《秘書(shū)學(xué)》第四章信息工作

第四章信息工作第一節(jié)信息概述本節(jié)重點(diǎn)一、了解信息的含義二、信息的主要特征三、信息的作用第一節(jié)信息概述一、信息的含義出現(xiàn)：在20年代通信成為科學(xué)研究對(duì)象時(shí)，作為一個(gè)重要的科學(xué)概念而出現(xiàn)的。對(duì)于它的表述，有很多種解釋。簡(jiǎn)單地說(shuō)，信息就是對(duì)客觀事物的特征和變化的直接或間接的表述。第一節(jié)信息概述二、信息的主要特征

1.客觀性信息是事物的特征和變化的客觀反映。具有客觀性和客觀存在性。

2.傳遞性傳遞性也叫傳輸型。信息主要是借助于文字、圖像、膠片、電波等物質(zhì)形態(tài)的載體，進(jìn)行空間和時(shí)間上的傳遞，從一方傳到另一方，為人們所感知、所接受。

3.時(shí)效性信息作為客觀事物的一種反映，總是先有事實(shí)，后有信息的。信息具有一定的滯后性。信息的價(jià)值也在于信息的及時(shí)與利用。第一節(jié)信息概述4.共享性信息借助于載體，即可被傳遞又可為人們所共享，這是信息不同于一般物質(zhì)或能量的屬性。5.開(kāi)發(fā)性信息作為一種資源看，可再生，是不斷更新的。從信息所載的內(nèi)容看，客觀事物的復(fù)雜性決定了信息的復(fù)雜性以及人們認(rèn)知的局限性需要信息的開(kāi)發(fā)。從信息的價(jià)值看，利用信息可以開(kāi)發(fā)新的材料和新的能源。第一節(jié)信息概述三、信息的作用信息普遍于自然界、人類(lèi)社會(huì)中，人類(lèi)的實(shí)踐過(guò)程實(shí)質(zhì)上就是通過(guò)獲得和識(shí)別各種信息來(lái)區(qū)別不同物質(zhì)，進(jìn)而認(rèn)識(shí)世界和改變世界的過(guò)程。1信息是人類(lèi)社會(huì)開(kāi)展所必需的重要資源 信息和物質(zhì)、能量，是人類(lèi)社會(huì)開(kāi)展所需的三大資源，信息作為三大資源之一，向人類(lèi)提供知識(shí)和智慧。2信息是決策的根底在現(xiàn)代社會(huì)中，要實(shí)現(xiàn)決策的科學(xué)化，就要充分掌握信息第一節(jié)信息概述3.信息是科學(xué)研究的指路明燈和保障科學(xué)研究需要信息，才能保障研究的順利進(jìn)行。第二節(jié)

信息工作在秘書(shū)工作中的作用第二節(jié)信息工作在秘書(shū)工作中的作用信息工作是圍繞信息進(jìn)行的一系列工作，包括對(duì)信息進(jìn)行收集、整理、傳遞、利用和儲(chǔ)存等程序。1.信息工作是秘書(shū)部門(mén)輔助決策的一項(xiàng)重要工作決策是領(lǐng)導(dǎo)者的首要職責(zé)。決策就是用科學(xué)的方法、豐富的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)重大問(wèn)題做出多種可行性研究，從中選擇最正確方案。領(lǐng)導(dǎo)者獲取信息一般有親自獲取、有秘書(shū)部門(mén)或?qū)ｉT(mén)的信息機(jī)構(gòu)、信息人員收集提供和各職能部門(mén)提供三種。第二節(jié)信息工作在秘書(shū)工作中的作用

2.信息工作是秘書(shū)部門(mén)的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)

工作性質(zhì)看：秘書(shū)部門(mén)是單位的樞紐部門(mén)，聯(lián)系上下左右，溝通四面八方的信息集散地。工作內(nèi)容看：秘書(shū)工作時(shí)起草文件和材料，就需要大量的信息作為參考和借鑒。第二節(jié)信息工作在秘書(shū)工作中的作用3.信息工作有利于開(kāi)創(chuàng)秘書(shū)工作新局面為了適應(yīng)新形勢(shì)開(kāi)展的需要，為了更好地進(jìn)行決策，必須建立和健全信息體系，做好信息工作。高質(zhì)量的信息工作有力促進(jìn)秘書(shū)工作的改革，有利于開(kāi)創(chuàng)秘書(shū)工作的新局面。第三節(jié)

秘書(shū)信息工作的根本要求和程序

第三節(jié)秘書(shū)信息工作的根本要求和程序一、秘書(shū)信息工作的根本要求1.準(zhǔn)確只有真實(shí)、準(zhǔn)確的信息才能使領(lǐng)導(dǎo)的決策建立在科學(xué)的根底上。 2.及時(shí)適時(shí)做出決策的關(guān)鍵在于能否及時(shí)掌握信息，因此秘書(shū)人員在信息工作中要有強(qiáng)烈的時(shí)間觀，收集快、整理快、傳遞快。第三節(jié)秘書(shū)信息工作的根本要求和程序

3.適用適用是指所提供的信息要有針對(duì)性，適合領(lǐng)導(dǎo)的利用。組織中狀況的了解

(1)分布在不同組織的類(lèi)型中決定了他們追求目標(biāo)各不相同。

(2)分布在不同組織的規(guī)模中導(dǎo)致他們?cè)诰唧w工作內(nèi)容和時(shí)間分布上存在差異。

(3)分布在不同組織層次中決定了他們工作重點(diǎn)的不同。

(4)分布在不同組織環(huán)境中使他們奉行不同的管理哲學(xué)和管理方式。第三節(jié)秘書(shū)信息工作的根本要求和程序二、秘書(shū)工作的程序1.信息的收集信息的收集是指信息者為滿(mǎn)足使用者的需要，根據(jù)一定的目的，通過(guò)不同的方式搜索、獲取信息的過(guò)程。收集信息的特點(diǎn)收集信息的方式傳統(tǒng)式收集、開(kāi)拓式收集第三節(jié)秘書(shū)信息工作的根本要求和程序收集信息的方法〔1〕閱讀法〔2〕從播送、電視與會(huì)議上捕捉〔3〕調(diào)查法〔4〕交換法〔5〕網(wǎng)上調(diào)查法第三節(jié)秘書(shū)信息工作的根本要求和程序2.信息的整理信息的整理是對(duì)收集到大量原始信息，在數(shù)量上加以濃縮，在質(zhì)量上加以提高，在形式上給予表現(xiàn)，使之便于傳遞、利用和儲(chǔ)存的過(guò)程。信息的整理是整個(gè)信息工作的核心。過(guò)程〔1〕篩選方法：提出虛假、無(wú)效、失效信息→挑選出有價(jià)值的信息〔2〕加工信息分類(lèi)：根底性信息、高層次信息方法:充實(shí)內(nèi)容→綜合分析→提出意見(jiàn)〔3〕編寫(xiě):就是用書(shū)面形式對(duì)信息進(jìn)行有序化處理。第三節(jié)秘書(shū)信息工作的根本要求和程序3.信息的傳遞信息的傳遞是指把篩選和加工后的信息，通過(guò)各種傳播途徑提供給接收者和使用者。途徑①單通道傳遞②多通道傳遞方式①口頭傳遞②書(shū)面?zhèn)鬟f③電訊傳遞要求①迅速②準(zhǔn)確③保密第三節(jié)秘書(shū)信息工作的根本要求和程序4.信息的利用和儲(chǔ)存