企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題分析及對(duì)策措施

0引言隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用也越來越廣泛。在企業(yè)檔案管理中,信息技術(shù)的應(yīng)用能夠科學(xué)、規(guī)范地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置和管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。但是,當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)中仍存在著一些問題,嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案管理的發(fā)展。對(duì)此,研究企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對(duì)策措施具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。1企業(yè)檔案信息化的概念企業(yè)檔案信息化建設(shè)由以下幾個(gè)關(guān)鍵詞組成:分別是企業(yè)檔案、檔案的信息化、企業(yè)檔案的信息化,通過對(duì)三個(gè)關(guān)鍵詞的解釋,可使企業(yè)檔案信息化的概念界定更加清晰。1.1企業(yè)檔案在企業(yè)的運(yùn)營過程中形成的關(guān)于企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營管理、銷售等直接整合而成的信息,包括文字、圖像聲音等不同的形式,是一種具有憑證作用的檔案材料。1.2檔案的信息化檔案的信息化就是在部門統(tǒng)一管理下,進(jìn)行組織和規(guī)劃,利用先進(jìn)的信息技術(shù),對(duì)所獲取的信息資源進(jìn)行處理,以實(shí)體的文件資料為基礎(chǔ),讓現(xiàn)有的檔案管理模式向數(shù)字化的管理模式轉(zhuǎn)變,向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。1.3企業(yè)檔案的信息化企業(yè)檔案的信息化,是指企業(yè)運(yùn)用科學(xué)的組織管理辦法,在符合市場(chǎng)需求的前提下,利用先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備,對(duì)企業(yè)的實(shí)體文件資料進(jìn)行挖掘、整合,實(shí)現(xiàn)信息從獲取、傳輸再到應(yīng)用上的數(shù)字化,最終達(dá)到企業(yè)內(nèi)部資源的共享,進(jìn)而提高企業(yè)檔案信息的利用率,帶動(dòng)企業(yè)整體物流的轉(zhuǎn)動(dòng),實(shí)現(xiàn)企業(yè)科學(xué)化的管理,實(shí)現(xiàn)企業(yè)自動(dòng)化的生產(chǎn)流程,在提高企業(yè)的生產(chǎn)效率和生產(chǎn)效益的同時(shí),為企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。2企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題在社會(huì)信息技術(shù)快速發(fā)展的今天,企業(yè)的信息化建設(shè)已經(jīng)成為其經(jīng)營成功或失敗的關(guān)鍵,這也要求企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作必須做出相應(yīng)的變革才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求,雖然大眾的信息觀念逐漸深厚,某些企業(yè)已經(jīng)跟隨時(shí)代的潮流將檔案的信息化建設(shè)定為企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的目標(biāo),并且取得了不錯(cuò)的成效,但是在我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)期發(fā)展過程中,優(yōu)秀的企業(yè)雖然做了表率作用,但企業(yè)在檔案信息化建設(shè)的過程中依然存在較多尚未解決的問題,對(duì)檔案信息資源的利用率有待加強(qiáng)。2.1企業(yè)的檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡首先是大企業(yè)與小企業(yè)的差異,擁有雄厚的資金背景的大企業(yè),具備充足的實(shí)力,在對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)上的投入比重較大,而那些實(shí)力相對(duì)不足的小企業(yè)沒有足夠的背景去支撐企業(yè)的檔案信息化建設(shè),因此對(duì)檔案信息化建設(shè)上的投入相對(duì)不足。企業(yè)檔案信息化建設(shè)不僅需要先進(jìn)的技術(shù),更需要專業(yè)的人才,以及相配套的服務(wù)設(shè)備才能建立一個(gè)完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫,才能將實(shí)體的文件資料數(shù)字化,但無論是軟件的開發(fā)還是硬件的要求,或者是企業(yè)整體上的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)都需要企業(yè)投入大量的資金,只有這樣才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息管理的實(shí)質(zhì)飛躍,才能提高企業(yè)檔案管理工作的效率和規(guī)范性,為企業(yè)和社會(huì)帶來更多的效益。但是目前的很多中小型企業(yè)還未擁有這樣的實(shí)力去進(jìn)行完善的企業(yè)檔案信息化建設(shè),甚至有的企業(yè)連生存都岌岌可危,根本沒有精力去顧及企業(yè)檔案的管理工作。2.2企業(yè)檔案信息化建設(shè)尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃很多企業(yè)在檔案建設(shè)之始沒有初步的規(guī)劃,缺乏統(tǒng)一的管理,沒有從實(shí)際出發(fā)引進(jìn)適合企業(yè)發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng),使企業(yè)的檔案信息管理工作處于一種尷尬的境地,已有的檔案信息管理工作無法符合實(shí)際的生產(chǎn)工作,導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)的工作效率降低,企業(yè)的各個(gè)系統(tǒng)無法融合,對(duì)整體資源的把控能力不夠,導(dǎo)致了很多機(jī)會(huì)的流逝。2.3企業(yè)的檔案管理人員能力不足由于信息技術(shù)的大量使用,大多企業(yè)開始實(shí)現(xiàn)了辦公設(shè)備的自動(dòng)化,企業(yè)文件將會(huì)被越來越多形式的載體呈現(xiàn)出來,不同類型的檔案資源不斷涌現(xiàn)。這些客觀條件的變化導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作人員的要求越來越高,檔案管理人員的技術(shù)能力、知識(shí)儲(chǔ)備都必須更新。但是在如今的企業(yè)中,檔案管理工作一般都交給計(jì)算機(jī)工作人員操作,他們只是把檔案管理工作當(dāng)成一種機(jī)械化的操作,這就與企業(yè)對(duì)檔案信息管理的初衷相背離。檔案管理工作人員不僅要有技術(shù)上的能力,還需要具備信息處理和管理能力。2.4企業(yè)檔案信息化缺乏有效的安全保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)最終是要形成一個(gè)完整而又統(tǒng)一的檔案管理工作模式,由于當(dāng)前企業(yè)的紙質(zhì)檔案本身就出現(xiàn)質(zhì)量上的問題,導(dǎo)致數(shù)字化之后的企業(yè)檔案也存在缺陷和不足,檔案信息化的管理工作更是缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),使得檔案在網(wǎng)絡(luò)化過程中受到不同程度的制約。而且企業(yè)檔案中不僅記錄了整個(gè)企業(yè)的成長(zhǎng)歷史,更是包含很多企業(yè)的機(jī)密文件和客戶隱私,這種帶有私密性的檔案本身就有使用的限制,一旦電腦受到黑客的攻擊,很容易造成文件的丟失、損壞,造成企業(yè)的私密信息泄露;企業(yè)內(nèi)部的工作人員要是不具備該有的安全意識(shí),在進(jìn)行電腦操作的過程中也會(huì)很容易造成企業(yè)信息的泄露。在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的時(shí)代,一旦出現(xiàn)信息的泄露,會(huì)對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重的影響。3企業(yè)檔案信息化建設(shè)的可行性對(duì)策措施3.1強(qiáng)化企業(yè)信息管理,構(gòu)建檔案信息化建設(shè)模式為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的檔案信息化,提高企業(yè)的信息技術(shù)水平,就必須要加強(qiáng)對(duì)硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能,建立企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫,同時(shí)還要及時(shí)進(jìn)行各項(xiàng)系統(tǒng)的更新,在分析紙質(zhì)版檔案記錄的弊端上,利用先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的高度共享。實(shí)力不同的企業(yè)更要學(xué)會(huì)充分利用現(xiàn)有的多媒體設(shè)備,中小型企業(yè)雖然無法投入大量的資金進(jìn)行企業(yè)檔案信息的建設(shè),但可以結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際,配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī),優(yōu)化處理企業(yè)現(xiàn)有的信息資料,根據(jù)材料的特點(diǎn)將文件進(jìn)行分類整理。企業(yè)檔案信息化的建設(shè)可以在現(xiàn)有的人員儲(chǔ)備上花費(fèi)更多的時(shí)間和精力去維護(hù)和保養(yǎng)系統(tǒng),才能實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源的網(wǎng)絡(luò)性和共享性,適時(shí)地整理企業(yè)的重要信息資源這是一個(gè)企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展所必須采納的重要措施,這也是目前中小型企業(yè)發(fā)展所需要借鑒的方式。3.2加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)時(shí)代的發(fā)展要求企業(yè)的檔案管理工作必須更加完善,在加強(qiáng)相應(yīng)的規(guī)章制度建設(shè)的同時(shí),促進(jìn)企業(yè)的檔案信息化建設(shè),保證企業(yè)檔案管理工作的有效開展。企業(yè)在加強(qiáng)信息技術(shù)的投入之時(shí)還需要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來銜接檔案工作中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和流程的開展,為企業(yè)的良好發(fā)展打下基礎(chǔ)。與此同時(shí),企業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性也是一個(gè)企業(yè)所必需得,規(guī)范化的制度才能保證整個(gè)管理工作的正常運(yùn)營,這也是一個(gè)企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新的基礎(chǔ)和前提。3.3強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)隨著社會(huì)的進(jìn)步,擁有技術(shù)性的人才也越來越多,但是單純擁有技術(shù)的工作人員還不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求,技術(shù)型人才的綜合素質(zhì)也應(yīng)該列入企業(yè)選擇員工的標(biāo)準(zhǔn),企業(yè)檔案的信息化建設(shè)不僅僅需要一個(gè)檔案信息的守護(hù)者,更需要一個(gè)善于發(fā)掘信息的管理者,只有這樣才能最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。因此,企業(yè)可以通過開展培訓(xùn)、講座、研討會(huì)等形式提高技術(shù)人員的能力,提升綜合素質(zhì),培養(yǎng)技術(shù)人員的創(chuàng)新意識(shí),為企業(yè)未來的檔案信息管理工作的創(chuàng)新儲(chǔ)備資源,只有一支擁有創(chuàng)新意識(shí)的信息化人才隊(duì)伍才是符合企業(yè)發(fā)展潮流的真正力量。3.4加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的安全性信息安全一直是企業(yè)管理工作中必須考慮的重點(diǎn)問題之一,信息技術(shù)的發(fā)展伴隨著信息安全的問題受到更多人的關(guān)注。一般來說,企業(yè)的信息化檔案管理中都會(huì)增加安全軟件來確保企業(yè)信息的安全,但是這還不能解決企業(yè)的信息仍然存在信息安全的問題,企