論干部人事檔案利用中的個人信息保護

干部人事檔案的保存、維護和利用是人事檔案管理中的重要工作,對于檔案個人信息的完整性和安全性具有著關鍵意義。但是,檔案在保存的過程中還存在很多不安全因素和不完善之處,特別是進入信息時代后,檔案信息的安全性降低,如何保障檔案信息安全成為檔案管理人員需要攻克的難題。1干部人事檔案的保管與保護1.1干部人事檔案保管與保護的基本任務1.1.1防止干部人事檔案損壞干部人事檔案在時間的不斷推移中面臨著丟失、老化和損壞等問題。造成檔案損壞的原因主要有兩種:其一是管理不善造成檔案丟失、人為蓄意損壞或在檔案查閱利用的過程中造成的非刻意損害,這屬于社會原因;還有一種自然原因,就是隨著時間的推移,檔案自然老化造成的損壞。我們應該充分運用現代科技手段和方法,避免在檔案保存過程中可能出現的問題,排除可能造成檔案損壞的一切社會和自然因素,降低檔案損壞的可能性。1.1.2延長干部人事檔案的壽命干部人事檔案的保管不僅要避免檔案的損壞,還要采用有效的手段從根源上解決檔案保存安全問題。根據干部人事檔案的管理需求建設相應的檔案儲存間,提高檔案存放和維護的質量,增強檔案管理過程中對于自身不利因素的排除能力,減緩檔案老化的速度,建立健全檔案利用管理和監(jiān)督體系,提升檔案修復能力,延伸干部人事檔案的保存年限。1.1.3維護干部人事檔案的完整與安全干部人事檔案的保存部門在檔案的管理過程當中一定要嚴謹遵循相關工作條例及規(guī)定,對檔案進行集合管理,禁止個人擅自私下保存干部人事檔案及相關材料,保護干部人事檔案的完整性,確保干部人事檔案不受到刻意的人為破壞。為保證檔案物質安全,干部人事檔案管理部門應該采取有效手段,妥善保管和儲存檔案,避免檔案遺失或損壞。與此同時,我們還要注重檔案政治安全的維護,采取周密的方法保護檔案信息,阻止檔案機密泄露。1.2干部人事檔案管理與保護的基本要求1.2.1科學管理,方便利用查詢利用是干部人事檔案管理服務的終極目標,所以,在干部人事檔案管理中應該將“安全高效,方便查詢”作為宗旨,在保證干部人事檔案信息安全的前提下,將檔案信息完整作為基本要求,運用行之有效的現代科技手段,開發(fā)快捷的檔案查詢和管理系統(tǒng),進行科學管理,提升檔案管理條件,改善檔案管理環(huán)境,保證檔案管理和利用質量。1.2.2預防為主,防治結合要采取有效手段,防止社會和自然因素對檔案造成的損壞;此外,還要提高檔案修復能力,對已損壞的檔案進行修復和挽救。這就是檔案管理中的“防”和“治”,二者相互結合,互為補充,要做到以“防”為主,以“治”為輔。1.2.3立足長遠,保證當前在干部人事檔案的保存管理過程當中,要從立足長遠的角度出發(fā),不應該過分注重檔案的保護和管理而忽略了檔案的利用目的;但也不可只重視檔案的利用價值卻輕視檔案的保護工作。1.2.4增強防災意識,提高應變能力自然界中的不可抗力因素具有很強的破壞性,所以應該加強自然災害的防范意識,做好防護措施,對檔案進行保護,制定好災害發(fā)生時的應急預警機制,加強檔案管理系統(tǒng)在災害發(fā)生時的應急處置能力。1.3干部人事檔案保管與保護措施干部人事檔案在具體實施中分為技術措施和制度措施。干部人事檔案的保存不僅需要滿足合適的檔案儲存地點及相關設施配置等物質條件,還要能夠熟練掌握運用防災、防蟲方法以及檔案搜索系統(tǒng)等具體的技術手段。此外,還要注意制定科學合理的保護規(guī)范,在制度上為檔案的保管利用提供保障。2干部檔案的利用和查閱檔案信息的查詢利用是檔案管理機關的重要職責,干部檔案利用是根據相關單位需要向其提供檔案信息查詢和使用的服務,是整個檔案管理工作的重中之重。2.1干部檔案的利用2.1.1編制檢索工具做好利用工作的前提條件是編制一套合理的檢索工具,按照干部檔案的內容和形式特征,對每份干部檔案進行標引和著錄,然后把形成的各個條目系統(tǒng)編排成各種檢索工具,并通過計算機進行檢索。為了使利用者更好地掌握各種檢索工具的使用方法,編制檢索工具時應一并編制其使用方法說明,并提供一些介紹檢索工具的使用方法。提供檔案管理人員培訓或咨詢。2.1.2創(chuàng)造利用條件。按照相關規(guī)定,檔案保管部門應該為檔案利用創(chuàng)造條件,簡化利用手續(xù),主動開展利用咨詢等活動。為此,干部檔案管理部門要加強自身基礎設施建設,提高現代化管理水平,提供閱覽、借出、計算機檢索、數字咨詢、網上查檔等服務。同時要全面實現干部檔案的數字化,建立干部檔案數據庫,并嵌入黨政機關的局域網系統(tǒng)中,通過權限設置面向本機關所有成員開放利用。2.1.3主動提供服務干部檔案的利用者大多是單位領導和人事管理部門,干部檔案管理部門應按這些利用者的職能和工作需要主動提供檔案服務,如每年的干部考核時,干部檔案管理部門應該提早做好材料準備工作,以提高干部考核工作的質量和效率。干部招聘或大的人事調配時,相關部門同樣需要干部檔案部門的協(xié)助和支持,提供人事統(tǒng)計信息或人事檔案轉遞服務,人事統(tǒng)計信息有利于人事管理部門決策,人事檔案轉遞服務的效率直接影響著干部的任職時間。從利用者的角度考慮,必須履行相關的利用手續(xù),特別是簽字、登記手續(xù),并按照干部檔案利用的相關規(guī)定執(zhí)行。2.2干部檔案的查閱干部檔案管理的最終目的是為了提供利用。查閱人事檔案是基本的利用方式之一。為了保證干部檔案的安全,需要建立人事檔案查閱制度,對檔案查閱進行有效管理。制定干部檔案查閱制度需要注意:第一,要查閱干部檔案的單位,應派黨員干部持單位介紹信和主要領導簽字,并辦理審批手續(xù)后方可查閱。有的單位制定了《借閱干部檔案審批表》,必須填寫本表后才能按照程序借閱檔案。向外省、市、區(qū)查閱干部檔案,必須事先與對方相應一級的黨組織取得聯系,征得對方同意后,才能按規(guī)定手續(xù)開具《查閱干部檔案審批表》,前往查閱。第二,查閱者應在本室內由專人監(jiān)督查閱,允許查閱的內容和范圍由本室人員確定。第三,任何個人都不得查閱本人或直系親屬的檔案。結束語干部人事檔案的管理和利用是檔案管理工作中一項十分重要的任務,只用保存和