HJ 8.4-2023 生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 排放源管控

中華人民共和國(guó)國(guó)家生態(tài)環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)Specificationformanagementofecologicalandenvironmentalarchives——Emissionsourcemanagementandcontrol生態(tài)環(huán)境部發(fā)布i 1適用范圍 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語(yǔ)和定義 24基本要求 25文件材料的形成與積累 36文件材料的整理 37文件材料的歸檔 58檔案的管理 69檔案的開發(fā)與利用 7附錄A（規(guī)范性附錄）排放源管控文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表 8附錄B（資料性附錄）案卷編目式樣 附錄C（資料性附錄）排放源管控檔案移交清單格式 附錄D（資料性附錄）排放源管控檔案銷毀清冊(cè)格式..............................................................................16為貫徹《中華人民共和國(guó)環(huán)境保護(hù)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》，加強(qiáng)排放源管控檔案的科學(xué)管理，規(guī)范排放源管控檔案工作，服務(wù)于生態(tài)環(huán)境保護(hù)事業(yè)發(fā)展的需要，制定本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了排放源管控工作和活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，具有利用價(jià)值、應(yīng)歸檔保存的文件材料的形成與積累、整理、歸檔及排放源管控檔案的管理、開發(fā)與利用等全過(guò)程管理的基本要求。本標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范污染源》（HJ/T8.4—94）的修訂。本標(biāo)準(zhǔn)首次發(fā)布于1994年，本次為第一次修訂。本次修訂的主要內(nèi)容有：——標(biāo)準(zhǔn)名稱調(diào)整為《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范排放源管控》；——補(bǔ)充完善了適用范圍的內(nèi)容；——增加了規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義、基本要求；——補(bǔ)充完善了文件材料的形成與積累、整理、歸檔等文件材料管理要求；——補(bǔ)充完善了檔案的保管與統(tǒng)計(jì)、保管期滿的處置、補(bǔ)充等檔案管理要求；——補(bǔ)充完善了檔案的開發(fā)與利用等要求；——補(bǔ)充完善了附錄A，增加了附錄B、附錄C、附錄D。本標(biāo)準(zhǔn)的附錄A為規(guī)范性附錄，附錄B～D為資料性附錄。自本標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施之日起，《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范污染源》（HJ/T8.4—94）廢止。本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部辦公廳、法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)司組織制訂。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草單位：生態(tài)環(huán)境部華南環(huán)境科學(xué)研究所。本標(biāo)準(zhǔn)生態(tài)環(huán)境部2023年12月15日批準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)自2024年2月1日起實(shí)施。本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部解釋。1生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范排放源管控1適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了排放源管控工作和活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，具有利用價(jià)值、應(yīng)歸檔保存的文件材料的形成與積累、整理、歸檔及排放源管控檔案的管理、開發(fā)與利用等全過(guò)程管理的基本要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)生態(tài)環(huán)境主管部門及其所屬單位（以下簡(jiǎn)稱生態(tài)環(huán)境部門）的排放源管控檔案管理工作。其他部門、單位的排放源管控檔案管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在部署污染源普查等專項(xiàng)工作時(shí)，有明確文件材料歸檔要求的，按相應(yīng)專項(xiàng)工作要求執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件本標(biāo)準(zhǔn)引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范HJ9生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則DA/T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T38檔案級(jí)可錄類光盤CD-R、DVD-R、DVD+R技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T62錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范DA/T92電子檔案單套管理一般要求DA/T93電子檔案移交接收操作規(guī)程《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第13號(hào)）23術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1排放源emissionsource向環(huán)境中排放污染物/溫室氣體等的單位，包括其設(shè)施、裝置或場(chǎng)所。3.2排放源管控emissionsourcemanagementandcontrol運(yùn)用經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律、行政以及其他管理手段和措施，對(duì)排放源進(jìn)行調(diào)查、監(jiān)督、治理以及環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)管控等工作和活動(dòng)。3.3排放源管控文件材料emissionsourcemanagementandcontroldocuments在排放源管控工作和活動(dòng)中直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的歷史記錄，以下簡(jiǎn)稱文件材料。3.4排放源管控檔案emissionsourcemanagementandcontrolarchives對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位具有利用價(jià)值、應(yīng)歸檔保存的排放源管控文件材料，以下簡(jiǎn)稱檔案。4基本要求4.1排放源管控檔案工作應(yīng)遵守國(guó)家檔案法律、法規(guī)，確保檔案真實(shí)、完整、系統(tǒng)、可用和安全。4.2檔案工作應(yīng)與排放源管控工作同步管理，實(shí)現(xiàn)從文件材料形成與積累、整理到歸檔管理的全過(guò)程控制。4.3生態(tài)環(huán)境部門的檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門（以下簡(jiǎn)稱檔案部門）負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理，對(duì)本單位文件材料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，認(rèn)真做好檔案的接收、管理、開發(fā)利用等工作。4.4文件材料承辦部門（承辦人）應(yīng)在本單位檔案部門的指導(dǎo)下，按照檔案管理要求全面收集、及時(shí)整理歸檔。若承辦部門涉及2個(gè)及以上，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理。外協(xié)單位應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定及生態(tài)環(huán)境部門的要求，做好所承擔(dān)工作中文件材料的收集、整理、歸檔、保管與移交等。4.5文件材料承辦部門業(yè)務(wù)調(diào)整或人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須做好文件材料的清理交接工作。4.6涉密文件材料的形成與積累、整理、歸檔及涉密檔案的管理、開發(fā)與利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)保密規(guī)35文件材料的形成與積累5.1承辦部門（承辦人）應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及時(shí)收集文件材料。歸檔范圍參見附錄A。5.2文件材料形成時(shí)，應(yīng)采用耐久、可靠、能滿足長(zhǎng)期保存需求的記錄載體和記錄方式。5.3文件材料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。5.4電子文件的收集與積累應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過(guò)程中完成，聲像類電子文件及在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)或由承辦人手工完成收集與積累，確保電子文件及其組件齊全、完整，元數(shù)據(jù)規(guī)范。5.5電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，以便信息共享和長(zhǎng)期保存。以專有格式存儲(chǔ)的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式，不能轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊(cè)等。5.6聲像文件材料應(yīng)客觀、完整地反映主題內(nèi)容、人物和場(chǎng)景等，畫面完整、端正，聲音和影像清晰。照片宜采用JPG、TIF文件格式，大小宜在3MB～10MB之間，分辨率不得低于1200萬(wàn)像素。視頻應(yīng)采用MPEG-2、MP4、FLV、AVI、MOV等數(shù)字圖像編碼格式，分辨率不得小于1080P。音頻應(yīng)采用MP3、WAV等格式，采樣率應(yīng)為雙聲道48kHz，采樣精度不應(yīng)低于16bit。珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。6文件材料的整理6.1整理的原則和要求6.1.1文件材料的整理應(yīng)遵循其形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，科學(xué)分類，合理組卷。6.1.2文件材料整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。6.2價(jià)值鑒定與密級(jí)6.2.1文件材料承辦部門（承辦人）應(yīng)依據(jù)附錄A進(jìn)行鑒定，科學(xué)劃定保管期限。保管期限分為：永久、定期（30年、10年）。6.2.2涉密文件材料的密級(jí)及保密期限照實(shí)標(biāo)注。工作秘密按照實(shí)際需要進(jìn)行標(biāo)注。6.3文件材料整理方法6.3.1文件材料一般按照事由結(jié)合時(shí)間或重要程度的順序進(jìn)行組卷。6.3.2卷內(nèi)每件文件材料的排序：一般印件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；復(fù)文在前，來(lái)文4在后；文字材料在前，圖樣在后，圖樣按目錄或圖號(hào)排列。不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。6.3.3卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫件號(hào)及頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷，卷內(nèi)單面書寫的文件材料應(yīng)在有效書寫內(nèi)容頁(yè)面的右下角編寫頁(yè)號(hào)；雙面書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編號(hào)，頁(yè)號(hào)均從1開始；不裝訂的案卷，以件為單位編寫頁(yè)號(hào)，已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。6.3.4案卷可整卷裝訂或以件為單位裝訂，以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章，已裝訂成冊(cè)的文件材料不再裝訂。裝訂采用線裝法、變形材料裝訂法等方式，具體參照DA/T69有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。卷內(nèi)不同尺寸的文件材料應(yīng)在不影響日后使用效果的前提下折疊為統(tǒng)一幅面，圖紙折疊方法參見GB/T10609.3。6.3.5檔案的編號(hào)由文件材料承辦部門（承辦人）按照各單位分類方案給定，推薦結(jié)構(gòu)示例如下：全宗號(hào)-檔案門類代碼·[年度或類別號(hào)或目錄號(hào)或項(xiàng)目代號(hào)]-保管期限-案卷號(hào)-件號(hào)6.3.6案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式。案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄以及卷內(nèi)備考表的編寫參照GB/T11822有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。案卷封面式樣參見附錄B中的圖B.1，案卷目錄式樣參見附錄B中的圖B.2，卷內(nèi)文件目錄式樣參見附錄B中的圖B.3，卷內(nèi)備考表式樣參見附錄B中的圖B.4。6.3.7在編制檔案目錄時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動(dòng)進(jìn)行分析、選擇、組織和記錄，以便檢索。檔案著錄按HJ9有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.3.8卷內(nèi)文件材料應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裝裱要求托裱，字跡易擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。6.3.9紙質(zhì)照片的照片、說(shuō)明等應(yīng)齊全。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的一組（或一張）照片進(jìn)行整理，照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，且主題鮮明，圖像（影像）清晰、完整。照片的文字說(shuō)明應(yīng)綜合應(yīng)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該組（張）照片所反映的主要內(nèi)容。照片整理參照GB/T11821有關(guān)規(guī)定。6.3.10錄像帶整理應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明該片的主要內(nèi)容（片名）、語(yǔ)別、制式、放映時(shí)長(zhǎng)、規(guī)格、攝錄者、攝錄時(shí)間、密級(jí)等，錄音帶應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明講話內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、語(yǔ)別、錄制長(zhǎng)度、錄制者、錄制時(shí)間、密級(jí)等。錄像帶和錄音帶的整理參照DA/T15有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.4電子文件的整理6.4.1電子文件應(yīng)參照紙質(zhì)文件的整理方式，在擬制、辦理或收集過(guò)程中完成分類、排序、命名、存儲(chǔ)等整理活動(dòng)?？砂凑辗诸惙桨附⒍鄬蛹?jí)文件信息包集中存儲(chǔ)，文件信息包應(yīng)包含電子文件及過(guò)程信息、結(jié)構(gòu)信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。電子文件的整理參照GB/T18894有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.4.2電子文件命名應(yīng)符合相關(guān)規(guī)則，體現(xiàn)電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)擬制的應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動(dòng)、有序地為電子文件及其組件命名；在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖類等應(yīng)用5軟件形成的電子文件，應(yīng)采用完整、準(zhǔn)確的電子文件命名；聲像類電子文件可采用數(shù)字?jǐn)z錄設(shè)備自動(dòng)賦予的計(jì)算機(jī)文件名。6.4.3電子文件承辦部門（承辦人）負(fù)責(zé)對(duì)電子文件信息包進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢查，包括內(nèi)容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其他載體的內(nèi)容是否一致等。6.4.4數(shù)碼照片應(yīng)使用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件進(jìn)行整理，不得對(duì)數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。數(shù)碼照片的整理參照DA/T50有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.4.5音像電子文件在保證真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上，應(yīng)通過(guò)轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將電子文件采集、轉(zhuǎn)存在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理、著錄后歸檔。音像電子文件的整理參照DA/T78有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.4.6存儲(chǔ)電子檔案的裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、類別號(hào)、案卷起止號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等。7文件材料的歸檔7.1歸檔時(shí)間7.1.1文件材料歸檔工作一般應(yīng)于次年6月底前完成。7.1.2形成周期較長(zhǎng)的文件材料可按其形成階段分期歸檔，一般應(yīng)于相應(yīng)工作結(jié)束后2個(gè)月內(nèi)完成。7.2歸檔份數(shù)一般歸檔1份，重要的、使用頻繁的和有專門需要的可酌情增加份數(shù)。7.3歸檔手續(xù)7.3.1歸檔文件材料收集整理完畢后，承辦部門（承辦人）應(yīng)按要求填寫檔案移交清單，經(jīng)檔案部門審核驗(yàn)收、清點(diǎn)無(wú)誤后，辦理歸檔移交手續(xù)，檔案移交清單永久保存。檔案移交清單格式參見附錄C。7.3.2符合《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第三十六條規(guī)定的排放源管控項(xiàng)目承辦單位或滿足DA/T92電子檔案單套管理一般要求，排放源管控電子文件可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔。7.3.3電子文件的歸檔移交可采用在線或離線方式。采取在線方式移交時(shí)，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)包含符合要求的電子檔案及其元數(shù)據(jù)。采取離線方式移交時(shí)，應(yīng)將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件拷貝至耐久性好的存儲(chǔ)介質(zhì)上，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)設(shè)置成禁止寫入狀態(tài)，存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇依次為光盤、磁帶、硬磁盤等。電子檔案的移交接收參照DA/T93有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)檔案部門檢驗(yàn)合格后，辦理手續(xù)。68檔案的管理8.1檔案的保管與統(tǒng)計(jì)8.1.1檔案庫(kù)房應(yīng)符合防盜、防火、防潮、防水、防塵、防高溫、防紫外線照射、防有害生物（霉、蟲、鼠）、防污染的要求，并配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。檔案部門應(yīng)建立檔案庫(kù)房管理制度，加強(qiáng)日常庫(kù)房管理。8.1.2入庫(kù)檔案可采取分類排架和流水排架，或分類、流水綜合排架，依次排放。磁帶、磁盤和光盤等載體應(yīng)使用專用裝具豎立存放或平放，避免擠壓，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，溫濕度參照DA/T78的規(guī)定執(zhí)行。8.1.3定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面檢查，及時(shí)修復(fù)破損、變質(zhì)的紙質(zhì)檔案。定期對(duì)離線存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢測(cè)，光盤參數(shù)不滿足DA/T38規(guī)定或硬磁盤等出現(xiàn)異常情況時(shí)，應(yīng)立即實(shí)施原載體和離線備份載體轉(zhuǎn)換或更新，建立管理臺(tái)賬并歸檔保存。8.1.4在計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，應(yīng)將電子檔案遷移到新的系統(tǒng)或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實(shí)、完整并在新環(huán)境中完全兼容。8.1.5檔案部門應(yīng)利用數(shù)字化工具積極開展傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化參照DA/T31規(guī)定執(zhí)行，錄音錄像檔案數(shù)字化參照DA/T62規(guī)定執(zhí)行。8.1.6電子檔案應(yīng)實(shí)行備份制度，重要的電子檔案應(yīng)異地異質(zhì)備份。8.1.7檔案部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，根據(jù)本單位實(shí)際管理需要對(duì)檔案構(gòu)成情況、質(zhì)量情況、鑒定情況及工作條件等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容準(zhǔn)確，歷次統(tǒng)計(jì)結(jié)果保持連續(xù)性；并按要求完成上級(jí)主管部門下達(dá)的檔案統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作。8.2檔案保管期滿的處置8.2.1各單位檔案部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定（以下簡(jiǎn)稱鑒定）。鑒定應(yīng)由檔案部門牽頭，組織有關(guān)部門或人員共同進(jìn)行。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限，確無(wú)保存價(jià)值的應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處置。8.2.2鑒定須成立鑒定工作小組，并由鑒定工作小組負(fù)責(zé)完成檔案鑒定任務(wù)。鑒定工作小組由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳（室）負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人、文件（項(xiàng)目）承辦部門負(fù)責(zé)人、檔案部門經(jīng)辦人、文件（項(xiàng)目）承辦部門經(jīng)辦人等組成。8.2.3鑒定工作結(jié)束后，鑒定工作小組編寫鑒定工作報(bào)告。經(jīng)鑒定銷毀的檔案應(yīng)按照要求編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，同時(shí)報(bào)上級(jí)主管部門備案。鑒定工作報(bào)告和檔案銷毀清冊(cè)由檔案部門永久存檔備查。檔案銷毀清冊(cè)格式參見附錄D。8.2.4銷毀工作由檔案部門在指定場(chǎng)所組織進(jìn)行，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。7未履行鑒定和審批手續(xù)的嚴(yán)禁銷毀。8.2.5電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，在指定場(chǎng)所銷毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外，還應(yīng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時(shí)應(yīng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件的元數(shù)據(jù)，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過(guò)程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動(dòng)記錄鑒定、銷毀活動(dòng)。8.3檔案的補(bǔ)充8.3.1根據(jù)排放源情況不斷發(fā)生變化的特點(diǎn)，對(duì)檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，定期或隨時(shí)補(bǔ)充相關(guān)檔案。8.3.2對(duì)補(bǔ)充歸檔的文件材料應(yīng)及時(shí)整理編目。歸檔材料不多的，可采用插卷方法歸入相關(guān)的案卷內(nèi)，填寫卷內(nèi)文件目錄，并對(duì)案卷保管期限進(jìn)行調(diào)整；歸檔材料較多的，應(yīng)單獨(dú)組卷、編目。8.3.3檔案補(bǔ)充后，檔案部門應(yīng)對(duì)需要調(diào)整保管期限和密級(jí)的案卷或文件材料重新標(biāo)識(shí)。9檔案的開發(fā)與利用9.1檔案部門應(yīng)建立健全檔案借閱利用制度，根據(jù)檔案的密級(jí)、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍、利用期限、審批程序等。利用檔案應(yīng)按規(guī)定履行相應(yīng)的程序，并進(jìn)行登記，記錄利用情況和效果。一般以數(shù)字復(fù)制件代替檔案原件提供利用，檔案原件原則上不帶出檔案室。9.2借閱、復(fù)制檔案必須履行檔案借閱歸還手續(xù)，利用者