辦公設(shè)備與用品采購(gòu)制度

辦公設(shè)備與用品采購(gòu)制度一、制度目的本制度旨在規(guī)范公司辦公設(shè)備與用品的采購(gòu)流程，確保采購(gòu)過(guò)程透亮、公正，合理利用公司資源，提高辦公效率，保證公司各部門的正常運(yùn)行。二、適用范圍本制度適用于公司的全部部門和員工，在采購(gòu)辦公設(shè)備與用品時(shí)必需遵守本制度的規(guī)定。三、采購(gòu)需求的提出各部門在提出采購(gòu)需求前，應(yīng)充分評(píng)估使用需求，并盡量選擇與現(xiàn)有設(shè)備和用品兼容的型號(hào)和規(guī)格；采購(gòu)需求應(yīng)由部門經(jīng)理或相關(guān)負(fù)責(zé)人書面提出，并認(rèn)真描述所需設(shè)備或用品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息；提出采購(gòu)需求時(shí)，部門經(jīng)理或相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)明確用途和預(yù)算，并與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行溝通和協(xié)商；四、采購(gòu)方案編制財(cái)務(wù)部門應(yīng)依據(jù)采購(gòu)需求提出的信息，組織專業(yè)人員編制采購(gòu)方案；采購(gòu)方案應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容：采購(gòu)目的和背景；采購(gòu)內(nèi)容及規(guī)格要求；預(yù)算及資金來(lái)源；采購(gòu)方式和供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)；采購(gòu)時(shí)間布置；采購(gòu)合同的簽訂和履行布置；采購(gòu)評(píng)價(jià)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；其他相關(guān)事項(xiàng)；采購(gòu)方案應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理審核和批準(zhǔn)后方可進(jìn)入下一步審批程序；五、采購(gòu)審批程序采購(gòu)方案的審批程序如下：部門經(jīng)理審批；財(cái)務(wù)部門審批；總經(jīng)理審批；行政部門備案；涉及較大金額或緊要設(shè)備的采購(gòu)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，還需提交董事會(huì)審批；任何與供應(yīng)商存在利益關(guān)聯(lián)的員工不得參加相關(guān)采購(gòu)項(xiàng)目的審批程序，以免影響公正性和透亮度；采購(gòu)方案經(jīng)全部審批部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行招標(biāo)和報(bào)價(jià)程序；六、供應(yīng)商選擇與評(píng)審采購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)采購(gòu)方案的要求，組織招標(biāo)和報(bào)價(jià)程序；供應(yīng)商選擇的原則是公開、公平、公正、誠(chéng)實(shí)守信；采購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)供應(yīng)商的信譽(yù)、實(shí)力、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，并編制供應(yīng)商評(píng)審報(bào)告；供應(yīng)商評(píng)審報(bào)告應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容：供應(yīng)商的基本信息，如名稱、注冊(cè)資本、年度銷售額等；供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)及經(jīng)驗(yàn)情況；供應(yīng)商的價(jià)格和服務(wù)方案；采購(gòu)部門的評(píng)審看法；供應(yīng)商評(píng)審報(bào)告應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核和批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行合同簽訂程序；七、合同簽訂與履行采購(gòu)合同應(yīng)由采購(gòu)部門與供應(yīng)商共同商訂，并由法務(wù)部門進(jìn)行審查和修改；采購(gòu)合同應(yīng)認(rèn)真記錄采購(gòu)設(shè)備或用品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格、付款方式、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等重要條款；采購(gòu)合同的簽訂應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并由公司代表與供應(yīng)商代表共同簽字蓋章；采購(gòu)合同的履行情況應(yīng)由采購(gòu)部門進(jìn)行監(jiān)督，確保供應(yīng)商依照合同商定的時(shí)間和質(zhì)量要求履行；合同履行過(guò)程中如有更改，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理和法務(wù)部門的審批，并及時(shí)通知供應(yīng)商，確保更改的合法性和合規(guī)性；八、采購(gòu)評(píng)價(jià)與驗(yàn)收采購(gòu)部門應(yīng)組織對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)價(jià)和驗(yàn)收；采購(gòu)評(píng)價(jià)應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容：采購(gòu)過(guò)程是否符合規(guī)定流程；供應(yīng)商履行合同的情況；采購(gòu)設(shè)備或用品的性能和質(zhì)量是否符合要求；采購(gòu)費(fèi)用的使用情況；采購(gòu)效果的評(píng)估；采購(gòu)驗(yàn)收應(yīng)由采購(gòu)部門與使用部門共同完成；采購(gòu)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)檢查設(shè)備或用品的數(shù)量、規(guī)格、性能、質(zhì)量等是否符合采購(gòu)合同的要求；驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款，并將驗(yàn)收記錄歸檔；驗(yàn)收不合格的設(shè)備或用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理；九、設(shè)備與用品管理各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)的設(shè)備與用品的管理，確保其安全、有效地使用；設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)應(yīng)依照操作規(guī)程進(jìn)行，并做好相應(yīng)的記錄；設(shè)備的報(bào)廢和處理應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，并做好相應(yīng)的備案；設(shè)備的租賃或外借應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并做好相應(yīng)的記錄，確保設(shè)備的安全和追溯性；用品的分發(fā)和使用應(yīng)依照實(shí)際需求進(jìn)行，確保合理利用和節(jié)省資源；設(shè)備和用品的定期清點(diǎn)和盤點(diǎn)應(yīng)由財(cái)務(wù)部門組織，并做好相應(yīng)的記錄；對(duì)于設(shè)備和用品的管理不善、損壞或遺失，應(yīng)進(jìn)行責(zé)任追究，并從相關(guān)部門或個(gè)人中追回相應(yīng)費(fèi)用；十、違紀(jì)與懲罰對(duì)違反本制度的行為，將依照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理，包含但不限于批判教育、警告、記過(guò)、降職、辭退等；對(duì)于有意挪用、私自銷售公司采購(gòu)的設(shè)備和用品等行為，將追究刑事責(zé)任；十一、制度的解釋與修訂本制度的解釋權(quán)歸公司負(fù)責(zé)人全部；如有需要，本制度可依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂和增補(bǔ)，修訂和增補(bǔ)內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后生效；本制度的修訂和增補(bǔ)