物業(yè)費(fèi)催繳訴訟工作流程

物業(yè)費(fèi)催繳訴訟工作流程鑒于欠2023年度物業(yè)費(fèi)業(yè)戶(hù)和商鋪戶(hù)數(shù)較多的實(shí)際情況，通過(guò)向法院提起訴訟催繳物業(yè)費(fèi)已經(jīng)成為物業(yè)一項(xiàng)重點(diǎn)工作。而訴訟是一項(xiàng)嚴(yán)肅的行使公司法律權(quán)責(zé)的事務(wù)，必須慎重對(duì)待，做到有理有據(jù)。為了規(guī)范工作，提高效率和效果，特明確其工作流程。一、關(guān)于委托代理物業(yè)委托A、B二人為公司物業(yè)費(fèi)訴訟的委托代理人，負(fù)責(zé)依法提起訴訟及與法院就物業(yè)費(fèi)訴訟案的聯(lián)系工作。主要行使如下權(quán)責(zé)：1.代表公司承認(rèn)、放棄、變更訴訟請(qǐng)求；2.代表公司提起反訴、上訴；3.代表公司請(qǐng)求調(diào)解、和解；4.代表公司收取執(zhí)行款、法律文書(shū)；5.代表公司提取訴訟費(fèi)。二、物業(yè)費(fèi)訴訟需要提供法院的材料清單序號(hào)材料名稱(chēng)份數(shù)備注1公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件每戶(hù)1份2物業(yè)服務(wù)合同復(fù)印件每戶(hù)1份3法人代表證明每戶(hù)1份原件，需蓋公司章4法人身份證復(fù)印件每戶(hù)1份5A、B授權(quán)委托書(shū)每戶(hù)1份原件，需蓋公司章6A身份證復(fù)印件每戶(hù)1份7A勞務(wù)合同復(fù)印件每戶(hù)1份8B身份證復(fù)印件每戶(hù)1份9B勞務(wù)合同復(fù)印件每戶(hù)1份10民事起訴狀每戶(hù)1份原件，需蓋公司章，含業(yè)主身份證號(hào)和聯(lián)系電話等信息11證據(jù)清單每戶(hù)1份原件，由委托代理人簽名12催費(fèi)單張貼照片每戶(hù)1份以上13律師函、律師函短信、微信發(fā)送截圖每戶(hù)1份以上14欠費(fèi)明細(xì)表每戶(hù)1份原件，需蓋公司章15違約金計(jì)算明細(xì)每戶(hù)1份

三、訴訟前的工作1.對(duì)于未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)繳納當(dāng)年物業(yè)費(fèi)的業(yè)主，從次年1月起，要加大通過(guò)電話、微信、短信或上門(mén)聯(lián)系等方式催繳工作力度。2.對(duì)于多次口頭聯(lián)系仍未繳費(fèi)的業(yè)主，要在2月末之前完成上門(mén)張貼催繳單工作，并拍照留底（在照片上標(biāo)明房間號(hào)、張貼

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日等信息）。3.對(duì)于發(fā)送催繳單后仍未及時(shí)繳費(fèi)的業(yè)主，由綜合部與客服部配合，從3月份起，在法律顧問(wèn)指導(dǎo)下分批次起草律師函，委托律師事務(wù)所蓋章，然后以微信、短信或郵寄的方式送達(dá)欠費(fèi)業(yè)戶(hù)，并截屏或拍照留底（在圖片上標(biāo)明房間號(hào)、發(fā)送

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日等信息）。4.向欠費(fèi)業(yè)戶(hù)送達(dá)律師函后，區(qū)域經(jīng)理要向業(yè)戶(hù)確認(rèn)其已經(jīng)收到并閱知。5.律師函送達(dá)5天后，區(qū)域經(jīng)理要再次聯(lián)系業(yè)戶(hù)，明確告知5天時(shí)間已過(guò)，物業(yè)公司將啟動(dòng)訴訟程序。6.客服部根據(jù)與業(yè)主溝通情況，提出需要通過(guò)訴訟追討物業(yè)費(fèi)業(yè)戶(hù)的名單，報(bào)綜合部，同時(shí)上報(bào)張貼催繳單照片、發(fā)送律師函截圖、業(yè)主聯(lián)系電話、業(yè)主身份證號(hào)碼等相關(guān)證據(jù)材料和信息。7.對(duì)于空關(guān)房，要提前完成空關(guān)房審批流程，一并上報(bào)綜合部。8.物業(yè)各部門(mén)，在開(kāi)展日常物業(yè)服務(wù)工作中，要注重搜集和保留照片、視頻等材料，留下物業(yè)已經(jīng)正常開(kāi)展物業(yè)服務(wù)活動(dòng)的所有證據(jù)。9.通過(guò)訴訟追討物業(yè)費(fèi)，是收繳物業(yè)費(fèi)的最后一項(xiàng)措施，需要投入較大人力和物力，屬于“無(wú)奈之舉”，應(yīng)盡量慎用，而努力把問(wèn)題解決在訴訟之前。四、訴訟文件準(zhǔn)備1.委托代理人在收到客服部提出的訴訟名單和相關(guān)證據(jù)材料后，按訴訟材料清單，逐戶(hù)準(zhǔn)備訴訟材料。2.訴訟材料準(zhǔn)備齊全后，委托代理人將《民事起訴狀》等重要文件發(fā)客服部經(jīng)理和物業(yè)經(jīng)理審核。五、起訴1.訴訟材料審核確認(rèn)后，委托代理人將《民事起訴狀》及其附件、證明材料等一并送達(dá)人民法院，提起訴訟。2.一經(jīng)進(jìn)入訴訟程序，一律按規(guī)定向欠費(fèi)業(yè)戶(hù)主張違約金。六、調(diào)解1.在接到法院就物業(yè)費(fèi)糾紛進(jìn)行庭前調(diào)解的通知后，由綜合部和客服部各派1人參加。其中，二位委托代理人至少有1人參加。2.調(diào)解成功的，由委托代理人代表公司在法院的《人民調(diào)解記錄》等文件上簽字，并按法院調(diào)解結(jié)果向欠費(fèi)業(yè)戶(hù)收取物業(yè)費(fèi)和違約金。3.調(diào)解不成功的，向法院提出《民事立案申請(qǐng)》，請(qǐng)求走訴訟程序開(kāi)庭審理。七、庭審1.接到法院開(kāi)庭審理物業(yè)費(fèi)訴訟案的通知后，一般由二位委托代理人代表公司出庭，必要時(shí)可請(qǐng)公司法律顧問(wèn)給予指導(dǎo)。2.參加庭審時(shí)要準(zhǔn)備好公司正常開(kāi)展物業(yè)服務(wù)活動(dòng)的各類(lèi)證據(jù)，特別是針對(duì)催繳物業(yè)費(fèi)和法庭調(diào)解過(guò)程中業(yè)主提出的問(wèn)題開(kāi)展服務(wù)或告知的證據(jù)。3.二位委托代理人要全程跟蹤法院開(kāi)庭審理情況，直至結(jié)案。八、訴訟原則1.調(diào)解和庭審過(guò)程中，要做到有理有據(jù)，堅(jiān)持我方主張，重大問(wèn)題需請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)請(qǐng)公司法律顧問(wèn)或業(yè)委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)給予指導(dǎo)。2.對(duì)于應(yīng)繳納的物業(yè)費(fèi)，除空關(guān)房可以按照政策打折收取外，一律不做讓步。小區(qū)空關(guān)房認(rèn)定及其物業(yè)費(fèi)交納辦法（附申請(qǐng)表）3.如果業(yè)主拖欠物業(yè)費(fèi)的原因?qū)儆谖飿I(yè)責(zé)任范圍而因?yàn)榭陀^原因一直沒(méi)有得到解決的，調(diào)解階段可以根據(jù)具體情況，對(duì)違約金的收取金額作出適當(dāng)讓步。違約金計(jì)算方法和讓步參考額度如下：3.1業(yè)主拖欠物業(yè)費(fèi)的，其違約金從應(yīng)繳未繳次年1月1日起，計(jì)算至實(shí)際履行之日。利率按全國(guó)銀行間同業(yè)拆借中心公布的市場(chǎng)報(bào)價(jià)(LPR)四倍(年利率15%)計(jì)算。3.2按照業(yè)主欠費(fèi)的原因和實(shí)際情況，對(duì)違約金讓步收取實(shí)行分檔，具體如下：第一檔為業(yè)主欠費(fèi)原因與物業(yè)服務(wù)有所關(guān)聯(lián)的，可按應(yīng)收違約金的50%計(jì)收。第二檔為業(yè)主欠費(fèi)原因與物業(yè)服務(wù)有一定關(guān)聯(lián)，但沒(méi)有因?yàn)槲飿I(yè)原因給業(yè)主帶來(lái)直接經(jīng)濟(jì)損失的，第一年按銀行半年期定期存款利率計(jì)收；第二年開(kāi)始，按銀行一年期定期存款利率計(jì)收。第三檔，業(yè)主能夠證明因?yàn)槲飿I(yè)原因給業(yè)主帶來(lái)直接經(jīng)濟(jì)損失的，可依據(jù)損失情況減免違約金，直至違約金為零。針對(duì)具體業(yè)戶(hù)的違約金處理方案，由物業(yè)參加調(diào)解人員根據(jù)調(diào)解情況和調(diào)解老師的建議提出，請(qǐng)示物業(yè)經(jīng)理后確定。3.3.上述各項(xiàng)具體收取金額，以紫郡物業(yè)財(cái)務(wù)室的計(jì)算結(jié)果為準(zhǔn)。4.我方對(duì)違約金作出讓步或物業(yè)費(fèi)打折的，需要業(yè)主簽訂保密承諾（模板見(jiàn)附件）。

小區(qū)業(yè)主委員會(huì)物業(yè)服務(wù)有限公司20XX年12月5日附件：

保密承諾甲方：寧波某某物業(yè)服務(wù)有限公司乙方：某某小區(qū)

幢

單元

室業(yè)主/住戶(hù)（或某某小區(qū)商鋪

業(yè)主/租戶(hù)）雙方鄭重承諾：對(duì)甲乙雙方就20xx年度物業(yè)費(fèi)糾紛在相關(guān)人民調(diào)解部門(mén)調(diào)解和人民法院審理的結(jié)果