學分制下高校學籍檔案管理的規(guī)范和優(yōu)化探討

高校學籍檔案是學生“大學生身份”的客觀記錄,學籍檔案管理則是高校教學管理工作的重要內(nèi)容和組成部分。規(guī)范和優(yōu)化高校學籍檔案管理,對加強高校教學管理工作、保證人才培養(yǎng)質(zhì)量有重大意義。在當前高校教學管理過程中,隨著以“自主設計、自我選擇”為主要特征的學分制的廣泛實施,高校教學管理的模式和內(nèi)容有了很大的變化,傳統(tǒng)的學籍檔案管理的模式和方法亟待規(guī)范和優(yōu)化。一、高校學籍檔案管理的主要內(nèi)容所謂學籍檔案,是學生從入學報到直至完成學業(yè)的整個過程中進行管理和質(zhì)量考核所產(chǎn)生的多種載體的原始記錄[1],是高校教學管理檔案的重要組成部分。具體包括招生檔案信息、學籍檔案信息(狹義)、學習過程檔案信息、考試檔案信息、畢業(yè)檔案信息等方面的內(nèi)容,涵蓋學生的專業(yè)特長、獎懲情況、學習成績、個人特點、學業(yè)水平等基本信息。(一)招生檔案信息,是學生由高中升入大學時產(chǎn)生的有關信息。包括當年的招生文件、招生計劃、招生簡章、專業(yè);學生的高中檔案(紙質(zhì)檔案和電子檔案)等。(二)學籍檔案信息(狹義),是指新生進入大學后產(chǎn)生的有關大學身份的信息,包括:新生報到信息;專業(yè)、年級、班級及每個學生的身份信息(包括學生所屬專業(yè)、年級、班級、身份證號、性別、學號等);學生登記表(即大學階段的學籍卡);學籍注冊和變更材料(學校有關的學籍文件、學生轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、升本、留級);學生的各種獎勵和處分材料等。(三)學習過程檔案信息,是評價學生學習質(zhì)量的重要憑據(jù)。包括:專業(yè)教學計劃、課程安排、任課教師名單;學生選課記錄;學生所修課程的成績登記;學生的各種實踐材料:如實習報告及指導老師的評價、畢業(yè)設計(畢業(yè)論文);修讀雙學位或輔修其他專業(yè)的課程成績等。(四)考試檔案信息,包括考試課程、考試方式、考試安排;考試成績的登記;考試試卷的存放以及補考、重修等記錄。(五)畢業(yè)檔案信息,主要包括畢業(yè)資格審查、畢業(yè)證的登記和發(fā)放;輔修專業(yè)、修讀第二學位的資格審查及畢業(yè)證書登記等。二、學分制對高校學籍檔案管理的影響學分制是指以學分作為課程學習的計量單位,以選課為核心,在高校學習期間只要完成一定的學分就可以向?qū)W校申請畢業(yè)的一種教學管理制度[2]。在學分制下,學生可以根據(jù)自己的專業(yè)興趣、個性特長、發(fā)展目標在一定范圍內(nèi)選擇要學習的課程內(nèi)容,同一專業(yè)、同一班級的學生不再擁有統(tǒng)一的上課時間、教室與教師,傳統(tǒng)的班級課表、班級成績等概念逐步淡化,學生的課程、學制都有一定的彈性。自1990年《中共中央國務院關于深化教育改革全面推進素質(zhì)教育的決定》要求高等學校創(chuàng)造條件實行彈性的學習制度,放寬招生和入學年齡限制,允許分階段完成學業(yè)[3]。以來,學分制在各高校得到廣泛實施。高校學籍檔案作為高校學生學習活動的客觀記錄,雖然內(nèi)容的構成沒有大的變動,但是其管理理念和管理手段不可避免地受到學分制的影響和挑戰(zhàn),高校學籍檔案管理亟待進一步規(guī)范和優(yōu)化。(一)教學管理以課程管理為主,是學籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的前提條件。傳統(tǒng)的高校教學管理模式實行的是學年制為主導的教學管理模式,學生的培養(yǎng)規(guī)格、教學要求相對統(tǒng)一。即同一年級同一專業(yè)同一班級的學生學制完全相同,上課使用同樣的教室與課程表,學生管理也實行“院管系、系管年級、年級管班級”的管理模式。在相應的學籍檔案中,諸如班級學生名單、學籍卡登記和存放、學籍的變更記錄、課程安排、考試成績管理、畢業(yè)資格審查等,都是以班級為單位進行管理的。實施學分制后,學生的學習時限不再有嚴格的限制,學生對課程的選擇也更有自主權。如《浙江大學學分制管理暫行規(guī)定》指出:1.學生可自主安排學習進程,提前或延遲修讀有關課程;2.自主選擇課程層次;3.自主選擇聽課方式[4]。因此,在學分制下傳統(tǒng)的班級概念逐步弱化,學生的管理轉(zhuǎn)向了“流動管理”為主,這就導致傳統(tǒng)的以班級管理為單位的學籍檔案管理模式與學分制的變化不相匹配。因此,學籍檔案管理要改變傳統(tǒng)的班級管理為主的觀念,以課程管理為主,讓班級管理僅僅體現(xiàn)在學籍注冊中,即學生升入大學后學籍檔案信息中所分的專業(yè)、年級、班級。(二)實行個性化管理,是學籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的關鍵。學分制作為一種新型的教學管理制度,以學生為主體,尊重學生的個性差異是其重要特征。在學分制下,學生可以自主選擇課程、自主選擇教師、自主選擇上課時間、自主選擇學習進程,學習的靈活性和彈性大大增強。例如選課,每學期學生都要按照自己的學習計劃進行選課,同一年級、同一專業(yè)、同一班級的不同學生選課內(nèi)容大相徑庭。顯然,傳統(tǒng)的班級課程表不再存在,取而代之的是每個學生都要有自己的課程表。同樣,由于選課的不同,每個學生考試的課程、考試的時間及考試成績都有很大的區(qū)別,傳統(tǒng)的以學期為區(qū)間,以班級、專業(yè)為單位的考試成績登記有了很大的難度。學分制下彈性學制的實行,使同一年級的學生畢業(yè)的時間也會有所不同。如《北京師范大學本科生學籍管理規(guī)定》規(guī)定:學生提前完成主修專業(yè)教育教學計劃規(guī)定的課程和各種教育環(huán)節(jié)可以申請?zhí)崆爱厴I(yè)。另外,由于允許修讀第二學位和輔修專業(yè),每個學生的情況千差萬別。學分制下這種“因人而異、因材施教”的教學管理模式要求在學籍檔案管理上突出學生的主體地位,實行個性化管理。(三)實施科學管理,是學籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的重要手段。學籍檔案作為專門檔案,既反映了學生的學習過程,又反映了教學過程,因此與教學檔案具有一定的交叉性。同時,由于檔案的服務性功能,學籍檔案要隨時滿足學生本人對各個環(huán)節(jié)的查詢。傳統(tǒng)的學籍檔案管理主要以檔案的實體管理為主,教學管理人員要花費大量的時間對有關的原始記錄進行收集、整理、保管、移交等,任務繁重。同時,學生的具體原始記錄來自各個二級學院,學籍管理檔案的管理規(guī)范上標準不統(tǒng)一,學籍檔案材料的收集、整理和立卷等質(zhì)量不高。這些因素都要求學籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化。在學分制下,學生自主選課,課程設置、課表安排、考試、重修、學籍管理等各個環(huán)節(jié)都打破傳統(tǒng)的班級管理的模式,出現(xiàn)許多變數(shù),教學管理的難度和復雜程度都大大提高,學籍檔案管理的環(huán)境也發(fā)生變化。因此,變革高校學籍檔案管理的方法和手段,實行科學的檔案管理的方法,是學分制下學籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的重要手段。三、高校學籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的重要途徑在學分制下,要有效解決學籍檔案管理中存在的不確定因素,達到高質(zhì)高效的管理目的,就要采用現(xiàn)代信息技術,實行檔案信息化管理,即通過現(xiàn)代信息技術,建立標準化、規(guī)范化和可共享的目錄數(shù)據(jù)庫。筆者認為,采用綜合信息管理系統(tǒng)(或稱為管理系統(tǒng)等),實行文檔一體化管理是規(guī)范和優(yōu)化高校學籍檔案的重要途徑。綜合信息管理系統(tǒng)是先進的教育管理理念和現(xiàn)代技術手段結(jié)合的產(chǎn)物,它面向多個部門(教學管理部門、招生就業(yè)部門、學生管理部門)和多種用戶(管理人員、教師和學生),通過設置“學生操作平臺”、“教師操作平臺”、“管理人員操作平臺”,使整個管理過程實現(xiàn)動態(tài)化、即時化,徹底顛覆傳統(tǒng)的手工操作的學籍檔案管理模式,使信息查詢和維護變得方便和快捷,能達到高質(zhì)有效的檔案管理目的。(一)管理人員平臺。管理人員操作平臺面向教學管理部門、招生就業(yè)部門、學生管理部門,主要由教學管理部門負責,通過科學課程設置、優(yōu)化教學計劃,完善學籍管理制度,為學分制的推行提供有利條件。具體包括以下功能:管理人員平臺功能結(jié)構圖1.學籍管理(狹義),主要包括學生的基本信息、學籍注冊、變更等內(nèi)容,具體分為幾個部分:建立學籍檔案、維護學籍檔案、學期注冊、學籍異動。建立學籍檔案包括錄入招生時間、錄入學生基本信息、設置新生年級、班級、新生報到情況、生成新生學號等。維護學籍檔案包括增改個人信息、登記學生獎勵、處分、撤銷處分等信息。學期注冊包括學期報到、學期注冊。學籍異動包括學籍異動規(guī)定、學籍異動申請、異動審核、異動處理等。學生學籍檔案有兩個作用:生成檔案,可打印學籍卡、畢業(yè)生檔案、在校學生名冊、學生證、考試證等;統(tǒng)計分析各種數(shù)據(jù)等。2.教學安排與選課。教學安排主要是教學管理人員設置學期開課計劃,安排任課教師、上課教室、上課時間,然后由學生根據(jù)人才培養(yǎng)方案,自主選擇學習的課程。具體包括以下內(nèi)容:教學安排板塊的結(jié)構圖學生通過該板塊,根據(jù)自己的學習計劃選擇課程,生成自己的個人課程表。這一板塊充分反映了學分制下教學管理的特色――差異性和自主性。3.學生成績。由教務處設置參數(shù)和成績錄入時間、要求等,按課程由任課教師設置課程成績構成,錄入學生成績,生成學生的成績表。4.畢業(yè)處理。設置畢業(yè)規(guī)定,對畢業(yè)生進行審核,生成畢業(yè)生名冊、獲得學位學生名冊、獲得雙學位學生名冊。(二)教師操作平臺。教師是課程教學的主要責任人,其水平的高低直接影響到教學質(zhì)量的高低。利用該平臺,教師可以隨時了解學校的教學、科研動態(tài),看到學生的教學評價和建議。同時,及時在講授課程考試結(jié)束后錄入考試成績,供學生查詢。(三)學生操作平臺。學生操作平臺主要體現(xiàn)學生自我設計、自我選擇的原則,目的在于給予學生更多自主學習的權利,為學生的能力發(fā)展提供個性化發(fā)展的空間。該平臺的作用如下。1.選擇功能。學生可運用該平臺自主選擇課程,包括修讀課程的選擇、課程考試時間的選擇、課程的重修免修,申請各種獎勵等。2.查詢功能。利用該平臺,學生可以隨時查詢自己的基本信息、學業(yè)目標、應修課程與學分、課程安排、考試成績、獎懲信息等。3.參與溝通功能。利用該平臺學生可以隨時提出反饋意見,并對教學進行評價綜合信息管理系統(tǒng)的應用,實現(xiàn)了信息的動態(tài)化管理,達到了以下效果:1.解決了學分制下學生自主選課帶來的課程設置、課表、考試、重修等個性化的難題;2.實現(xiàn)了學籍檔案管理由“