如何做好辦公室工作

關(guān)于如何做好辦公室工作目錄一、辦公室職能和作用二、如何做好辦公室工作三、工作中的心得體會(huì)分享第2頁,共25頁，2024年2月25日，星期天一、辦公室職能和作用第3頁,共25頁，2024年2月25日，星期天公司辦公室職能和作用公司辦公室作為公司的綜合辦事機(jī)構(gòu)，處于承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的重要位置，除履行“輔助政務(wù)，處理事務(wù)，搞好服務(wù)”的職能外，還肩負(fù)著“內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外塑形象”的公關(guān)重任。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手，是連接領(lǐng)導(dǎo)和基層部門的中樞，是密切干群關(guān)系的橋梁，是協(xié)調(diào)各科室工作的紐帶，是單位對(duì)外宣傳的窗口，也是培養(yǎng)鍛煉自身能力的一個(gè)重要部門。因此，如何圍繞中心，做好服務(wù)工作，就成為辦公室工作人員應(yīng)該經(jīng)常思考，必須明晰的問題，它關(guān)乎辦公室工作質(zhì)量能否提高，工作效能能否充分發(fā)揮。第4頁,共25頁，2024年2月25日，星期天二、如何做好辦公室工作第5頁,共25頁，2024年2月25日，星期天被動(dòng)性、服務(wù)性是它的本質(zhì)。業(yè)務(wù)纏身，忙忙碌碌，是它的特點(diǎn)。沒有規(guī)律，就是它的規(guī)律。辦公室對(duì)上是辦事員，對(duì)下是聯(lián)絡(luò)員。他的職責(zé)要求必須是緊跟決策層的工作思路，從屬于決策層，服務(wù)于其他部門。要做到有序性和隨意性，主動(dòng)性與被動(dòng)性有機(jī)統(tǒng)一。事事從大處著眼，從小事著手，在隨意中把握有序，在被動(dòng)中把握主動(dòng)，在普遍中開創(chuàng)新局面，做到不以事小而不為，不以事大而亂為，不以事亂而盲為，不以事難而怕為。1、認(rèn)識(shí)一個(gè)規(guī)律，也就是辦公室工作的規(guī)律。第6頁,共25頁，2024年2月25日，星期天辦公室工作頭緒多，工作繁雜，要求處理工作的效率高，處理事務(wù)的方式方法正確。要做到有條不紊，周密細(xì)致，心中有數(shù)。首先，分清輕重緩急。一些事要立即辦理，一些事可以稍緩，一些事還不到辦理時(shí)間，必須待時(shí)機(jī)成熟后才能辦理。若不分清這些，由于事務(wù)多，肯定要誤事，或者處理不當(dāng)，造成工作紊亂。其次，要有前瞻性，工作提前安排，防患于未然。許多事情要根據(jù)發(fā)展態(tài)勢(shì)，考慮不同的后果，從而根據(jù)不同后果采取相應(yīng)的措施。有的事務(wù)必須提前做好準(zhǔn)備，不可就事論事，安排必須超前。第7頁,共25頁，2024年2月25日，星期天2、保持兩種狀態(tài)著力點(diǎn)就是抓住工作的重點(diǎn)，分清工作的主次和輕重緩急。梗阻點(diǎn)空白點(diǎn)就是抓落實(shí)際工作過程中難以落實(shí)的環(huán)節(jié)和問題。要有捅“馬蜂窩”的精神。抓領(lǐng)導(dǎo)未強(qiáng)調(diào)、未要求而又必不可少、不可忽視的工作點(diǎn)，推動(dòng)各項(xiàng)工作圓滿、順利、全面地落實(shí)。三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)一是保持清醒的狀態(tài)第8頁,共25頁，2024年2月25日，星期天二是保持謹(jǐn)慎的狀態(tài)辦公室工作無小事，每一件工作都容不得半點(diǎn)虛假，一旦出現(xiàn)疏漏，都可能捅婁子、誤大事，從而給整個(gè)單位的各項(xiàng)工作帶來不利影響。因此，辦公室人員要切實(shí)樹立“責(zé)任重于泰山”的意識(shí)，做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都要從嚴(yán)要求、從優(yōu)服務(wù)，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量，確保萬無一失?！叭缏谋”?，如臨深淵，時(shí)時(shí)刻刻謹(jǐn)慎恐懼的工作?！钡?頁,共25頁，2024年2月25日，星期天參與不干預(yù)，到位不越位，尊重不盲從。不當(dāng)吹鼓手、馬屁精。要能干事而不誤事，要能成事而不添亂。一、要擺正工作性質(zhì)的輔助性與工作要求的主動(dòng)性之間的關(guān)系3、擺正三個(gè)關(guān)系辦公室的性質(zhì)決定了，我們必須在主與次，進(jìn)與退，前與后之間把握好分寸。辦公室是單位的綜合部門，但不是權(quán)力部門。辦公室人員盡管經(jīng)常參與決策過程，經(jīng)常傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示，但是并不意味著可以發(fā)號(hào)施令，以領(lǐng)導(dǎo)自居。二、要擺正領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)的統(tǒng)一性和職權(quán)任務(wù)的差異性的關(guān)系接受、服從領(lǐng)導(dǎo)層及服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)層不僅是辦公室人員的職責(zé)所在，更是組織內(nèi)部的運(yùn)行的基本要求。三、擺正辦公室人員同領(lǐng)導(dǎo)在政治地位上的平等性與分工的不同之處的關(guān)系第10頁,共25頁，2024年2月25日，星期天4、接受四種考驗(yàn)站在風(fēng)口浪尖上，置身于矛盾的焦點(diǎn)之中，在某些時(shí)候不被理解或受到一些埋怨是正常的保持一種平靜的心態(tài)、平衡的心態(tài)、平淡的心態(tài)，勤勤懇懇，任勞任怨，謀事而不謀利，奉獻(xiàn)而不索取，耐得住生活清苦，耐得住工作艱苦作為領(lǐng)導(dǎo)決策的提前得知者而要面對(duì)種種誘惑，這時(shí)候就是對(duì)道德的考驗(yàn)，對(duì)信念的考驗(yàn)，對(duì)人品的考驗(yàn)。守口如瓶，知而不能說。辦公室有許多機(jī)要、文件，必須有保密紀(jì)律，必須具備清醒的保密意識(shí)，掌握涉密管理知識(shí)。第11頁,共25頁，2024年2月25日，星期天5、具備五種素養(yǎng)言談舉止上表現(xiàn)得穩(wěn)重大方，要把握好分寸，把握好尺度；為人處事上機(jī)智，謹(jǐn)慎，寬容。學(xué)問是基礎(chǔ)，修養(yǎng)是關(guān)鍵。上得了廳堂下得了廚房不卑不亢的品德就是要不怕臟、不怕累、不怕繁，為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)，為各部門做好服務(wù)，為員工做好服務(wù)，就是要樹立服務(wù)意識(shí)。不卑就是對(duì)上要不卑躬屈膝，不溜須拍馬，唯唯諾諾。不亢就是不能居才自傲，狂妄自大。對(duì)來辦事的同事不盛氣凌人，不可一世。要耐心做好工作，樹立起“服務(wù)部門”的形象。雷厲風(fēng)行的作風(fēng)注重禮儀必須要有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示命令必須立即傳達(dá)，對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示報(bào)告要盡快呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情說辦就辦，不等不靠，不能拖拉誤事。禮儀包括接人待物的合理方法和做事的程序禮節(jié)與禮貌。辦公室工作往往代表著整個(gè)單位集體的素質(zhì)。禮節(jié)和禮貌越好，和人們相處的會(huì)更融洽和諧，個(gè)人形象也會(huì)更好，做事的成功率會(huì)大大加強(qiáng)，甚至是事半功倍。第12頁,共25頁，2024年2月25日，星期天6、練好六種功夫6、練好六種功夫(也就是六種基本工作技能)其一、會(huì)出好點(diǎn)子能出點(diǎn)子，會(huì)出點(diǎn)子，出好點(diǎn)子。一名優(yōu)秀的辦公室人員要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急。要當(dāng)高參，不當(dāng)亂參。這就要求，在平時(shí)就要勤學(xué)善思，注重研究焦點(diǎn)問題，解決工作中的難點(diǎn)問題，這樣在需要的時(shí)刻才能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)多出點(diǎn)子，出好點(diǎn)子；多獻(xiàn)計(jì)策，獻(xiàn)好計(jì)策。要善于發(fā)現(xiàn)和解決問題，積極為領(lǐng)導(dǎo)層提建議和意見，不能埋頭于事務(wù)工作中而不能自拔。公司的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中往往存在許多問題，往往需要靠辦公室去發(fā)現(xiàn)，去調(diào)查和收集，并在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上積極向領(lǐng)導(dǎo)層提出解決問題的方案。同時(shí)還要搜集相關(guān)信息為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供服務(wù)，為決策層提供的信息越充分，越全面，決策才有可能避免失誤，從而確保障公司的穩(wěn)定發(fā)展。第13頁,共25頁，2024年2月25日，星期天6、練好六種功夫其二、會(huì)玩筆桿子要善于發(fā)現(xiàn)和解決問題，積極為領(lǐng)導(dǎo)層提建議和意見，不能埋頭于事務(wù)工作中而不能自拔。公司的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中往往存在許多問題，這些問題得不到及時(shí)解決會(huì)給公司帶來負(fù)面影響。領(lǐng)導(dǎo)層事務(wù)較多，沒有足夠的精力去了解到公司發(fā)展中出現(xiàn)的所有問題。這些問題往往需要靠辦公室去發(fā)現(xiàn)，去調(diào)查和收集，并在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上積極向領(lǐng)導(dǎo)層提出解決問題的方案。同時(shí)還要搜集相關(guān)信息為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供服務(wù)，為決策層提供的信息越充分，越全面，決策才有可能避免失誤，從而確保障公司的穩(wěn)定發(fā)展。文字工作要注意平時(shí)積累，多方搜集信息和素材，不能臨時(shí)抱佛腳。提高文字水平，把各類文章寫實(shí)寫活，寫出水平，平時(shí)就要做有心人，不斷充實(shí)自己，在寫文章時(shí)才不致于空洞，言之有物。會(huì)玩筆桿子，即有較強(qiáng)的文字能力。辦公室的文字綜合水平是全部門思想水平、理論水平、政策水平和工作水平的綜合體現(xiàn)，對(duì)于整個(gè)部門執(zhí)行政策、制定決策、落實(shí)工作具有舉足輕重的作用。相應(yīng)地，這對(duì)辦公室人員的文字綜合能力，提出了非常高的要求。最基本的要求是要做到能預(yù)見、善歸納；能分析、善綜合；能比較、善鑒別；能抽象、善概括。因此，必須在提高文字綜合能力上下大功夫，下狠功夫。第14頁,共25頁，2024年2月25日，星期天6、練好六種功夫其三、會(huì)用嘴皮子反映問題傳達(dá)指示不走樣，組織溝通順暢，坐著能寫，站著能說，下去能唱。對(duì)于一些事情的處理，語言表達(dá)講究不講究技巧，效果是大不相同的。為領(lǐng)導(dǎo)不惹麻煩，讓同事聽進(jìn)意見，使員工了解政策，都需要準(zhǔn)確而恰當(dāng)?shù)恼Z言表達(dá)。同樣這也是創(chuàng)建和諧氛圍的必備因素?！v話能達(dá)意而具有美感，這就成了藝術(shù)——第15頁,共25頁，2024年2月25日，星期天6、練好六種功夫其四、會(huì)轉(zhuǎn)腦瓜子作為辦公室的一員，一定要機(jī)靈。要時(shí)刻關(guān)注周圍的情況。要見微知著，能管中窺豹。并且具備當(dāng)上級(jí)要求與自身實(shí)際不一致的時(shí)候，能找到結(jié)合點(diǎn)；領(lǐng)導(dǎo)之間意見不一致的時(shí)候能找到相同點(diǎn)；部門之間不一致時(shí)能找到溝通點(diǎn)的能力。其五、會(huì)補(bǔ)塌臺(tái)子要善于協(xié)調(diào)問題，協(xié)調(diào)是為了解決問題、推進(jìn)工作，但解決問題必須講求效率。有些棘手的問題，由來已久，盤根錯(cuò)節(jié)，一時(shí)難以協(xié)調(diào)解決。對(duì)此要做好深入細(xì)致地調(diào)查研究工作，充分占有第一手資料。還要對(duì)紛繁復(fù)雜的矛盾進(jìn)行深刻地分析和獨(dú)立思考，從中判斷出是非曲直。其六、會(huì)闖新路子會(huì)闖新路子。要吃透過去時(shí)、把握現(xiàn)在時(shí)、著眼將來時(shí)，用發(fā)展的眼光要求自己，用創(chuàng)新的思路激勵(lì)自己，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。針對(duì)工作中的一些新問題、新情況，能夠想出新的思路。第16頁,共25頁，2024年2月25日，星期天7、要有七種意識(shí)眼觀六路，耳聽八方的能力絕對(duì)服從的工作態(tài)度愛崗為家的敬業(yè)精神辦公室里無小事的意識(shí)雷厲風(fēng)行的辦事作風(fēng)樹立領(lǐng)導(dǎo)形象的思想境界爭(zhēng)創(chuàng)一流的工作目標(biāo)第17頁,共25頁，2024年2月25日，星期天6、練好六種功夫8、克服八種不足與其他部門配合少的不足。意見多，方法少，措施少的不足。計(jì)較多，寬容少不足。索取多，奉獻(xiàn)少的不足。浮躁多，實(shí)干少的不足。請(qǐng)示多，意見少的不足。說得多，做得少的不足。忙于事務(wù)多，學(xué)習(xí)少的不足。第18頁,共25頁，2024年2月25日，星期天三、工作中的心得體會(huì)分享第19頁,共25頁，2024年2月25日，星期天辦公室的工作有許多都是一些瑣碎、繁雜的小事，每天有可能都是重復(fù)著相似的事情，表面上看比較簡(jiǎn)單、容易，卻絲毫不能粗枝大葉、馬虎行事。相對(duì)來說，辦公室工作同樣要注重細(xì)節(jié)，切忌“跟著感覺走”。要力求在工作中少出紕漏、精益求精。比如說在重要文件、制度編制中，任何的錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都不能放過，否此一個(gè)錯(cuò)誤就可能嚴(yán)重影響整個(gè)文件的質(zhì)量。再比如重要會(huì)議安排，當(dāng)天參加會(huì)議的列席人員到底是誰、什么職務(wù)都要十分準(zhǔn)確，我們也基本上是一一打電話確認(rèn)，絕不能出一點(diǎn)錯(cuò)誤。會(huì)務(wù)工作方面，特別是重大會(huì)議承辦，住宿、車輛安排、人員接送等事情十分瑣碎，但又馬虎不得。1細(xì)節(jié)決定成敗——“100-1=0”，做得好，就是100分，出了任何一點(diǎn)差錯(cuò)，工作就是沒做好，可能前功盡棄，甚至?xí)斐蓢?yán)重的后果——第20頁,共25頁，2024年2月25日，星期天2學(xué)習(xí)永無止境只有通過學(xué)習(xí)才能明白事理、懂得哲理、講清道理。要把“學(xué)習(xí)”當(dāng)作自己工作、生活的重要內(nèi)容和不懈追求，做到“工作學(xué)習(xí)化，學(xué)習(xí)工作化”，不因事務(wù)繁忙而忽視，不因天長(zhǎng)日久而懈怠。要通過不斷學(xué)習(xí)塑造自己、發(fā)展自己、提升自己，從而擁有一顆永遠(yuǎn)進(jìn)取的心。作為辦公室人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)、博學(xué)善思，不斷提高自身的文字寫作能力、語言表達(dá)能力和人際協(xié)調(diào)能力。樹立“活到老、學(xué)到老”的終身學(xué)習(xí)的理念，做到“工作學(xué)習(xí)化，學(xué)習(xí)工作化”。第21頁,共25頁，2024年2月25日，星期天3協(xié)調(diào)監(jiān)督工作要?jiǎng)側(cè)岵?jì)，注意工作方式和方法?！騽?shì)利導(dǎo)，多方考慮，力求公正合理——各部門有時(shí)難免會(huì)產(chǎn)生工作扯皮或互相推諉現(xiàn)象，這就要求辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)，辦公室必須按規(guī)定，加強(qiáng)工作過程管理，進(jìn)行提醒、督促，保證公司決策執(zhí)行到位。這盡管是得罪人的事，但在其位就要謀其事，有時(shí)還得有眾叛親離的思想準(zhǔn)備。協(xié)調(diào)監(jiān)督工作不能據(jù)高臨下，應(yīng)因勢(shì)利導(dǎo)，多方考慮，力求公正合理。協(xié)調(diào)對(duì)外關(guān)系時(shí)，也要堅(jiān)持剛?cè)岵?jì)，尤其是與政府部門打交道。太剛?cè)菀赘憬╆P(guān)系，太柔則容易受損。只有軟硬兼施方可游刃有余。第22頁,共25頁，2024年2月25日，星期天4要完善管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，為公司發(fā)展創(chuàng)造有利條件。作為現(xiàn)代企業(yè)，有一套高效可行的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)企業(yè)發(fā)展顯的尤為重要。要向管理要效益，發(fā)展企業(yè)不能僅靠一兩個(gè)決策或一兩次市場(chǎng)策劃就可百戰(zhàn)不殆，需要長(zhǎng)期、多次決策，只有規(guī)范管理才是取勝的法寶。要提高管理水平，必須完善公司各項(xiàng)規(guī)章管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，明確獎(jiǎng)懲措施，將制度落到實(shí)處。辦公室在對(duì)公司管理制度的執(zhí)行上，要堅(jiān)持原則，公正無私，從上而下，不能有絲毫的松動(dòng)。若是有一次留有余地，就等于網(wǎng)子已破，再好的網(wǎng)也無濟(jì)于事。必需杜絕各項(xiàng)管理制度見于紙上，掛在墻上，流于形式，對(duì)各種違章現(xiàn)象熟視無睹。第23頁,共25頁，2024年2月25日，星期天6、練好六種功夫總結(jié)一名優(yōu)秀的辦公室人員，必須是一個(gè)負(fù)責(zé)內(nèi)務(wù)的管理員，是一個(gè)上情下達(dá)、下情上報(bào)的信息員，是一個(gè)排憂解難、服務(wù)企業(yè)的接待員，是一個(gè)會(huì)出主意、出