交通協(xié)管員外包服務(wù)檔案管理

第一節(jié)檔案管理工作流程 1一、立卷歸檔 1二、借閱 2三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作 2四、鑒定銷毀 3第二節(jié)檔案管理制度 3一、總則 4二、檔案的管理部門 4三、檔案的分類管理? 5四、檔案的移交管理? 9五、檔案的歸檔管理? 10六、檔案的立卷管理? 10七、檔案的保管要求? 12八、檔案的借閱管理? 14九、檔案的銷毀管理? 15第一節(jié)檔案管理工作流程一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱1.本單位人員借閱檔案由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導簽字批準——檔案室負責查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外單位人員查閱檔案查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）。4.三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。7.檔案室對案卷進行分類、整理。8.編制檔號。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計、保安。12.開展檔案的利用。13.進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領(lǐng)導裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第二節(jié)檔案管理制度一、總則1.為了規(guī)范XX公司檔案的分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀的管理，特制定本制度。2.檔案的范圍（1）公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。（2）外部政府機關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復等資料。（3）下屬全資、控股子公司（以下簡稱子公司）備案形成的與經(jīng)營有關(guān)的資料。二、檔案的管理部門1.檔案管理由行政管理中心及財務(wù)中心共同管理，其中行政管理中心為主管部門。2.檔案管理部門的職責（1）行政管理中心檔案管理的職責①負責統(tǒng)一組織編制、修訂、完善公司的檔案管理制度，規(guī)范管理流程、分類目錄、管理表格，規(guī)范檔案分類、移交、備份、備案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等的管理。②負責指導、培訓、宣貫檔案管理制度。③負責組織、安排、檢查督導檔案管理制度的執(zhí)行。④負責整理、保管公司人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案。⑤負責收集、整理、保管子公司備案的人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案。⑥負責收集、整理各部門檔案分類目錄，匯總建立公司電子目錄。（2）財務(wù)中心檔案管理的職責?①負責配合行政管理中心編制、修訂、完善公司檔案管理制度中財務(wù)類檔案的分類目錄、分類管理流程。?②負責收集、整理、保管公司及子公司備案的財務(wù)類檔案。三、檔案的分類管理?（一）檔案的分類原則?公司檔案分類和分類編號由行政管理中心統(tǒng)一集中管理。各部門不得擅自增、減、變更檔案分類和分類編號。如有變更、調(diào)整、增加、刪除需求，應(yīng)由需求部門提出申請，經(jīng)部門負責人和行政管理中心審批同意后再做調(diào)整。?（二）檔案的分類?檔案分類可按內(nèi)容、保存形式、密級性等多種方式分類。公司檔案主要采取按實質(zhì)內(nèi)容進行分類。?1.按內(nèi)容進行分類，主要有：?（1）章程、規(guī)章制度、通知通報發(fā)文：主要包括章程、規(guī)章、制度、內(nèi)部通知通報發(fā)文、外部政府機構(gòu)、行業(yè)部門的發(fā)文、通知、批文等。?（2）會議資料。主要包括日常會議紀要和專題會議資料等。（3）股東會、董事會、監(jiān)事會決議和成員資料。包括股東會、董事會、監(jiān)事會決議、股東會、董事會、監(jiān)事會成員資料等。（4）企業(yè)基本資料。包括企業(yè)簡介、資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審資料、品牌形象等。?（5）經(jīng)營目標、計劃、總結(jié)：包括經(jīng)營目標與總結(jié)、經(jīng)營計劃與總結(jié)等。?（6）經(jīng)濟合同。包括對外形成收款的經(jīng)濟業(yè)務(wù)合同、對外形成付款的經(jīng)濟業(yè)務(wù)合同、關(guān)聯(lián)企業(yè)間收付款合同等。（7）案件資料。（8）行政后勤檔案/員工福利（餐娛、文體、圖書等）。包括基建項目、后勤福利文件、資產(chǎn)清單等。?（9）人力資源部資料。包括人力配置、人力開發(fā)、人力薪酬（成本）、勞資關(guān)系、員工信息管理等。?（10）財務(wù)部門資料。包括財務(wù)人員管理資料、會計報表/報告、涉稅資料、銀行融資評級授信資料、銀行資金帳戶資料、重大財務(wù)事項資料、會計賬簿、憑證、年度帳套備份光盤等。?（11）戰(zhàn)略投資部資料?（12）工會文件?（13）登記記錄資料。包括印章使用登記表、收發(fā)文登記、檔案管理登記資料、圖書借閱登記表等。?（14）簽字印模。包括簽字樣本、印章印模等。?特殊業(yè)務(wù)資料。?2.按保存形式分類（1）紙質(zhì)形式?（2）電子檔案形式：包括各種電子表格、電子文檔、掃描方式等形式。?3.按保密性分類：分為絕密檔案、機密檔案、秘密檔案、一般（無密級）檔案。絕密、機密文件打印使用專用磁盤，絕密文件只能印1份，機密、秘密文件按審閱人數(shù)打印。文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導根據(jù)文件內(nèi)容，對照密級分類標準進行確定。?（1）絕密：處于最高保密等級，限指定人員知曉，一旦泄密會對集團公司安全、發(fā)展造成極其嚴重后果的資料，如導致公司財產(chǎn)損失伍萬元以上；資金鏈斷裂；管理系統(tǒng)或組織架構(gòu)動蕩（高管三人以上投訴或兩人以上離職的）等。絕密文件是集團公司的核心檔案。包括但不限于：a、總裁指定的絕密事項資料；?b、外單位提供的絕密文件資料和相應(yīng)的科研成果；c、公司的重大經(jīng)營決策、戰(zhàn)略投資計劃；?d、購買或開發(fā)的科研成果和專利等資料；?e、資金運作計劃、協(xié)議、等相關(guān)財務(wù)資料；?f、重大項目的資料。?（2）機密：保密等級次于絕密，集團相關(guān)領(lǐng)導、相關(guān)部門領(lǐng)導和相關(guān)人員所知的資料。是指非法泄露后會給集團公司安全、發(fā)展造成嚴重損害的資料，如導致公司財產(chǎn)壹萬元以上伍萬元以下；資金鏈鏈接不穩(wěn)；管理系統(tǒng)遭受破壞或組織架構(gòu)出現(xiàn)危機（高管兩人以上投訴或一人離職的）等，包括但不限于：?a、集團公司領(lǐng)導指定的機密事項資料；?b、外單位提供的機密文件資料和相應(yīng)的研究成果；?c、集團及控股子公司的決策性會議紀要、股東會及董事會決議；?d、關(guān)于集團及控股子公司商業(yè)利益，發(fā)展的合同；?e、公司發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃、業(yè)績合同、經(jīng)營分析會紀要等（未公開宣布者）；?f、尚未公布的技術(shù)基本資料、材料、圖紙；?g、投資計劃書、項目協(xié)議、項目運作方案；?h、財務(wù)帳薄、財務(wù)運行報告、驗資報告、審計報告等；i、集團公司人事檔案、工資；?j、未公布的內(nèi)部重大改革及人員變動的方案；?k、涉及總裁個人的收發(fā)文件。?（3）秘密：保密等級在絕密和機密之下，集團領(lǐng)導、部門領(lǐng)導、相關(guān)人員所知的資料。但如果非法泄露，會給集團公司帶來損害和影響，如導致公司財產(chǎn)損失1萬以下；資金鏈鏈受到輕微影響（不影響正常作業(yè)）；管理系統(tǒng)遭受輕微破壞（不影響正常使用）或組織架構(gòu)受到輕微動蕩（兩人以下投訴，無人員離職），包括但不限于：?a、外單位提供的秘密文件資料和相應(yīng)的研究成果；?b、公司招投標書，有關(guān)公司經(jīng)營的各項信息、數(shù)據(jù)、流通渠道和機構(gòu)等；?c、具有國際先進水平，并且應(yīng)用范圍廣、經(jīng)濟效益高或者學術(shù)價值大的科研成果、關(guān)鍵技術(shù)和有可能成為發(fā)明、專利的階段性成果、資料等；?d、合同，技術(shù)協(xié)議；?e、公司制度匯編原件。?（4）一般（無密級）檔案：除以上外，其他均為一般檔案。?四、檔案的移交管理?1.檔案移交的基本要求?（1）資料完成了日常經(jīng)營審批、傳閱等相關(guān)流程，已形成檔案。?（2）移交前，應(yīng)對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉奈募M行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。（3）結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進行排列。批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。?（4）原則上整理好一一對應(yīng)的紙質(zhì)檔和電子檔。?（5）采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。?2.檔案移交時移交人填寫《檔案交接登記表》，報部門負責人審核確認簽字。接收人核對無誤后簽字確認。?五、檔案的歸檔管理?1.檔案的歸檔原則（1）按立檔單位分開建檔。?（2）按形成或針對的年度分開建檔。?（3）自有檔案和備案檔案分開建檔。?（4）按檔案內(nèi)容分類排序歸檔。?（5）按公司/年度/檔案類別/順序號歸檔編號。?（6）按末級分類檔案登記檔案目錄。?（7）不相容職務(wù)檔案分開歸檔。?2.檔案管理員應(yīng)在收到移交檔案資料后3日內(nèi)歸檔。檔案管理員填寫登記《分類檔案目錄》，將檔案文件有序置放在目錄后面。檔案文件右上角應(yīng)標注檔案的分類編號、目錄序號及檔案密級。?六、檔案的立卷管理?1.檔案的立卷裝盒原則上應(yīng)與檔案分類保持一致。分類檔案資料較少時，連序的分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時，可分多盒立卷。檔案管理員應(yīng)編制《檔案立卷目錄》，對每一卷宗號所管理的分類檔案編號、分類檔案名稱進行列示。?對于跨年的案件資料、基建項目、施工項目、投資項目、委貸業(yè)務(wù)、擔保業(yè)務(wù)、典當業(yè)務(wù)，應(yīng)在完結(jié)當年立卷歸檔。與單個項目、業(yè)務(wù)或事項相關(guān)的要素應(yīng)進行組合成一個文檔，建立清單目錄，經(jīng)部門領(lǐng)導審批確認完整齊備、準確無誤后再歸檔立卷。比如：?（1）單個專題會議相關(guān)組合要素：?①關(guān)于召開會議的請示與批復；?②提交會議審議批準的資料：包括工作規(guī)劃、計劃、報告；預(yù)算決算；各項決議的草案；?③會議期間使用的資料：包括開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導人講話稿；大會發(fā)言資料；會議總結(jié)報告；④會議參考性資料：包括調(diào)查報告；可行性分析報告；統(tǒng)計報表；技術(shù)圖紙或圖表；?⑤會議管理性資料：包括會議通知、日程與議程安排表；會議須知、保密規(guī)定；會議主席團名單、委員會名單、與會人員名單；票證、簽到簿；?⑥會議宣傳性資料：包括會議簡報；會議紀要；新聞報道；⑦照片、錄音、錄像等資料。?（2）單個股東會、董事會、監(jiān)事會成員資料相關(guān)組合要素：簡歷、身份證復印件、授權(quán)書及其他資料。?（3）單個資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審事項相關(guān)組合要素：資質(zhì)、證照新舊或前后復印件；公司登記、變更、注銷、年審申請資料；有關(guān)政府或行業(yè)部門登記、變更、注銷、年審批復資料。?（4）單個案件相關(guān)組合要素：訴訟合同、立案資料、過程資料、結(jié)案資料。?（5）單個員工的檔案相關(guān)組合要素：員工應(yīng)聘信息登記表、學歷及學位證復印件、身份證復印件、三張一寸彩色免冠照保險接續(xù)卡（養(yǎng)老保險冊）、與工作過公司解除或終止勞動合同的證明、專業(yè)技術(shù)資格證書、完整應(yīng)聘人員信息登記表、體檢證明、勞動合同和保護協(xié)議、員工用工協(xié)議、告知書、聲明書、崗位變動通知、辦理交接手續(xù)資料。?（6）單個基建項目、施工項目、工程項目、資金申報項目、委貸業(yè)務(wù)資料、擔保業(yè)務(wù)也應(yīng)根據(jù)具體項目或業(yè)務(wù)要求進行相關(guān)要素組合。?七、檔案的保管要求?1.檔案管理員負責檔案的保管。行政類、人事類檔案由檔案管理專員保管；財務(wù)類檔案應(yīng)由財務(wù)人員暫為檔案管理。?2.紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的保管的一般要求?（1）檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材；?（2）檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；?（3）檔案室內(nèi)保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；?（4）嚴防毀壞損失、散失和泄密；?3.電子檔案的保管的一般要求?（1）檔案管理員應(yīng)建立電子文件夾將電子檔案進行統(tǒng)一保管。?（2）電子文檔應(yīng)保存在單機版的計算機中，必須設(shè)置密碼，注意防泄。?（3）電子文件應(yīng)定期進行備份，防病毒等安全措施。?（4）備份磁介質(zhì)應(yīng)注意防磁。?4.密級檔案管理的特別要求?（1）嚴禁在不具備保密條件的地方存放檔案。?（2）檔案管理員應(yīng)當貫徹執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和集團公司的保密規(guī)定，做到對公司的機密不說、不外傳。?（3）檔案管理員在調(diào)離或離職時，由行政管理中心總監(jiān)監(jiān)督辦理移交、檔案交接之后，方可離開。?（4）檔案管理員無論在職期間、調(diào)離或離職后，都不得向任何個人或單位泄漏涉及公司經(jīng)濟合同、稅收籌劃、核心技術(shù)等機密性檔案內(nèi)容。丟失檔案或擅自泄露檔案機密，公司將追究其個人的經(jīng)濟責任和法律責任。?（5）秘密載體必須確保任何時候都處于絕對安全、保密狀態(tài)，對秘密載體生成過程中不需歸檔的材料，應(yīng)及時銷毀。秘密載體指以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載公司秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)（含計算機硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等）、光盤等各類物品。?（6）秘密文件在公司內(nèi)部的借閱、復制必須由借閱人申請，經(jīng)過載體管理部門負責人、分管領(lǐng)導、行政管理中心負責人審批，有對外發(fā)布需要時，必須報經(jīng)批準。?（7）絕密、機密文件在公司內(nèi)部的借閱、復制必須由借閱人申請，經(jīng)過載體管理部門負責人、分管領(lǐng)導、行政管理中心總監(jiān)、批準。?（8）在秘密事項形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則，進行管理。?（9）秘密事項由形成部門在檔案歸檔時，按照密級資料具體分類標準做好標識（蓋上標識印章，標識印章由檔案管理員保管，絕密檔案移交前移交人須做好密封），交檔案管理員負責妥善保管，并建好記錄、臺帳。?八、檔案的借閱管理?1.申請借閱、查閱或復印檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱/復印申請單》，根據(jù)檔案密級級別向各級領(lǐng)導申請報批。除此外，公司外部人員借閱時還應(yīng)持單位正式介紹信，檔案保管人員方能接待。?2.借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱/復印登記簿，詳細登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期、歸還簽名等情況。?3.在借閱、查閱或者復制檔案時，嚴禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。?