【華為】華為內(nèi)訓(xùn)絕密資料：時(shí)間管理培訓(xùn)

華為時(shí)間管理培訓(xùn)課程時(shí)數(shù)：3．5小時(shí)授課方式：講演、案例分析、管理游戲、錄象必備條件：數(shù)字投影儀、便攜課程簡(jiǎn)介:本課程通過對(duì)有效時(shí)間管理重要性的講解，通過對(duì)人們?nèi)粘９ぷ髦性跁r(shí)間管理上存在的誤區(qū)的分析及時(shí)間管理基本方法、技巧的講解，幫助學(xué)員進(jìn)行有效的時(shí)間管理、提高工作績(jī)效。適合對(duì)象:新員工培訓(xùn)目標(biāo)學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達(dá)到：在今后的工作中減少浪費(fèi)時(shí)間現(xiàn)象學(xué)會(huì)正確的時(shí)間分配并充分有效地利用時(shí)間學(xué)會(huì)制定SMART的工作目標(biāo)掌握制定有效工作計(jì)劃的方法和過程課程要點(diǎn)v時(shí)間管理的概念和誤區(qū)v時(shí)間管理的基本準(zhǔn)則……目標(biāo)原則……20/80v時(shí)間管理的方法和技巧……了解自己使用時(shí)間的方式和狀況……做好工作計(jì)劃……做好工作計(jì)劃……縮短別人干擾的時(shí)間……不要拖延第一章：時(shí)間管理的概念和誤區(qū)§1：時(shí)間管理的概念下：諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。這一句話是：珍惜時(shí)間，不要拋棄學(xué)問。以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時(shí)候，努力做一種專門學(xué)問。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時(shí)候，要做學(xué)問也來不及了。有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學(xué)問，既沒有圖書館，有沒有實(shí)驗(yàn)室，哪能做學(xué)問？我要對(duì)你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是要等到有了實(shí)驗(yàn)室方才做研究的，有了實(shí)驗(yàn)室也不肯做研究。你有了決心要研究一個(gè)問題，自然會(huì)節(jié)衣縮食去買書，自然會(huì)想出法子來設(shè)置儀器。1110每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁書。311易卜生說：你的最大責(zé)任就是把你這快材料鑄造成器。學(xué)問就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問便是毀了你自己。10“我要是在大學(xué)多學(xué)點(diǎn)東西就好啦！”“我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多讀點(diǎn)書！”“時(shí)間根本不夠用，公司股價(jià)節(jié)節(jié)下降，董事會(huì)和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭(zhēng)權(quán)奪利，我總是擔(dān)任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報(bào)作廢！”世界幾乎全面地在進(jìn)步，但我們一天還是只有24小時(shí)。最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時(shí)，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時(shí)。那么時(shí)間究竟是什么呢？我們哲學(xué)家這樣說：“時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源?！币肽軌蛘嬲亓私鈺r(shí)間并且管理“時(shí)間”，我們有必要對(duì)時(shí)間的本質(zhì)有深刻的認(rèn)識(shí)。首先讓我們先了解時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性：24小案例：8.648.64“時(shí)間管理”所探索的是定目標(biāo)請(qǐng)注意：（1）所謂“時(shí)間的浪費(fèi)”，是指對(duì)目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗。20由于時(shí)間所具有的獨(dú)特性，時(shí)間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有246060608.647221年14年6年旅行：6年排隊(duì)：6年學(xué)習(xí)：4年開會(huì)：3年打電看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？“時(shí)間管理”一直是個(gè)重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？原因如下：*尋求事業(yè)、家庭與社會(huì)生活平衡的需要*信息爆炸*競(jìng)爭(zhēng)的壓力*你的客戶對(duì)品質(zhì)的要求看來我們要成為一個(gè)高效的時(shí)間管理者和職業(yè)人，減少時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，確非易事。那么，我們的問題究竟在哪里呢？第二章、時(shí)間管理的誤區(qū)我們探索克服時(shí)間浪費(fèi)的途徑便是“培養(yǎng)克服時(shí)間管理誤區(qū)的技能”。所謂時(shí)間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。以下列出時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)，請(qǐng)大家仔細(xì)閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題：誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計(jì)劃，原因不外乎如下幾條：1、因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考；2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；3、不了解做計(jì)劃的好處；4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心；5、不知如何做計(jì)劃。我們作為一個(gè)高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個(gè)強(qiáng)調(diào)實(shí)效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)做工作中的借口，為什么呢？剖析如下：1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊(duì)員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費(fèi)少許時(shí)間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？2、不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計(jì)劃的則是有意識(shí)地支配工作，處于主動(dòng)的地位、并提高工作效率。3、由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動(dòng)，計(jì)劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無計(jì)劃的引導(dǎo)，則一切行動(dòng)將雜亂無章，最終走進(jìn)死胡同。綜上所述，由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果：1、目標(biāo)不明確4、沒有時(shí)間分配的原則誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：*職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)*“事必躬親，親力而為”*溝通不良*工作時(shí)斷時(shí)續(xù)所以在我們接受請(qǐng)托之前不妨先先問問自己：這種請(qǐng)托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？對(duì)實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價(jià)？如果不接受他，則需承擔(dān)什么后果？經(jīng)過這一番“成本——效益分析”之后，你就可以決定取舍了。其次，學(xué)會(huì)利用資源：對(duì)于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會(huì)從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時(shí)間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨去問問部門秘書；想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等等。對(duì)于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯(cuò)誤：1、擔(dān)心部屬做錯(cuò)事；2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；3、擔(dān)心喪失對(duì)下屬的控制；4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；5、找不到合適的下屬授權(quán)。其實(shí)每個(gè)人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)授權(quán)，將主要的精力和時(shí)間放在更重要的事情上。誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠在前面的“小張的故事”中，小張?jiān)跁r(shí)間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時(shí)間，以致到頭來一事無成。我們提供了一個(gè)拖延商數(shù)的測(cè)驗(yàn)，請(qǐng)你先做一下自我評(píng)核。拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn)請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案：BCDBCDBCDBCDBCDBCDA非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意ABCD每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“略表同意”評(píng)3分，“略表不同212021至3030我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷井：1、習(xí)慣拖延時(shí)間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個(gè)典型的拖延時(shí)間的人。4、泛濫的“會(huì)議病”困擾。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會(huì)議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r(shí)間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會(huì)議時(shí)間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費(fèi)！誤區(qū)四：整理整頓不足辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個(gè)不富條理的人使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)辦公桌會(huì)變得雜亂無章，即使給他換一個(gè)大型的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌又會(huì)遭遇同樣的命運(yùn)。套用“帕金森定律”——“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)間”，我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間?！碑?dāng)你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時(shí)間從容不迫地遞給他？當(dāng)你需要一份信息時(shí)，是否滿文件夾地翻個(gè)底朝天？下面是一份“文件處置測(cè)驗(yàn)”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。文件處置測(cè)驗(yàn)請(qǐng)快速地解答以下十二個(gè)問題。如你無法即刻對(duì)某些題目提供確切的答案，則請(qǐng)?jiān)陬}目前打問號(hào)“？”。1、訂購(gòu)文具后所取得的帳單。2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。3、來自上司的會(huì)議通知（下周一舉行會(huì)議）。4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來的問卷。5、部屬交來的（或是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的有關(guān)資料。6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號(hào)碼的E-mail。8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場(chǎng)（或其它）調(diào)查報(bào)告。9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購(gòu)，但你無法確定是否真正值得訂購(gòu)。10、客戶寄來的一封投訴信。假如你在以上十二個(gè)問題的前面寫上了兩個(gè)或兩個(gè)以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計(jì)這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：*個(gè)人的消極態(tài)度*做事拖拉，找借口不干工作*唏噓不已，做白日夢(mèng)*工作中閑聊如果我們一直處于遲鈍的時(shí)間感覺中，換句話說，當(dāng)你覺得時(shí)間可有可無，不愿面對(duì)工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時(shí)掉下大餡餅”的美夢(mèng)，那就需要好好反省自己了，因?yàn)槟汶S時(shí)在喪失寶貴的機(jī)會(huì)，隨時(shí)可能被社會(huì)所淘汰！昨天是一張已被注銷的支票，明天是一張尚未到期的本票，今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金。請(qǐng)善用它！3.1時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則通過前面的學(xué)習(xí)，我們對(duì)時(shí)間管理的概念和誤區(qū)已經(jīng)有了一個(gè)基本的認(rèn)識(shí)，現(xiàn)在我們一起來探討時(shí)間管理的基本原則，只有對(duì)原則有了一個(gè)認(rèn)識(shí)后，才有可能很好地運(yùn)用時(shí)間管理的技巧與方法。時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則：1、明確目標(biāo)2、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作3、分清工作的輕重緩急4、合理地分配時(shí)間5、與別人的時(shí)間取得協(xié)作6、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律下面我們就時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則分別進(jìn)行闡述。在人生的旅途上，沒有目標(biāo)就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。美國(guó)的一份統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，一個(gè)人退休后，特別是那些獨(dú)居老人，假若生活沒有任何目標(biāo)，每天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會(huì)超過七年。雖說目標(biāo)能夠刺激我們奮勇向上，但是，對(duì)許多人來說，擬定目標(biāo)實(shí)在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，還哪來時(shí)間好好想想自己的將來。但這正是問題的癥結(jié)，就是因?yàn)闆]有目標(biāo)，每天才弄得沒頭沒腦、蓬頭垢面，這只是一個(gè)惡性循環(huán)罷了！另外有些人沒有目標(biāo)，則是因?yàn)樗麄儾桓医邮芨淖?，與其說安于現(xiàn)狀，不如坦白一點(diǎn)，那便是沒有勇氣面對(duì)新環(huán)境可能帶來的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會(huì)是一事無成！事實(shí)上，隨波逐流，缺乏目標(biāo)的人，永遠(yuǎn)沒有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。因此，我們一定要做一個(gè)目標(biāo)明確的人，生活才有意義。然而不幸的是，多數(shù)人對(duì)自己的愿望，僅有一點(diǎn)模糊的概念，而只有少數(shù)人會(huì)貫徹這模糊的概念。許多人在公司五年，卻沒有五年的經(jīng)驗(yàn)，只能說有五年一次的經(jīng)驗(yàn)。300美國(guó)作家福斯迪克說得好：“蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動(dòng)力；尼亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉(zhuǎn)化成電力。而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時(shí)，才可獲得成長(zhǎng)?！毕旅娌环磷屛覀円黄鹂纯础百嚰蔚墓适隆薄?有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會(huì)在巔峰》，從那時(shí)起，他對(duì)自己的看法完全改變，發(fā)現(xiàn)自己有不平凡的能力。重獲新生的賴嘉，終于了解到目標(biāo)的重要性。的確，目標(biāo)決定我們的將來。賴嘉的目標(biāo)是重返大學(xué)，然而他的成績(jī)實(shí)在太差了，以致連遭墨瑟大學(xué)拒絕兩次。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無意間撞見院長(zhǎng)韓翠絲，他趁機(jī)向她剖明心志。結(jié)果，院長(zhǎng)答應(yīng)了他的請(qǐng)求，準(zhǔn)許他入學(xué)，但有一個(gè)附加條件：他的平均分?jǐn)?shù)要達(dá)到乙等，否則就要再度退學(xué)。23如今，這個(gè)伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美發(fā)展最迅速的教會(huì)擔(dān)任牧師，教會(huì)地點(diǎn)就在費(fèi)城特爾市，距他成長(zhǎng)的亞特蘭大僅數(shù)分鐘車程。。請(qǐng)記住：成功完全是一種個(gè)人現(xiàn)象，只有你所完成的事情和你的價(jià)值觀相符，你才會(huì)覺得成功。為什么有的人成功之后，又會(huì)感到空虛？為什么有的人得到名利后，卻發(fā)現(xiàn)犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯個(gè)人設(shè)定目標(biāo)可以說是一個(gè)成功的例子。19746“只有自己與上帝才能支配我的命運(yùn)”驚醒了他。于是，他開始設(shè)立自己的目標(biāo)。他從小就愛好業(yè)余無線電，于是他決定創(chuàng)業(yè)，成立鄧特隆無線電公司，生產(chǎn)并銷售“火腿”（指業(yè)余無線電愛好者）的設(shè)備。1974年419748月24197541975100一個(gè)目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個(gè)特征才可以說是完整的：具體的（specific）可衡量的（measurable）可達(dá)到的（attainable）相關(guān)的（relevant）基于時(shí)間的（time-based）1、具體的：有人說：“我將來要做一個(gè)偉大的人”。這就是一個(gè)不具體的目標(biāo)。目標(biāo)一定要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個(gè)目標(biāo)：每天一定要背十個(gè)單詞、一篇文章。有人曾經(jīng)做過一個(gè)試驗(yàn)，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。兩組人的個(gè)子差不多，先是一起跳過了1米。他對(duì)第一組說：“你們能夠1.21.211.22、可衡量的：任何一個(gè)目標(biāo)都應(yīng)有可以用來衡量目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn)，你的目標(biāo)愈明確，就能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在心里有個(gè)底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點(diǎn)呢？你的預(yù)算呢？有了這些明確的標(biāo)準(zhǔn)，你才有可能順利地蓋好你的房子。3、可達(dá)到的：15站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠(yuǎn)，老是套不進(jìn)去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實(shí)驗(yàn)者解釋這些人有高度的成就動(dòng)機(jī)，他們通常不斷地設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標(biāo)。4、相關(guān)的：目標(biāo)的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個(gè)公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢(mèng)，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不思進(jìn)取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會(huì)被公司拋棄、會(huì)被社會(huì)遺棄。5、基于時(shí)間的：所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。通常會(huì)體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。3、按排列順序進(jìn)行處理。4、為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。5、由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，各哪些是可以同時(shí)進(jìn)行的工作。那么有人會(huì)問：究竟該怎樣做計(jì)劃呢？大致的步驟如下：1、確立目標(biāo)；2、探尋完成目標(biāo)的各種途徑；3、選定最佳的完成方式；4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)；5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；6、定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。目標(biāo)如何制訂，我們已在前面的內(nèi)容進(jìn)行了說明；至于如何制訂并檢查計(jì)劃，我們會(huì)在后面的章節(jié)中詳細(xì)地闡述。有了計(jì)劃，就必須有行動(dòng)。行動(dòng)是一件了不起的事，我們請(qǐng)大家記?。?、切實(shí)實(shí)行你的計(jì)劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠(yuǎn)沒有收獲。2、實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。6024·史密斯的家伙真的這個(gè)故事的教訓(xùn)是：成功地將一個(gè)好主意付諸實(shí)踐，比在家空想出一千個(gè)好主意要有從價(jià)值得多。請(qǐng)看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好用哪種方式？1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的做，然后再做難做的事。4、先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事。5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。6、先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。7、先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。8、先做別人的事，然后再做自己的事。9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。10、先做有趣的事，再做枯燥的事。13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。迫。例如參加管理技能培訓(xùn)、向上級(jí)提出改進(jìn)營(yíng)運(yùn)方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。如果我們按事情的“緩急程度”辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且經(jīng)常使自己處于危機(jī)或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會(huì)轉(zhuǎn)化為重要又緊急的事。舉個(gè)例子來說，所有的主管都承認(rèn)（包括我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報(bào)告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報(bào)告的時(shí)間尚有一個(gè)月的話，則一般人大概不會(huì)把它視為“今天應(yīng)該做的事”，更不會(huì)把它視為“今天必須做的事”，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。直到截止日期的數(shù)幾天，他們才如臨大敵般地處理“緊急事件”，結(jié)果不是遲交了報(bào)告，就是草率應(yīng)付了事。經(jīng)過一番掙扎之后，他們可能會(huì)信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務(wù)報(bào)告提前準(zhǔn)備好！但是除非能夠徹底地改變按“緩急程度”辦事的習(xí)慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問題恐怕就在于此。我們以下面的時(shí)間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關(guān)系，請(qǐng)看四象限圖：第一象限是重要又急迫的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時(shí)完成工作、住院開刀等等。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時(shí)刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很會(huì)可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。第三象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺——實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。電話、會(huì)議、突來訪客都屬于這一類。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命，所以根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛開始時(shí)也許有滋有味，到后來你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的?，F(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個(gè)象限花的時(shí)間最多？請(qǐng)注意，在劃分第一和每三象限時(shí)要特別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。其實(shí)二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。請(qǐng)思考下面的問題：你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對(duì)個(gè)人生活或工作會(huì)有積極的意義？這個(gè)問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下：1、改善人際關(guān)系。2、改善事先準(zhǔn)備工作。3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七項(xiàng)，為什么不身體力行呢？大家好！我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了時(shí)間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測(cè)試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。急迫性指數(shù)測(cè)驗(yàn)選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；B=有時(shí)候；C=常常）1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。（）2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（）3、我常因周圍的人或事動(dòng)作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊(duì)。（）4（）5（）6、我常為了完成某項(xiàng)事情而拒人于千里之外。（）7、我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。（）8、我在做一件事時(shí)常會(huì)想到另一件事。（）9、我處理危機(jī)時(shí)表現(xiàn)最好。（）10、處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺得有成就。（）11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時(shí)間。（）12、當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會(huì)或中途離開，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。（）13、我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。（）14、我常邊工作邊吃飯。（）15、我一直認(rèn)為總有一天能做我真正想做的事情。（）16、一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會(huì)很有成就感。（）“A”總數(shù)：“B”總數(shù)：“C”總數(shù)：總得分：（A=0分；B=2分；C=4分）0到25451939160100020%36201000（Kelly-MoorePaintCompany（80/2020%所按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說明：80%的銷售額是源自20%的顧客；80%20%80%20%80%的財(cái)富集中在20%的人手中；……基于此，某家電器公司在電冰箱的設(shè)計(jì)上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對(duì)調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不難發(fā)現(xiàn)，這種設(shè)計(jì)就是利用了80/20原理。80/2020%20%80%20同樣地，當(dāng)我們需要到某一部門去參觀學(xué)習(xí)，也需要提前與該部門人員進(jìn)行預(yù)約，雙方共同達(dá)成一個(gè)有關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排等等的約定。否則，突如其來的打擾會(huì)令對(duì)方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！、我們?cè)诔砷L(zhǎng)的過程中，常被各種紀(jì)律所束縛，“沒有規(guī)矩、不成方園”，因?yàn)橛屑o(jì)律，我們才有秩序。在時(shí)間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。15·101312100010001200因此，我們說，制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：1、在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。3、由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。在我們談具體的時(shí)間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時(shí)間的方式和狀況。3.2.1分析自己使用時(shí)間的方式和狀況大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實(shí)比觀察及解釋我們的行為更容易。面對(duì)自己并客觀地制定我們對(duì)時(shí)間的使用，需要巨大的勇氣。而若你愿意花一個(gè)星期做這種功夫，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗(yàn)。下面的練習(xí)將顯示你以你的時(shí)間與生命真正去做的許多相關(guān)事項(xiàng)。在本項(xiàng)練習(xí)中列有一個(gè)你在一星期內(nèi)花費(fèi)時(shí)間的清單。這里要強(qiáng)調(diào)的這不是一個(gè)要你計(jì)算每一分鐘的“時(shí)間難題”練習(xí)，而是要求你記錄下一星期每隔半小時(shí)的所有活動(dòng)。請(qǐng)記?。簳r(shí)間管理并沒有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。請(qǐng)先看表一和表二：表一：時(shí)間使用清單表時(shí)間統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目活動(dòng)每星期估計(jì)花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)）每星期實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)）上兩項(xiàng)時(shí)間的差額（小時(shí)）占每星期的總時(shí)間的百分比（%）一、公務(wù)活動(dòng)1上下班二、個(gè)人活動(dòng)11整理儀容三、家庭活動(dòng)14煮飯15洗熨衣服16打掃房屋26聽廣播與音樂17雜務(wù)與家事27看電視18賣雜物28休閑閱讀19其它的逛街活動(dòng)29嗜好20繳款30觀看比賽21看孩子31運(yùn)動(dòng)22宗教活動(dòng)32休閑旅游23家庭外出33聚會(huì)與社交24家庭溝通34其它休閑活動(dòng)25其它家庭活動(dòng)35其它活動(dòng)小計(jì)小計(jì)小計(jì)小計(jì)四、休閑活動(dòng)時(shí)間統(tǒng)計(jì)(小時(shí))表二：一星期時(shí)間日志與簡(jiǎn)略分析表時(shí)間周一周二周三周四周五周六周日活動(dòng)標(biāo)號(hào)時(shí)間小計(jì)7:001上下班9:306接待賓客8:003打電話8:3049:005幫助下屬

10:007向上級(jí)匯報(bào)10:30811:00911:3010其它工作上的活動(dòng)12:0011整理儀容18:3024家庭溝通12:3012飲食19:0025其它家庭活動(dòng)13:0013睡覺19:3026聽廣播與音樂13:3014煮飯20:0027看電視14:0015洗熨衣服20:3028休閑閱讀14:3016打掃房屋21:0029嗜好15:0017雜務(wù)與家事21:3030觀看比賽15:3018賣雜物22:0031運(yùn)動(dòng)16:0019其它的逛街活動(dòng)22:3032休閑旅游16:3020繳款23:0033聚會(huì)與社交17:0021看孩子23:3034其它休閑活動(dòng)17:3022宗教活動(dòng)24:0035其它活動(dòng)18:0023家庭外出實(shí)施步驟：1、熟悉并準(zhǔn)備一份“時(shí)間使用清單表”（如表一）。這份假設(shè)的清單是效率先生所作，效率先生，35歲，銷售經(jīng)理，有兩個(gè)孩子，太太也是職業(yè)婦女，所以效率先生也分擔(dān)了一些家務(wù)。2303034、準(zhǔn)備一份的“一星期日志與簡(jiǎn)略分析表”（如表二），將表一中的活動(dòng)對(duì)應(yīng)地列在表二中。577衣服去上班，他就把編號(hào)11記在星期一上午7點(diǎn)的空格里。61577.5。7、然后把表二中的“時(shí)間小計(jì)”填到表一的“每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間”上。8、將“每星期估計(jì)花費(fèi)時(shí)間”減“每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間”的余數(shù)填在表一的“上兩項(xiàng)時(shí)間的差額”上。如果是負(fù)數(shù)，表示你花費(fèi)在該活動(dòng)上的時(shí)間多于你的估計(jì)；如果是正數(shù)，則正好相反。9、為每項(xiàng)活動(dòng)算出“占每星期總時(shí)間的百分比”，公式如下：百分比（%）=（每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間÷168）×10010100%。若有些微差異，不必?fù)?dān)心。11、再把每一類所有活動(dòng)的數(shù)目字相加，并分門別類制成一表，可對(duì)你如何使用時(shí)間有更明顯的印象。效率先生的總結(jié)清單如表三：表三一星期時(shí)間總結(jié)表時(shí)間統(tǒng)計(jì)）時(shí)））（%）公務(wù)活動(dòng)小時(shí)4550-529.8%個(gè)人活動(dòng)小時(shí)4540523.8%家庭活動(dòng)小時(shí)3246-1427.4%休閑活動(dòng)小時(shí)4027.512.516.4%64.51.52.6%1681680100%一旦你完成了時(shí)間使用清單，并對(duì)資料完成通曉，下一步就是應(yīng)用這份信息，幫助你在未來把時(shí)間使用得更好。毫無疑問地，你真的會(huì)有一些驚訝，可能它們并不全讓你愉快。現(xiàn)在，請(qǐng)你完成誠(chéng)實(shí)地做到下列練習(xí)。拿出幾張紙、你的時(shí)間使用清單以及你寫下來的目標(biāo)，詳細(xì)考慮后，寫出你對(duì)下列問題的答案：1、我如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來有何算途徑可預(yù)防或減低時(shí)間的浪費(fèi)？2、我如何浪費(fèi)別人的時(shí)間？我浪費(fèi)了誰的時(shí)間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其發(fā)生？3、哪些活動(dòng)我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？4、別人如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話，是什么方法？5、我做的哪些事既重要又緊急？6、我做的哪些事對(duì)我的目標(biāo)很重要？7、我是否花費(fèi)時(shí)間追求那些對(duì)我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？6個(gè)月做一份一星期時(shí)間使用清單，也是極佳的構(gòu)想，第二次做的時(shí)候就輕松多了。你知道如何做，就不會(huì)感到吃驚。在努力擬定計(jì)劃與設(shè)定目標(biāo)之·]在我們對(duì)自己時(shí)間使用的方式和狀況有了一個(gè)初步的了解后，就可以根據(jù)部門/個(gè)人的工作/生活目標(biāo)來制訂計(jì)劃了。首先，讓我們對(duì)計(jì)劃的基礎(chǔ)概念有一些認(rèn)識(shí)：分類標(biāo)準(zhǔn)類型按戰(zhàn)略性計(jì)劃、作業(yè)性計(jì)劃按時(shí)間框架分短期計(jì)劃、長(zhǎng)期計(jì)劃按明確性分具體性計(jì)劃、指導(dǎo)性計(jì)劃應(yīng)用于組織，為之設(shè)立總體目標(biāo)和尋求組織在環(huán)境中地位的計(jì)劃成為戰(zhàn)略計(jì)劃；而規(guī)定目標(biāo)如何實(shí)現(xiàn)的細(xì)節(jié)的計(jì)劃稱為作業(yè)計(jì)劃。戰(zhàn)略計(jì)劃趨向于覆蓋較久的時(shí)間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領(lǐng)域和不規(guī)定具體的目標(biāo)；作業(yè)計(jì)劃趨向于覆蓋較短的時(shí)間間隔，如月度計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃，主要偏重于實(shí)現(xiàn)的方法。短期計(jì)劃與長(zhǎng)期計(jì)劃5具體計(jì)劃與指導(dǎo)性計(jì)劃具體的計(jì)劃具有明確規(guī)定的目標(biāo)，不存在容易引起誤解的問題；指導(dǎo)性計(jì)劃只規(guī)定一些一般的方針，指出重點(diǎn)而不限定在特定的行動(dòng)方案上。例如一個(gè)增加利潤(rùn)的具體計(jì)劃，可能具體規(guī)定在未來6個(gè)月中，成本要降低4%，銷售額增加6%；而指導(dǎo)性計(jì)劃也許只提出未來6個(gè)月使利潤(rùn)增加剛才我們已經(jīng)介紹了如何確定目標(biāo)，實(shí)際上目標(biāo)是計(jì)劃的基礎(chǔ)，確定了方向，怎么走就清楚多了。2、遵循5W2H原則Why:為什么要做這項(xiàng)任務(wù)，對(duì)工作目標(biāo)是否有支持What：任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)When：在什么時(shí)間段進(jìn)行Where：任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)Who：哪些人員參加此任務(wù)，由誰負(fù)責(zé)Howto：用什么方法進(jìn)行Howmuch：需要多少成本3、設(shè)置控制點(diǎn)（milestone）1、在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，對(duì)自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。比方說，我們計(jì)劃在3天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設(shè)立控制點(diǎn)，22、堅(jiān)持工作周記和工作日記，對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和滾動(dòng)。另外，還可以對(duì)前期的工作時(shí)間分配進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)時(shí)間管理。WBS1WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進(jìn)行的全部活動(dòng)的清單，它是PERT、GANTT分層計(jì)劃以及預(yù)算和人員分配的基礎(chǔ)。2、WBS基本構(gòu)架階段、步驟、任務(wù)、活動(dòng)3、衡量標(biāo)準(zhǔn)v是否全部分解完畢vWBS分解的所有活動(dòng)是否全部定義了項(xiàng)目的工作v所分解的活動(dòng)是否可行v是否包含臨時(shí)的里程碑和監(jiān)控點(diǎn)vWBS的分解結(jié)構(gòu)是否合適v分解后的活動(dòng)在邏輯上是否能形成一個(gè)大的活動(dòng)v是否集成了所有的關(guān)鍵因素v邏輯上是否合理、清楚和簡(jiǎn)單3.2計(jì)劃管理－－PERT1、定義PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。具體來講，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達(dá)一項(xiàng)開發(fā)計(jì)劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過計(jì)算找出計(jì)劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實(shí)施，最后，在計(jì)劃執(zhí)行過程中進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財(cái)、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。2、計(jì)劃要素PERTWBS）再畫2步驟一：先畫圖首先不必注重美觀，主要弄清楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。步驟二：估計(jì)時(shí)間v工序時(shí)間=(a+4b+c)/6（a：最樂觀時(shí)間；b：期待時(shí)間；c：最悲觀時(shí)間）v倒推法：一般確定結(jié)束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。v留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù)步驟三：確定關(guān)鍵路徑1、時(shí)間上的關(guān)鍵路徑繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。同時(shí)，可以將整個(gè)開發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都TMAX，我們稱為關(guān)鍵2、技術(shù)上的關(guān)鍵路徑某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。3、關(guān)鍵路徑是可以變化的1PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。具體來講，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達(dá)一項(xiàng)開發(fā)計(jì)劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過計(jì)算找出計(jì)劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實(shí)施，最后，在計(jì)劃執(zhí)行過程中進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財(cái)、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。2、計(jì)劃要素PERTWBS）再畫2步驟一：先畫圖首先不必注重美觀，主要弄清楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。步驟二：估計(jì)時(shí)間v工序時(shí)間=(a+4b+c)/6（a：最樂觀時(shí)間；b：期待時(shí)間；c：最悲觀時(shí)間）v倒推法：一般確定結(jié)束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。v留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù)步驟三：確定關(guān)鍵路徑1、時(shí)間上的關(guān)鍵路徑繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。同時(shí)，可以將整個(gè)開發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都TMAX，我們稱為關(guān)鍵2、技術(shù)上的關(guān)鍵路徑某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。3辦公室的打擾無可避免，電話、來訪、郵件等等，甚至有不少人對(duì)打擾提出了抱怨，同時(shí)也有無奈。對(duì)待打擾的方法有很多，有全面出擊來對(duì)付，也有消極地對(duì)應(yīng)付，更有甚者是視而不見。全面出擊的人終會(huì)變得疲勞不堪，消極應(yīng)付和視而不見的人終究會(huì)錯(cuò)失良機(jī)或是貽誤大事……那么究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？——我們的策略是將被打擾的時(shí)間縮短，將其負(fù)面影響減至最少。打電話約定時(shí)間和約定要求并不是什么新奇的概念，通過約定可以避免你在需要安靜工作的時(shí)候被不斷打擾、或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無法提供，從而造成時(shí)間的浪費(fèi)。2、保持簡(jiǎn)短而明確的開場(chǎng)白平時(shí)我們?cè)诖螂娫挒榱寺?lián)絡(luò)感情的需要，在開場(chǎng)白中經(jīng)常會(huì)有一些寒喧，除了拜訪客戶、問候長(zhǎng)輩等情況，比如“你最近很忙啊，在哪里發(fā)財(cái)啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，然而在辦公室場(chǎng)合就應(yīng)該少有寒喧，盡量從工作角度出發(fā)，使用簡(jiǎn)短而明確的開場(chǎng)白。XXX，我3、控制通話時(shí)間、保持通話主題在我們打電話的時(shí)候，要注意做好適當(dāng)?shù)挠涗洠悦鈷煜码娫捄笸浤承┬畔?，又不得不重新?lián)系一次。另一個(gè)需要注意的就是：控制好打電/2~3107~1084~1204、過濾電話你一定經(jīng)常遇到一些不想接的電話，這個(gè)時(shí)候你就需要“過濾電話”了。首先解釋你現(xiàn)在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會(huì)了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時(shí)候一定要注意有禮貌，并約定回電或是對(duì)方再次來電的時(shí)間，在保證自己時(shí)間的前提下，同時(shí)不要給對(duì)象留下不良印象。3.3.1當(dāng)你被打斷時(shí)在前面的“時(shí)間管理的誤區(qū)”中，我們?cè)?jīng)提到了如何接受請(qǐng)托，但是在我們被各種情況所打斷時(shí)，應(yīng)該如何處理呢？1、來自上司的打斷來自上司的打擾最難控制，尤其是當(dāng)你正在全心盡力地處理一項(xiàng)緊急而重要的事情時(shí)。不過，如果你就是一名上司，你還是應(yīng)該首先想想，你是不是也會(huì)對(duì)下屬這樣呢？以下是如何處理類似問題的一個(gè)實(shí)際例子和妙招：有一位職員，每當(dāng)他應(yīng)召支見上司時(shí)，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報(bào)告、檢查報(bào)