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本文格式為Word版下載后可任意編輯和復(fù)制第第頁(yè)提高機(jī)關(guān)工作效率
淺談如何做好辦公室工作
機(jī)關(guān)辦公室的工作非常重要,是政府部門運(yùn)作的樞紐,起著承上啟下,聯(lián)通各方,綜合協(xié)調(diào),服務(wù)保障作用,是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,是機(jī)關(guān)工作的“參謀部”和“后勤部”。
隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和政府機(jī)構(gòu)改革,作為政府及其部門的辦公室還必需深化改革,與時(shí)俱進(jìn),實(shí)現(xiàn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”,即轉(zhuǎn)變工作職能、轉(zhuǎn)變工作方式、轉(zhuǎn)變工作作風(fēng),并實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)提高”即提高工作質(zhì)量和效率。如何進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想觀念,改進(jìn)工作方式,加大服務(wù)力度,提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量,使其最大限度地發(fā)揮作用,以推動(dòng)辦公室工作上質(zhì)量、上水平,是值得我們首當(dāng)其沖需要討論和解決的問題?,F(xiàn)將我對(duì)做好辦公室工作的幾點(diǎn)思索匯報(bào)如下:
一、統(tǒng)一思想,提高熟悉,堅(jiān)持三個(gè)原則
1、服務(wù)大局原則。辦公室工作細(xì)而碎瑣,千頭萬(wàn)緒,紛繁簡(jiǎn)單,涉及幫助局領(lǐng)導(dǎo)處理機(jī)關(guān)日常事務(wù),負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)文秘工作、綜合會(huì)議支配、文件材料打印、接待來(lái)信來(lái)訪、文書檔案管理、財(cái)務(wù)審計(jì)管理、人事信息宣揚(yáng)、后勤保障服務(wù)等各方面。即是“忙家”、“雜家”,又是“管家”,而這些都是圍繞全局的中心工作來(lái)進(jìn)行的,許多事情直接關(guān)系到干部群眾的切身利益。因此,辦公室必需把服務(wù)于全局的中心工作和服務(wù)于干部群眾作為全部工作的動(dòng)身點(diǎn)和落腳點(diǎn),從思想上樹立全局意識(shí)和大局觀念,把“參
與政務(wù)”、“管理事務(wù)”、“搞好服務(wù)”三大職能統(tǒng)籌兼顧,合理支配,切實(shí)做好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)部門、服務(wù)基層三大任務(wù),從而使工作目標(biāo)更明確,更有效地發(fā)揮辦公室的作用。
2、主觀能動(dòng)原則。辦公室工作的服務(wù)性特點(diǎn)打算了其工作的被動(dòng)性和不行預(yù)見性。但要做好辦公室工作,又必需發(fā)揮人員的主觀能動(dòng)性,擅長(zhǎng)在被動(dòng)中求主動(dòng)。從原來(lái)的“領(lǐng)導(dǎo)交辦就辦”的思維方式向“該干什么、怎么去干、怎樣干好”的方式轉(zhuǎn)變。對(duì)一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性的工作,不要消極等待,要主動(dòng)著手,提前預(yù)備。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急大事和突發(fā)大事等非確定性工作,要有敏捷的應(yīng)變力量,做到忙而不亂。同時(shí)要樂觀適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路,想領(lǐng)導(dǎo)之所想,謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀,把問題想在前面,把工作做在前頭,敢為人先,膽大心細(xì),主動(dòng)做好超前服務(wù)。
3、團(tuán)隊(duì)整體原則。辦公室事務(wù)的多雜性打算了各項(xiàng)工作不是單單只靠一個(gè)人的力氣,而是靠大家的共同努力和協(xié)調(diào)協(xié)作才可以完成的。整體性原則要求有序和協(xié)調(diào),才能顯現(xiàn)最大合力。這就需要在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下,思想上同心、目標(biāo)上同向、行動(dòng)上同步、事業(yè)上同干,扭成一條繩,建設(shè)一支高績(jī)效的團(tuán)隊(duì),發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì),提高工作的層次和水平,確保各項(xiàng)工作任務(wù)的圓滿完成。
二、進(jìn)一步完善辦公室工作的制度化和規(guī)范化
辦公室工作頭緒許多,可以說線長(zhǎng)、面廣、事雜,要做到靈
敏、高效、有序運(yùn)轉(zhuǎn),必需提高工作規(guī)范化程度。工作是否規(guī)范,關(guān)系到工作重點(diǎn)的明確,關(guān)系到人員力氣的分布和使用,關(guān)系到工作關(guān)系的順暢,關(guān)系到整體效能的發(fā)揮,因此,要不斷加強(qiáng)制度建設(shè)。
俗話說“沒有法規(guī),不成方圓”,用制度約束人、用制度引導(dǎo)人、激勵(lì)人。我們?cè)诠ぷ髦芯鸵鞔_三個(gè)方面的問題:
一、通過工作職責(zé)制度的建立,使工作人員明確自己的工作職責(zé),更有效地去開展工作;
二、不斷完善辦公室內(nèi)部管理制度確保辦公室工作規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn),使各項(xiàng)工作有章可循、有規(guī)可依;
三、確保各項(xiàng)制度落到實(shí)處。
制定規(guī)章制度的目的是要規(guī)范工作程序和辦事行為,促進(jìn)團(tuán)結(jié),開成合力,共同完成三大任務(wù)。制定不是落腳點(diǎn),關(guān)鍵在于實(shí)施。再次,每一項(xiàng)制度的出臺(tái),都有明確的要求和預(yù)期的目標(biāo),要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)就必定要有相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制和獎(jiǎng)懲措施。辦公室要在從制度出臺(tái)、執(zhí)行就開頭就做好日常工作,收集必要的數(shù)據(jù),供應(yīng)量化考核依據(jù),如近幾年在局內(nèi)開展的工作目標(biāo)責(zé)任制同樣可以借鑒于辦公室內(nèi)部適用,建立首問責(zé)任制、過錯(cuò)追究制,出了問題找個(gè)人,真正做到嚴(yán)格獎(jiǎng)懲,從而大大調(diào)動(dòng)工作人員樂觀性,提高工作質(zhì)量和效率。
三、在作風(fēng)建設(shè)上,要外樹形象,內(nèi)強(qiáng)素養(yǎng)。
對(duì)外,辦公室是一個(gè)“窗口”,是單位形象的代表,工作人
員的一言一行直接關(guān)系到單位的社會(huì)形象,當(dāng)前正在開展行風(fēng)評(píng)議“回頭看”活動(dòng),辦公室首當(dāng)其沖成為頭號(hào)監(jiān)督考查對(duì)象。因此,每個(gè)辦公室工作人員都要從自我做起,從小事做起,轉(zhuǎn)變“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”的作風(fēng),樹立務(wù)實(shí)、廉潔、高效的形象。對(duì)內(nèi),作為規(guī)章制度的監(jiān)督執(zhí)行者,辦公室人員在遵規(guī)守紀(jì)方面要以身作則,“正人先正己”,做好模范帶頭作用,確保各項(xiàng)規(guī)章制度在全局得到貫徹落實(shí);在工作中,要以事業(yè)為重,堅(jiān)持原則性,不分親疏彼此,處理事情做到公正、公正、公開,一視同仁,不摻雜個(gè)人感情,不怕得罪人,理直氣壯抓落實(shí),開拓創(chuàng)新。只有這樣,才能經(jīng)得起領(lǐng)導(dǎo)和職工的檢查與監(jiān)督,推動(dòng)辦公室工作規(guī)范、高效開展。
四、幫助領(lǐng)導(dǎo)搞好工作,方法上注意統(tǒng)籌性。
“時(shí)間就是金錢,效率就是生命”,工作沒效率,完成不準(zhǔn)時(shí),就會(huì)貽誤領(lǐng)導(dǎo)工作。因此,凡是應(yīng)當(dāng)辦理的工作事項(xiàng)都應(yīng)當(dāng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求,宜早不宜遲,快速辦理,不拖拉,不怠慢,真正做到今日事今日畢。并擅長(zhǎng)看到各個(gè)方面的狀況,把從方方面面收集到的信息準(zhǔn)時(shí)、精確?????、全面地反饋給領(lǐng)導(dǎo),為領(lǐng)導(dǎo)高效、正確、堅(jiān)決決策供應(yīng)依據(jù)。
辦公室作為重要綜合部門,每一項(xiàng)工作都與全局有著親密的聯(lián)系,面對(duì)來(lái)自各方面的工作和需要解決的問題,就要切實(shí)做好工作的統(tǒng)籌支配和綜合協(xié)調(diào)。綜合協(xié)調(diào)工作的好壞,關(guān)系整個(gè)機(jī)關(guān)政務(wù)工作的水平;協(xié)調(diào)得是否合理到位,關(guān)系到工作能否順當(dāng)
開展。因此,每一位辦公室工作人員要圍繞全局中心工作理清思路,解決沖突就要有先后,先抓大事,抓工作中的主要沖突,分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧,合理支配,做好全盤工作方案,并逐項(xiàng)支配、檢查、落實(shí),保證各項(xiàng)工作有條不紊,落到實(shí)處。尤其是在遇到工作任務(wù)較多的狀況下,切忌不行有急躁心情,肯定要冷靜思索,分清輕重緩急,聽取各個(gè)科室和有關(guān)單位的意見,排出時(shí)間表并一件一件落實(shí)。同時(shí),要熟悉到周期重復(fù)性的工作是有規(guī)律可循的。從煩雜的事務(wù)堆中解脫出來(lái),擅長(zhǎng)思索,不斷摸索和把握工作規(guī)律,提前做好工作預(yù)備,從而減輕工作量和壓力,提高工作質(zhì)量和效率。
五、促進(jìn)工作敏捷高效,發(fā)揮辦公自動(dòng)化作用
工作敏捷高效是辦公室效能建設(shè)的最終體現(xiàn)和根本標(biāo)準(zhǔn)。工作敏捷,是指辦公條件和環(huán)境的變化,適時(shí)適地進(jìn)行調(diào)整,以保證辦公室具有高度的應(yīng)變力量。這一點(diǎn)對(duì)辦公室工作來(lái)說至關(guān)重要。新形勢(shì)下,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求,“效率優(yōu)先”,辦公室作為中心部門,必需跟上新時(shí)代的節(jié)奏。辦公自動(dòng)化是辦公室今后進(jìn)展的方向,運(yùn)用
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