企業(yè)采購文件管理中的風險防范與對策研究

摘要：企業(yè)采購作為企業(yè)發(fā)展和經營的關鍵舉措，也是企業(yè)獲得經濟效益的重要來源，采購文件管理工作貫穿始終，只有相關人才提高風險防范意識，才能強化對采購全過程的管理和監(jiān)督，優(yōu)化風險管控工作，從根本上提高企業(yè)產品的質量，獲得一定的經濟效益?；诖?，文章首先介紹了企業(yè)采購文件管理的意義，接著分析企業(yè)采購文件管理中的風險識別方式，最后重點提出了一些有效的防范對策，以供參考。關鍵詞：企業(yè)采購；文件管理；風險防范；管理對策企業(yè)長期發(fā)展中，采購過程中會涉及多個環(huán)節(jié)，而且各個階段有著不同的風險，這和企業(yè)本身的發(fā)展有著極為緊密的聯(lián)系。因此，管理企業(yè)的時候，要求經營者采用有效的方法，做好采購文件的風險管控工作。文章則是按照企業(yè)采購業(yè)務的相關流程，從多個角度分析，圍繞著采購文件管理要點，提出有效的風險防范對策。一、企業(yè)采購文件管理的意義企業(yè)采購文件管理中面臨著許多不確定的風險，文件管理本身就是企業(yè)規(guī)范化管理的重要舉措，要求通過科學且合理的管理形式，明確認識采購中存在的一系列風險，主動適應現階段文件的相關款項，規(guī)避其風險要點。區(qū)別于一般的采購文件，不僅對其質量有著嚴格的要求，會直接影響工程進度，所以簽訂文件的時候，要求按照文件要點進行合理分析，確保資源管理的效率和質量。二、企業(yè)采購文件管理中的風險識別（一）組織管理風險企業(yè)采購文件管理要求從制度、人員、體系和系統(tǒng)等多個方面展開綜合論述，按照文件管理要點及時調整企業(yè)內部的相關要素，確保文件管理工作的順利進行。對于采購文件管理制度的優(yōu)化，其流程比較復雜，所以需要更為準確的管理體系。其一，綜合考慮采購活動的多個角度，讓采購文件管理的流程、環(huán)節(jié)有規(guī)律可尋，在企業(yè)相關系統(tǒng)制定統(tǒng)一審批流程；其二，明確認識責任人的職責范圍，參與采購文件管理人才和部門對實施的行為是否有合理判斷，避免出現職責不清的現象。但是，如若管理業(yè)務中包含了許多重要點，應該避免管理職責的相互沖突，禁止同一件工作做兩次的情況，適當降低工作效率。（二）文件簽訂風險采購文件的業(yè)務操作流程也是文件管理的重要體現形式，要求在實際管理的時候，及時和企業(yè)自身的行為緊密聯(lián)系，如若過于隨意，其風險性也會增加。按照文件自身的要點進行風險識別，主動規(guī)避其遺漏的要點，還能對風險點進行細致規(guī)劃。例如在文件審核的時候，對其專業(yè)性和法律性的要求極為嚴格，而且其中的內容非常復雜，面對一些重大文件，要求物資的相關部門按照正常的建設活動優(yōu)化，依照相應的標準和程序對文件內容進行審查，確保文件正確簽訂。文件審核的時候，其中也會出現一些有可能產生的風險，如文件審核人員自身的工作能力，以及工作態(tài)度，沒有及時發(fā)現文件中的錯誤知識點，這就是隱藏的風險。（三）簽約過程風險文件審批、會簽工作一般是在企業(yè)內完成，而且文件簽訂要求和外界的供應商取得聯(lián)系，代表雙方所簽訂的文件具有法律和經濟效益。對文件的簽約過程進行管理，能最大程度確保文件的準確性和規(guī)范性。其中隱藏的風險則是文件簽訂后存在的問題，如份數以及印章不合理等不符合文件管理規(guī)定。（四）文件完結風險企業(yè)采購文件管理工作極為重要，要求相關人員不斷總結經驗，培養(yǎng)出更多高水平，優(yōu)質的文件管理者，這些都是事后發(fā)生糾紛的主要證據。文件移交的時候存在許多風險，沒有及時對相應的文件資料進行收集和管理，導致文件履行和跟蹤的時候也會產生許多新的素材，如文件跟蹤表、往來函件等，假設沒有做好文件資料的收集，就會容易出現文件丟失和濫用。還要注意移交文件的保密性，都要符合單位的相關規(guī)定。若文件管理混亂，則需要對文件資料進行分類整合，若缺乏專人管理，導致查找的時候所需要的文件耗時過長，也不能體現重點，就會耗時耗力。三、企業(yè)采購文件管理中的風險防范與對策（一）展現內部審計作用，完善文件管理的內部控制企業(yè)的內部審計作為企業(yè)內控的重要組成部門，應該對文件管理的要點進行重點分析，堅持對內部工作進行合理評價，促進企業(yè)采購文件管理內控水平的提升。1.制定完善的審計監(jiān)督方法結合文件管理工作要點，制定有效的內審監(jiān)督方法，組織有效的文件管理升級工作，結合文件的法律性、合法性和經濟性進行重點分析，文件的簽訂、履行工作，要求和內控制度相符合，及時且有效審查、評價。而且文件管理、審查和監(jiān)督的時候，通過高效的制定策略，制定完善的審計監(jiān)督方法，嚴格按照相關的管理流程，優(yōu)化實踐內容，選擇與之管理經驗相符合的溝通技巧，及時發(fā)現其中存在的不嚴謹、不規(guī)范的地方，為文件管理工作的順利實施奠定堅實的基礎。2.各個階段審計工作的相互結合企業(yè)內審不僅是對企業(yè)采購文件履行中的監(jiān)督和管理，還應該認識事前、事中和事后的管理工作，還要試著將審計的中心前移，主動發(fā)現問題，降低采購風險，起到一定的預防和管控效果。因此，內審部門應該對采購文件管理要點進行集中管控，對各個階段的審計流程進行合理優(yōu)化，將其作為有效的切入點，運用恰當的審計方法，從文件的簽訂、履行和終止等各個階段進行全過程管理，及時提出有效的審計意見。通過這種形式，優(yōu)化企業(yè)采購文件管理形式，避免管理中存在的各種漏洞，最大程度提高企業(yè)采購文件內部管理要點，降低采購成本。3.專項審計，強化文件管理控制對采購金額比較大的項目，要求內審部門組織和優(yōu)化實施文件管理的要點，對文件管理情況進行針對性檢查和監(jiān)督，主動發(fā)現其中的不足之處，提高風險防控能力。不僅主動分析管理中存在的問題，還要針對性檢查和監(jiān)督，發(fā)現不足，提示風險。認識企業(yè)采購文件要點，確保文件目標的實現，針對管理中的授權、組織、責任控制問題，及時做好相應的評價和管控工作，提醒相關部門應該及時修訂和優(yōu)化。對于文件管理軟件企業(yè)，采用針對性的信息化管理方法，為文件管理審計提供有效條件，確保其中的各項事件都處于可控范圍內，促進文件管理目標的實現。對于文件管理中組織、責任和目標控制問題，應該及時提醒相關的管理部門介入其中，做好修訂和完善工作。目前，部分企業(yè)選擇采用逐級上報的形式，而采購部門則是匯總一線部門相關信息，安排專人領取物資，容易浪費時間，出現重復性采購的情況。因此，采用信息化的文件管理形式，要求也在各個環(huán)節(jié)設置對應的供應點，基于一體化的管理平臺，將其有效納入材料供應的范圍內，幫助相關部門及時領取物資，實現信息化的統(tǒng)一管理?；蛘呤抢脵n案信息合理管控，收集和整合相關設備的時候，完成信息的錄入工作，從而真正了解和認識采購物資的基本情況，做到對采購文件的信息化管理。（二）優(yōu)化組織管理體系，完善采購文件管理制度企業(yè)采購文件管理內控制度則是以規(guī)避風險為重點，按照企業(yè)采購文件管理要點進行嚴格執(zhí)行，確保物資采購文件管理優(yōu)化，促進文件管理工作的有效性、合理性，這是提高其文件管理效率的有效手段。企業(yè)應該制定完善的文件管理制度，對文件的承包制度、審查制度、委托制度等進行明確規(guī)定，確保組織和管理的系統(tǒng)化發(fā)展。要求財務部門和行政部門積極參與其中，按照文件法律規(guī)定、管理制度和管理方法等嚴格執(zhí)行，確保文件管理的有效性和規(guī)范性，以及后續(xù)管控工作的合理性，避免出現文件簽訂、執(zhí)行和管理不完善的情況。企業(yè)采購文件管理應該對管理部門的設置和相關人員的工作職能進行詳細劃分，優(yōu)化組織內部結構的時候，必須有完善的控制策略，且具有防錯糾正的效果。組織機構要相互牽制和監(jiān)督，要在自己職責范圍內工作，不受到外界限制，采購文件要求不同部門簽證并確保相關部門之間互相監(jiān)督和管理。文件管理的審批和控制，應該在企業(yè)采購活動發(fā)生前，按照相關規(guī)定進行合理分析，及時對各個部門的相關人員進行有效的業(yè)務處理和管控，確保文件管理的合法性，規(guī)定性，確保各項活動的發(fā)生合理，而且部門之間的分工明確，能有效規(guī)避企業(yè)采購文件管理中的風險，提高工作效率和質量。（三）優(yōu)化簽約前的文件管理工作，履行職責企業(yè)所需要的物資多，而且供應商也多，許多特殊的物資，無論是生產，或者是經營要求獲得相應的審批，并建立完善的網絡供應系統(tǒng)，及時對供應商的基本情況進行有效管控。企業(yè)則是通過征集、登記、檢查、核對、評價等形式，采用分級管理的方法，采用良性定價的形式及時和供應商進行溝通和交流，文件簽訂的時候，開始進行相應的定價和管控，及時對其進行簽約考核，按照文件執(zhí)行要點進行合理分析，從根本上確定產品的質量，并對其進行綜合評定，讓供應商的管理結構更為科學、合理化，切實提高企業(yè)采購文件的管理質量。企業(yè)采購文件管理貫穿于企業(yè)發(fā)展和建設的整個過程，應該加強對文件的履行和管理工作，按照采購文件約定的生產日期，以及質量標準進行合理分析。而且企業(yè)采購文件履行的時候，必須做好相應的資料管理和分析工作，構建完善的資料分析體系，按照設備的生產和發(fā)展情況，做好相應的記錄和整合，遇到糾紛問題，如若在協(xié)商下仍是不能解決，此時需要利用法律途徑提供相應的證據材料，起到風險規(guī)避的效果。（四）優(yōu)化采購文件流程，完善審計和監(jiān)督工作企業(yè)的采購文件管理本身就是動態(tài)發(fā)展的過程，無論是從文件簽約的準備工作，或者是履行終止活動，采購文件的管理始終是不斷變化和發(fā)展的。因此，企業(yè)應該按照內部審計要點，以及日常工作的基本情況，主動發(fā)現其中的不足，按照文件管理和內控規(guī)定，進行周期性優(yōu)化和改進，確保文件的簽訂、執(zhí)行、付款和結算等工作能納入統(tǒng)一管理的范疇，嚴格按照相應的文件管理業(yè)務流程進行必要優(yōu)化和更新。而在此基礎上，文件管理的層次足夠清楚且清晰，要求部門的基本職責足夠明確，按照相關部門的實際情況進行全過程跟蹤，確保文件的履行、考核等工作能始終處于可控狀態(tài)，從而提高文件管理的規(guī)律性和效率性。對于企業(yè)采購文件而言，應該依照相應的法律規(guī)定擬定文件，降低其中存在的隱藏風險，還能對文件管理的基礎工作進行強化和監(jiān)督。首先，則是企業(yè)采購部門依法履行嚴格的審計工作，對于相關部門和人員而言，提前對供應商展開調查和分析，還要對供貨商的生產情況，保障情況進行總結。對于供應商而言，則是滿足ISO9000規(guī)范開始考核評定，優(yōu)化審判評定工作。而在考評工作內，關鍵點是對每項工作要點進行合理分析，按照供貨的數量和基本情況進行有效評定，這樣才能在全面總結和認識的基礎上進行優(yōu)化和總結，選擇更好的供應商，建立有效且可行的文件。對于采購招標是否符合程序，還要分析其中是否存在著違法行為，最后則是對文件管理中的相關指標和規(guī)格進行總結和分析，按照文件管理的要點進行考核，確保企業(yè)采購文件管理的可行性、標準性，最終達成審批的規(guī)范性要求。有效預防企業(yè)采購文件管理風險的時候，制定相應的監(jiān)督和審查機制，其中也包含了風險的評估和分析，要求在采購的時候明確認識其中的關鍵要點，避免風險的擴大。（五）提高文件管理人員的綜合素質，保證管理的專業(yè)性企業(yè)管理部門應該招聘專業(yè)的財會、法律、技術人員，組織相應的培訓活動，對文件管理部門的相關人員進行重點培訓，提高他們的文件管理水平，只有當各級人員增強風險管理意識的時候，才能有效防范和規(guī)避企業(yè)采購文件管理風險，起到有效預防和管控的效果。通過重點培訓的形式，打造一支專業(yè)化、個人水平高的企業(yè)采購文件管理隊伍，能清楚相關的工作流程，保證工作隊伍的穩(wěn)定性，這是規(guī)避風險的有效舉措之一。同時，相關人員應該重視人員知識更新和優(yōu)化，定期開始一定的知識培訓，確保文件管理和經辦人員隊伍的穩(wěn)定性，避免出現隨意指派等問題的發(fā)生。首先，則是采用教育培訓的形式，重視績效考核。企業(yè)采購文件管理本身就是一項專業(yè)性的工作，對于管理人員也有著極為嚴格的要求，為確保采購文件管理的合理性，要求對管理人員進行培訓和教育，增強他們的法律意識和觀念。重視將職業(yè)道德建設和團隊精神巧妙結合，按照工作人員的基本素質進行量化考核，從而起到一定的激勵作用。其次，采用定期的崗位輪換，適當降低人為風險。定期的崗位輪換，能讓采購人員和供應商之間構建更為和諧、緊密的聯(lián)系，避免出現回扣等腐敗問題。通過對員工業(yè)務路程的優(yōu)化，實現長效化的管理。最后，擬定工作準則，實行標準化管理。企業(yè)應該制定相應的守則，禁止員工以各種形式接受賄賂，避免出現文件作假的情況，強制