人事檔案管理制度（4篇）

第頁共頁人事檔案管理制度是一個組織機構或企業(yè)建立和實施的一套管理規(guī)范，用于統(tǒng)一管理和保管員工的人事檔案，確保信息的完整性、準確性和安全性。人事檔案管理制度通常包括以下內(nèi)容：1.檔案建立和歸檔：規(guī)定員工入職后的檔案建立程序和要求，包括收集并整理必要的人事資料、辦理相關手續(xù)，并將檔案歸入檔案庫中。2.檔案查閱和利用：規(guī)定檔案的查閱權限和流程，明確誰有權利查閱檔案，以及查閱時的操作步驟和注意事項。3.檔案保密：明確檔案信息的保密性要求，規(guī)定只有特定授權人員可以查閱和利用檔案信息，以保護員工個人隱私和組織機構的商業(yè)秘密。4.檔案保存和銷毀：規(guī)定檔案保存的時間和方式，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案的保存要求。同時也需要明確檔案銷毀的程序和要求，確保檔案的安全處理。5.檔案管理責任和分工：明確檔案管理的責任人和具體分工，保證檔案管理工作的執(zhí)行和監(jiān)督。6.檔案管理培訓和監(jiān)督：組織相關培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和意識，同時進行定期的監(jiān)督和檢查，確保人事檔案管理制度的有效執(zhí)行。通過建立和實施人事檔案管理制度，組織機構或企業(yè)能夠更加規(guī)范和系統(tǒng)地管理員工的人事檔案，提高信息的可追溯性和可靠性，同時確保人事信息的安全和保密，維護員工和組織的合法權益。人事檔案管理制度（二）目錄一、總則1.1目的和適用范圍1.2法律法規(guī)依據(jù)1.3術語和定義二、檔案的建立與歸檔2.1檔案管理的責任部門2.2員工檔案的建立2.3檔案的分類與編號2.4檔案的檢查、整理、存儲與歸檔2.5檔案保密和備份策略三、檔案的使用與查詢3.1檔案的使用權限3.2檔案的查閱與借閱3.3檔案的引用與復制3.4檔案的轉交與銷毀四、檔案的保管期限和報廢4.1檔案的保管期限4.2檔案的報廢程序和要求五、附則5.1檔案遷移和轉儲5.2檔案管理制度的宣傳和培訓5.3檔案管理制度的評估和修訂一、總則1.1目的和適用范圍本制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部的人事檔案管理工作，保證人事檔案的完整性、準確性和可用性，維護員工合法權益，保障公司與員工的利益。本制度適用于全體公司員工的人事檔案管理工作。1.2法律法規(guī)依據(jù)本制度制定依據(jù)《勞動法》、《檔案法》及相關法律法規(guī)的規(guī)定。1.3術語和定義1.3.1人事檔案：指公司對員工在職期間的個人信息、合同、獎懲記錄、證照等有關資料的歸檔和管理。1.3.2檔案管理：指對人事檔案的收集、整理、存儲、使用、查詢、保護、遷移、轉儲等一系列活動的管理工作。二、檔案的建立與歸檔2.1檔案管理的責任部門人事部門負責公司內(nèi)部的檔案管理工作，具體責任包括檔案的建立、整理、存儲、歸檔、保密等。2.2員工檔案的建立員工入職后，人事部門負責建立員工檔案，包括但不限于以下資料：個人基本信息、合同和協(xié)議、培訓記錄、考勤和請假記錄、績效評估記錄、獎懲記錄、離職手續(xù)等。2.3檔案的分類與編號為便于管理和檢索，人事部門將員工檔案按照一定的分類規(guī)則進行歸類和編號，分類標準包括但不限于崗位、部門、入職時間等。2.4檔案的檢查、整理、存儲與歸檔人事部門定期對檔案進行檢查和整理，確保檔案的完整性和準確性。檔案應存放在封存的文件柜中，確保安全可靠，并按照一定的歸檔規(guī)則進行分類和編號。2.5檔案保密和備份策略人事部門需對檔案信息進行嚴格保密，未經(jīng)授權人員不得查閱、復制和使用檔案信息。同時，人事部門應定期進行檔案的備份，確保檔案信息不會因意外事故導致的丟失。三、檔案的使用與查詢3.1檔案的使用權限檔案的使用權限按照員工的崗位和職責進行劃分，只有經(jīng)過授權的員工才能使用檔案信息，并且需在使用時記錄使用情況，遵循保密原則。3.2檔案的查閱與借閱員工有權查閱自己的檔案信息，需提前向人事部門申請，并按照規(guī)定的程序進行查閱。離職員工只能查看離職前的檔案信息。其他員工如需查閱或借閱檔案信息，需提供合理的理由，并經(jīng)過人事部門的批準。3.3檔案的引用與復制檔案信息使用過程中如需引用或復制，需經(jīng)過人事部門的授權和記錄。引用或復制后的檔案信息應保證準確性，并且不得用于違反公司規(guī)定和法律法規(guī)的行為。3.4檔案的轉交與銷毀員工的檔案在離職時，人事部門需按照規(guī)定的程序將檔案轉交給相應的部門負責人，并在檔案轉交記錄中進行備案。檔案達到保管期限后，人事部門會根據(jù)公司的規(guī)定進行銷毀。銷毀程序應包括報批、審批、公示等一系列程序，并記錄銷毀情況。四、檔案的保管期限和報廢4.1檔案的保管期限檔案的保管期限按照公司規(guī)定的檔案管理要求進行分類，包括但不限于永久保存、長期保存、定期保存等。不同檔案的保管期限根據(jù)法律法規(guī)和公司的規(guī)定進行設定。4.2檔案的報廢程序和要求檔案達到保管期限后，人事部門需按照公司的規(guī)定進行報廢程序。報廢程序應包括報批、審批、公示等一系列程序，并記錄報廢情況。報廢的檔案應進行銷毀或歸檔處理。五、附則5.1檔案遷移和轉儲人事檔案管理過程中，如遇到部門調(diào)整或公司重組等情況，人事部門需及時處理檔案的遷移和轉儲工作，確保檔案信息的完整性和可用性。5.2檔案管理制度的宣傳和培訓人事部門需定期對員工進行檔案管理制度的宣傳和培訓，確保員工對制度的理解和遵守，并能正確使用檔案管理系統(tǒng)及相關工具。5.3檔案管理制度的評估和修訂人事部門需定期對檔案管理制度進行評估，根據(jù)實際情況進行修訂和完善，確保制度的適用性和有效性。修訂后的制度需及時通知全體員工并進行培訓。人事檔案管理制度（三）1.目的本制度旨在規(guī)范和管理公司的人事檔案，以確保檔案的準確、完整和安全。2.適用范圍本制度適用于公司所有部門和員工。3.檔案管理責任3.1人力資源部門負責制定和實施人事檔案管理政策和程序。3.2各部門負責人負責確保員工的檔案正確、完整地記錄，并及時提供人力資源部門所需的檔案信息。3.3人力資源部門負責對檔案進行定期的檢查和審查，確保其準確性和完整性。4.檔案的分類和歸檔4.1檔案應按照員工的姓名和工號進行分類，并分別歸檔。4.2檔案文件應按照一定的規(guī)范進行歸檔，包括檔案編號、姓名、工號、入職日期、離職日期等信息。4.3檔案文件應存放在專用的檔案柜中，確保其安全和保密。5.檔案的管理和使用5.1檔案只能由經(jīng)過授權的人員訪問并使用。5.2人事檔案只能用于公司內(nèi)部人事管理相關的目的，禁止向外部機構或個人提供檔案信息。5.3檔案使用時應做好記錄，包括檔案的借閱和歸還日期。5.4檔案應定期進行備份，以防止檔案丟失或損壞。6.檔案的保存期限6.1入職申請表、員工個人資料等重要檔案應永久保存。6.2員工合同、薪酬記錄等檔案應保存至員工離職后5年。6.3其他員工檔案可根據(jù)需要進行保存或銷毀。7.檔案的銷毀7.1檔案銷毀應經(jīng)過人力資源部門的審批，并按照相關法律法規(guī)的要求進行。7.2檔案銷毀時應做好記錄，包括銷毀日期和原因。8.違規(guī)處罰對于未按照本制度規(guī)定管理檔案的人員，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。以上為人事檔案管理制度的模板，公司可根據(jù)實際情況進行調(diào)整和完善。人事檔案管理制度（四）人事檔案管理制度是企業(yè)對員工人事檔案進行管理和維護的一套規(guī)范和程序。以下是一份人事檔案管理制度的參考內(nèi)容：一、檔案管理的目的和范圍1.目的：保障員工人事檔案的完整性、準確性和保密性，為企業(yè)管理和決策提供依據(jù)。2.范圍：適用于所有員工的人事檔案，包括入職資料、獎懲記錄、績效評估、培訓記錄、離職手續(xù)等。二、檔案的建立和歸檔1.入職檔案：員工入職時，應提交入職登記表和個人身份證明等資料，由人力資源部負責建立檔案。2.檔案歸檔：檔案應按照員工姓名和員工號碼進行歸檔，每份檔案應有唯一標識。三、檔案的保存和備份1.檔案保存期限：員工檔案應根據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定保存一定年限，到期后可按規(guī)定銷毀。2.檔案備份：為確保檔案的安全性，應定期對檔案進行備份，并存放在安全可靠的地方。四、檔案的借閱和查詢1.借閱申請：員工或相關部門需要借閱檔案時，應填寫借閱申請表，經(jīng)主管部門審批后方可借閱。2.檔案查詢：員工或相關部門可以通過申請查詢表進行檔案查詢，查詢結果應及時提供。五、檔案的保密和安全措施1.保密原則：員工檔案屬于企業(yè)的機密信息，應嚴格保密，未經(jīng)授權不得泄