與客戶的電話溝通禮儀

范文最新推薦1/1與客戶的電話溝通禮儀

電話被現(xiàn)代人公認(rèn)為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話的語言很關(guān)鍵，它直接影響著一個(gè)公司的聲譽(yù);在日常生活中，人們通過電話也能粗略判斷對(duì)方的人品、性格。因而，掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。下面有小編整理的與客戶的電話溝通禮儀，歡迎閱讀!

(一)重要的第一聲

當(dāng)我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話能順利展開，對(duì)該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說：你好，這里是xx公司。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有我代表單位形象的意識(shí)。

(二)要有喜悅的心情

打電話時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會(huì)被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著對(duì)方看著我的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。

(三)端正的姿態(tài)與清晰明朗的聲音

打電話過程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠聽得出來。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的;若坐姿端正，身體挺直，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因此打電話時(shí)，即使看不見對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。聲音要溫雅有禮，以懇切之話語表達(dá)。口與話筒間，應(yīng)保持適當(dāng)距離，適度控制音量，以免聽不清楚、滋生誤會(huì)。或因聲音粗大，讓人誤解為盛氣凌人。

(四)迅速準(zhǔn)確的接聽

現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，接聽電話，以長(zhǎng)途電話為優(yōu)先，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長(zhǎng)時(shí)間無人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，你的單位會(huì)給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?，若電話響了許久，接起電話只是喂了一聲，對(duì)方會(huì)十分不滿，會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。

(五)認(rèn)真清楚的記錄

隨時(shí)牢記5wih技巧，所謂5w1h是指①when何時(shí)②who何人③where何地④what何事⑤why為什么⑥how如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴于5wih技巧。

(六)有效電話溝通

上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌粗率答復(fù)：「他不在」即將電話掛斷。接電話時(shí)也要盡可能問清事由，避免誤事。

對(duì)方查詢本部門其它單位電話號(hào)碼時(shí)，應(yīng)迅即查告，不能說不知道。

我們首先應(yīng)確認(rèn)對(duì)方身份、了解對(duì)方來電的目的，如自己無法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對(duì)方來電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。

對(duì)對(duì)方提出的問題應(yīng)耐心傾聽;表示意見時(shí)，應(yīng)讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。期間可以通過提問來探究對(duì)方的需求與問題。注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通的關(guān)鍵。

接到責(zé)難或批評(píng)性的電話時(shí)，應(yīng)委婉解說，并向其表示歉意或謝意，不可與發(fā)話人爭(zhēng)辯。

電話交談事項(xiàng)，應(yīng)注意正確性，將事項(xiàng)完整地交待清楚，以增加對(duì)方認(rèn)同，不可敷衍了事。

如遇需要查尋數(shù)據(jù)或另行聯(lián)系之查催案件，應(yīng)先估計(jì)可能耗用時(shí)間之長(zhǎng)短，若查閱或查催時(shí)間較長(zhǎng)，最好不讓對(duì)方久候，應(yīng)改用另行回話之方式，并盡早回話。以電話索取書表時(shí)，應(yīng)即錄案把握時(shí)效，盡快地寄達(dá)。

(七)掛電話前的禮貌

要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，應(yīng)有明確的結(jié)束語，說一聲謝謝再見，再輕輕掛上電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴于5wih技巧。

在日常生活中，掌握一些接聽電話的禮儀，讓對(duì)方在你親切的話語中心平氣和地談事情，對(duì)于透過電話進(jìn)行自我推銷，讓自己給對(duì)方產(chǎn)生良好的印象。下面有小編整理的客服電話禮儀，歡迎閱讀!

客服電話禮儀-語言要求

咬字要清晰：發(fā)音標(biāo)準(zhǔn)，字正腔圓，沒有鄉(xiāng)音或雜音

音量要恰當(dāng)：說話音量既不能太響，也不能太輕，以客戶感知度為準(zhǔn)

音色要甜美：聲音要富有磁性和吸引力，讓人喜歡聽

語調(diào)要柔和：說話時(shí)語氣語調(diào)要柔和，恰當(dāng)把握輕重緩急、抑揚(yáng)頓挫

語速要適中：語速適中應(yīng)該讓客戶聽清楚你在說什么

用語要規(guī)范：準(zhǔn)確使用服務(wù)規(guī)范用語，請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起;不離嘴邊

感情要親切：態(tài)度親切，多從客戶的角度考慮問題，讓他感到你是真誠(chéng)為他服務(wù)

心境要平和：無論客戶的態(tài)度怎樣，CSR始終要控制好情緒，保持平和的心態(tài)

這些要求看似簡(jiǎn)單，但要在日常工作中始終如一地做到，卻并非易事，需要通過科學(xué)的訓(xùn)練不斷提高語音發(fā)聲的技巧。

客服電話禮儀-溝通技巧

合作：首先你需要找一個(gè)雙方都認(rèn)同的觀點(diǎn)，比如說：我有一個(gè)建議，您是否愿意聽一下?這么做是為了讓他認(rèn)同你的提議，而這個(gè)提議是中立的。

你希望我怎么做呢?通常我們自以為知道別人的想法。我們認(rèn)為我們有探究別人大腦深處的能力。為什么不問一下對(duì)方的想法呢?只有當(dāng)對(duì)方描述它的想法的時(shí)候，我們才能真正確定，才可能達(dá)成雙方都接受的解決方案。

回形針策略：這是一個(gè)小的獲得認(rèn)同的技巧，是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的一線服務(wù)者告訴我的。當(dāng)接待情緒激動(dòng)的客戶時(shí)，他會(huì)請(qǐng)求客戶隨手遞給他一些諸如回形針、筆和紙等東西，當(dāng)客戶遞給他時(shí)，他便馬上感謝對(duì)方，并在兩人之間逐步創(chuàng)造出一種相互配合的氛圍。

柔道術(shù)：現(xiàn)在你了解他的情況了，你可以抓住扭轉(zhuǎn)局面的機(jī)會(huì)利用他施加給你的壓力。你可以說：我很高興您告訴我這些問題，我相信其他人遇到這種情況也會(huì)和您一樣的。現(xiàn)在請(qǐng)?jiān)试S我提一個(gè)問題，您看這樣處理是否和您的心意，

客服電話禮儀-道歉技巧

道歉語應(yīng)當(dāng)文明而規(guī)范。有愧對(duì)他人之處，宜說：深感歉疚，非常慚愧。渴望見諒，需說：多多包涵，請(qǐng)您原諒。有勞別人，可說：打擾了，麻煩了。一般場(chǎng)合，則可以講：對(duì)不起，很抱歉，失禮了。

道歉應(yīng)當(dāng)及時(shí)。知道自己錯(cuò)了，馬上就要說對(duì)不起，否則越拖得久，就越會(huì)讓人家窩火，越容易使人誤解。道歉及時(shí)，還有助于當(dāng)事人退一步海闊天寬，避免因小失大。

道歉應(yīng)當(dāng)大方。道歉絕非恥辱，故而應(yīng)當(dāng)大大方方，堂堂正正，完全徹底。不要遮遮掩掩，欲說還休，卻道天涼好個(gè)秋。不要過分貶低自己，說什么我真笨，我真不是個(gè)東西，這可能讓人看不起，也有可能被人得寸進(jìn)尺，欺軟怕硬。

道歉可能借助于物語。有些道歉的話當(dāng)面難以啟齒，寫在信上寄去也成。對(duì)西方婦女而言，令其轉(zhuǎn)怒為喜，既往不咎的最佳道歉方式，無過于送上一束鮮花，婉言示錯(cuò)。這類借物表意的道歉物語，會(huì)有極好的反饋。

道歉并非萬能。不該向別人道歉的時(shí)候，就千萬不要向?qū)Ψ降狼?。不然?duì)方肯定不大會(huì)領(lǐng)我方的情，搞不好還會(huì)因此而得寸進(jìn)尺，為難我方。即使有必要向他人道歉時(shí)，也要切記，更重要的，是要使自己此后的所作所為有所改進(jìn)，不要言行不一，依然故我。讓道歉僅僅流于形式，只能證明自己待人缺乏誠(chéng)意。

拜會(huì)又稱拜見或拜訪、訪問，是公務(wù)員常見的交際形式。通常會(huì)以所在單位或者部門代表的身份，有針對(duì)性地前去拜訪其他單位、部門或個(gè)人，就有關(guān)事宜和對(duì)方進(jìn)行探討或磋商。下面有小編整理的拜訪客戶的要點(diǎn)，歡迎閱讀!

(1)重要的拜訪應(yīng)約定時(shí)間

在拜訪客戶過程中，為了達(dá)到成交的目的，往往需要與客戶進(jìn)行三番五次的溝通。在這一過程中，如果有重要的事情需要與客戶溝通，一定要事先約好時(shí)間。只有這樣，才能保證拜訪計(jì)劃的順利進(jìn)行。

在約見客戶的時(shí)候，一般有兩種約定時(shí)間，一種是自己所決定的訪問時(shí)間，另一種則是客戶決定的。

自定的訪問時(shí)間，是根據(jù)本身的銷售計(jì)劃或訪問計(jì)劃安排的，大都是確定的。例如考慮要去甲公司拜訪，因?yàn)樯衔缃煌〒頂D，而且即將訪問的對(duì)象也有可能出去辦事，于是可以決定下午去拜訪。而如果去訪問乙客戶的時(shí)候，知道對(duì)方通常下午都去處理售后服務(wù)，所以最好上午去訪問為佳。這類訪問的時(shí)間是由自己決定的，是屬于自己比較能控制的問題。

比較麻煩的是客戶來決定時(shí)間，談生意的活動(dòng)，一般來說多半是遷就客戶的意愿，無法依照賣方的立場(chǎng)來定時(shí)間。在很多情況下，雖然你自己事先擬定了一個(gè)訪問時(shí)間表，事實(shí)上仍舊必須循著客戶決定的時(shí)間去辦事，說得極端一些，這個(gè)訪問的時(shí)間經(jīng)過客戶決定后，即使心中有所不滿，還是要維持客戶優(yōu)先的原則。

而一旦與客戶約定了見面的時(shí)間后，你就必須注意守時(shí)，如果不能很好地把握這一點(diǎn)，那么你就會(huì)因此失去一次銷售機(jī)會(huì)。

(2)準(zhǔn)時(shí)不等于守時(shí)

守時(shí)不是說準(zhǔn)時(shí)就可以了。最理想的是提早十五分鐘到達(dá)，準(zhǔn)時(shí)去訪問當(dāng)然不會(huì)有差錯(cuò)，但是如果客戶的手表稍微快了一些，那就不好了，因?yàn)榭蛻舳际且宰约旱氖直頌闇?zhǔn)的，盡管你所戴的表才是準(zhǔn)確的時(shí)間，但是對(duì)客戶來說，你已經(jīng)遲到了。

有些脾氣古怪的客戶，認(rèn)為約會(huì)遲到是不可原諒的事，即使沒有發(fā)生這種客戶表快的情形，而在約定的時(shí)間才到達(dá)，這樣也會(huì)由于沒有休息的時(shí)間，就馬上進(jìn)入正題，顯得過于倉促。

但是來的太早也不好，比約定時(shí)間早二十分鐘以上，也許客戶在同你會(huì)面之前要先與另外的人洽談，那么你突然冒出來，會(huì)影響他們的氣氛，致使客戶心理不痛快。尤其是在做家庭拜訪時(shí)，你早到二十分鐘以上，可能這一家人正在整理房間，你的提高到達(dá)會(huì)使客戶感到厭煩。

所以，比約定時(shí)間早到十五分鐘是非常合理的，這樣可以獲得緩沖的余地，緩一口氣，假如在約定你之前的一位來客，提前十幾分鐘離去了。這樣你就與被訪者的會(huì)面時(shí)間增長(zhǎng)了十幾分鐘。

提早到達(dá)，尤其是夏季，剛好可以擦拭汗水，使燥熱的心情平復(fù)，然后游刃有余的與客戶交談，在寒冷的冬季，可以緩解一下僵硬的身體，使氣色慢慢轉(zhuǎn)佳。

在等待時(shí)要安靜，不要通過談話來消磨時(shí)間，這樣會(huì)打擾別人工作。盡管你已經(jīng)等了20分鐘，也不要不耐煩地總看手表，可以問助理他的上司什么時(shí)候有時(shí)間。如果等不及，可以向助理解釋一下并另約時(shí)間。不管你對(duì)助理的老板有多么不滿，也一定要對(duì)他有禮貌。

(3)節(jié)省客戶的時(shí)間

每個(gè)人的時(shí)間都是一筆寶貴的資源，對(duì)于你的客戶來講，他們很多是企業(yè)或機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人，他們的時(shí)間更為寶貴，在拜訪過程中一定要節(jié)約他們的時(shí)間。一般情況下，問候他們的電話不超過1分鐘，約訪電話最多不能超過3分鐘，產(chǎn)品介紹或服務(wù)介紹電話不要超過5分鐘。如果與重要的客戶談判，建立客戶關(guān)系的電話通常不要超過15分鐘，否則就不再適合電話拜訪了。

(4)把時(shí)間花在決策人身上

拜訪客戶的目的是為了與客戶達(dá)成有效的協(xié)議，而達(dá)成協(xié)議的決定權(quán)一般掌握在決策人手中。這些決策人對(duì)企業(yè)單位而言主要是指公司的負(fù)責(zé)人、董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、廠長(zhǎng)等，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言主要是黨委書記、廳長(zhǎng)、局長(zhǎng)、處長(zhǎng)、主任等。在這方面，至少你要找到相關(guān)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，誰有決定權(quán)就在誰身上多花些時(shí)間。當(dāng)然，也不排除其他人員的輔助作用，但主要精力還是要放在決策人身上，這樣拜訪的效率才會(huì)大大提高。

(5)約見客戶其他禮儀

約見客戶除了要守時(shí)外，還需要掌握其他重要的約見禮儀，只有這樣你才能早日成為一名出色的銷售人員。

當(dāng)一個(gè)到客戶辦公室或家中訪問，進(jìn)門之前要先按門鈴或輕輕敲門，然后站在門口等候，按鈴或敲門的時(shí)間不要過長(zhǎng)，無人或未經(jīng)主人允許，不要擅自進(jìn)入室內(nèi)，當(dāng)看見客戶時(shí)，應(yīng)該點(diǎn)頭微笑致禮，然后再說明來意。

進(jìn)入客戶的辦公室或家中，要主動(dòng)向在場(chǎng)的人都表示問候或點(diǎn)頭示意。在客戶家中，未經(jīng)邀請(qǐng)，不能參觀住房，即使是熟悉的客戶家，也不要任意撫摸或玩弄客戶桌上的東西，不要觸動(dòng)室內(nèi)的書籍、花草及其他陳設(shè)物品。

要養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，克服各種不雅舉止。不要當(dāng)著客戶的面，擤鼻涕、掏耳朵、剔牙齒、修指甲、打哈欠、打噴嚏，實(shí)在忍不住，要用手帕捂住口鼻，面朝一旁，盡量不要發(fā)出聲