會(huì)計(jì)學(xué)基礎(chǔ)課件：會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案

10.AccountingArchives

10.1會(huì)計(jì)檔案概述10.1.1會(huì)計(jì)檔案的概念《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。財(cái)政部1998年發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》所稱的會(huì)計(jì)檔案，是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。2

10.1.2會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容會(huì)計(jì)檔案具體包括：（1）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。（2）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。（3）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。（4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。3

10.2會(huì)計(jì)檔案的保管10.2.1會(huì)計(jì)檔案的歸檔各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。4

10.2.2會(huì)計(jì)檔案的保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限如表10—1所示。5

表10—1企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表序

號(hào)檔

案

名

稱保

管期

限備

注一會(huì)計(jì)憑證類

1原始憑證15年

2記賬憑證15年

3匯總憑證15年

二會(huì)計(jì)賬簿類

4總賬15年包括日記總賬5明細(xì)賬15年

6日記賬15年庫存現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片

固定資產(chǎn)投資清理后保管5年8輔助賬簿15年

三財(cái)務(wù)報(bào)告類

包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告9月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析10年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久包括文字分析四其他類

11會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年

12會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久

13會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久

14銀行存款余額調(diào)節(jié)表5年

15銀行對(duì)賬單5年

6

表10—2

財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)檔案名稱保

管

期

限備注財(cái)政總預(yù)

算行政單位事業(yè)單位稅收會(huì)計(jì)一會(huì)計(jì)憑證類1國家金庫編送的各種報(bào)表及進(jìn)庫退庫憑證10年

10年

2各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表10年

3行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證

15年

包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表4各種完稅憑證和繳、退庫憑證

15年繳款書存根聯(lián)在銷號(hào)后保管２年5財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證15年

包括：撥款憑證和其他會(huì)計(jì)憑證6農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證

15年

二會(huì)計(jì)賬簿類7日記賬

15年

8總賬15年15年15年

9稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬

25年

10明細(xì)分類、分戶賬或登記簿

15年15年

11現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬25年25年

12行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）

行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管５年7

Continued三財(cái)務(wù)報(bào)告類

13財(cái)政總預(yù)算永久14行政單位和事業(yè)單位決算10年永久

15稅收年報(bào)（決算）10年

永久

16國家金庫年報(bào)（決算）10年

17基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算）10年

18財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)旬報(bào)3年

所屬單位報(bào)送的保管２年19財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表5年

所屬單位報(bào)送的保管２年20行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月季度報(bào)表5年

所屬單位報(bào)送的保管２年21稅收會(huì)計(jì)報(bào)表（包括票證存根數(shù)）

10年電報(bào)保管１年，所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)送的保管3年四其他類

22會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年15年15年

23會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久永久永久

24會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久永久永久

8

10.2.3會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。9

10.2.4會(huì)計(jì)檔案的銷毀保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照以下程序銷毀：（1）由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（2）單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。（3）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。10

Continued（4）監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其