經(jīng)營(yíng)部-1-合同管理制度-FINAL

機(jī)密合同管理制度大連鐵龍實(shí)業(yè)股份有限公司二零零五年一月

目錄TOC\o"1-3"\h\z大連鐵龍實(shí)業(yè)股份有限公司合同管理制度 3第一章總則 3第二章合同的訂立和履行 3第三章合同的變更與解除 6第四章合同的監(jiān)督與管理 6第五章處罰規(guī)定 8第六章附則 8附錄： 9附件1：《合同審查審批表》 9附件2：合同管理流程 10附件3：合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表 11

大連鐵龍實(shí)業(yè)股份有限公司合同管理制度第一章總則為加強(qiáng)大連鐵龍實(shí)業(yè)股份有限公司（以下稱公司）經(jīng)濟(jì)合同管理，保護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本管理制度。本制度適用于大連鐵龍實(shí)業(yè)股份有限公司及所屬分、子公司。第二章職責(zé)分工經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)負(fù)責(zé)公司經(jīng)營(yíng)性合同的審核、監(jiān)督、管理工作，其主要職責(zé)是：宣傳貫徹經(jīng)濟(jì)合同法律、法規(guī)；制定、修正公司的經(jīng)濟(jì)合同管理辦法；指導(dǎo)、監(jiān)督當(dāng)事人訂立和履行經(jīng)濟(jì)合同；經(jīng)濟(jì)合同簽訂前的審查審批；合同資料的統(tǒng)計(jì)、備案；經(jīng)濟(jì)合同履行情況、糾紛情況的匯總與分析、檢查與監(jiān)督。技術(shù)工程部負(fù)責(zé)公司工程類合同的審核、監(jiān)督、管理工作。投資發(fā)展部負(fù)責(zé)公司投資類合同的審核、監(jiān)督、管理工作。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)公司融資類合同的審核、監(jiān)督、管理工作。第三章合同的訂立和履行訂立合同，必須遵守法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，遵循平等互利、協(xié)商一致、誠(chéng)實(shí)信用的原則。訂立合同，均應(yīng)采用書(shū)面形式〔書(shū)面形式是指合同書(shū)、信件以及數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式〕。當(dāng)事人協(xié)商同意的有關(guān)修改合同的電報(bào)、電傳、文書(shū)和圖表。也是合同的組成部分。簽訂合同前，要進(jìn)行必要的市場(chǎng)調(diào)查和可行性研究，避免盲目簽訂。訂立合同必須審查對(duì)方當(dāng)事人的資質(zhì)能力。與企業(yè)法人簽訂合同時(shí)，一要審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格，包括企業(yè)名稱、地址、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍和方式、當(dāng)年參加年檢的證明資料等；二要調(diào)查對(duì)方的履約能力和資信情況包括：資金、原材料、技術(shù)設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量等合同履行的保證條件；三要看審查簽約人有無(wú)簽約權(quán)限，即看法定代表人證明書(shū)或法人授權(quán)委托書(shū)及委托的權(quán)限；四要看對(duì)方有無(wú)生產(chǎn)許可證或經(jīng)營(yíng)許可證；以審查其主體資格和履約能力。與個(gè)體工商戶訂立合同時(shí)，要了解對(duì)方的主體資格、信譽(yù)情況和履約能力。下列政府規(guī)定必須經(jīng)鑒證的合同，當(dāng)事人必須到指定的工商行政管理部門(mén)鑒證批準(zhǔn)：國(guó)有、集體企業(yè)承包、租賃經(jīng)營(yíng)合同；建設(shè)工程施工合同、建筑安裝工程承包合同、建筑裝飾裝修合同；化肥、農(nóng)藥、糧食和種子購(gòu)銷合同；委托拍賣(mài)合同和拍賣(mài)成交確認(rèn)書(shū)；財(cái)產(chǎn)租賃合同（含場(chǎng)地、柜臺(tái)租賃）；商品房銷售合同；國(guó)有產(chǎn)權(quán)交易合同；其他法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定應(yīng)鑒證的合同。簽約當(dāng)事人對(duì)方的主體資格、履行能力、信譽(yù)情況無(wú)把握時(shí)，可到當(dāng)?shù)毓ど绦姓芾頇C(jī)關(guān)了解對(duì)方的情況或進(jìn)行合同鑒證。與不具有法人資格的分支機(jī)構(gòu)：如施工隊(duì)、門(mén)市部等訂立合同時(shí)，必須有法人委托協(xié)議。簽約時(shí)，雙方應(yīng)本著平等協(xié)商自愿原則，將合同的主要條款填寫(xiě)完整，具體如下：雙方的名稱，必須寫(xiě)全稱，不可簡(jiǎn)化，并與蓋具的合同專用章上的名稱一致；標(biāo)的物的名稱、商標(biāo)、型號(hào)應(yīng)規(guī)范化、具體化。不寫(xiě)簡(jiǎn)寫(xiě)；合同中計(jì)量單位必須以法定計(jì)量單位為準(zhǔn)。如須雙方約定計(jì)量單位，如包、捆、打等，應(yīng)明確每個(gè)單位的具體數(shù)量；質(zhì)量和驗(yàn)收方法具體明確。有國(guó)家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，按國(guó)標(biāo)確定；沒(méi)有國(guó)標(biāo)的，按地方和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定；沒(méi)有上述標(biāo)準(zhǔn)的，按雙方協(xié)商標(biāo)準(zhǔn)。需要封樣的，要封存樣品；合同中價(jià)格、酬金要按國(guó)家規(guī)定執(zhí)行。結(jié)算方式、開(kāi)戶銀行、銀行賬號(hào)應(yīng)確定，并核對(duì)一致；自合同生效日起，合同開(kāi)始履行，違反合同雙方要承擔(dān)的權(quán)利、義務(wù)、法律責(zé)任應(yīng)明確規(guī)定；合同發(fā)生爭(zhēng)議，協(xié)商不能解決的，指定鐵路運(yùn)輸法院為訴訟單位，在合同中載明（不允許使用仲裁條款）；合同應(yīng)由簽約人簽字，加蓋單位合同專用章，注明年、月、日和簽約地點(diǎn)。簽訂合同時(shí)，應(yīng)防止訂立無(wú)效合同，以《合同法》規(guī)定的條款為準(zhǔn)，嚴(yán)禁簽訂下列合同：冒充法人名義簽訂的合同；冒充個(gè)體工商戶名義簽訂的合同；訂立沒(méi)有履約能力的合同；代理人超越代理權(quán)限簽訂的合同；采用欺詐、脅迫或乘人之危等手段訂的合同；雙方有重大誤解的合同；超越經(jīng)營(yíng)范圍的合同；損害國(guó)家、企業(yè)或第三人利益的合同；以合同形式掩蓋非法目的的合同；雙方買(mǎi)賣(mài)物品是國(guó)家法律流通或限制經(jīng)營(yíng)的合同；違反國(guó)家物價(jià)、稅收及環(huán)保等法規(guī)的合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)防止訂立違法合同，具體如下：假冒其他組織或個(gè)人騙訂的合同；偽造實(shí)際交易的產(chǎn)品和雙方權(quán)利義務(wù)的合同；利用合同倒賣(mài)重要物資、指標(biāo)、批文等；利用合同買(mǎi)空賣(mài)空；把單位帳號(hào)或蓋有公章的合同文本非法轉(zhuǎn)讓給他人；非法轉(zhuǎn)讓合同；在簽約履行中行賄受賄；其他違法行為。第四章合同的變更與解除合同的變更與解除，必須符合《合同法》所規(guī)定的允許變更和解除合同的條件。第五章合同的監(jiān)督與管理合同簽訂的審批管理下列合同必須經(jīng)總公司審批后方可簽訂并履行：采購(gòu)合同：一年內(nèi)預(yù)計(jì)采購(gòu)次數(shù)超過(guò)5次或一次性簽訂半年、全年或多年——即固定采購(gòu)客戶；經(jīng)貿(mào)類公司一次性采購(gòu)金額超過(guò)30萬(wàn)元，符合上述條件之一者；合同標(biāo)的額超過(guò)50萬(wàn)元（含50萬(wàn)元）的銷售合同；履行期超過(guò)一年（含一年）的租賃合同、承包合同，龍澤大廈的物業(yè)出租合同除外；按規(guī)定必須鑒證的合同。合同審批的內(nèi)容主要包括：合同的主體資格、主要條款、項(xiàng)目、價(jià)格等內(nèi)容。合同審批的程序?qū)τ谛鑸?bào)批的合同，各分、子公司需據(jù)實(shí)詳細(xì)填寫(xiě)一式兩份的《合同審查審批表》（見(jiàn)附件1），上報(bào)總部經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)進(jìn)行審批。（具體程序見(jiàn)附件2）合同的委托代理管理經(jīng)濟(jì)合同委托代理分兩種情況：不具備法人資格的分支機(jī)構(gòu)對(duì)外簽訂合同，由企業(yè)法人委托代理；法人代表委托不具有法人資格的業(yè)務(wù)人員對(duì)外簽訂合同，由法人代表委托授權(quán)。各分、子公司嚴(yán)格授權(quán)委托書(shū)的管理，簽訂合同的受托人員嚴(yán)格在代理事項(xiàng)、代理權(quán)限以及期限內(nèi)簽訂合同。合同專用章的管理（一）刻制合同專用章，按規(guī)定須持有營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本到工商行政管理部門(mén)提出申請(qǐng)，由工商行政管理部門(mén)出具刻制印章證明，經(jīng)公安部門(mén)批準(zhǔn)后到指定的部門(mén)刻制。（二）合同專用章的使用與保管合同專用章要責(zé)成專人保管，建立使用程序和保管措施；合同專用章的使用，必須按法定代表人授權(quán)的范圍，超越范圍不準(zhǔn)使用；合同專用章不準(zhǔn)攜帶外出，必須攜帶的須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記，回來(lái)后由合同管理員檢查是否丟失或超越使用權(quán)限等。不準(zhǔn)蓋空白的合同書(shū)；合同專用章丟失應(yīng)立即在報(bào)紙、電視、廣播聲明作廢。合同臺(tái)帳與資料的管理各分、子公司設(shè)?；蚣媛毴藛T負(fù)責(zé)合同管理。合同管理人員應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)的合同簽訂、審批、履行、糾紛處理等情況臺(tái)帳或檔案資料等，并認(rèn)真登記保管。合同臺(tái)帳的內(nèi)容包括簽約雙方當(dāng)事人的名稱、地址、法人代表、姓名、簽訂合同的時(shí)間、標(biāo)的和價(jià)款、履行期限等都要詳細(xì)記載。合同資料除合同正副本外還包括電報(bào)、信函、賬冊(cè)、圖表及涉及糾紛案件等經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的資料都要妥善保管。合同執(zhí)行完畢，合同管理人員應(yīng)在年底將相關(guān)的合同資料移交辦公室統(tǒng)一歸檔。合同資料的保管期限永久保留的合同資料。例如：征購(gòu)?fù)恋氐纳暾?qǐng)批復(fù)的全部文書(shū)及帶有坐標(biāo)的平面圖；房屋開(kāi)發(fā)動(dòng)遷、建筑物拆除等合同；建筑安裝勘察、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、承包合同及其文件；技術(shù)（設(shè)備）引進(jìn)合同及往來(lái)文書(shū)；法院裁決的文書(shū)等；長(zhǎng)期保存的合同資料（一般為15年）。例如：購(gòu)進(jìn)量大、精密、稀有設(shè)備及其文書(shū)。橫向聯(lián)營(yíng)合同及其文書(shū)等；短期保存的合同（一般為3年）。例如：各類產(chǎn)品的購(gòu)銷合同、加工承攬合同、運(yùn)輸合同等；上述各類合同在保管期限內(nèi)如有法律所規(guī)定的權(quán)利與義務(wù)未完結(jié)或存在經(jīng)濟(jì)糾紛等情況，合同應(yīng)繼續(xù)保留，不受上述規(guī)定的保管期限的限制。合同資料的借閱因工作需要借閱經(jīng)濟(jì)合同資料時(shí)，按借閱檔案有關(guān)規(guī)定進(jìn)行登記，不準(zhǔn)擅自外借，復(fù)印時(shí)須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并及時(shí)歸檔。合同資料的統(tǒng)計(jì)上報(bào)各分、子公司的合同管理員于次月5日前上報(bào)上月的合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表（見(jiàn)附件3）、所簽合同的原件、合同審查審批表的復(fù)印件、經(jīng)濟(jì)糾紛資料的復(fù)印件；資料上報(bào)時(shí)，經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)與合同管理員簽字交接；經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)負(fù)責(zé)各公司合同資料的統(tǒng)一歸檔整理，建立合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和合同檔案，負(fù)責(zé)上一級(jí)部門(mén)的資料報(bào)送工作第六章附則本辦法如與國(guó)家或有關(guān)主管部門(mén)規(guī)定抵觸者，以國(guó)家及有關(guān)主管部門(mén)的規(guī)定為準(zhǔn)。本辦法由經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)負(fù)責(zé)修訂及解釋。本辦法自公布之日起執(zhí)行，鐵龍經(jīng)發(fā)[2003]12號(hào)文件《大連鐵龍實(shí)業(yè)股份有限公司經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》同時(shí)廢止。附件：附件1：《合同審查審批表》合同審查審批表單位：年月日合同名稱標(biāo)的額承辦部門(mén)承辦人職務(wù)對(duì)方當(dāng)事人地址法定代表人職務(wù)證書(shū)號(hào)碼代理人職務(wù)證書(shū)號(hào)碼承辦人意見(jiàn)年月日財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)年月日合同管理機(jī)構(gòu)意見(jiàn)年月日法律專員意見(jiàn)年月日主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)年月日總經(jīng)理意見(jiàn)年月日附件2：合同管理流程附件3：合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表年月合同簽訂、履行情況統(tǒng)計(jì)表填報(bào)單位：金額單位：萬(wàn)元時(shí)期序號(hào)合同種類對(duì)方單位合同約定內(nèi)容履行情況備注已履行正在履行標(biāo)的物數(shù)量單價(jià)總標(biāo)的額期限已履約量執(zhí)行單價(jià)已收（付）款應(yīng)收（付）款剩余履約量上年轉(zhuǎn)入12345678小計(jì)本年前期簽訂9