電子郵件禮儀介紹

電子郵件禮儀介紹電子郵件禮儀介紹職場(chǎng)人士都應(yīng)該講究關(guān)于電子郵件的禮儀，別讓電子郵件出笑話，電子郵件是職業(yè)信件的一種，而職業(yè)信件中是沒(méi)有不嚴(yán)厲的內(nèi)容的，公司都崇尚信譽(yù)，把握時(shí)機(jī)及合作分工，信仰顧客至上，著重與顧客的溝通，已達(dá)成促銷(xiāo)、增產(chǎn)與盈利的目的。但我們常忽視了有關(guān)電子郵件的禮儀，一些邋遢懶散的習(xí)慣，不僅會(huì)引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話。基于多年在職場(chǎng)的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了受歡迎郵件的寫(xiě)法，供大家參照。一、標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌用詞模糊不清添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概況出這跟個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復(fù)的'信件，要注意添加，或者改換郵件的主題，最好寫(xiě)上來(lái)自XX公司，年，月，日等方便對(duì)方一目了然和便于儲(chǔ)存。二、忌不寫(xiě)稱(chēng)呼許多人寫(xiě)郵件一上來(lái)就直接說(shuō)事情，給人的感覺(jué)是你應(yīng)該知道我是誰(shuí)；有時(shí)至多用個(gè)你好這些都是不禮貌的做法。正確的做法是：如果對(duì)方有職位要稱(chēng)呼職位〔姓氏+職位〕；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當(dāng)然十分熟悉的狀況下，可以用雙方都習(xí)慣的稱(chēng)呼方式，而這種狀況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用您好比用你好更有禮貌，除非確定自己是上級(jí)或長(zhǎng)著。三、忌亂用稱(chēng)呼比較忌諱的是有些人管所有人都叫經(jīng)理。一般員工當(dāng)然高興了。但是會(huì)冒犯比經(jīng)理職位高的人。通常稱(chēng)呼他人可省去副字，但盡量不要跳級(jí)，更不可給人降級(jí)，例如對(duì)方是副經(jīng)理，可以稱(chēng)呼姓氏+經(jīng)理；但不要稱(chēng)呼姓氏+總；而如果對(duì)方是副總裁，則不可稱(chēng)呼對(duì)方為經(jīng)理或總經(jīng)理。四、忌全文使用英文大寫(xiě)字母這樣寫(xiě)郵件太強(qiáng)勢(shì)，甚至暗示寄件人懶得使用標(biāo)準(zhǔn)的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書(shū)規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。五、理清回復(fù)的內(nèi)容比如有位女士收到過(guò)這樣一封郵件，其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個(gè)人之姓名，他其實(shí)沒(méi)有必要知道這些訊息。留意回答題目的技巧，當(dāng)回件答復(fù)題目的時(shí)候，最好只把相關(guān)的題目抄到回件，然后附上謎底。也不要僅僅以是的二字回復(fù)，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不著頭腦。六、忌人名不排序收件人〔包括抄送人〕假設(shè)為一個(gè)以上，不管在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均必需要排序。最講禮儀的方式是按照職務(wù)凹凸排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。七、忌不分段有的人整篇郵件從頭至尾寫(xiě)成一大片，象小說(shuō)一樣，給人眉目不清楚的感覺(jué)，不想看下去，從而自然影響處理的效率。推舉的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思，然后空行寫(xiě)第二段；如果說(shuō)的事項(xiàng)較多，建議加上序號(hào)，但一次最好不超過(guò)三項(xiàng)，否則不容易記住。當(dāng)然，如果能依據(jù)收件人的具體狀況調(diào)整字號(hào)大小、字體樣式等，則為最正確。例如對(duì)方均是五十多歲的領(lǐng)導(dǎo)，可以適當(dāng)調(diào)大字號(hào)，以便對(duì)方閱讀，從而也提升了回復(fù)效率。八、忌不感謝有些人沒(méi)有感謝的習(xí)慣，而這往往是郵件回復(fù)率低的一個(gè)主要原因。不管是尋求合作、請(qǐng)教問(wèn)題、請(qǐng)人幫助，還是只是告知，都可以感謝對(duì)方的善意或配合。即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對(duì)方與自己合作，說(shuō)句感謝只能說(shuō)明自己有修養(yǎng)；更何況自己請(qǐng)對(duì)方幫忙呢。九、忌不署名不署名，言外之意，對(duì)方應(yīng)該能從郵件地址推斷出自己是誰(shuí)，或者不用那么客氣，而這樣做會(huì)給對(duì)方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打溝通具體事宜時(shí)，還必需要再查找。發(fā)件人切忌以自我為中心，自認(rèn)為了解對(duì)方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來(lái)的郵件〔更不用說(shuō)現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名〕，耽誤了事情。署名是尊重對(duì)方也是尊重自己、宣揚(yáng)自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)系方式，一勞永逸。互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，發(fā)郵件將會(huì)越來(lái)越頻繁，所以把握郵件禮儀是職場(chǎng)新式禮節(jié)的必修課。加入不懂使用禮節(jié)，會(huì)讓人反感和討厭，使自己的形象收到損害，層次下降。商務(wù)電子郵件撰寫(xiě)禮儀介紹商務(wù)電子郵件撰寫(xiě)禮儀介紹在商務(wù)往來(lái)中，使用電子郵件進(jìn)行聯(lián)系時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮儀規(guī)范，主要包括以下四個(gè)方面。第一，在商務(wù)交往中，電子郵件也是一種商務(wù)文本，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫(xiě)。向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫(xiě)。在撰寫(xiě)電子郵件時(shí)，尤其要注意下面三點(diǎn)。1.郵件的主題要明確。一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往必需要在前注明。假設(shè)是將其歸納得當(dāng)，收件人見(jiàn)到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。2.郵件的語(yǔ)言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語(yǔ)言流暢為要。盡量別寫(xiě)生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。3.郵件的內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好。第二，電子郵件應(yīng)當(dāng)避免亂用，不發(fā)無(wú)意義的郵件。在現(xiàn)代信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無(wú)比珍貴的。對(duì)商界人士來(lái)講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。所以有人才會(huì)說(shuō)：“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。〞有鑒于此，假設(shè)無(wú)必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說(shuō)地，或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出。不過(guò)一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的。第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼問(wèn)題。編碼的問(wèn)題是由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的原因，我國(guó)的內(nèi)地、臺(tái)灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國(guó)家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)一位商界人士使用中國(guó)內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國(guó)內(nèi)地之外的其他一切國(guó)家和地區(qū)里的.中國(guó)人發(fā)出電子郵件時(shí)，由于雙方所采納的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對(duì)方便很有可能只會(huì)收到一封由亂字符所組成的天書(shū)。因此，商界人士在使用中文向除了中國(guó)內(nèi)地之外的其他國(guó)家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必必需同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的郵件。第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選花哨功能?，F(xiàn)在市場(chǎng)上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類(lèi)功能商界人士是必必需慎用的。這主要是因?yàn)?，一方面，?duì)電子郵件修飾過(guò)多，不免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長(zhǎng)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢(qián)，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來(lái)，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。商務(wù)郵件的修辭修辭是撰寫(xiě)商務(wù)電子郵件最困難的部分。如果用平常說(shuō)話的語(yǔ)氣，很容易被視為無(wú)禮，這是因?yàn)檠垡?jiàn)為憑，文字用看的往往比用聽(tīng)更容易被擴(kuò)展檢驗(yàn)。因此，撰寫(xiě)商務(wù)電郵前，無(wú)妨想到此時(shí)是面對(duì)著對(duì)方，而不是面對(duì)鍵盤(pán)與屏幕，這樣可以讓語(yǔ)氣溫暖一點(diǎn)。但要記得，書(shū)寫(xiě)時(shí)要比口語(yǔ)對(duì)話再略微正式一點(diǎn)。設(shè)想對(duì)方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn)，也就是要在別人的思索里思索。了解對(duì)方和你一樣都是大忙人，講重點(diǎn)即可。多一點(diǎn)體貼，想辦法讓你的電郵，看起來(lái)簡(jiǎn)短扼要，有親和力但不失禮。郵件主題：如果一次要和對(duì)方討論的事情是不同的主題，建議分開(kāi)不同的電郵傳送，也就是說(shuō)，每封信的主題最好只有一個(gè)，這樣對(duì)方會(huì)比較好針對(duì)單純的主題加以回信。郵件結(jié)構(gòu)：第一段與最后一段是重點(diǎn)電子郵件的撰寫(xiě)，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說(shuō)，重點(diǎn)在最前面的第一段。如果信件很長(zhǎng)，最好在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。要求：主動(dòng)說(shuō)出你期待對(duì)方做的事情當(dāng)你想要收件者采納行動(dòng)時(shí)，如果電郵的內(nèi)容長(zhǎng)，在信件的一開(kāi)始，就說(shuō)明你的要求。如果內(nèi)容很短，不超過(guò)一個(gè)屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。日期：郵件的日期與時(shí)間要明確在電郵中提到的日期與時(shí)間，一定要具體，你說(shuō)的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候？因此最好改成「下周三〔如3月7日〕」「下個(gè)月〔如8月〕」，時(shí)間也要明確，是上午還是下午？是以自己或?qū)Ψ降臅r(shí)區(qū)為準(zhǔn)？以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會(huì)?；貜?fù)郵件：如果你回復(fù)對(duì)方的來(lái)信時(shí)，使用對(duì)方的主旨回復(fù)，讓對(duì)方知道這是來(lái)自于你的回復(fù)。此外，如果想要在主旨點(diǎn)出回復(fù)的重點(diǎn)，可以在郵件本文內(nèi)容里寫(xiě)上「回復(fù)主旨：ＸＸＸＸＸＸ」讓對(duì)方知道這是回復(fù)哪一封信。風(fēng)格：檢查自己寫(xiě)的電郵時(shí)，試試看讀出聲音，對(duì)話式的寫(xiě)作風(fēng)格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。語(yǔ)感:1.采納主動(dòng)的語(yǔ)氣。讓收信者知道，是誰(shuí)應(yīng)該來(lái)做這件事情。例如：A.你對(duì)這件事情有什么想法？B.有誰(shuí)可以提供看法給我？看得出來(lái)嗎？A比B來(lái)得主動(dòng)而明確。