)務(wù)壁壘，制度制定過程中，溝通不順暢，風險防控及便利性無法平衡，與實際脫節(jié)，制度無法落地。4.審核人員責任不明，問題發(fā)生難找責任人廣義的一份報銷單涉及的人員包括經(jīng)辦人、部門負責人、單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)審核人、財務(wù)復(fù)核人、財務(wù)稽核人、財務(wù)主管等人員，在實踐中發(fā)現(xiàn)：一是經(jīng)辦人之間的責任不明確，當報銷單存在多個經(jīng)辦人時，財務(wù)審核發(fā)現(xiàn)問題，很難第一時間找到具體經(jīng)辦人，更別說后續(xù)審計、巡視巡察發(fā)現(xiàn)問題，要經(jīng)辦人承擔責任時，更難追究到人；二是業(yè)務(wù)部門負責人與財務(wù)報銷審核人責任不明確，實踐中發(fā)現(xiàn)當審計整改時，業(yè)務(wù)部門認為財務(wù)已經(jīng)審核通過，就表明經(jīng)濟事項沒有問題，整改的責任需財務(wù)人員承擔，但財務(wù)又不具體經(jīng)辦經(jīng)濟業(yè)務(wù)，無從整改；三是財務(wù)初審、復(fù)審人員責任分攤不明確，一份報銷單如經(jīng)復(fù)審?fù)ㄟ^仍發(fā)現(xiàn)有問題，初審、復(fù)審各承擔責任大小現(xiàn)實中也存在扯皮現(xiàn)象，如若規(guī)定各方責任承擔大小，在崗位職級平等的情況下，需承擔責任重的崗位必然存有意見，從而陷入兩難境地；四是財務(wù)稽核與財務(wù)審核責任分擔不明確，如一份報銷單經(jīng)財務(wù)稽核以后仍存在問題，此時是追究稽核不嚴，還是審核不嚴，存在異議，如兩者都有過錯，過錯承擔大小無法確定；五是財務(wù)主管與審核等人員責任分擔不明確，一般來說財務(wù)主管為財務(wù)部門負責人，負責人有不可推脫的主體責任，但在實踐中，這種責任也存在層層轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象，又由于法不責眾，處理結(jié)果無法起到震懾作用。對2440份云南地方稻種苗期抗旱性在不同氣候帶中的多樣性分析(圖2)表明，不同氣候帶稻耐旱性多樣性指數(shù)依次為：中亞熱帶=北熱帶=南亞熱帶=北亞熱帶>南溫帶，耐旱性均勻性指數(shù)依次為：北亞熱帶>南亞熱帶>北熱帶>中亞熱帶>南溫帶。結(jié)合各氣候帶的海拔和溫度規(guī)律分析表明，稻苗期耐旱性多樣性有隨海拔升高和溫度降低而減小、隨海拔降低和溫度升高而增大的趨勢。通過對各氣候帶中分布的稻苗期耐旱性多樣性進行聚類分析(圖3)認為：南亞熱帶、中亞熱帶和北亞熱帶是稻苗期耐旱性多樣性富聚氣候帶。（二）付款管理中存在的問題1.報銷人賬號填寫錯誤，存在反復(fù)付款退款現(xiàn)象。當前財務(wù)工作已基本實現(xiàn)信息化，報銷人在財務(wù)系統(tǒng)填寫報銷信息，其中包括收款人，一般費用報銷的收款人基本為對公單位，財務(wù)審核人可以根據(jù)發(fā)票上的賬號來進行審核，但勞務(wù)費，尤其是發(fā)放給本單位以外人員的勞務(wù)費，只能依賴報銷人填寫的信息，在實操中發(fā)現(xiàn)，這部分收款人信息填寫錯誤頻發(fā)，或是賬號填寫不對，或是開戶行填寫不對，存在付款、退款循環(huán)操作的現(xiàn)象。2.重復(fù)付款，審核崗實際缺失。一方面報銷人重復(fù)報銷導(dǎo)致重復(fù)付款，尤其是電子發(fā)票普及之后，有些單位未接入發(fā)票查重查偽系統(tǒng)，報銷人前期已經(jīng)報銷，由于遺忘等因素影響，隔段時間又來報銷，出納無法判斷是否重復(fù)報銷，進而導(dǎo)致重復(fù)付款；另一方面若單位對付款時效性有要求，雖然明文規(guī)定付款有審核環(huán)節(jié)，但為了提高付款時效性或人手緊張等原因，導(dǎo)致付款執(zhí)行人和付款審核人為同一人，未實際執(zhí)行不相容崗位相分離的規(guī)定。3.付款不審核報銷信息，一錯到底。現(xiàn)實中發(fā)現(xiàn)，出納付款環(huán)節(jié)，認為報銷信息，已由報銷審核崗位審核通過，自己只負責付款的操作，導(dǎo)致未再次確認收款信息，有些報銷人填寫的收款人，明顯與發(fā)票不符，或者經(jīng)費使用錯誤，但是報銷審核崗已審核通過，出納認為自己沒有義務(wù)再審，從而導(dǎo)致款項付到別的單位或明明是商品的經(jīng)費從資本性經(jīng)費支出，在最后一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，這種錯誤一般等到對賬時才發(fā)現(xiàn)，從發(fā)生到發(fā)現(xiàn)時間間隔較長，給整改帶來很大困難。（三）記賬過程中存在的問題1.記賬過度依賴自動生成，統(tǒng)計、查賬困難。財務(wù)信息化帶來便利的同時，也帶來一定的困擾，如記賬自動生成，生成的摘要一般為報銷人填寫的事由，由于報銷人財務(wù)素養(yǎng)有限，填寫的事由不規(guī)范，導(dǎo)致最終生成的摘要不規(guī)范，后期如通過摘要查賬，很難精準定位；又譬如自動生成的記賬憑證，制單人員需對輔助信息進行修改，如經(jīng)濟分類，若制單人為提高制單效率或忘記修改，導(dǎo)致經(jīng)濟分類不準，為后期數(shù)據(jù)統(tǒng)計帶來困難。2.未及時對賬改賬，未按月結(jié)賬。一般上級對行政事業(yè)單位報表審核比較嚴格是決算報表，平時相關(guān)報表的審核不嚴，從而導(dǎo)致：一是財務(wù)未按月及時進行對賬，出現(xiàn)一年對一次賬的現(xiàn)象，錯過了重復(fù)付款、付款錯誤、經(jīng)費使用錯誤等問題改正的最佳時期；二是按時對賬了，但未及時改賬，從而對賬工作也失去了意義；三是受上述兩方面原因的影響，無法按月進行結(jié)賬，賬務(wù)可隨時更改，記賬存在隨意性。（四）報表編制中存在的問題1.未及時編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。一方面由于對賬的不及時導(dǎo)致未定期編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表；另一方面即使對賬了，但存在不編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表的現(xiàn)象，對賬人直接將對賬工作底稿發(fā)給改賬人。2.未及時編制報表，報表數(shù)據(jù)變動較大。一般月初財務(wù)部門需向上級部門報送資產(chǎn)負債表、專項進度表、“三公兩費”執(zhí)行進度表等，上述報表報送均有截止日期。一是賬務(wù)處理滯后，導(dǎo)致報表編制不及時；二是未等賬務(wù)處理完畢，編制報表，導(dǎo)致后期提供的相同報表，數(shù)據(jù)差距較大；三是未對賬改賬，在不確認賬務(wù)處理是否正確的情況下，編制報表，導(dǎo)致報表數(shù)據(jù)不準確；四是未經(jīng)審核、未結(jié)賬狀態(tài)下編制報表，為了完成上級任務(wù)而硬編制，編制報表不慎重，導(dǎo)致報表數(shù)據(jù)的參考價值不高。3.未及時編制賬齡分析表。往來款管理一直是行政事業(yè)單位的薄弱環(huán)節(jié)，往來款尤其是應(yīng)收賬款，因行政事業(yè)單位的特殊性質(zhì)，對應(yīng)收賬款的催還缺乏迫切性，加之領(lǐng)導(dǎo)干部輪換，存在“新官不管舊賬”的思想，在此背景下，行政事業(yè)單位編制賬齡分析的動力不足，存在從來不編制，往來款長期掛賬不處理的現(xiàn)象。（五）檔案管理中存在的問題一是未及時裝訂憑證。因上述未結(jié)賬等原因，導(dǎo)致行政事業(yè)單位的憑證無法按時裝訂，憑證零散擺放，容易丟失。二是借閱手續(xù)不全。財務(wù)經(jīng)常面臨審計以及其他部門查閱資料，往往內(nèi)外部審計調(diào)閱資料比較正規(guī)，但面臨財務(wù)內(nèi)部其他崗位人員及單位內(nèi)部其他部門人員借閱，特別是關(guān)系比較親密的，往往不履行借閱手續(xù)，如果借閱時間較長，容易遺忘。三是報表未及時打印裝訂。如上所述，因未及時對賬、改賬、結(jié)賬等原因?qū)е挛窗磿r打印報表，未及時裝訂，因紙質(zhì)報表被審查的情景很少，致使有些行政事業(yè)單位從不裝訂報表。（六）稽核過程中存在的問題一方面未定期開展稽核。因稽核屬于會計基礎(chǔ)工作流程中的最后環(huán)節(jié)，且稽核工作開展比較隱性，是否真實的開展依賴稽核工作人員的主動性和自覺性，實踐中存在未開展稽核或稽核流于形式的現(xiàn)象。二是稽核反饋不暢。一方面是稽核出相關(guān)問題，未及時向當事人進行反饋；另一方面稽核反饋的問題，當事人有異議，存在協(xié)商后未達成一致，就不了了之的現(xiàn)象，稽核反饋程序不暢通，缺乏異議解決程序，導(dǎo)致稽核結(jié)果運用不佳。三是稽核人員能力有限。受稽核人員能力限制，出現(xiàn)其他會計崗位人員能力凌駕于稽核人員能力之上，存在無效稽核的現(xiàn)象。三、做好會計基礎(chǔ)工作的對策建議（一）加強內(nèi)控建設(shè)，推動制度執(zhí)行落實落地加強內(nèi)控建設(shè)，如會計工作制度、涉財制度等，識別關(guān)鍵風險點，并制定制度防范風險。一是制度制定前做好前期調(diào)研，在符合上級政策制度的前提下，結(jié)合本單位的實際特點進行制定，制定政策的部門在發(fā)布制度前，應(yīng)廣泛征求相關(guān)部門意見，以便相關(guān)各方對制度能夠充分地理解，便于制度的后續(xù)執(zhí)行；二是內(nèi)控建設(shè)牽頭部門，需定期梳理單位的各項制度，特別是涉及財務(wù)的相關(guān)制度，以防出現(xiàn)不同部門制定的制度，在某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)交叉或標準不一，造成制度無法落實落地；三是制度制定后，制度制定部門，應(yīng)進行適當?shù)男麄?，如召開培訓(xùn)答疑等；四是定期開展內(nèi)部控制評價與監(jiān)督，定期評價內(nèi)部控制有效性，真正發(fā)揮內(nèi)部控制在防范和管控經(jīng)濟風險中的作用。（二）建立健全考核評價機制，挖掘職工主體能動性建立健全財務(wù)人員考核評價機制，動態(tài)持續(xù)對財務(wù)人員進行考核，促進財務(wù)人員被動及主動成長，最終推動財務(wù)工作的提升。一是合理劃分崗位及配備人員數(shù)量，避免出現(xiàn)一個工作任務(wù)，多人重復(fù)勞動，責任分攤不清，相互依賴。二是合理評估各崗位的工作量，分配合適的人員到合適的崗位，確保各崗位工作量基本持平，防止出現(xiàn)“忙的忙死、閑的閑死”“不患寡而患不均”的現(xiàn)象。三是在每個人員工作量基本持平的基礎(chǔ)上，建立積分制度，對各人員的工作進行定期打分評價，做得好的加分，錯誤頻發(fā)的減分，積分與績效、職稱評審、職務(wù)升遷、轉(zhuǎn)崗、退出財務(wù)工作等掛鉤，讓財務(wù)工作人員有緊迫感，自覺擔當作為，發(fā)揮主體能動性，不斷提升業(yè)務(wù)水平。（三）加強信息化建設(shè)，建立標準化操作規(guī)程一是加強信息化建設(shè)，利用技術(shù)手段控制風險。加強財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)，通過系統(tǒng)監(jiān)控各個環(huán)節(jié)運行情況，通過系統(tǒng)追蹤業(yè)務(wù)發(fā)生全過程，及時提示風險，明確各環(huán)節(jié)各崗位人員職責，防止業(yè)務(wù)處理不及時，人員串崗，人員責任分擔不明確的現(xiàn)象。二是建立業(yè)務(wù)標準化操作規(guī)程，減少人為風險。一方面建立財務(wù)內(nèi)部各崗位的業(yè)務(wù)操作規(guī)程，結(jié)合財務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，明確每個崗位業(yè)務(wù)的標準化處理程序；另一方面制定業(yè)務(wù)標準化操作規(guī)程。首先制定財務(wù)報銷指南，由財務(wù)部門牽頭，整合所有“涉財制度”要求并結(jié)合業(yè)務(wù)類型，明確每一類型業(yè)務(wù)需要履行的審批手續(xù)及需提供的報銷資料；其次制作財務(wù)系統(tǒng)操作手冊，方便各類人員利用系統(tǒng)完成與財務(wù)相關(guān)的工作，發(fā)揮信息系統(tǒng)的效用；最后通過上述手段，將單位重復(fù)發(fā)生、可標準化的業(yè)務(wù)標準化，減少信息不對稱、標準不統(tǒng)一、人為操控等風險。（四）加強人員培訓(xùn)，提高人員財務(wù)素養(yǎng)一是加強財務(wù)人員培訓(xùn)，包括業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)及思想意識方面培訓(xùn)，使得每個崗位的財務(wù)人員具備相應(yīng)的崗位能力，能夠運用專業(yè)能力處理業(yè)務(wù)并具有擔當作為的意識，具備從業(yè)的職業(yè)道德。二是加強對非財務(wù)人員培訓(xùn)，一方面定期開展財會政策宣講、