實驗室資料檔案管理制度

試驗室資料檔案管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范試驗室的資料檔案管理工作，確保試驗室資料檔案的安全、完整與準(zhǔn)確，提高試驗室運行效率，提升管理水平，確保試驗室科研工作的順利進(jìn)行，特訂立本試驗室資料檔案管理制度。第二條適用范圍本制度適用于本單位下屬的試驗室資料檔案管理工作，包含各類試驗室的科研記錄、試驗數(shù)據(jù)、儀器設(shè)備檔案等。第二章檔案管理的職責(zé)與權(quán)限第三條試驗室資料檔案管理員的職責(zé)負(fù)責(zé)訂立試驗室資料檔案管理工作的制度、規(guī)范和流程；組織試驗室成員進(jìn)行檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和水平；引導(dǎo)并監(jiān)督試驗室成員的檔案管理工作，確保資料檔案的準(zhǔn)確、完整和安全；負(fù)責(zé)管理試驗室資料檔案的借閱、歸還和備份工作，確保檔案管理的及時性和可行性；定期對試驗室資料檔案進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的完好無損；幫助試驗室領(lǐng)導(dǎo)完成與檔案相關(guān)的事務(wù)，并樂觀搭配相關(guān)部門的巡查與評審工作。第四條試驗室成員的職責(zé)遵守試驗室資料檔案管理制度和相關(guān)規(guī)定，正確使用試驗室資料檔案；依照規(guī)定記錄和歸檔試驗數(shù)據(jù)、科研記錄等資料，并及時報告給資料檔案管理員；妥當(dāng)保管試驗室的資料檔案，保證資料的完整和安全；定期對所負(fù)責(zé)的試驗室資料檔案進(jìn)行檢查和整理，并向資料檔案管理員報告；搭配檔案管理工作的檢查和評審，供應(yīng)必需的幫助和支持。第五條試驗室資料檔案管理員的權(quán)限對試驗室資料檔案的建立、修改和刪除擁有管理權(quán)限；對試驗室成員的資料檔案進(jìn)行訪問、檢索與備份；對試驗室資料檔案的借閱與歸還進(jìn)行管理；對試驗室資料檔案的整理與歸檔進(jìn)行審核。第三章檔案管理的流程與要求第六條檔案的建立與歸檔試驗室成員應(yīng)依照規(guī)定要求，及時、準(zhǔn)確地記錄與歸檔科研數(shù)據(jù)、試驗記錄等相關(guān)資料；全部檔案應(yīng)依照文件編碼進(jìn)行分類、整理與歸檔，并填寫檔案目錄表；檔案目錄表應(yīng)包含檔案的標(biāo)題、編碼、所屬試驗室、起止日期、歸檔人員等信息；歸檔人員應(yīng)對檔案進(jìn)行裝訂、編頁，并依照檔案目錄表的要求進(jìn)行存放。第七條檔案的借閱與歸還檔案借閱需填寫《檔案借閱申請單》，并加上試驗室負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)簽字；檔案借閱期限一般不超出一個月，若需要延長借閱期限，必需提前向檔案管理員申請并得到批準(zhǔn)；檔案借閱期間，借閱人員需保證檔案完好無損，并勿外借或復(fù)制檔案；檔案歸還時，需填寫《檔案歸還單》，由檔案管理員核實并登記。第八條檔案的檢查與整理檔案管理員應(yīng)依照規(guī)定的周期和要求對試驗室資料檔案進(jìn)行檢查和整理；檔案檢查過程中，需對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核對，并及時發(fā)現(xiàn)和處理問題；檔案整理時，需將檔案依照文件編碼重新整理歸檔，并進(jìn)行檔案目錄表的更新；檔案整理后，應(yīng)對檔案的裝訂、編頁等工作進(jìn)行整理和更新。第九條檔案的備份與保管試驗室的資料檔案應(yīng)做定期的備份，確保資料的安全和可靠；資料檔案的備份應(yīng)分別保管于試驗室內(nèi)部和其他安全可靠的存儲介質(zhì)，避開單點故障；檔案的保管需要注意環(huán)境的恰當(dāng)與安全，防止受潮、蟲害、火災(zāi)等情況的發(fā)生；試驗室應(yīng)訂立檔案保管計劃，并依照計劃進(jìn)行檔案的保管和維護(hù)工作。第四章檔案管理的監(jiān)督與評估第十條檔案管理的監(jiān)督試驗室資料檔案管理工作的監(jiān)督由上級主管部門進(jìn)行，定期或不定期進(jìn)行巡查和檢查；檔案管理的巡查和檢查應(yīng)包含資料檔案的安全、完整、規(guī)范及時性等方面的內(nèi)容；巡查和檢查發(fā)現(xiàn)檔案管理問題時，應(yīng)及時提出整改看法并引導(dǎo)相關(guān)人員進(jìn)行改進(jìn)。第十一條檔案管理的評估試驗室資料檔案管理工作應(yīng)定期進(jìn)行評估，以提高工作的質(zhì)量和效益；評估內(nèi)容重要包含檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性及時性等方面的考核；評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給試驗室資料檔案管理員，并依據(jù)評估結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)和提升。第五章附則第十二條本制度由試驗室資料檔案管理員負(fù)責(zé)解釋和修訂，并報上級主管部