新編秘書實(shí)務(wù) 第5版課件 第6章　商務(wù)活動(dòng)

第六章商務(wù)活動(dòng)引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實(shí)踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第一節(jié)會(huì)見與會(huì)談活動(dòng)第二節(jié)開放參觀與簽約儀式第三節(jié)慶典活動(dòng)與剪彩儀式第四節(jié)新聞發(fā)布會(huì)第五節(jié)宴請(qǐng)活動(dòng)第六節(jié)商務(wù)旅行主要內(nèi)容第六章商務(wù)活動(dòng)電子教案模版配色（1）（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)1.知識(shí)目標(biāo)了解常用商務(wù)活動(dòng)的基本知識(shí)2.能力目標(biāo)掌握常用商務(wù)活動(dòng)的籌備工作熟悉常用商務(wù)活動(dòng)的程序掌握商務(wù)活動(dòng)的服務(wù)工作學(xué)習(xí)提示3.素養(yǎng)目標(biāo)儀態(tài)大方，氣質(zhì)高雅服務(wù)意識(shí)，熱情周到業(yè)務(wù)熟練，流程規(guī)范遵紀(jì)守法，切忌鋪張（二）學(xué)習(xí)重點(diǎn)商務(wù)活動(dòng)的籌備工作常用商務(wù)活動(dòng)的程序（三）學(xué)習(xí)難點(diǎn)商務(wù)活動(dòng)的籌備工作妥善處理商務(wù)活動(dòng)進(jìn)行中的突發(fā)狀況學(xué)習(xí)提示引導(dǎo)案例第一節(jié)會(huì)見與會(huì)談活動(dòng)會(huì)見，凡身份較高的人士會(huì)見身份較低者，或是主人會(huì)見客人，一般都稱為會(huì)見。就會(huì)見的內(nèi)容而言，有禮節(jié)性的、政治性的、事務(wù)性的會(huì)見。會(huì)談。指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。會(huì)談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)。會(huì)見與會(huì)談往往相輔相成。上司出面會(huì)見客人，往往為正式會(huì)談定下基調(diào)，或創(chuàng)造條件。會(huì)見中雙方達(dá)成的原則性共識(shí)，往往要通過具體而細(xì)致的會(huì)談加以具體化；有時(shí)會(huì)談也是為上司之間的高峰會(huì)見做準(zhǔn)備。第六章商務(wù)活動(dòng)第一節(jié)會(huì)見與會(huì)談活動(dòng)一、會(huì)見與會(huì)談的準(zhǔn)備工作1．收集對(duì)方的相關(guān)資料2．通知主方參加會(huì)見與會(huì)談的人員3．了解會(huì)見與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間4．通知對(duì)方5．場(chǎng)所的布置及座位安排

5月14日，

2019年5月14日，國(guó)家主席習(xí)近平在北京釣魚臺(tái)國(guó)賓館會(huì)見來華出席“一帶一路”國(guó)際合作高峰論壇的俄羅斯總統(tǒng)普京。

第六章商務(wù)活動(dòng)第三章秘書的溝通與協(xié)調(diào)

電子教案模版配色（2）第五章商務(wù)活動(dòng)一、會(huì)見與會(huì)談的準(zhǔn)備工作會(huì)見與會(huì)談的座次安排第六章商務(wù)活動(dòng)2018年6月20日，國(guó)家主席習(xí)近平在北京釣魚臺(tái)國(guó)賓館會(huì)見朝鮮勞動(dòng)黨委員長(zhǎng)金正恩。會(huì)見與會(huì)談的座次安排第六章商務(wù)活動(dòng)2018年4月8日下午，國(guó)務(wù)院總理李克強(qiáng)在釣魚臺(tái)國(guó)賓館會(huì)見來華進(jìn)行國(guó)事訪問的奧地利總統(tǒng)范德貝倫。二、會(huì)見與會(huì)談的基本程序第六章商務(wù)活動(dòng)第二節(jié)開放參觀與簽約儀式一、開放參觀活動(dòng)開放參觀也即企業(yè)主動(dòng)地開放一些項(xiàng)目供外部人員參觀，從而達(dá)到宣傳、溝通等作用。（一）開放參觀的主要項(xiàng)目組織的展覽室；生產(chǎn)設(shè)備和工藝流程；廠區(qū)環(huán)境；員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施；組織的服務(wù)、娛樂、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。第六章商務(wù)活動(dòng)（二）開放參觀活動(dòng)面對(duì)的群體組織對(duì)外開放參觀所面對(duì)的公眾群體通常包括以下幾類：目標(biāo)公眾：包括經(jīng)銷商、消費(fèi)者、生產(chǎn)協(xié)作者、代理商等。一般公眾：包括社會(huì)團(tuán)體、社會(huì)各界代表、文化單位、職工家屬、社區(qū)居民、學(xué)生等。內(nèi)部公眾：包括職工、股東等外部公眾：包括政府部門、新聞界、社會(huì)名流、金融界等。第六章商務(wù)活動(dòng)（三）開放參觀活動(dòng)的操作流程第六章商務(wù)活動(dòng)第六章商務(wù)活動(dòng)第三章秘書的溝通與協(xié)調(diào)

電子教案模版配色（2）第六章商務(wù)活動(dòng)二、安排簽字儀式在商務(wù)活動(dòng)中，通過洽談產(chǎn)生的正式文件一般都需要舉行簽字儀式正式簽署方能生效。簽字儀式是表明會(huì)談各方對(duì)文件約束力的認(rèn)可，體現(xiàn)各方對(duì)會(huì)談成果的重視，同時(shí)簽字儀式還具有見證和宣傳的作用。第二節(jié)開放參觀與簽約儀式第六章商務(wù)活動(dòng)（一）簽字儀式的準(zhǔn)備工作1．布置好簽字廳2．準(zhǔn)備好簽字用具3．簽署涉外商務(wù)合同時(shí)，需在簽字桌上擺放雙方國(guó)旗4．合同文本的制作二、安排簽字儀式第六章商務(wù)活動(dòng)第六章商務(wù)活動(dòng)第六章商務(wù)活動(dòng)(二)簽字儀式的正式程序1．簽字儀式正式開始2．簽字人正式簽署合同文本3．簽字人正式交換已經(jīng)由各方正式簽署的合同文本4．共飲香檳酒互相道賀第六章商務(wù)活動(dòng)慶典，是各種慶祝儀式的統(tǒng)稱。為了擴(kuò)大組織自身在社會(huì)的知名度，使組織與公眾之間、與其他組織之間等的相互了解，促進(jìn)合作，一般在組織成立或有重大活動(dòng)時(shí)都舉行慶典。剪彩儀式是在開業(yè)典禮、奠基儀式、竣工典禮、開工典禮、展銷會(huì)等典禮活動(dòng)中都需要舉行的一種剪彩活動(dòng)。第三節(jié)慶典活動(dòng)與剪彩儀式第六章商務(wù)活動(dòng)一、慶典活動(dòng)（一）慶典活動(dòng)的類型1.開業(yè)典禮。2.周年紀(jì)念慶典。3.竣工典禮。4.本單位榮獲某項(xiàng)榮譽(yù)的慶典活動(dòng)。第六章商務(wù)活動(dòng)第六章商務(wù)活動(dòng)（二）慶典活動(dòng)的準(zhǔn)備工作1．精心確定慶典的出席人員名單。主要包括：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)名流、大眾傳媒、合作伙伴、單位員工等2．精心安排好來賓的接待工作3．精心布置好舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng)。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛，可在現(xiàn)場(chǎng)張燈結(jié)彩，懸掛彩燈、彩帶，張貼一些宣傳標(biāo)語，并且張掛標(biāo)明慶典具體內(nèi)容的大型橫幅。如果有能力，還可以請(qǐng)由本單位員工組成的樂隊(duì)、鑼鼓隊(duì)或請(qǐng)專業(yè)人員屆時(shí)演奏音樂或敲鑼打鼓，渲染熱烈喜慶的氣氛。第六章商務(wù)活動(dòng)（三）慶典的具體程序（1）預(yù)備。請(qǐng)來賓就座，介紹嘉賓。（2）宣布慶典正式開始。全體起立奏國(guó)歌或唱本單位之歌。（3）本單位主要負(fù)責(zé)人致辭。其內(nèi)容是，對(duì)來賓表示感謝，介紹此次慶典的緣由，重點(diǎn)是報(bào)捷以及慶典的可“慶”之處。（4）邀請(qǐng)嘉賓講話。嘉賓是出席此次慶典的上級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位或政府官員。嘉賓講話的重點(diǎn)是表示祝賀與祝福。（5）安排文藝演出。這項(xiàng)程序可以省略。（6）邀請(qǐng)來賓進(jìn)行參觀。慶典后可安排餐飲活動(dòng)。第六章商務(wù)活動(dòng)第六章商務(wù)活動(dòng)二、剪彩儀式剪彩儀式，指的是有關(guān)單位為了慶祝組織開業(yè)，賓館、商店等機(jī)構(gòu)的開張，高樓大廈的落地啟用，道路或航線的開通等活動(dòng)隆重舉行，而聘請(qǐng)知名人士用剪刀剪斷紅色緞帶的慶典活動(dòng)。剪彩儀式的會(huì)場(chǎng)布置要求喜慶、熱鬧。第六章商務(wù)活動(dòng)第六章商務(wù)活動(dòng)（一）剪彩儀式的準(zhǔn)備工作1.剪彩的用具準(zhǔn)備剪彩儀式上需要用的一些特殊的物品，如紅色綢帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤以及紅色地毯等要事先準(zhǔn)備，以免臨場(chǎng)慌亂。2.剪彩人員的確定在剪彩儀式中，除了需要選定主持人外，還要選定剪彩者和禮儀小姐。第六章商務(wù)活動(dòng)（二）剪彩儀式的程序1．請(qǐng)來賓就座2．宣布剪彩儀式開始3．請(qǐng)來賓就座4．奏國(guó)歌5．領(lǐng)導(dǎo)致詞6．剪彩

7．陪同參觀

第六章商務(wù)活動(dòng)第四節(jié)新聞發(fā)布會(huì)新聞發(fā)布會(huì)是社會(huì)組織為了宣布某項(xiàng)重要消息，把有關(guān)新聞機(jī)構(gòu)的記者召集在一起，進(jìn)行信息發(fā)布的一種特殊形式的會(huì)議。第六章商務(wù)活動(dòng)一、新聞發(fā)布會(huì)前的準(zhǔn)備工作1.確定新聞發(fā)布會(huì)的主題2.選定新聞發(fā)布會(huì)舉行的時(shí)機(jī)3.確定新聞發(fā)布會(huì)舉行的地點(diǎn)4.確定邀請(qǐng)的對(duì)象5.選擇新聞發(fā)布會(huì)的主持人和發(fā)言人6.預(yù)算會(huì)議所需費(fèi)用7.其他準(zhǔn)備工作第六章商務(wù)活動(dòng)二、新聞發(fā)布會(huì)的程序1．簽到。2．分發(fā)會(huì)議資料3．宣布會(huì)議開始4．發(fā)言人講話。5．回答記者提問。6．接受重點(diǎn)采訪。7．宣布會(huì)議結(jié)束。第六章商務(wù)活動(dòng)第六章商務(wù)活動(dòng)三、發(fā)布會(huì)后的工作1．了解新聞界的反應(yīng)2．整理保存會(huì)議資料3．酌情采取補(bǔ)救措施。第六章商務(wù)活動(dòng)第五節(jié)宴請(qǐng)活動(dòng)一、宴請(qǐng)概述宴請(qǐng)活動(dòng)是商務(wù)人員在社會(huì)交往最常見的一種商務(wù)活動(dòng)。宴請(qǐng)是在商務(wù)交往中為表示感謝、慶祝、歡迎等以增進(jìn)友誼和融洽氣氛的重要活動(dòng)方式。第六章商務(wù)活動(dòng)二、宴請(qǐng)的準(zhǔn)備工作1．列出賓客名單，發(fā)出正式請(qǐng)柬2．確定宴請(qǐng)時(shí)間，選好宴請(qǐng)場(chǎng)所3．宴會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的布置4．確定菜單5．排定座次第六章商務(wù)活動(dòng)小知識(shí)

第六章商務(wù)活動(dòng)小知識(shí)

第六章商務(wù)活動(dòng)三、宴請(qǐng)程序（1）迎客（2）入席（3）宣布宴會(huì)開始（4）致辭（5）祝酒（6）交談（7）散席2017年7月13日，法國(guó)總統(tǒng)馬克龍夫婦在埃菲爾鐵搭“儒勒·凡爾納”餐廳宴請(qǐng)美國(guó)總統(tǒng)特朗普夫婦第六章商務(wù)活動(dòng)四、商務(wù)人員赴宴的禮儀1.應(yīng)邀及時(shí)回復(fù)2.準(zhǔn)時(shí)出席宴會(huì)3.衣著得體赴宴4.入座。到達(dá)后，應(yīng)向主人問候，并向其他來賓致意后。按照主人事先安排好的席位入座，不可隨意亂坐。

4.進(jìn)餐。應(yīng)待主人招呼后，方可進(jìn)餐。5.飲酒。與尊者碰杯時(shí)，應(yīng)稍欠身點(diǎn)頭，杯沿比對(duì)方杯沿略低則表示尊敬。

6.禮貌告辭。宴會(huì)結(jié)束，客人應(yīng)向主人致謝。第六章商務(wù)活動(dòng)第六節(jié)商務(wù)旅行電子教案模版配色（2）第六章商務(wù)活動(dòng)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作1．訂車票、機(jī)票2．預(yù)訂房間3．準(zhǔn)備必備的文件資料及隨身攜帶的用品4．預(yù)支差旅費(fèi)第六章商務(wù)活動(dòng)小知識(shí)

第六章商務(wù)活動(dòng)制定商務(wù)旅行計(jì)劃第六章商務(wù)活動(dòng)第六章商務(wù)活動(dòng)本章小結(jié)第六章商務(wù)活動(dòng)烤鴨來的真不是時(shí)候上海宏達(dá)公司北京分公司在全聚德王府井店的宴會(huì)大廳里舉行年度公司聚餐。宴會(huì)廳門口簽到處的桌子罩著棗紅色的絨布，上面擺放著鮮艷的花卉。入口兩邊擺放著美麗的花籃，四周掛滿了五顏六色的氣球與彩帶。宴會(huì)廳內(nèi)整體以紅色為基調(diào)，在輝煌的燈光照耀下，歡快的暖場(chǎng)音樂將氣氛烘托得熱烈而喜慶。飯店服務(wù)員面露微笑，氣質(zhì)挺拔候在宴會(huì)廳內(nèi)。在主持人宣布宴會(huì)開始，請(qǐng)總經(jīng)理上臺(tái)致詞時(shí)，宴會(huì)廳內(nèi)響起了雷鳴般的掌聲。正當(dāng)總經(jīng)理講得熱情激動(dòng)時(shí)，大家的目光都轉(zhuǎn)向了另一邊，只見一列戴白色帽子、束白色圍裙的廚師帥氣十足地邁著整齊的步伐推著香噴噴、冒著熱氣的烤鴨走了進(jìn)來。頓時(shí)負(fù)責(zé)宴會(huì)協(xié)調(diào)工作的辦公室主任秘書呆住了，心想：“這烤鴨來得真不是時(shí)候”。問題：如果你是負(fù)責(zé)宴會(huì)工作的秘書，如何避免這種情況的出現(xiàn)？案例分析案例一：烤鴨來的真不是時(shí)候參考答案：（1）宴會(huì)前，將宴會(huì)的安排流程與酒店負(fù)責(zé)本廳的經(jīng)理溝通好，避免問題的出現(xiàn)；（2）宴會(huì)正式開始前，秘書人員不應(yīng)入席，應(yīng)該在門口的位置，時(shí)刻觀察著發(fā)生的一切。如果發(fā)現(xiàn)廚師前來，應(yīng)該擋在門外，等總經(jīng)理發(fā)言完畢，再請(qǐng)其進(jìn)來。案例二：強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手

共譜新篇紹興市城投集團(tuán)與藍(lán)城集團(tuán)合作簽約儀式圓滿舉行內(nèi)容請(qǐng)見第206-207頁案例二：強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手

共譜新篇分析案例可知，此簽約儀式的要點(diǎn)如下：2023年10月6日，紹興市城投集團(tuán)與藍(lán)城集團(tuán)簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議，結(jié)成深度戰(zhàn)略合作伙伴。兩家公司的高層管理人員參加了簽約儀式。在場(chǎng)的最高職位的領(lǐng)導(dǎo)分別發(fā)表了講話。雙方將在房產(chǎn)開發(fā)、建設(shè)、物業(yè)服務(wù)三方面展開國(guó)企混改制合作模式，推動(dòng)國(guó)有企業(yè)做強(qiáng)做優(yōu)做大，不斷提升國(guó)有企業(yè)的市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，加快構(gòu)建綜合影響力的城市服務(wù)品牌。紹興市城投集團(tuán)與藍(lán)城集團(tuán)此次戰(zhàn)略合作的達(dá)成，將為雙方業(yè)務(wù)發(fā)展打開新的局面，依托各自優(yōu)勢(shì)資源和有利條件，不斷深入戰(zhàn)略合作關(guān)系，為紹興帶來更加美好的生活！訓(xùn)練一：簽字儀式1．實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過訓(xùn)練，學(xué)生掌握簽字儀式的準(zhǔn)備工作及簽字儀式的程序。2．實(shí)訓(xùn)內(nèi)容北京遠(yuǎn)達(dá)公司是一家大型私營(yíng)企業(yè)，最近，公司即將與德國(guó)的一個(gè)同行企業(yè)簽訂技術(shù)合作業(yè)務(wù)，共同研制了一種新型的產(chǎn)品，并于近期簽訂了合同。請(qǐng)組織模擬此次簽約儀式。3．實(shí)訓(xùn)要求（1）以小組為單位，共同完成此項(xiàng)任務(wù)；（2）操作中需要的物品及文字材料，要求學(xué)生課前準(zhǔn)備或制作。如條幅、簽字筆、合同書、文件夾、國(guó)旗、托盤等。，如果沒有，可以用替代物或自行制作。（3）完成后，由每組一名成員向其他同學(xué)，講解會(huì)場(chǎng)的布置及對(duì)整個(gè)簽字儀式操作過程的總結(jié)。實(shí)踐訓(xùn)練第六章商務(wù)活動(dòng)訓(xùn)練二：新聞發(fā)布會(huì)1．實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過訓(xùn)練，學(xué)生能夠掌握新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備及程序。2．實(shí)訓(xùn)內(nèi)容深圳常泰制藥廠研制出新型綠色減肥藥，無毒無副作用。為了保證新產(chǎn)品上市順利，公司決定在7月28日上午10：00中在本公司的會(huì)議室召開新聞發(fā)布會(huì)，向外界全力推出新產(chǎn)品。請(qǐng)模擬操作此次新聞發(fā)布會(huì)。2．訓(xùn)練要求（1）以小組為單位，共同完成此項(xiàng)任務(wù)；（2）操作中需要使用的物品及文