ERP(II)-EAM-IG-廣深沙角B電力有限公司ERP上線手冊-財(cái)務(wù)部分-2011-10-17

PAGE廣深沙角B電力有限公司ERP上線手冊ERP（II期）咨詢實(shí)施項(xiàng)目電廠推廣組

版本控制（可選）版本日期更新人描述1.02011.10.16魯愛華根據(jù)各模塊版本合并修訂而成，涉及本次電廠組ERP的實(shí)施的所有模塊，分別為：FI/CO：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)/管理會(huì)計(jì)PS：項(xiàng)目管理PM：設(shè)備管理OM：運(yùn)行管理MM：物資管理分發(fā)與簽署（可選）姓名角色確認(rèn)簽署日期XXXXXXXXXXXXXXXX

1 XXX 11.1 XXX 11.2 DD 11.2.1 XXX 1ERP(II)_EAM_IG_廣深沙角B電力有限公司ERP上線手冊創(chuàng)建日期：2011-10-16第15頁序言本文檔是廣深沙角B電力有限公司ERP項(xiàng)目系列重要文件之一，本文檔采用提問的形式闡述了系統(tǒng)上線常見問題，并做了詳細(xì)的解答。本文檔重要意義在于當(dāng)我們在日常操作遇到的問題，可以通過本手冊得到初步解答。常見問題財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)/管理會(huì)計(jì)問：SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)使用了2年多，本次ERP系統(tǒng)的上線對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)有哪些方面的影響？答：本次針對(duì)沙角B電廠進(jìn)行的ERP系統(tǒng)建設(shè)，更側(cè)重于生產(chǎn)運(yùn)營、設(shè)備管理、物資采購管理、項(xiàng)目管理等業(yè)務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)，由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)在SAP系統(tǒng)中穩(wěn)定運(yùn)行2年多，本次業(yè)務(wù)功能的擴(kuò)充對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)影響較小，基本上按照原來的財(cái)務(wù)處理流程進(jìn)行日常核算。由于SAP系統(tǒng)是高度集成的ERP系統(tǒng)，本次業(yè)務(wù)功能模塊的擴(kuò)充對(duì)財(cái)務(wù)的影響表現(xiàn)在以下幾方面：A類固定資產(chǎn)的采購，原來是在固定資產(chǎn)模塊直接增加，本次上線后需要通過MM采購管理模塊實(shí)現(xiàn)A類固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)流程；基建及技改項(xiàng)目原來是通過內(nèi)部訂單功能進(jìn)行日常核算和結(jié)算，本次上線后，通過PM-設(shè)備管理、PS-項(xiàng)目管理模塊的維修工單、WBS項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)化核算以及預(yù)算控制；本次實(shí)施了標(biāo)準(zhǔn)成本業(yè)務(wù)模塊，實(shí)現(xiàn)電廠成本的精細(xì)化管理；由于本次實(shí)施了MM物資采購模塊，采購收貨和采購發(fā)票校驗(yàn)的財(cái)務(wù)處理流程由原來手工處理，變化為由前臺(tái)業(yè)務(wù)單據(jù)驅(qū)動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證；問：在上線前采購發(fā)票是在財(cái)務(wù)系統(tǒng)直接手工輸入憑證，本次ERP上線后，采購發(fā)票如何在系統(tǒng)中處理？答：啟用采購訂單流程后采購發(fā)票輸入需要在系統(tǒng)內(nèi)使用發(fā)票校驗(yàn)功能實(shí)現(xiàn)。發(fā)票校驗(yàn)時(shí)要求業(yè)務(wù)部門出具采購訂單，入庫單以及發(fā)票，財(cái)務(wù)部門對(duì)此三單做匹配分析，如匹配通過則在系統(tǒng)內(nèi)做發(fā)票校驗(yàn)，成立應(yīng)付賬款。在采購員/策劃工程師收到供應(yīng)商發(fā)票之后，由成本會(huì)計(jì)崗位在系統(tǒng)中根據(jù)采購訂單、入庫單、發(fā)票做系統(tǒng)發(fā)票校驗(yàn)。問：在上線前物資出入庫的會(huì)計(jì)憑證是通過接口將MIS系統(tǒng)的出入庫單批量生成財(cái)務(wù)憑證，本次ERP上線后，物資出入庫的會(huì)計(jì)憑證如何處理？答：由于本次ERP建設(shè)包括了MM-物資管理模塊的實(shí)施，所以所有涉及物資的收貨、物資的領(lǐng)用等涉及物資移動(dòng)的業(yè)務(wù)都在MM模塊前臺(tái)出入庫單據(jù)處理，通過后臺(tái)配置自動(dòng)過賬科目，系統(tǒng)將出入庫單據(jù)自動(dòng)生成相應(yīng)的財(cái)務(wù)憑證。也就是說系統(tǒng)上線后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)不再需要通過接口接收來自MIS系統(tǒng)的出入庫單據(jù)。問：本次ERP上線后，非生產(chǎn)類固定資產(chǎn)（即A類資產(chǎn)）的采購在系統(tǒng)中如何處理？答：本次ERP上線前，A類資產(chǎn)采購是在資產(chǎn)模塊直接進(jìn)行處理，通過創(chuàng)建資產(chǎn)主數(shù)據(jù)、購置固定資產(chǎn)功能實(shí)現(xiàn)。本次ERP上線后，A類資產(chǎn)采購?fù)ㄟ^MM采購模塊實(shí)現(xiàn)，具體流程如下：1）業(yè)務(wù)部門申請A類固定資產(chǎn)采購時(shí)，在系統(tǒng)中創(chuàng)建固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、長期待攤資產(chǎn)的采購申請。2）相關(guān)部門審核通過后，財(cái)務(wù)部門創(chuàng)建資產(chǎn)主數(shù)據(jù)，并將資產(chǎn)號(hào)及相關(guān)信息交給申請部門；3）采購部門根據(jù)采購申請及財(cái)務(wù)創(chuàng)建的資產(chǎn)號(hào)創(chuàng)建A類采購訂單；4）倉庫收貨處理；5）財(cái)務(wù)部門做發(fā)票校驗(yàn)，同時(shí)生成資產(chǎn)購置會(huì)計(jì)憑證6）根據(jù)實(shí)際資產(chǎn)信息修改資產(chǎn)主數(shù)據(jù)中的相關(guān)信息問：本次ERP上線后，生產(chǎn)設(shè)備類資產(chǎn)采購在ERP系統(tǒng)是如何處理的？答：生產(chǎn)類資產(chǎn)仍然按照物料進(jìn)行管理，采購后的資產(chǎn)首先入倉庫，生產(chǎn)基建部門領(lǐng)用時(shí)將材料成本計(jì)入維修工單或WBS項(xiàng)目，最后完工后將成本結(jié)算到在建工程或固定資產(chǎn)。問：基建及技改項(xiàng)目的預(yù)算和核算流程有什么樣的變化，在上線后的ERP系統(tǒng)中如何處理？答：在上線前的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，基建、技改項(xiàng)目的核算是通過內(nèi)部訂單功能進(jìn)行材料成本、人工成本的歸集、月末進(jìn)行結(jié)算。在上線后的ERP系統(tǒng)，基建、技改項(xiàng)目是通過PS-項(xiàng)目管理、PM-設(shè)備管理兩個(gè)模塊實(shí)現(xiàn)預(yù)算和核算的，具體實(shí)現(xiàn)流程如下：基建和技改項(xiàng)目通過PS模塊的WBS管理。由PS模塊首先創(chuàng)建基建及技改類型的項(xiàng)目及相關(guān)的WBS，并輸入預(yù)算。PM模塊創(chuàng)建基建及技改類工單，并與相應(yīng)的WBS關(guān)聯(lián)。倉庫根據(jù)發(fā)料申請向基建及技改類工單發(fā)料，產(chǎn)生相應(yīng)的材料成本；接收可能發(fā)生的相關(guān)長期委外工單結(jié)算過來的人工成本。財(cái)務(wù)人員月末將工單收集到的成本結(jié)算到相關(guān)的WBS上，再將WBS結(jié)算到在建工程。當(dāng)基建或技改項(xiàng)目完成，達(dá)到使用標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，將WBS結(jié)算到預(yù)估資產(chǎn)。當(dāng)基建或技改項(xiàng)目竣工時(shí)，將預(yù)估資產(chǎn)按實(shí)際業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到明細(xì)資產(chǎn)，并調(diào)整資產(chǎn)折舊。問：檢修工單的核算流程有什么樣的變化，在上線后的ERP系統(tǒng)中如何處理？答：檢修工單在原來的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，是通過內(nèi)部訂單功能實(shí)現(xiàn)的。在上線后的ERP系統(tǒng)中啟用了PM-設(shè)備管理模塊，大、中、小修的工單是通過PM的維修工單功能實(shí)現(xiàn)成本費(fèi)用的歸集，月末將維修工單成本費(fèi)用結(jié)算到相應(yīng)成本類科目。具體流程如下：在PM模塊創(chuàng)建檢修工單；倉庫人員往檢修工單發(fā)料或者將服務(wù)合同收貨到工單，使得維修工單發(fā)生實(shí)際成本。相關(guān)的業(yè)務(wù)人員提供物資出庫清單、服務(wù)收貨清單作為財(cái)務(wù)結(jié)算工單的依據(jù)。財(cái)務(wù)部門在系統(tǒng)中維護(hù)維修工單的結(jié)算規(guī)則。如果工單類型是大修，則將工單費(fèi)用結(jié)算得到科目5001040100生產(chǎn)成本-檢修費(fèi)-大修；如果工單類型是小修，則將工單費(fèi)用結(jié)算得到科目5001040200生產(chǎn)成本-檢修費(fèi)-小修；如果工單類型是日常維修，則將工單費(fèi)用結(jié)算得到科目5001040300生產(chǎn)成本-檢修費(fèi)-日常維修。結(jié)算維修工單。每月運(yùn)行工單結(jié)算程序，系統(tǒng)自動(dòng)按照結(jié)算規(guī)則設(shè)定結(jié)轉(zhuǎn)維修工單成本。結(jié)算完成后查看相關(guān)結(jié)算報(bào)表并檢查數(shù)據(jù)是否正確。問：本次ERP上線后，增加的日常領(lǐng)料工單起什么作用，在系統(tǒng)中如何是實(shí)現(xiàn)？答：本次ERP系統(tǒng)增加了PM04日常領(lǐng)料工單，用于各部門日常領(lǐng)用辦公用品、勞保用品，并且實(shí)現(xiàn)了預(yù)算控制。在系統(tǒng)中具體實(shí)現(xiàn)流程如下：在PM模塊創(chuàng)建日常領(lǐng)料工單；日常領(lǐng)用辦公用品，勞保用品等物資時(shí)，倉庫人員首先會(huì)將物資發(fā)往日常領(lǐng)用工單，工單上歸集日常領(lǐng)用物資的費(fèi)用。業(yè)務(wù)人員將領(lǐng)料單、出庫單等資料交給財(cái)務(wù)部門，作為工單結(jié)算的依據(jù)。財(cái)務(wù)部門每月從系統(tǒng)內(nèi)出具物資出庫清單，并且與領(lǐng)料單、出庫單等單據(jù)進(jìn)行核對(duì)，作為維護(hù)結(jié)算規(guī)則的依據(jù)。維護(hù)維修工單結(jié)算規(guī)則。財(cái)務(wù)部門在系統(tǒng)中維護(hù)維修工單的結(jié)算規(guī)則。如果領(lǐng)用的是固定資產(chǎn)，結(jié)算規(guī)則維護(hù)到固定資產(chǎn)；如果領(lǐng)用的是勞保用品，結(jié)算到科目5002190100（勞動(dòng)保護(hù)費(fèi)-勞保用品）；如果領(lǐng)用的是辦公用品，則結(jié)算到科目5002160100（辦公費(fèi)）；如果領(lǐng)用的是低值易耗品，則結(jié)轉(zhuǎn)到5002130100(低值易耗品攤銷)。結(jié)算日常領(lǐng)料工單。每月運(yùn)行工單結(jié)算程序，系統(tǒng)自動(dòng)按照結(jié)算規(guī)則設(shè)定結(jié)轉(zhuǎn)維修工單成本。結(jié)算完成后查看相關(guān)結(jié)算報(bào)表并檢查數(shù)據(jù)是否正確。問：如果標(biāo)準(zhǔn)成本預(yù)算編碼輸入錯(cuò)誤，如何在系統(tǒng)中進(jìn)行調(diào)整？答：業(yè)務(wù)部門或財(cái)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)預(yù)算編碼有填寫錯(cuò)誤的情況發(fā)生，則按照流程要求，先由財(cái)務(wù)部將已生成的會(huì)計(jì)憑證的預(yù)算編碼進(jìn)行更改，再由業(yè)務(wù)部門修改預(yù)算編碼，保證標(biāo)準(zhǔn)成本實(shí)際成本的一致性有及效性。具體流程如下：業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)預(yù)算編碼有填報(bào)錯(cuò)誤情況，填寫預(yù)算編碼更改申請，由本部門領(lǐng)導(dǎo)審批后交由財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部相關(guān)人員根據(jù)預(yù)算編碼更改申請，在標(biāo)準(zhǔn)成本系統(tǒng)中更改預(yù)算編碼。各業(yè)務(wù)部門調(diào)整預(yù)算編碼。問：ERP系統(tǒng)上線后，標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)劃編制在系統(tǒng)中如何實(shí)現(xiàn)？答：在每年09月至12月期間，各業(yè)務(wù)部門將編制第二年計(jì)劃、預(yù)算，標(biāo)準(zhǔn)成本將配合此預(yù)算編制過程，將預(yù)算編制的過程按標(biāo)準(zhǔn)成本要求在系統(tǒng)中進(jìn)行管理。財(cái)務(wù)部和檢修部將編制兩個(gè)版本的標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)劃，001版為各部門編制的標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)劃初稿，002版為經(jīng)過集團(tuán)審批的終稿預(yù)算，作為第二年的執(zhí)行計(jì)劃。通過標(biāo)準(zhǔn)成本系統(tǒng)的實(shí)施，可以實(shí)現(xiàn)下面兩個(gè)方面的效果：1）檢修費(fèi)可以按照日常消缺、例行檢查、緊急消缺、預(yù)防性維護(hù)、長委維修、臨時(shí)維修、大修維修、小修維修、技改維修、基建維修，根據(jù)KKS的維度將本年的計(jì)劃值錄入在系統(tǒng)中，可以明細(xì)到物料(服務(wù))的單價(jià)和數(shù)量，作為明年計(jì)劃的依據(jù)，也可以作為預(yù)算編制的基礎(chǔ)。2）可以將資本性支出、生產(chǎn)消耗、綜合費(fèi)用按照成本中心的維度，將明年的計(jì)劃成本動(dòng)因、計(jì)劃價(jià)值錄入到系統(tǒng)中，作為明年的計(jì)劃值。在系統(tǒng)中的操作流程如下：由檢修部檢修助理工程師、策劃部策劃助理工程師按照日常檢修項(xiàng)目的檢修計(jì)劃，錄入各個(gè)KKS所計(jì)劃檢修的物料數(shù)量、單價(jià)的計(jì)劃值，按照大中小修及技改項(xiàng)目的檢修計(jì)劃，錄入各個(gè)KKS所計(jì)劃檢修的物料數(shù)量、單價(jià)的計(jì)劃值。由財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)、預(yù)算會(huì)計(jì)按照集團(tuán)的預(yù)算控制要求，根據(jù)各業(yè)務(wù)部門提交的支出計(jì)劃，錄入資本性支出、生產(chǎn)消耗、綜合費(fèi)用的計(jì)劃值。問：標(biāo)準(zhǔn)成本的實(shí)際數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中如何收集并且實(shí)現(xiàn)計(jì)劃值與實(shí)際值的對(duì)比分析？答：要求每月由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)成本要求，提交本業(yè)務(wù)部門生產(chǎn)數(shù)據(jù)至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部將生產(chǎn)數(shù)據(jù)匯總，并根據(jù)生產(chǎn)數(shù)據(jù)按標(biāo)準(zhǔn)成本要求輸入系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)成本系統(tǒng)。實(shí)際每個(gè)期間所發(fā)生的排污費(fèi)、排水費(fèi)、外購電力、燃煤/燃油/燃?xì)狻⑤p油等生產(chǎn)成本，是根據(jù)當(dāng)月的實(shí)際生產(chǎn)指標(biāo)(比如發(fā)電量、供電用煤折標(biāo)準(zhǔn)煤耗率、標(biāo)煤價(jià)格)等計(jì)算得出，按照成本核算規(guī)則，需要錄入當(dāng)月的實(shí)際變量到系統(tǒng)中，再來當(dāng)月實(shí)際成本值物資管理物資編碼管理問：在采購申請時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)無該物資編碼時(shí)如何處理？答：按照集團(tuán)物料主數(shù)據(jù)維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)流程，物資編碼申請應(yīng)在OA系統(tǒng)內(nèi)完成，其流程步驟如下第一步，需求人員應(yīng)首先填寫《15_物料主數(shù)據(jù)維護(hù)申請表》表格中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、分類及特性內(nèi)容；第二步，采購部門填寫采購數(shù)據(jù)（采購組、采購周期、評(píng)估價(jià)格）；第三步，倉庫主任主要是針對(duì)該物資的分類、特性、采購單價(jià)（參考價(jià)格）、庫存地點(diǎn)等數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，同時(shí)對(duì)MRP、庫存地點(diǎn)等數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，如果出現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通，確認(rèn)完畢后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)人員；第四步，財(cái)務(wù)人員根據(jù)物資分類填寫評(píng)估類、計(jì)價(jià)方式（移動(dòng)平均價(jià)或計(jì)劃單價(jià)），確認(rèn)完畢后轉(zhuǎn)交信息中心；第五步，信息中心相關(guān)人員將數(shù)據(jù)重新審查是否有遺漏未填數(shù)據(jù)，如果出現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通，確認(rèn)完畢后轉(zhuǎn)交集團(tuán)信息中心審核及維護(hù)；第六步，集團(tuán)信息中心通知電廠信息中心物資編碼基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已維護(hù)完畢（描述、基本計(jì)量單位、物料組、分類及特性），電廠信息中心根據(jù)物料主數(shù)據(jù)申請表格內(nèi)容完善電廠相關(guān)數(shù)據(jù)（采購組、庫存地點(diǎn)、移動(dòng)平均價(jià)、評(píng)估類等）；第七步，通知需求人員進(jìn)行后續(xù)業(yè)務(wù)操作。問：由于物料主數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，有可能在上線前期會(huì)出現(xiàn)很多編碼維護(hù)申請，如何處理？答：通常情況下，在系統(tǒng)上線前期會(huì)有信息中心人員和數(shù)據(jù)顧問現(xiàn)場支持，在《物料主數(shù)據(jù)維護(hù)申請表》維護(hù)完畢后，可直接由數(shù)據(jù)顧問協(xié)助電廠信息中心人員盡量在當(dāng)日完成進(jìn)行維護(hù)工作，確保后續(xù)業(yè)務(wù)正常運(yùn)行。問：大小修期間出現(xiàn)緊急采購情況，發(fā)現(xiàn)無該物資編碼如何處理？答：緊急采購狀態(tài)下，可參考《ERP(II)_EAM_PO_應(yīng)急方案(SJB)_V1.0》處理，其相關(guān)所有業(yè)務(wù)均先通過紙質(zhì)簽字(或OA方式)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，待物資編碼審批下來后，再由相關(guān)人員陸續(xù)補(bǔ)錄到系統(tǒng)內(nèi)。問：如果新增編碼無評(píng)估價(jià)格（即無預(yù)先詢報(bào)價(jià)并確認(rèn)評(píng)估價(jià)格）時(shí)，是否可以先進(jìn)行編碼申請，然后在采購業(yè)務(wù)中補(bǔ)錄？答：對(duì)于無評(píng)估價(jià)格的物資編碼申請，原則上系統(tǒng)可以通過該物資編碼維護(hù)工作，但是由于采購申請時(shí)有預(yù)算控制，所以使用無評(píng)估價(jià)格的物資編碼，需要相關(guān)人員填寫評(píng)估價(jià)格（該價(jià)格不做為采購單價(jià)）后方可進(jìn)行后續(xù)業(yè)務(wù)操作。問：如果新增編碼缺失分類及特性是否允可以先進(jìn)行編碼申請？答：集團(tuán)的物資編碼平臺(tái)通過匹配校驗(yàn)方式來檢驗(yàn)新增編碼是否存在重碼問題，所以要求電廠上報(bào)數(shù)據(jù)時(shí)必須填寫分類及相關(guān)特性值（即參數(shù)值），然后才能由集團(tuán)信息中心最終確認(rèn)是否維護(hù)該新增物資編碼。問：如果新增編碼缺失分類及特性是否允可以先進(jìn)行編碼申請？答：集團(tuán)的物資編碼平臺(tái)通過匹配校驗(yàn)方式來檢驗(yàn)新增編碼是否存在重碼問題，所以要求電廠上報(bào)數(shù)據(jù)時(shí)必須填寫分類及相關(guān)特性值（即參數(shù)值），然后才能由集團(tuán)信息中心最終確認(rèn)是否維護(hù)該新增物資編碼。問：新增編碼從申請到下達(dá)到電廠大約多長時(shí)間，是否可以根據(jù)需求調(diào)整審批時(shí)間？答：通常情況下從OA提交申請到SAP系統(tǒng)維護(hù)電廠數(shù)據(jù)大約需要2~3天左右時(shí)間，其中主要時(shí)間花費(fèi)在申請物資編碼的數(shù)據(jù)補(bǔ)充和審批環(huán)節(jié)，如果事先已提前完成申請表相關(guān)事宜，則可以通知集團(tuán)信息中心加快審批及維護(hù)速度，原則上當(dāng)天提出當(dāng)天解決。采購管理問：目前采購申請類型有哪幾種，采購訂單類型有哪幾種，如何進(jìn)行區(qū)分？答：系統(tǒng)內(nèi)采購申請類型有物資采購、服務(wù)采購及緊急采購三種類型，其中物資采購申請主要是針對(duì)有物資編碼的物資類采購（標(biāo)準(zhǔn)采購）、有固定資產(chǎn)號(hào)的零購固定資產(chǎn)采購（A類采購）；服務(wù)采購申請主要針對(duì)生產(chǎn)類服務(wù)采購/合同（F類訂單采購）、有針對(duì)非生產(chǎn)類服務(wù)采購/合同（K類成本中心采購）；緊急采購主要是針對(duì)緊急情況下采購申請?zhí)峤?，其可以填?bào)所有類型的采購內(nèi)容；采購訂單類型有物資采購及服務(wù)采購兩種類型，其中物資采購訂單主要是針對(duì)有物資編碼的物資類采購（標(biāo)準(zhǔn)采購）、有固定資產(chǎn)號(hào)的零購固定資產(chǎn)采購（A類采購）；服務(wù)采購訂單主要針對(duì)生產(chǎn)類服務(wù)采購/合同（F類訂單采購）、有針對(duì)非生產(chǎn)類服務(wù)采購/合同（K類成本中心采購）。問：在做詢報(bào)價(jià)或供應(yīng)商分配時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)沒有相關(guān)供應(yīng)商編碼時(shí)，如何進(jìn)行處理？答：按照集團(tuán)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)流程，供應(yīng)商主數(shù)據(jù)申請應(yīng)在OA系統(tǒng)內(nèi)完成，其流程步驟如下，第一步，需求人員應(yīng)首先填寫《16_供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)申請表》表格中的一般數(shù)據(jù)（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系電話等等）以及采購信息；第三步，倉庫主任主要是針對(duì)該供應(yīng)商數(shù)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，如果出現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通，確認(rèn)完畢后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)人員；第四步，財(cái)務(wù)人員根據(jù)物資分類填寫財(cái)務(wù)相關(guān)信息（付款條件、統(tǒng)馭科目、銀行賬號(hào)等），確認(rèn)完畢后轉(zhuǎn)交集團(tuán)財(cái)務(wù)相關(guān)人員；第五步，財(cái)務(wù)相關(guān)人員將數(shù)據(jù)重新審查是否有遺漏未填數(shù)據(jù)，如果出現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通，確認(rèn)完畢后轉(zhuǎn)交集團(tuán)信息中心審核及維護(hù)；第六步，集團(tuán)維護(hù)完畢后，通過OA反饋給電廠信息中心或財(cái)務(wù)人員，并通知需求人員進(jìn)行后續(xù)業(yè)務(wù)操作。問：新增供應(yīng)商編碼從申請到下達(dá)到電廠大約多長時(shí)間，是否可以根據(jù)需求調(diào)整審批時(shí)間？答：通常情況下從OA提交申請到SAP系統(tǒng)維護(hù)數(shù)據(jù)大約需要3~4天左右時(shí)間，如果事先已提前完成申請表相關(guān)事宜，則可以通知集團(tuán)信息中心加快審批及維護(hù)速度，原則上當(dāng)天提出當(dāng)天解決；由于供應(yīng)商主數(shù)據(jù)由集團(tuán)財(cái)務(wù)統(tǒng)一管控，所以上線后無法通過現(xiàn)場信息中心人員及數(shù)據(jù)顧問直接進(jìn)行維護(hù)。問：填寫采購申請后，系統(tǒng)報(bào)錯(cuò)要求填寫“評(píng)估價(jià)格”，如何處理此情況？答：系統(tǒng)要求填寫“評(píng)估價(jià)格”一方面是為后續(xù)審核人員提供價(jià)格依據(jù)，另一方面也是為了預(yù)算管控，可以在提報(bào)申請時(shí)就可以提醒用戶是否已超出預(yù)算；在創(chuàng)建采購申請時(shí)，“評(píng)估價(jià)格”通常是系統(tǒng)直接從該物料主數(shù)據(jù)獲取移動(dòng)平均價(jià)，通常情況下有期初庫存或做過采購業(yè)務(wù)（收過貨）的物料主數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)計(jì)算移動(dòng)平均價(jià)；對(duì)于“評(píng)估價(jià)格”無法直接獲取的，則要求用戶手工填寫評(píng)估價(jià)格，以便于后續(xù)審批人員進(jìn)行參考。問：原有MIS系統(tǒng)可以區(qū)分采購申請類型（LPO/PRF）來實(shí)現(xiàn)電廠/公司審批及后續(xù)業(yè)務(wù)流程，目前SAP系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一采購申請編號(hào)后，如何進(jìn)行區(qū)分？答：需求人員提報(bào)采購申請到OA后，在審批過程中會(huì)有相應(yīng)的節(jié)點(diǎn)（目前設(shè)置倉庫主任）來判斷該采購申請類型并以此區(qū)分后續(xù)審批流程，在審核完畢后，SAP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)獲取該采購申請類型，以便于后續(xù)采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。問：采購組是否可以默認(rèn)為公共采購組，只有在進(jìn)行詢報(bào)價(jià)或分配供應(yīng)商時(shí)再確認(rèn)采購人員？答：目前系統(tǒng)默認(rèn)采購組為公共采購組，在OA審批過程中可以確認(rèn)實(shí)際采購人員，并進(jìn)行后續(xù)操作業(yè)務(wù)；也允許采購主任在SAP系統(tǒng)內(nèi)逐行手動(dòng)分配采購組。問：詢報(bào)價(jià)流程是否在整個(gè)采購環(huán)節(jié)（SAP系統(tǒng)內(nèi)）必須要做的？答：按照標(biāo)準(zhǔn)采購業(yè)務(wù)管理來說詢報(bào)價(jià)是其業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之一，但是屬于邀請?jiān)儓?bào)價(jià)，所以在實(shí)際業(yè)務(wù)操作過程中用戶可以選擇在系統(tǒng)內(nèi)是否執(zhí)行詢報(bào)價(jià)操作流程。問：原MIS系統(tǒng)有緊急采購標(biāo)示可以實(shí)現(xiàn)在審批過程中就進(jìn)行詢報(bào)價(jià)及采購入庫業(yè)務(wù)，在SAP系統(tǒng)內(nèi)必須確保業(yè)務(wù)流程的完整性，則此種情況如何處理？答：SAP系統(tǒng)的采購類型包括緊急采購，通過創(chuàng)建該類型采購申請/訂單可以遵循電廠原有業(yè)務(wù)處理模式進(jìn)行緊急采購。問：系統(tǒng)內(nèi)采購訂單創(chuàng)建后是否還可以進(jìn)行供應(yīng)商變更或價(jià)格變動(dòng)？答：對(duì)于已創(chuàng)建保存的采購訂單，其供應(yīng)商無法進(jìn)行變更，只能通過對(duì)該訂單設(shè)置“刪除“標(biāo)記后，重新創(chuàng)建采購訂單；如果采購訂單價(jià)格發(fā)生變動(dòng)，需要將該采購訂單退回到采購員手中進(jìn)行相應(yīng)變更后，再提交重新走審批流程。問：有些供應(yīng)商不提供發(fā)票，只提供內(nèi)部結(jié)算收據(jù)（例如防疫站開的收據(jù)等），目前電廠的處理方法是，在規(guī)定范圍內(nèi)的收據(jù)可以做為報(bào)銷憑證使用，但是將來在ERP系統(tǒng)內(nèi)只能按照發(fā)票進(jìn)行校驗(yàn)付款，如何處理？答：關(guān)于物資、生產(chǎn)相關(guān)的服務(wù)、固定資產(chǎn)等都需要提供發(fā)票；對(duì)于個(gè)別K類費(fèi)用化采購，發(fā)票校驗(yàn)的時(shí)候需要提供發(fā)票，不許提供收據(jù)，但是個(gè)別事業(yè)單位如無法提供發(fā)票，需要經(jīng)過財(cái)務(wù)部認(rèn)可后才能付款，該問題涉及到企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)核算要求，與ERP無關(guān)，發(fā)票或者收據(jù)只是作為憑證附件保存即可。問：有些供應(yīng)商不提供發(fā)票，只提供內(nèi)部結(jié)算收據(jù)（例如防疫站開的收據(jù)等），目前電廠的處理方法是，在規(guī)定范圍內(nèi)的收據(jù)可以做為報(bào)銷憑證使用，但是將來在ERP系統(tǒng)內(nèi)只能按照發(fā)票進(jìn)行校驗(yàn)付款，如何處理？答：關(guān)于物資、生產(chǎn)相關(guān)的服務(wù)、固定資產(chǎn)等都需要提供發(fā)票；對(duì)于個(gè)別K類費(fèi)用化采購，發(fā)票校驗(yàn)的時(shí)候需要提供發(fā)票，不許提供收據(jù)，但是個(gè)別事業(yè)單位如無法提供發(fā)票，需要經(jīng)過財(cái)務(wù)部認(rèn)可后才能付款，該問題涉及到企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)核算要求，與ERP無關(guān)，發(fā)票或者收據(jù)只是作為憑證附件保存即可。問：采購中有很多小供應(yīng)商供貨或僅僅是臨時(shí)小金額采購，其發(fā)票可能不是自己公司開得，目前這些采購發(fā)票校驗(yàn)如何做處理？答：系統(tǒng)允許在發(fā)票校驗(yàn)時(shí)參考采購訂單及入庫單對(duì)第三方發(fā)票進(jìn)行校驗(yàn)，但是前提是第三方應(yīng)在系統(tǒng)內(nèi)有該供應(yīng)商編碼。問：在采購過程中，采購員有可能需預(yù)先墊付采購費(fèi)用，然后交由財(cái)務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，在將來ERP系統(tǒng)內(nèi)如何處理？答：按照目前電廠標(biāo)準(zhǔn)流程，發(fā)票校驗(yàn)后，在付款的時(shí)候直接將現(xiàn)金轉(zhuǎn)交給墊付人。問：如何查看采購訂單的執(zhí)行狀態(tài)？答：采購員可以通過系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能“采購訂單歷史記錄“查看該采購單是否已到貨、是否已完成入庫、是否已進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)。庫存管理問：系統(tǒng)是否有最低安全庫存標(biāo)示，如何進(jìn)行物資補(bǔ)倉的查詢及采購申請創(chuàng)建？答：可以通過物料主數(shù)據(jù)的MRP視圖有相關(guān)參數(shù)設(shè)置“最低安全庫存“及”補(bǔ)充到最大庫存數(shù)“，來滿足電廠的庫存補(bǔ)倉管理需求；同時(shí)系統(tǒng)提供根據(jù)倉庫現(xiàn)狀補(bǔ)倉并直接創(chuàng)建采購申請的功能（原則上可以對(duì)倉庫所有物資直接在此界面中進(jìn)行補(bǔ)倉申請創(chuàng)建），提供每個(gè)物料詳細(xì)的庫存狀態(tài)、計(jì)劃數(shù)量、未清訂單數(shù)量等來滿足倉庫庫存管理需求。問：在創(chuàng)建補(bǔ)倉申請時(shí)出現(xiàn)報(bào)錯(cuò)信息“無評(píng)估價(jià)格“，如何處理？答：“無評(píng)估價(jià)格“的物資通常有以下幾種情況：新增物資編碼沒有維護(hù)移動(dòng)平均價(jià)（參考價(jià)格），該類物資只能通過標(biāo)準(zhǔn)采購申請界面進(jìn)行維護(hù)，并手工錄入評(píng)估價(jià)格，相關(guān)內(nèi)容可參考《采購管理問答4》；原有MIS系統(tǒng)中對(duì)隨機(jī)備件等只有實(shí)物管理（系統(tǒng)內(nèi)無價(jià)值），該類物資如果進(jìn)行采購業(yè)務(wù)，則其操作等同于1）方式，否則只能通過免費(fèi)入庫的方式進(jìn)行補(bǔ)庫操作，不能通過補(bǔ)倉申請功能實(shí)現(xiàn)。問：庫存管理過程中可能會(huì)對(duì)物資存放的倉位號(hào)進(jìn)行調(diào)整，系統(tǒng)是否支持倉管員維護(hù)物料主數(shù)據(jù)的倉位號(hào)？答：系統(tǒng)已將倉位號(hào)維護(hù)的權(quán)限配置給倉庫相關(guān)崗位，以便于倉管員可以隨時(shí)進(jìn)行倉位號(hào)的維護(hù)工作。問：倉庫主任在MIS系統(tǒng)中進(jìn)行固定資產(chǎn)卡相關(guān)信息維護(hù)，將來在SAP系統(tǒng)內(nèi)如何對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行維護(hù)？答：SAP系統(tǒng)內(nèi)固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)相關(guān)維護(hù)工作由電廠財(cái)務(wù)相關(guān)人員負(fù)責(zé)，倉庫主任不再對(duì)固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)工作。問：在SAP系統(tǒng)內(nèi)如何進(jìn)行入庫操作？答：貨到后倉管員通知采購員依據(jù)采購訂單編號(hào)在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)起驗(yàn)收流程，然后通過OA審核及數(shù)據(jù)維護(hù)（倉管員、庫存地點(diǎn)）后系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建入庫憑證。問：在SAP系統(tǒng)內(nèi)如何進(jìn)行領(lǐng)料申請及確認(rèn)操作？答：SAP系統(tǒng)要求所有出庫（除報(bào)廢處理外）均通過工單完成領(lǐng)料申請及審批，然后領(lǐng)料者需要在領(lǐng)料確認(rèn)界面對(duì)所領(lǐng)物料進(jìn)行簽字確認(rèn)后，才可以到倉庫進(jìn)行領(lǐng)料，倉管員在系統(tǒng)中錄入領(lǐng)料人名稱后，系統(tǒng)通過校驗(yàn)簽字確認(rèn)來判斷該出庫操作是否可以執(zhí)行。問：原MIS系統(tǒng)可以通過物資類型（八大類）進(jìn)行盤點(diǎn)，SAP系統(tǒng)的物資編碼體系是按照國標(biāo)分類的，無法按照原有方式進(jìn)行盤點(diǎn)？答：由于集團(tuán)統(tǒng)一按照物資通用屬性進(jìn)行分類管理，所以SAP系統(tǒng)只能按照物料編碼范圍、庫存地點(diǎn)（中央庫、空調(diào)房庫、危險(xiǎn)倉庫、鍋爐管材倉、重型備件倉、露天倉庫、汽油庫、柴油庫、氣體庫）、物料類型及物料組等方式進(jìn)行盤點(diǎn)。設(shè)備管理項(xiàng)目管理XXX運(yùn)行管理問：登錄系統(tǒng)時(shí)，輸入正確的用戶名，密碼錯(cuò)誤，如何處理答：系統(tǒng)的