揭陽一中廣州校友會秘書處工作制度

揭陽一中廣州校友會秘書處工作制度根據(jù)《章程》有關(guān)規(guī)定，為更好地貫徹落實理事會有關(guān)部署和安排，更加有序、有力、有效地推動秘書處各項工作，推動校友會健康、持續(xù)發(fā)展，制定本工作制度。第一章總則第一條

揭陽一中廣州校友會秘書處（以下簡稱為秘書處）是在揭陽一中廣州校友會理事會（以下簡稱為理事會）的指導和監(jiān)督下成立并接受其領(lǐng)導的機構(gòu)。第二條

秘書處的團隊精神是“奉獻、有恒、探索、成長”。秘書處人應始終帶著一顆回饋母校、服務(wù)校友的奉獻之心，以持之以恒的毅力和精神，為校友會事業(yè)作奮斗，在有恒的奉獻中，不斷探索、實現(xiàn)校友會和個人的共同發(fā)展，實現(xiàn)自我成長。第三條

秘書處全體成員應嚴格遵守校友會《章程》等規(guī)章制度及本工作制度。

第二章組織機構(gòu)和職能第四條

秘書處是理事會的執(zhí)行機構(gòu)，其職能是負責貫徹落實理事會有關(guān)工作部署和安排，處理理事會日常工作事務(wù)。主要職能如下：（一）負責各項工作計劃、工作報告、工作制度等重要文件的起草、修訂和實施。（二）負責各項會議、活動的策劃、協(xié)調(diào)和組織實施。（三）負責網(wǎng)站、微信號、微信公眾號、視頻號等網(wǎng)絡(luò)平臺及以校友會名義建立或納入校友會管理的微信群的管理維護。（四）負責協(xié)助校友會辦公室（專職工作人員）做好校友聯(lián)絡(luò)、財務(wù)、資料存檔等日常工作。（五）負責做好理事會交辦的其他工作。第五條

秘書長、常務(wù)副秘書長、副秘書長的產(chǎn)生（一）秘書長的產(chǎn)生：由會員代表大會選舉產(chǎn)生，見《章程》第十五條。（二）根據(jù)《章程》第二十九條規(guī)定，常務(wù)副秘書長、副秘書長、秘書長助理由秘書長提名，交理事會決定。提名應在秘書長團隊中進行充分醞釀。（三）秘書長助理人選，一般應先擔任2年以上秘書處內(nèi)設(shè)小組組長且表現(xiàn)出色；副秘書長人選，一般應先擔任秘書長助理；常務(wù)副秘書長人選，一般應先擔任副秘書長。特別出色的，可破格提名。（四）常務(wù)副秘書長、副秘書長、秘書長助理任命時間一般不超過理事會半屆任期，屆中進行調(diào)整。第六條

秘書長職責：根據(jù)《章程》第二十九條，秘書長行使下列職權(quán)：（一）主持辦事機構(gòu)開展日常工作，組織實施年度工作計劃。（二）組織制定、實施年度工作計劃和預算。（三）協(xié)調(diào)各分支機構(gòu)、代表機構(gòu)、實體機構(gòu)開展工作。（四）提名秘書長團隊成員人選以及各辦事機構(gòu)、分支機構(gòu)、代表機構(gòu)和實體機構(gòu)主要負責人，交理事會決定。（五）提名辦事機構(gòu)、代表機構(gòu)、實體機構(gòu)兼（專）職工作人員的任（聘）用，報會長批準。（六）處理其他日常事務(wù)。第七條

常務(wù)副秘書長、副秘書長、秘書長助理職責：（一）常務(wù)副秘書長配合秘書長主持秘書處全面工作，負責主持秘書處日常工作。（二）副秘書長、秘書長助理配合秘書長、常務(wù)副秘書長開展秘書處工作。（三）按照秘書處內(nèi)部分工做好相關(guān)工作；指導分管內(nèi)設(shè)小組開展工作；完成秘書處其他工作任務(wù)。第八條

秘書處內(nèi)設(shè)小組的設(shè)立：（一）秘書處根據(jù)實際需要下設(shè)外聯(lián)內(nèi)務(wù)組、全媒體組、活動策劃組、文體活動組、團隊建設(shè)組、企業(yè)服務(wù)及行業(yè)系統(tǒng)組、高校在讀校友服務(wù)組、互幫互助組、聯(lián)勤保障組等職能小組。并根據(jù)實際需要適時進行優(yōu)化、調(diào)整，如撤銷、合并或合署辦公等。（二）內(nèi)設(shè)小組應明確工作職能，確定小組人員編制和崗位設(shè)置，并根據(jù)工作實際需要進行優(yōu)化、調(diào)整。（三）內(nèi)設(shè)小組的優(yōu)化、調(diào)整措施應根據(jù)實際需要進行，確保秘書處工作機構(gòu)的高效運作和可持續(xù)發(fā)展。第九條

內(nèi)設(shè)小組組長、副組長的產(chǎn)生：（一）秘書處內(nèi)設(shè)小組組長人選在秘書長團隊中醞釀，經(jīng)秘書長團隊集體研究后任命?？捎尚度蔚慕M長進行推薦，由分管副秘書長提名。組長人選原則上需擔任1年以上副組長，特別優(yōu)秀的可破格任用。（二）副組長由各小組推薦人選，經(jīng)秘書長團隊集體研究后任命。（三）必要時，可采取競選形式，擇優(yōu)任用。第十條

內(nèi)設(shè)小組組長、副組長職責：（一）根據(jù)秘書處工作計劃，適時制定本小組工作計劃，報分管副秘書長審定后實施。（二）根據(jù)本小組工作職責及所承擔的工作任務(wù)，細化內(nèi)部分工，指導、帶領(lǐng)小組成員積極開展工作，完成各項任務(wù)。（三）積極組織本小組開展學習交流活動，提升小組整體工作水平和凝聚力。（四）主動向分管副秘書長反饋工作進展情況。（五）配合其他小組開展相關(guān)工作。（六）圍繞本小組工作職責，提出促進秘書處整體工作的意見和建議，提升本小組獨立開展工作的能力。（七）完成秘書處分配的其他工作任務(wù)。

第三章秘書處成員第十一條

申請加入秘書處必須具備的條件：（一）系在穗揭陽一中校友，擁護本會的章程，有加入秘書處的意愿及熱情。（二）符合秘書處招新要求，能夠勝任秘書處相關(guān)崗位的工作。第十二條

加入秘書處的程序：（一）校友本人主動申請或秘書處主動吸收。（二）通過秘書處招新面試，或通過秘書處內(nèi)設(shè)小組負責人面試。（三）填寫申請表，走審批程序。申請表應由本人填寫，由職能小組填寫審核意見，分管副秘書長填寫審批意見，并報秘書長團隊審批。第十三條

秘書處成員履行下列義務(wù)：（一）服從秘書處合理的工作安排。（二）按照職責分工做好本職工作。（三）主動承擔自身力所能及的工作和任務(wù)。（四）遵守校友會各項規(guī)章制度，遵守保密規(guī)定。（五）維護秘書處良好形象和聲譽。第十四條

秘書處成員享有下列權(quán)利：（一）秘書處相關(guān)活動的參與權(quán)。（二）對秘書處工作的批評建議權(quán)和監(jiān)督權(quán)。（三）退出秘書處的權(quán)利。第十五條

退出秘書處的程序：（一）秘書處成員因個人原因無法繼續(xù)長期參與秘書處工作需退出秘書處的，應提出書面申請，對本職工作進行交接，按程序報批。退出報批程序參照加入報批程序。（二）秘書處成員在年度考核中不合格的，經(jīng)秘書長團隊研究后，可予以辭退。（三）秘書處成員如有嚴重違反本會章程或其他規(guī)章制度行為的，或出現(xiàn)不勝任本職工作情況的，經(jīng)秘書長團隊研究決定后，可勒令其退出秘書處。（四）秘書處成員退出秘書處后，應遵守保密規(guī)定，維護秘書處團隊的聲譽。

第三章秘書處團建第十六條

秘書處應制訂團隊建設(shè)工作規(guī)劃和年度工作計劃，確保秘書處團隊健康、可持續(xù)性發(fā)展。第十七條

秘書處設(shè)立團建小組（可與其他小組合署辦公），由1名常務(wù)副秘書長統(tǒng)籌，1名副秘書長（或秘書長助理，下同）分管。第十八條

團隊建設(shè)的主要形式（一）招新。秘書處每年至少安排1次招新，根據(jù)各職能小組實際需求招收新成員。根據(jù)階段性實際需要，可開展定向招新。遇特殊人才，可予特招。（二）送舊。對于秘書處成員正常退出秘書處的，發(fā)出《感謝信》，條件允許時可組織歡送活動。（三）培訓。招新后，由秘書處制訂培訓計劃，統(tǒng)一組織線上、線下培訓，并對培訓效果進行評估。各小組以“傳幫帶”等形式對新成員進行培訓。（四）團建活動。秘書處各職能小組每年應至少開展1次團建活動，可獨立開展，也可若干個小組聯(lián)合開展。條件允許時，秘書處應策劃面向全體成員的大團建活動。（五）畢業(yè)季歡送活動。在校生參與秘書處工作的，畢業(yè)季時，由秘書處組織歡送活動。（六）休假。秘書處成員由于個人工作、生活的原因，階段性無法承擔工作的，可申請休產(chǎn)假、婚假、病假、特殊工作假（因階段性承擔重要工作，無法兼顧秘書處工作）等假期，并按期休假、銷假。組員休假的，由分管副秘書長審批，向秘書長團隊報備。副組長以上休假的，由秘書長團隊審批。休假制度由內(nèi)務(wù)組負責跟進實施。（七）探望、慰問。秘書處骨干（含秘書長團隊成員，小組組長、副組長、積極分子）生育子女，由秘書處按傳統(tǒng)做法安排慰問。（八）其他有利于團隊建設(shè)的活動。（九）上述相關(guān)工作由秘書處團建小組、內(nèi)務(wù)組依職責分工協(xié)作開展。

第四章議事制度第十九條

秘書處實行民主集中、集體決策、會議決定的議事制度。（一）醞釀、制定工作計劃、工作分工等重大決策或研究討論重大事項時需充分征求成員意見，并經(jīng)秘書長團隊相關(guān)會議討論決定后方可實施，必要時需報理事會審批。（二）日常工作事務(wù)由秘書長團隊成員根據(jù)分工各自統(tǒng)籌安排，遇較重要事項集體商議、決策。（三）開展日常工作或處理一般事項時由各內(nèi)設(shè)小組根據(jù)職責分工、在秘書處分管負責人指導下統(tǒng)籌安排。第二十條

秘書處實行實體會議及網(wǎng)絡(luò)會議相結(jié)合的會議制度。（一）會議形式：秘書處年度工作會議、秘書處全體成員工作會議、秘書長會議、秘書處工作會議。（二）網(wǎng)絡(luò)會議：通過微信群等媒介舉行。第二十一條

會議的類別和組織（一）秘書處年度工作會議一般在年初召開，主要任務(wù)是制訂年度工作計劃，研究秘書處重要工作。參會范圍：秘書長團隊成員及各職能小組組長、副組長。（二）條件允許時秘書處年度工作會議可擴大參會范圍，召開秘書處全體成員工作會議，并和秘書處團建活動統(tǒng)籌組織。（三）秘書長會議根據(jù)實際需要召開，主要任務(wù)是研究專項工作、重要工作或階段性工作，由秘書長召開，參會范圍為秘書長團隊成員，或根據(jù)實際需要擴大參會范圍。（四）秘書處工作會議一般每季度召開一次，主要任務(wù)是總結(jié)上一季度工作，安排下一季度工作。

第五章工作規(guī)范及工作機制第二十二條

秘書處工作總體要求：團隊協(xié)作、務(wù)實高效，分工不分家、爭勞不爭功。秘書處全體成員要始終堅持發(fā)揮團隊協(xié)作的精神，始終堅持以務(wù)實的工作態(tài)度，高效的工作狀態(tài)，彰顯秘書處團隊的戰(zhàn)斗力和生命力，弘揚并傳承秘書處人精神。第二十三條

秘書處工作指引（一）秘書處應該通過建立各類工作指引，確保秘書處工作有序開展。（二）秘書處根據(jù)本工作制度制定各種專項工作指引。（三）秘書處各內(nèi)設(shè)小組應結(jié)合小組職責細化本小組工作指引，每年進行修訂完善。（四）秘書處全體成員在開展工作時，應遵從相關(guān)工作指引及習慣做法，遇不清楚、不確定事項時須主動、及時向有關(guān)成員了解、核實，或請相關(guān)負責人釋疑、指導。（五）秘書處全體成員在開展工作時，應多溝通、多交流、多相互反饋，確保訊息暢通，工作進展順利。第二十四條

秘書處工作機制（一）秘書處應適時總結(jié)工作經(jīng)驗，建立健全各種工作機制，確保秘書處工作高效開展。（二）秘書處應建立季度工作盤點制度，對評選年度熱心校友、評選年度模范校友、梳理大事記等需年終開展的工作，進行季度積累。第二十五條

秘書處實行年終述職制度和考核機制（一）秘書處各小組在年終舉行述職會議，結(jié)合述職情況對組員進行考核，作為評優(yōu)評先的基礎(chǔ)。（二）秘書長團隊在年終舉行述職會議，總結(jié)履職情況。履職情況將作為留任、提拔的重要基礎(chǔ)。第二十六條

秘書處實行評優(yōu)評先制度（一）每年年終進行評先評優(yōu)，并給予相應獎勵。獎勵以精神鼓勵為主，條件允許時可頒發(fā)合適的紀念品。（