信息管理心理專家講座

第一節(jié)信息與管理一、信息在管理中作用二、信息管理基本要求信息管理心理專家講座第1頁一、信息在管理中作用中國古代兵家“知已知彼”觀點，能夠說是最早信息管理思想?！秾O子兵法?謀攻篇》寫到“知彼知已者，百戰(zhàn)不殆;不知彼而已，一勝一負；不知彼，不知已，每戰(zhàn)必殆。”它認為了解敵我雙方情況是戰(zhàn)爭勝利關(guān)鍵，只有掌握環(huán)境、時機等各方面信息，才能真正地把握戰(zhàn)爭主動權(quán)，贏得勝利。在當(dāng)代企業(yè)組織中，信息溝通與利用起來越發(fā)揮出巨大功效與效用。信息管理心理專家講座第2頁目標(biāo)管理中假如缺乏了信息，就會產(chǎn)生出不切實際目標(biāo)，結(jié)果造成失?。蝗肆Y源管理中假如沒有信息，就無法對人進行全方面地了解，無法挖掘人潛能，也不能做到人盡其才。從中國古代對信息重視到當(dāng)代企業(yè)組織中信息利用，我們都能夠看出信息在管理系統(tǒng)中起著很主要作用。正如《大趨勢》作者斯比特所說：“在我們新社會里，戰(zhàn)略資源是信息。它不是惟一資源，但卻是最主要資源?！毙畔⒐芾硇睦韺＜抑v座第3頁管理過程是經(jīng)過信息流實現(xiàn)，從本質(zhì)上說，管理就是經(jīng)過信息來協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)部環(huán)境、外部環(huán)境與系統(tǒng)目標(biāo)關(guān)系，從而放大系統(tǒng)功效，放大生產(chǎn)力。管理水平高低、效果好壞與信息質(zhì)量和利用水平息息相關(guān)，沒有信息參加就無所謂管理。我們知道，管理五大主要職能是決議、計劃、組織、控制和協(xié)調(diào)，以下從五個方面敘述管理職能與信息關(guān)系：信息管理心理專家講座第4頁（一）決議與信息決議是系統(tǒng)經(jīng)過分析研究已經(jīng)有信息，從而科學(xué)地確立目標(biāo)以及從很多可行方案中選優(yōu)過程。信息是實施決議基礎(chǔ)和前提。決議過程分為五個階段，這五個階段都與信息有一定聯(lián)絡(luò)。1、進行科學(xué)預(yù)測有賴于信息。2、決議目標(biāo)確實定有賴于信息。3、決議方案制訂有賴于信息。4、決議方案評定選擇有賴于信息。5、決議控制實施有賴于信息。信息管理心理專家講座第5頁（二）控制與信息控制，即監(jiān)視各項活動以確保它們按計劃進行并糾正各種主要偏差過程。普通說來，控制實現(xiàn)過程包含三個基本步驟：一是感受機構(gòu)獲取系統(tǒng)內(nèi)和周圍環(huán)境各種信息；二是中樞控制機構(gòu)對所獲取信息進行分析比較，作出判斷和決議，向執(zhí)行機構(gòu)發(fā)出指令（即信息）三是執(zhí)行機構(gòu)依據(jù)指令進行對應(yīng)控制，并監(jiān)督?jīng)Q議執(zhí)行情況，進行信息反饋。信息管理心理專家講座第6頁（三）組織與信息信息對組織效應(yīng)作用，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

1.群體中自組織效應(yīng)---最正確信息效應(yīng)群體自組織，是指在不存在任何外部信息指揮、命令壓力下，群體內(nèi)部自動協(xié)調(diào)，依靠默契形成高度完美統(tǒng)一。自組織效應(yīng)生成，依賴群體內(nèi)信息管理體制民主化、集團化，以及決議者行使決議權(quán)民主作風(fēng)和決議科學(xué)程度。信息管理心理專家講座第7頁自組織效應(yīng)之所以被稱為最正確信息效應(yīng)，是因為：第一，自組織效應(yīng)意味著信息傳遞時間最短，普通不會發(fā)生滯后現(xiàn)象。第二，自組織效應(yīng)意味著默契，意味著沒有發(fā)生傳輸過程中經(jīng)濟損耗和誤差，排除了信息干擾。第三，自組織效應(yīng)既然來自于自動協(xié)調(diào)默契，這就意味著它是最經(jīng)濟信息交流。信息管理心理專家講座第8頁

2、群體組織中協(xié)同效應(yīng)---整體信息效應(yīng)所謂協(xié)同效應(yīng)，就是指功效、組成元件、規(guī)模、方式、任務(wù)、目標(biāo)各不相同子系統(tǒng)，在更高層次統(tǒng)一指揮與協(xié)調(diào)之后，形成了某種整體功效，完成了相異甚至相反部分間整體合作。信息管理心理專家講座第9頁（四）計劃與信息計劃是決議目標(biāo)詳細化，是信息綜合利用和綜合處理過程。（五）協(xié)調(diào)與信息協(xié)調(diào)以信息為基礎(chǔ)信息管理心理專家講座第10頁二、信息管理基本要求（一）準(zhǔn)確性（二）及時性（三）相關(guān)性（四）經(jīng)濟性有些管理學(xué)家還提出了信息管理幾項關(guān)鍵點：一是信息搜集制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化以及信息儲存存檔案化。信息管理心理專家講座第11頁信息溝通第二節(jié)信息溝通類型二、信息溝通過程一、文字內(nèi)容信息溝通中個體差異三、信息溝通中障礙及其克服四、信息管理心理專家講座第12頁一、信息溝通過程信息溝通是一個過程，這一過程包含信息發(fā)送者、信息傳輸渠道和信息接收者這些要素。在溝經(jīng)過程中，個人、群體或組織將某種信息傳遞給另一個人、群體或組織。（1）編碼（2）溝通渠道（3）譯碼（4）反饋（5）干擾拉斯韋爾“五W模式”：who,saywhat,whichchannel,towhom,withwhateffect。信息管理心理專家講座第13頁二、信息溝通類型（一）言語溝通和非言語溝通1.言語溝通

是經(jīng)過使用語言來傳達和接收觀點過程。包含口頭和書面兩種。面對面談話和電話交談（1）、口頭書信往來、時事通訊和員工手冊（2）、書面信息管理心理專家講座第14頁例子[韓國聯(lián)合通訊社記者]:中國在六方會談上起了非常主要作用，我有一個問題，臺灣問題是最近非常主要問題，中國跟美國有時候在對臺灣問題上有統(tǒng)一意見，有時候有不一樣意見，臺灣問題有可能會影響到六方會談嗎？謝謝。[李肇星]:你說得很對，也很有意思。中國、美國兩個大國在有些問題上一致，有些問題上不一致，有時候一致，有時候又不一致。我看你是說出了一個普遍適用道理，大約每兩個大國，你這么說都不會太錯。假如兩個國家或者兩個大國，什么東西都完全一樣，一模一樣，這個世界也就太單調(diào)了，有很多記者可能也就失業(yè)了。信息管理心理專家講座第15頁2.非言語溝通手勢、體態(tài)、身體距離、眼神交流都表達出人與人彼此關(guān)系遠近親疏。與此同時，非言語線索溝通方面還存在著地域與國家差異。三方面線索：（1）著裝方式與格調(diào)（2）時間使用方式（3）空間利用方式友好信息=說話內(nèi)容7%+聲調(diào)38%+表情55%信息管理心理專家講座第16頁11月6日，國家主席胡錦濤在里斯本檢閱葡萄牙騎兵儀仗隊后，關(guān)切地上前問詢一名被驚馬摔落在地士兵傷情，并兩次擁抱了他。信息管理心理專家講座第17頁（二）正式溝通和非正式溝通1.正式溝通是組織內(nèi)規(guī)章制度所要求溝通方式2.非正式溝通在組織中，人們往往傾向于那些與自己有共同點或年紀(jì)、工作年限相近人進行溝通，因為這么不會令人感到拘束。非正式溝通發(fā)生在組織結(jié)構(gòu)之外。小道信息是一個非正式信息傳輸路徑。（三）組織系統(tǒng)中上行溝通、下行溝通和平行溝通信息管理心理專家講座第18頁三、信息溝通中個體差異（一）溝通中個人格調(diào)差異1.貴族型：傾向于直接說出自己想法這類人2.蘇格拉底型：喜歡充分爭論觀點這類人3.沉思型：因為不愿冒犯他人，所以往往什么也不說這類人4.長官型：貴族型和蘇格拉底混合5.候選型：蘇格拉底型和沉思型混合6.會議員型：在貴族型和沉思型之間搖擺不定信息管理心理專家講座第19頁（二）溝通中性別差異1.女性更喜歡用交談來建立親和感，更可能會強調(diào)相同之處，專心傾聽。男性更喜歡用交談來提供資訊、展示自己才能，并維持在團體中地位。2.女性喜歡與他人談?wù)撎幚矸桨福倚枰楦猩狭私?，而不但僅是處理方案。男性喜歡獨自處理問題，更可能把問題看成是他們必須獨立面正確挑戰(zhàn)。3.男性往往說話更直接，比較簡練、粗鄙，更少道歉，而女性則比較謙恭有禮，更可能使用文雅語助詞，有時比較煩瑣。4.面對分歧時，女性傾向于調(diào)解，男性則變得更強勢。5.男性打斷談話時，更可能引入新話題或者補充他人話。女性打斷談話時，更可能搞清對方想法或表示支持。6.女性更關(guān)注人，喜歡談?wù)撊穗H關(guān)系，而男性會強調(diào)體育和其它業(yè)余活動。信息管理心理專家講座第20頁（三）溝通中跨文化差異1.認知模式2.語言原因3.行為習(xí)慣信息管理心理專家講座第21頁四、信息溝通中障礙及其克服（一）信息溝通中存在障礙1.信息過濾2.選擇性直覺3.情緒影響4.語言障礙5.空間距離6.組織結(jié)構(gòu)7.文化障礙8.媒介障礙信息管理心理專家講座第22頁（二）信息溝通中障礙克服1.使用簡單、清楚地語言2.做主動、專注聽眾3.控制信息流動4.給予和接收反饋5.促進關(guān)系，做一個支持性溝通者6.使用技術(shù)來提升溝通效率7.選擇適當(dāng)時間、地點和方式8.認可溝通障礙存在，重視并主動去克服信息管理心理專家講座第23頁第三節(jié)信息與決議科學(xué)決議是建立在某種客觀規(guī)律基礎(chǔ)上決議，是在掌握了充分信息和對相關(guān)情況進行深刻地分析基礎(chǔ)上，用科學(xué)方法來研究，并評定各種方案，從中選出最優(yōu)方案，以到達最正確效果決議。信息管理心理專家講座第24頁一、決議心理過程決議有著不一樣類型。依據(jù)決議層次，能夠?qū)Q議分為三種：戰(zhàn)略性決議、戰(zhàn)術(shù)性決議和日常業(yè)務(wù)決議；依據(jù)決議條件和后果，能夠分為兩種：確定型決議和非確定決議。不論是何種類型決議，它們心理過程都能夠分為三個階段，而每一階段都與信息管理相關(guān)。信息管理心理專家講座第25頁（一）問題識別階段這一階段主要任務(wù)是確定問題所在，提出決議目標(biāo)，它包含確定問題和設(shè)置目標(biāo)兩步。（二）問題診療階段這一階段主要任務(wù)是發(fā)覺、探索和確定各種可能行動方案，它包含搜集信息和制訂方案兩步。（三）動作選擇階段這一階段主要任務(wù)是從各種可比喻案中選出最適當(dāng)方案，它包含方案評定、方案選擇、模擬試驗和決議四個步驟。信息管理心理專家講座第26頁二、提升決議科學(xué)性(一)決議科學(xué)性基本要求1.決議思想科學(xué)化2.決議程序科學(xué)化3.決議方法科學(xué)化4.決議體制科學(xué)化(二)提升決議科學(xué)性主要策略1.決議目標(biāo)要準(zhǔn)確、簡明2.決議信息要詳細、充分3.對不一樣類型決議要有不一樣選擇標(biāo)準(zhǔn)信息管理心理專家講座第27頁

三、決議中創(chuàng)新精神“不創(chuàng)新，則滅亡”，這句話日益成為當(dāng)代管理者一大呼聲。組織要成功地開展競爭，就必須創(chuàng)造出新產(chǎn)品或服務(wù)，并采取最先進技術(shù)。(一)創(chuàng)新性思維特征創(chuàng)造活動關(guān)鍵是創(chuàng)新性思維。創(chuàng)新性思維含有顯著特征，即含有獨創(chuàng)性、靈活性和風(fēng)險性。(二)決議中要有創(chuàng)新精神科學(xué)地進行決議是一個創(chuàng)造性勞動。所謂創(chuàng)造性，就是一項決議作出，既要歷史地向后看，使決議不隔斷過去，含有連續(xù)性和穩(wěn)定性，又不脫離現(xiàn)實，不滿足現(xiàn)實狀況，經(jīng)過預(yù)測，用發(fā)展眼光向前看；信息管理心理專家講座第28頁會議策劃二、會議作用一、文字內(nèi)容會議病透視三、第四節(jié)會議與信息管理信息管理心理專家講座第29頁一、會議作用首先，會議是創(chuàng)造精神產(chǎn)品主要形式。其次，會議還含有決議功效、分權(quán)功效、交流功效、協(xié)調(diào)功效、顯示功效和曉諭功效。另外，適當(dāng)會議對于聯(lián)絡(luò)，交流感情，促進人際關(guān)系友好有極大作用。信息管理心理專家講座第30頁二、會議策劃

按照會議目標(biāo)，能夠大致上將會議分為以下四種：傳達會議、討論會議、情報會議、混合目標(biāo)會議。策劃一次會議，首先，要考慮會議成本。再次，要依據(jù)到會人數(shù)多少，及時布置會議場所。為了開好會議，會議主席能夠按照以下程序掌握會議進程：

(一)引導(dǎo)大家討論會議議題。(二)引導(dǎo)大家發(fā)表意見。(三)總結(jié)信息管理心理專家講座第31頁三、會議病透視(一)會議過多原因從領(lǐng)導(dǎo)體制上說，因為黨政不分、政企不分。從財務(wù)制度上講，吃大鍋飯，搞平均主義引發(fā)。從領(lǐng)導(dǎo)主體上講，許多行政人員缺乏當(dāng)代管理經(jīng)驗，認為會議是惟一有效管理工具。從績效評價標(biāo)準(zhǔn)上說，一些官僚主義作風(fēng)嚴(yán)重人，仍喜歡