XX有限公司檔案管理規(guī)定

XX有限公司檔案管理規(guī)定第一章總則第一條檔案資料屬于公司寶貴財(cái)富，為加強(qiáng)公司檔案工作建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理水平，積累檔案資料，提供檔案利用服務(wù)，防止公司商業(yè)、技術(shù)信息外泄，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于XX深圳（集團(tuán)）有限公司總部及其下屬的外貿(mào)分公司、物業(yè)分公司和研發(fā)中心，集團(tuán)其他單位參照?qǐng)?zhí)行。第三條總經(jīng)理辦公室是公司檔案的日常管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)所有負(fù)有檔案管理工作的單位進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、定期檢查和評(píng)比。第二章歸檔管理第四條為全面做好公司文件資料的歸檔管理，更好地為各部門提供檔案服務(wù)，應(yīng)逐步完善檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，使其達(dá)到規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)。第五條檔案分為機(jī)密檔案和普通檔案。機(jī)密檔案主要指財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、技術(shù)檔案及合同檔案。機(jī)密檔案分別由以下單位管理：（一）財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理；（二）人事檔案由人力資源部統(tǒng)一管理；（三）技術(shù)檔案由研發(fā)中心統(tǒng)一管理；（四）合同檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。（五）客戶檔案由各使用單位負(fù)責(zé)管理，同時(shí)復(fù)印一份交總經(jīng)理辦公室存檔。各部門檔案管理人員應(yīng)按照公司檔案分類管理規(guī)則對(duì)文件材料進(jìn)行科學(xué)的分類組卷。普通檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。（一）總經(jīng)理辦公室設(shè)專門檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理普通檔案工作。（二）總經(jīng)理辦公室設(shè)專人負(fù)責(zé)普通檔案的管理，由其將公司在行政、人事、財(cái)務(wù)、房屋產(chǎn)權(quán)變更、經(jīng)營(yíng)等工作中形成的具有保存價(jià)值的各類文件材料完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地進(jìn)行分類整理、編目、立卷、歸檔并加以保管。第六條應(yīng)當(dāng)歸檔的文件包括：（一）上級(jí)部門發(fā)來(lái)的針對(duì)本公司工作或與本公司工作具有密切聯(lián)系的重要文件資料；（二）公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件、協(xié)議書(shū)、合同及經(jīng)濟(jì)交往過(guò)程中形成的有關(guān)文件資料等；（三）公司會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的全部規(guī)章制度）；（四）公司制定的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié)；（五）公司主持召開(kāi)的各種專業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會(huì)議紀(jì)要；（六）公司自制文件；（七）其他具有保存價(jià)值的文件材料。第七條檔案保存期限分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。長(zhǎng)期保存的期限為16年以上50年以下；短期保存的期限為16年以下。其中：（一）凡是反映集團(tuán)重要活動(dòng)和基本歷史面貌的，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、政治活動(dòng)和科學(xué)研究中需要長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的檔案，應(yīng)列為永久保管。具體分為：1．以集團(tuán)公司名義制作的重要文件，如指示、命令、決議、決定、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃及總結(jié)、重要的請(qǐng)示或報(bào)告以及有關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免的文件材料等；2．中國(guó)XX集團(tuán)公司、上級(jí)主管單位印發(fā)的屬于集團(tuán)業(yè)務(wù)范圍并需要貫徹執(zhí)行的重要文件，如指示、命令、批復(fù)等以及各職能部門、分支機(jī)構(gòu)及全資、控股企業(yè)報(bào)送的有關(guān)報(bào)告、總結(jié)等文件材料；3．來(lái)文明確注明需要永久保存的文件資料。（二）凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)需要查考的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保存。具體分為：1．以集團(tuán)公司名義制作的，在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)需要查考的文件資料；2．中國(guó)XX集團(tuán)公司、上級(jí)主管單位印發(fā)的以及各職能部門、分支機(jī)構(gòu)及全資、控股企業(yè)報(bào)送的比較重要的文件材料、3．來(lái)文明確注明需要長(zhǎng)期保存的文件資料。（三）凡是在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的文件資料，如會(huì)議通知、用印審批單等，以及來(lái)文明確注明短期具體保存時(shí)間的，均列為短期保存。第八條凡是保存期限屆滿的文件資料，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行清理、銷毀。應(yīng)銷毀的文件資料應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上登記收發(fā)文號(hào)碼、文件標(biāo)題、密級(jí)、年限等，經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后方可按文件的密級(jí)進(jìn)行銷毀工作。銷毀時(shí)應(yīng)由總經(jīng)理辦公室主任指定監(jiān)銷人在旁監(jiān)督進(jìn)行登記，并在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”印，之后銷毀工作方可完成。第九條以下資料無(wú)需進(jìn)行歸檔：（一）集團(tuán)公司、中國(guó)XX集團(tuán)公司、其他上級(jí)主管單位及各職能部門、各分支機(jī)構(gòu)、所屬全資、控股企業(yè)印發(fā)的各種重份文件；（二）無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；（三）未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿、一般性文件的歷次修改稿，但經(jīng)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)修改過(guò)的定稿除外；（四）無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問(wèn)，一般性問(wèn)題、提出一般性建議或意見(jiàn)的員工來(lái)信；（五）為參考目的從各方面收集的文件資料；（六）參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件資料；（七）各職能部門、各分支機(jī)構(gòu)、所屬控股、參股企業(yè)送來(lái)的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件資料；（八）越級(jí)和非隸屬單位抄送的一般的、不需要辦理的文件資料；（九）外單位送來(lái)的征求意見(jiàn)的文件未定稿。第十條每年在文件立卷歸檔時(shí)，應(yīng)清理不需歸檔的文件材料，并應(yīng)加強(qiáng)保管，不要隨意堆放，以免造成信息泄密。需要銷毀的文件應(yīng)及時(shí)銷毀。銷毀不歸檔的文件資料，秘密級(jí)以上的文件必須在《檔案銷毀清冊(cè)》上登記收發(fā)文編號(hào)、文件標(biāo)題、密級(jí)等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷毀，并在收發(fā)文簿上加蓋銷毀印。第十一條公司事務(wù)承辦人員，應(yīng)于事件辦理完畢后，將屬于歸檔范圍的文書(shū)材料按要求整理好，移送公司檔案室，不得擅自留存。第三章檔案室管理第十二條應(yīng)充分保證檔案室各項(xiàng)硬件設(shè)施建設(shè)，并嚴(yán)格做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防光、防潮、防蟲(chóng)、防高溫、防有害氣體、防侵蝕損壞工作。做好檔案庫(kù)房的通風(fēng)工作，保持室內(nèi)外清潔衛(wèi)生。第十三條檔案入庫(kù)要力求排列整齊美觀，庫(kù)房箱柜應(yīng)按文件來(lái)源及年份編號(hào)排列，以便查找。第十四條檔案接收入庫(kù)時(shí)應(yīng)以高度謹(jǐn)慎、負(fù)責(zé)的態(tài)度辦理交接手續(xù)。第十五條檔案工作人員要勤查勤看庫(kù)房排架、卷柜及檔案材料，發(fā)現(xiàn)情況和問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)處理措施。第四章檔案借閱第十六條公司檔案一般只限在檔案室查閱，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的要履行借閱手續(xù)，詳細(xì)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，同時(shí)，一般檔案的借閱應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)；分公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證以及其他有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)、人事任免文件等應(yīng)經(jīng)職能部門經(jīng)理或分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；重要、機(jī)密檔案的借閱應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十七條檔案借閱時(shí)間，普通檔案最長(zhǎng)不得超過(guò)十天，機(jī)密檔案最長(zhǎng)不得超過(guò)一周。第十八條檔案借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線或涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。確需復(fù)印或摘抄的，須在《檔案使用登記表》上登記，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。第五章獎(jiǎng)懲第十九條對(duì)于在檔案管理中認(rèn)真負(fù)責(zé)，并能夠及時(shí)有效地為各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)的檔案管理