2023年江蘇開放大學(xué)辦公室事務(wù)管理第四次作業(yè)

專業(yè)學(xué)問共享專業(yè)學(xué)問共享江蘇開放大學(xué)形成性考核作業(yè)學(xué)姓號名課程代碼110072課程名稱辦公室事務(wù)管〔專〕評閱教師第共四 次任務(wù)四 次任務(wù)江蘇開放大學(xué)任務(wù)內(nèi)容：題號題號一二三總分分?jǐn)?shù)得分 評卷人得分 評卷人

一、情境分析題〔每題15分，共30分〕一、情境分析題〔每題15分，共30分〕1、背景說明：公司經(jīng)在星期一早上告知文員小劉，星期四上午9：001l：00銷售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司久，太清楚公司有多少銷售員，她幾乎把通知的事忘。始終到星期三下午經(jīng)問她會議通知沒有， 她才匆忙在公司的布告欄寫如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席。星期四上午8：30左右，有2個銷售員到會議室，但會議室沒有人招呼，以為會議開，坐一會就走。 9：00左右有6個銷售員來，么資也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面。到10點，只剩下4位銷售員，也談出么東西，會議草草完畢，經(jīng)很愉快。公司一共有124怎樣的？答：〔1〕應(yīng)當(dāng)搞清銷售員的人數(shù)和姓名,預(yù)備這份名單打印好書面通知在三天內(nèi),當(dāng)面發(fā)放通知或通知(中需要對方確認(rèn)時間,地點,內(nèi)容等)到名單上的每個人通知能寫在布告欄 ,可能被人留意通知上應(yīng)寫清會議的時間(開頭到完畢時間),地點應(yīng)具體寫清會議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些預(yù)備〔7〕應(yīng)提前到會議室做好預(yù)備,做好簽到工作〔7〕應(yīng)提前到會議室做好預(yù)備,做好簽到工作2、背景說明：某公司聘任文員鄒某上班處郵件時，正好趕上接聽，他一手操持，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人處簽字。打完他趕忙把全部的信封剪開， 忙亂中一封信被剪掉回信地址的一角，他并未在意。這時，他抽出全部的信紙，放在一邊，而把全部的信封放在另一邊，并開頭閱讀郵件。當(dāng)閱讀到寫有“親愛的紅：……的一封信時，他意識到拆錯信，匆忙將信裝進(jìn)一個信封，并用膠水粘起來。在處其他信件時，其中有一封急件，覺得應(yīng)當(dāng)由信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄒某處郵件是否正確，為么？請講出由并說明正確的做法?！?應(yīng)當(dāng)直接把信堆到桌上，并填寫“郵件收領(lǐng)單，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等工程；如有污損還應(yīng)當(dāng)當(dāng)面指出，以分清責(zé)任；應(yīng)任憑翻開全部的信，而應(yīng)依據(jù)確定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個人和部門；對于誤拆的信件，應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重封口，信封上要寫上“誤拆，并簽上姓名，當(dāng)面交給對方并賠禮；交給上司的信件能混合，要按重要程從上至下堆疊；得分評卷人得分評卷人二、操作題〔2040〕1、你是宏遠(yuǎn)公司的秘書鐘苗，下面是政經(jīng)張明需要你完成的幾項工作任務(wù)。便條鐘苗：公司預(yù)備對聘的幾位秘書進(jìn)展培訓(xùn)，你主要負(fù)責(zé)講解如何完成上司臨時交辦事項。以下幾點是你重點要說明的：〔1〕此項工作的意義。〔2〕此項工作的特點?！?〕上司臨時交辦事項的范圍。請在今日下班前寫出書面材料交給我。感謝！行政經(jīng)理張明XXXX年XXXX問題：假設(shè)你是鐘苗，你將如何撰寫這份建議？〔〕此項工作的意義：①可減輕上司工作負(fù)擔(dān)，提高上司工作效。②可解除上司后顧之憂，保證上司集中抓大事、重要的事。此項工作的特點：①廣泛性；②臨時性；③具體性；④緊迫性。上司臨時交辦事項的范圍：①文書工作事項。如上司讓秘書查閱文件、遞送文件等。②會務(wù)工作事項。如上司讓秘書通知開會、收集議題等。③信訪工作事項。如上司讓秘書代寫回信、代為接談、代上司探望友人等。④信息工作事項。如上司讓秘書搜集某一信息、核實某一信息等。的實狀況等。系，為開展工作奠定好根底。⑧協(xié)調(diào)工作事項。如上司讓秘書代為召開協(xié)調(diào)會議，協(xié)商解決某個問題等。⑨接待工作事項。如上司讓秘書去接站、安排客人食宿等。⑩其他交辦事項。便條王麗：便條王麗：最近，公司址搬遷過程中財務(wù)部與研發(fā)部因使用辦公用房發(fā)生了沖突，總經(jīng)理辦公室要求我們召開會議協(xié)調(diào)解決。請你就會議地點和布局以及會議議程提出相應(yīng)建議，供會議籌備人員參考。請于明天下班前將建議交給我。感謝！行政經(jīng)理蘇宏XXXXXXXX日問題：假設(shè)你是王麗，你將如何撰寫這份建議？答：關(guān)于會議地點和布局的選擇：。會議議程的安排，依據(jù)本次會議主題是協(xié)調(diào)平級部門之間的沖突來確定：由會議主持人說明此次會議的主題和議事規(guī)章。建議先由雙方說明自己的問題和需求，使各方解對方的困難。會議組織者向與會人員說明公司辦公用房安排的依據(jù)。會議組織者向各方提出要求：①防止本位主義、樹內(nèi)部客戶觀； ②急躁傾聽對方意見；③換位思考；④準(zhǔn)時進(jìn)信息溝通。再由雙方進(jìn)互諒互讓地磋商。形成會議備忘錄，提示遵照執(zhí)。得分評卷人三、實踐題〔3030得分評卷人室各類人員的職責(zé)和具體工作內(nèi)容〔重點文秘類工作人員〕辦的事如何處的〔舉〕、工作感想，并將調(diào)研結(jié)果寫成調(diào)查報告。答:壇市城東建筑安裝設(shè)備辦公室工作狀況調(diào)查一、調(diào)查目的為學(xué)好“辦公室事務(wù)管課程的學(xué)習(xí)，也為完本錢次課程學(xué)習(xí)的任務(wù)，我對 XX市天翔裝飾公司的辦公室進(jìn)一次調(diào)查，現(xiàn)將調(diào)查狀況總結(jié)如下：二、調(diào)查狀況1、辦公室組成該公司辦公室是總經(jīng)室直接領(lǐng)導(dǎo)下的綜合管機(jī)構(gòu)， 承上啟下溝通內(nèi)外協(xié)調(diào)左右，是推動著公司各項工作朝著既定目標(biāo)前進(jìn)的中心目前辦公室共有四人其中經(jīng)一名，選購一名，文秘一名，司機(jī)一名。具體崗位職責(zé)如下：2、辦公室人員職責(zé)經(jīng)﹙1﹚、負(fù)責(zé)辦公室的政領(lǐng)導(dǎo)工作，帶著全體員工完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項工作任務(wù)﹙2﹚、負(fù)責(zé)處企業(yè)日常政事務(wù)，協(xié)調(diào)各部門的工作，幫助總經(jīng)解決有關(guān)問題﹙ 3﹚、解和把握企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管信息，檢查各部門對會議決議和總經(jīng)指示的執(zhí)狀況﹙4﹚、負(fù)責(zé)企業(yè)對外聯(lián)絡(luò)工作，與上級部門、政機(jī)關(guān)、業(yè)協(xié)會、聞媒體、合作單位等保持好關(guān)系﹙5﹚、負(fù)責(zé)公司用車的安排調(diào)和有關(guān)職工費(fèi)用報銷的審批工作﹙6﹚、完成總經(jīng)交辦的其它工作。選購依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的要求負(fù)責(zé)選購公司及員工所需要的生活用品及辦公室用品物品質(zhì)要嚴(yán)格把關(guān)，價格要合，選購物品的價格要明細(xì)化，要做到一物一價。文秘﹙1﹚﹙2﹚有關(guān)文件的起草、對外發(fā)文的核稿及有關(guān)會議的記錄工作﹙3﹚、負(fù)責(zé)企業(yè)的檔案建設(shè)，幫助處有關(guān)政事務(wù)，﹙4﹚﹙5﹚它工作。司機(jī)﹙1﹚、疼惜車輛，保正車輛處于好狀態(tài)。﹙2﹚、出車準(zhǔn)時，隨叫隨到，負(fù)責(zé)車上物品安全。3、辦公室人員工作內(nèi)容與所處的事務(wù)上情下達(dá)，這就打算辦公室工作繁雜的特點。所以辦公室工作人員每天的工作格外繁忙。天翔公司的職員〔文秘〕早上八點半一到辦公室后久，開頭收送電子郵件，同時幫助各部門發(fā)文核稿，同時按領(lǐng)導(dǎo)要求起草文件，修改、打印、下發(fā)，并分發(fā)紅頭文件。公司發(fā)文很大，據(jù)說有時一天有多個文件要發(fā)，是認(rèn)真去逐一核對原稿，以確保發(fā)文質(zhì)。同時，文件歸檔工作也是每天工作中必做的。要認(rèn)真做好公司有關(guān)文件的收發(fā)、登記、分遞和督辦工作，公司全部的文件、審批表、協(xié)議書整歸檔入冊，做好資歸檔工作。公司領(lǐng)導(dǎo)時有最指示下來，要能準(zhǔn)時傳達(dá)貫徹公司有關(guān)會議、文件和領(lǐng)導(dǎo)批示。天虹安裝設(shè)備的文秘面對繁雜瑣碎的大事務(wù)性工作(文書處、檔案管、文件批轉(zhuǎn)、迎來送往等)，已經(jīng)提煉出工作閱歷，就是強(qiáng)化工作意識，加快工作節(jié)奏，提高工作效，靜辦各項事務(wù)，求周全、準(zhǔn)確、適，避開疏和過失，根本就能做到事，材的寫作要求盡可能的詳盡、 準(zhǔn)確，這樣在文件起草供給調(diào)研資才能保證向領(lǐng)導(dǎo)反映準(zhǔn)確信息，為準(zhǔn)時決策供給牢靠依據(jù)。所以做好文書工作必需努鉆研業(yè)務(wù)，在觀看中學(xué)習(xí)，樂觀向領(lǐng)導(dǎo)、其他部門和同事學(xué)習(xí)，虛心與同事交寫作體會，吸取有閱歷。經(jīng)常認(rèn)真分析上級機(jī)關(guān)的材，進(jìn)換位思考。尋常堅持讀書看報，收看聞，做到勤思、常練、多改，努提高寫作水平。三、感受：通過調(diào)查我感覺到要想做好文秘工作必需要做好以下幾點1、